基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智慧檔案管理系統(tǒng)

云宇光

（內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬人民醫(yī)院 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

1 引言

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)正處于高速發(fā)展階段，并且未來(lái)會(huì)有更廣闊的發(fā)展空間。在當(dāng)前的智能化信息時(shí)代，對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，如何用好和管好龐大的檔案數(shù)據(jù)是現(xiàn)階段最值得思考的一個(gè)問(wèn)題，“用好”和“管好”指的就是建設(shè)物聯(lián)網(wǎng)背景下的智慧型檔案館?；谖锫?lián)網(wǎng)所具有的明顯技術(shù)優(yōu)勢(shì)，深入設(shè)計(jì)和研究互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理對(duì)提高檔案館的工作效率具有至關(guān)重要的意義。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)顯著，目前在環(huán)境、軍事、交通、網(wǎng)絡(luò)以及醫(yī)療等領(lǐng)域中得到十分廣泛的應(yīng)用。因此，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智慧檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用具有十分重要的意義。

2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)簡(jiǎn)析

2.1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有時(shí)效性和普適性

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有的時(shí)效性，即現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下信息的快速獲取和轉(zhuǎn)移，它可以隨時(shí)間的延長(zhǎng)而得到有效提升。普適性指的是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅僅只局限在某一行業(yè)，最近幾年來(lái)相關(guān)部門(mén)通過(guò)出臺(tái)相關(guān)政策支持物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的研發(fā)，從城市基礎(chǔ)建設(shè)、優(yōu)惠稅收政策、專(zhuān)業(yè)核心技術(shù)等多個(gè)方面為物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展展示了光明的前景。應(yīng)用于自動(dòng)化重工業(yè)控制、環(huán)境保護(hù)、醫(yī)療衛(wèi)生、公共安全等各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，且應(yīng)用效果得到顯著的提升。

2.2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有高度智能性

物聯(lián)網(wǎng)本身就是通過(guò)各種紅外信息傳感器、GPS系統(tǒng)等各種裝置，實(shí)現(xiàn)對(duì)物品和過(guò)程的智能化感知、監(jiān)測(cè)和管理。在檔案館的管理系統(tǒng)中也存在著這樣的傳感裝置，通過(guò)裝置可以對(duì)收集到的檔案材料信息進(jìn)行感應(yīng)識(shí)別，以便下一步檔案的分類(lèi)整理[1]。比如：高校的學(xué)生需要實(shí)時(shí)記錄在檔案里的各類(lèi)信息，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，相關(guān)的工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以快速地搜索到該學(xué)生的檔案，然后再進(jìn)行信息的更新，在很大程度上便捷了檔案信息管理工作。

2.3 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有高度自動(dòng)性

物聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案館建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一儲(chǔ)存和提取，同時(shí)還可以根據(jù)需求給大眾帶去更便捷的“售后服務(wù)”，例如，對(duì)于求職應(yīng)聘者，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以依據(jù)智慧檔案館中個(gè)人檔案的專(zhuān)業(yè)技能和求職意向，為其推送合適的招聘信息，需要人員可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行篩選，有利于更好的就業(yè)。

3 傳統(tǒng)檔案館建設(shè)存在的不足

3.1 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的難度大

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)現(xiàn)階段正蓬勃發(fā)展，很多檔案館也都順應(yīng)形勢(shì)紛紛采用數(shù)字化的檔案管理形式，將紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)的錄入和存儲(chǔ)。但在智慧檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際操作中，仍發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題存在，比如，少部分紙質(zhì)檔案在進(jìn)行信息錄入時(shí)智能化轉(zhuǎn)化難度大且調(diào)整管理難度大，增加了智慧檔案館的建設(shè)難度。

3.2 檔案管理工作效率低下

傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程中出入庫(kù)檔案信息數(shù)據(jù)龐大，少不了大量的人力物力的投入，為確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，工作人員必須一遍遍地進(jìn)行核查檢驗(yàn)，這就造成工作效率低，且人工處理長(zhǎng)時(shí)間的工作可能會(huì)導(dǎo)致工作的失誤，出錯(cuò)率高也是傳統(tǒng)檔案館在建設(shè)過(guò)程中不可避免的問(wèn)題。

3.3 傳統(tǒng)檔案館缺乏安全管理

檔案館中所保存的資料信息都十分寶貴，相應(yīng)地對(duì)檔案保管環(huán)境的要求就會(huì)比較嚴(yán)格，但傳統(tǒng)的檔案館檔案都是紙質(zhì)材料，易受到物理環(huán)境的影響，如受潮、字跡模糊、蟲(chóng)咬等，容易導(dǎo)致檔案受損，并且占用很多可利用空間。加之紙質(zhì)材料，如果不進(jìn)行定時(shí)的安全管理，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致火災(zāi)的發(fā)生，使檔案館的檔案管理安全性受到威脅。

4 智慧檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的重要作用

4.1 查詢(xún)更新信息效率得以提升

在以往的檔案館查詢(xún)信息的過(guò)程中，檔案室一般都會(huì)采用實(shí)名登記或者是有著自己制定的規(guī)章制度，通過(guò)這種方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全保證，但這樣長(zhǎng)期頻繁的操作會(huì)使檔案管理工作變得非常繁瑣，工作效率低下甚至給普通民眾帶去不好的服務(wù)體驗(yàn)?；谖锫?lián)網(wǎng)技術(shù)的智慧檔案管理系統(tǒng)則有效避免了這一問(wèn)題的發(fā)生，人們?cè)谥腔蹤n案館查閱或者提取檔案時(shí)，只需要將IC卡插在檔案借閱的識(shí)別處，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)個(gè)人進(jìn)行信息的識(shí)別完成借閱或者是歸還，同時(shí)完成對(duì)借閱歸還的紙質(zhì)憑條打印，既節(jié)省了借閱人和檔案館雙方的時(shí)間，也提高了檔案管理的水平[2]。

4.2 智能化和自動(dòng)化水平有所提高

基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智慧檔案管理系統(tǒng)可以在很大程度上改善檔案信息入庫(kù)和出庫(kù)的操作，在每一份檔案入庫(kù)時(shí)都會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上添加電子編號(hào)，系統(tǒng)可以對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，提高檔案管理的自動(dòng)化[3]。檔案館應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以將存儲(chǔ)檔案的庫(kù)房最佳環(huán)境數(shù)據(jù)植入到一個(gè)芯片中，通過(guò)芯片實(shí)時(shí)感知檔案室的各項(xiàng)指標(biāo)是否合格，并實(shí)現(xiàn)檔案室環(huán)境的自我調(diào)節(jié)，提高檔案管理的智能化。

4.3 安全性能得到加強(qiáng)

傳統(tǒng)的檔案館大部分是通過(guò)視頻監(jiān)控、紅外測(cè)溫等安全措施來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行監(jiān)管，但這些技術(shù)的安全性能還有待加強(qiáng)。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智慧檔案管理系統(tǒng)則是通過(guò)安裝各類(lèi)安全軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息不被侵襲。例如庫(kù)房環(huán)境智能管理系統(tǒng)，其中最具特色的一個(gè)功能是可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件控制計(jì)算機(jī)相關(guān)算法來(lái)判斷管理系統(tǒng)設(shè)備是開(kāi)啟還是關(guān)閉狀態(tài)，來(lái)確保檔案庫(kù)房的環(huán)境各類(lèi)指標(biāo)在要求的合適范圍內(nèi)，幾項(xiàng)指標(biāo)包括庫(kù)房的溫度、濕度、刺激性氣味、煙霧、空氣質(zhì)量等的監(jiān)測(cè)、報(bào)警和有效地控制[4]。相比于傳統(tǒng)的檔案管理，安全性能得到了很大加強(qiáng)。

5 提高物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中工作效率的措施

5.1 科學(xué)規(guī)劃并嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理存在于各行各業(yè)中，且大多服務(wù)于群眾，要想有效運(yùn)用好物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理工作，第一步要科學(xué)規(guī)劃規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行。制定智慧型檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)鉆研物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在此基礎(chǔ)上，落實(shí)屬于智慧檔案館自身的規(guī)章制度，積極投入實(shí)施，保證在此管理標(biāo)準(zhǔn)下使智慧檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。

有了規(guī)范的檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)之后，檔案館相關(guān)管理人員要根據(jù)管理學(xué)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)聚集合適的人才先對(duì)原有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理和計(jì)算機(jī)的錄入，然后再參與到物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中去，將檔案信息全面化、細(xì)致化，促使智慧檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。

5.2 搭建高素質(zhì)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)

即便是身處智能化、自動(dòng)化的信息時(shí)代，也離不開(kāi)工作人員的操作，提升工作人員的信息化應(yīng)用水平和工作素養(yǎng)非常重要。首先，檔案館要從提高管理人才錄用標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)始，對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行考核，篩選真正適合運(yùn)行智慧檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)秀人才，同時(shí)注重人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，要配有具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的計(jì)算機(jī)人員，有檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)背景，以滿(mǎn)足檔案館的人才需求。其次，為了保證檔案館信息的保密性，應(yīng)定期給工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程，培養(yǎng)良好的工作素養(yǎng)和思想認(rèn)識(shí)，建立獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)其開(kāi)發(fā)研究新型管理系統(tǒng)。最后，建立業(yè)務(wù)考核制度，注重考核綜合素養(yǎng)尤其是面對(duì)突發(fā)情況工作人員的隨機(jī)應(yīng)變能力，通過(guò)這種方式督促管理人員提高工作效率。

5.3 爭(zhēng)取相關(guān)政策扶持和資金支撐

軟件設(shè)施的良好運(yùn)行需要配套相應(yīng)的硬件設(shè)備，現(xiàn)階段來(lái)看，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智慧檔案管理系統(tǒng)還存在著很多的不足之處，在相關(guān)部門(mén)出臺(tái)促進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的政策背景下，相關(guān)管理部門(mén)也要具體情況具體分析，結(jié)合檔案館的實(shí)際情況，為智慧檔案管理系統(tǒng)提供一定的資金支撐。除此之外，針對(duì)已有的檔案管理系統(tǒng)，工作人員要及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，保證原先的系統(tǒng)兼容性和有效運(yùn)行性。有了相關(guān)部門(mén)資金的支持，檔案館也要提升工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)，結(jié)合多年的管理經(jīng)驗(yàn)，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智慧檔案管理系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)和新型軟件的現(xiàn)實(shí)操作，提高工作水平和工作效率。

5.4 提升安全防盜軟件的技術(shù)水平

隨著人們對(duì)個(gè)人信息安全意識(shí)的加強(qiáng)，對(duì)于市場(chǎng)上各類(lèi)安全軟件的應(yīng)用，其安全性能還有待考察。檔案信息管理的首要原則就是確保其安全完整，因此，提升智慧檔案管理系統(tǒng)的安全防盜技術(shù)水平至關(guān)重要。第一，關(guān)于數(shù)據(jù)材料的存儲(chǔ)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)建立高質(zhì)量的防火墻系統(tǒng)，避免重要檔案信息泄露造成無(wú)法估量的損失；第二，安全監(jiān)控系統(tǒng)，例如，現(xiàn)在基于RFID技術(shù)的物聯(lián)網(wǎng)智慧檔案管理中的庫(kù)房自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)，其中最重要的一個(gè)功能是它包含一個(gè)全部范圍內(nèi)的電子地圖，一旦檢測(cè)到檔案館周?chē)嬖诎踩[患，在其對(duì)應(yīng)的位置會(huì)出現(xiàn)醒目的紅色flash點(diǎn)來(lái)進(jìn)行警示，這個(gè)警示點(diǎn)具體范圍到每個(gè)陽(yáng)臺(tái)或者是監(jiān)控器放置的周?chē)鷰讉€(gè)點(diǎn)，可以快速便捷地查詢(xún)到事故發(fā)生的具體位置，快速響應(yīng)報(bào)警事件，保證檔案管理的安全性。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智慧檔案管理系統(tǒng)有著光明的發(fā)展前景，同時(shí)還有很多潛力等待挖掘，智慧檔案管理不僅要提高檔案整理提取和管理的水平，還要保證檔案的信息安全。現(xiàn)在的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平在檔案管理中并不成熟，在未來(lái)的應(yīng)用過(guò)程中還需要專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)一步地探索研究。本文依據(jù)現(xiàn)階段出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題列舉了科學(xué)規(guī)劃措施并嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、搭建高素質(zhì)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)、爭(zhēng)取相關(guān)政策扶持和資金支撐以及提升安全防盜軟件的技術(shù)水平的針對(duì)性對(duì)策，希望能給相關(guān)人士提供一些參考建議，保證智慧檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化運(yùn)行，為物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智慧檔案館建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。