企業(yè)數(shù)字化檔案信息資源的利用策略

賈麗麗

（中國(guó)航發(fā)動(dòng)力股份有限公司 陜西 西安 710021）

1 引言

為更好地迎接特色社會(huì)主義新時(shí)代挑戰(zhàn)，軍工國(guó)企信息中心逐步開(kāi)始建設(shè)數(shù)字化檔案，信息資源以電子數(shù)據(jù)方式呈現(xiàn)，在企業(yè)實(shí)際管理期間，數(shù)字化檔案雖具有應(yīng)用便利性，且無(wú)紙質(zhì)磨損等問(wèn)題，但數(shù)字化檔案的實(shí)例利用率仍有待提高，因此在“軍民融合”發(fā)展戰(zhàn)略指導(dǎo)下，軍工國(guó)企為加快轉(zhuǎn)型發(fā)展進(jìn)程，需將數(shù)字化檔案信息資源用到實(shí)處，提高資源利用率，在信息數(shù)據(jù)支持下實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2 數(shù)字化檔案信息資源的利用方向

2.1 智能化服務(wù)

現(xiàn)代化信息中心落實(shí)檔案管理工作時(shí)，需根據(jù)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)做好數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)利用工作，以便捷化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用，并在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下整合歸納檔案信息，運(yùn)用自動(dòng)檢索功能完善軍工國(guó)企數(shù)字化檔案利用體系，為企業(yè)各部門(mén)員工提供良好資源利用服務(wù)。相較于社會(huì)檔案館、行業(yè)企業(yè)檔案部門(mén)，軍工國(guó)企信息中心的數(shù)字化檔案信息資源更為具體，針對(duì)性更強(qiáng)，可根據(jù)信息資源類別及內(nèi)容間的關(guān)聯(lián)，厘清檔案數(shù)據(jù)間的關(guān)系，突出數(shù)據(jù)化檔案內(nèi)容重點(diǎn)，使數(shù)字化檔案利用人員可根據(jù)關(guān)鍵詞匯檢索出所需信息，實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)定位，在較短時(shí)間內(nèi)即可獲得自身所需資源內(nèi)容[1]。軍工國(guó)企信息中心構(gòu)建數(shù)字化檔案時(shí)，需將實(shí)際應(yīng)用環(huán)節(jié)考慮在內(nèi)，引導(dǎo)檔案利用人員挖掘出潛在信息知識(shí)，提高檔案利用效果。利用數(shù)字化檔案信息資源時(shí)，可基于特定檔案調(diào)閱信息平臺(tái)精準(zhǔn)定位，由于軍工國(guó)企部分?jǐn)?shù)字化檔案具有保密性質(zhì)，為避免不良分子惡意利用信息資源，軍工國(guó)企員工利用檔案前，檔案管理信息平臺(tái)將對(duì)該員工進(jìn)行信息判定，確定具有調(diào)閱查看權(quán)限后方可獲得檔案信息，滿足不同人員的檔案查看需求，為軍工國(guó)企員工提供智能化服務(wù)。

2.2 業(yè)務(wù)流程再造

軍工企業(yè)在信息化背景下必然趨向數(shù)字化、智能化發(fā)展，這就導(dǎo)致利用數(shù)字化檔案信息資源的方式發(fā)生改變，數(shù)字化檔案的開(kāi)發(fā)、管理及利用均需有新檔案管理模式的支持。傳統(tǒng)化紙質(zhì)檔案利用方式對(duì)數(shù)字化檔案的應(yīng)用產(chǎn)生了一定限制，需根據(jù)軍工國(guó)企工作業(yè)務(wù)實(shí)踐及信息化條件進(jìn)行數(shù)字化檔案管理流程再造。數(shù)字化檔案管理流程再造不僅需解決內(nèi)部員工資源利用問(wèn)題，更應(yīng)做好軍工國(guó)企數(shù)字化檔案信息資源的安全管理工作。近年來(lái)，我國(guó)軍工國(guó)企信息化建設(shè)步伐逐步加快，涉密網(wǎng)絡(luò)日漸成熟，數(shù)字化檔案承載著軍工國(guó)企大部分信息資源，信息中心完成數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)后，需由國(guó)家保密局進(jìn)行涉密網(wǎng)絡(luò)測(cè)評(píng)，確保數(shù)字化檔案信息資源利用流程安全可靠[2]。為確保數(shù)字化檔案信息資源利用效果，可將數(shù)字化檔案與ERP軟件、PDM軟件、OA軟件等辦公軟件銜接，在數(shù)字化檔案便捷化應(yīng)用下，對(duì)日常管理工作的流程做出優(yōu)化再造，此外依托于涉密專網(wǎng)全面保障數(shù)字檔案安全性，在長(zhǎng)期利用實(shí)踐中梳理數(shù)字化檔案運(yùn)用模式。

2.3 提煉資源精髓

軍工國(guó)企數(shù)字化檔案承載著大量信息知識(shí)，記載著軍工國(guó)企發(fā)展建設(shè)相關(guān)的所有信息，是軍工國(guó)企的寶貴財(cái)富。在軍工國(guó)企信息中心數(shù)字化檔案信息資源利用時(shí)，需突出數(shù)字化檔案中所蘊(yùn)含的知識(shí)內(nèi)涵，搭建具有軍工國(guó)企特色的檔案管理體系，同時(shí)在數(shù)字化檔案形態(tài)下，更易提煉出檔案信息資源精髓，對(duì)軍工產(chǎn)品加工工藝、設(shè)計(jì)圖樣、工具開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、行業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資源精髓信息做出保護(hù)，將軍工國(guó)企數(shù)字化檔案的管理上升為無(wú)形資產(chǎn)的保護(hù)。為保障數(shù)字化檔案可安全可靠應(yīng)用在軍工國(guó)企發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)中，需明確信息中心檔案管理工作職責(zé)，以權(quán)責(zé)對(duì)等為原則，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，合理劃分責(zé)任目標(biāo)及內(nèi)容，確定數(shù)字化檔案管理流程及業(yè)務(wù)要求，采用動(dòng)態(tài)化管理手段，確保數(shù)字化檔案信息資源可在軍工國(guó)企發(fā)展中被有效利用。

3 信息檔案資源在企業(yè)建設(shè)中的利用策略

3.1 提升資源利用意識(shí)

數(shù)字化檔案信息資源為軍工國(guó)企的“軟”資源，數(shù)字化資源在軍工國(guó)企發(fā)展建設(shè)中具有不可取代的效果，需加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息資源的重視。在當(dāng)前管理工作中，對(duì)信息資源的利用程度仍有待提升，需高度重視，將數(shù)字化檔案應(yīng)用到實(shí)處，使檔案可在日常管理及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中發(fā)揮效果。為有效提高軍工國(guó)企數(shù)字化檔案資源利用意識(shí)，可采用檔案講座、座談會(huì)等活動(dòng)普及數(shù)字化檔案應(yīng)用方法及優(yōu)勢(shì)，使軍工國(guó)企內(nèi)部員工意識(shí)到數(shù)字化檔案對(duì)日常工作的促進(jìn)作用，以此逐步提升數(shù)字化檔案利用率。除此之外，還可將月度、季度數(shù)字化檔案調(diào)閱次數(shù)、查看時(shí)長(zhǎng)優(yōu)異的員工評(píng)為“月度（季度）檔案之星”，以此激發(fā)員工利用數(shù)字化檔案的熱情，使數(shù)字化檔案可軍工國(guó)企發(fā)展中發(fā)揮效用。為提高數(shù)字化檔案信息資源利用意識(shí)，滿足軍工國(guó)企員工對(duì)檔案信息的不同需求，軍工國(guó)企信息中心檔案管理人員應(yīng)加大資源開(kāi)發(fā)力度，靈活應(yīng)用各類信息技術(shù)完善數(shù)字化檔案信息，為軍工國(guó)企發(fā)展建設(shè)提供高價(jià)值信息資源。

3.2 深入挖掘檔案價(jià)值

數(shù)字化檔案為今后軍工國(guó)企信息中心檔案管理工作的發(fā)展重點(diǎn)，需做好檔案遴選與分揀、資源庫(kù)建設(shè)、檔案信息保密、信息管理系統(tǒng)、信息規(guī)范化管理等工作，而上述工作的落實(shí)離不開(kāi)當(dāng)代先進(jìn)技術(shù)的支持，為做好檔案管理工作，使數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用到軍工國(guó)企生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，需運(yùn)用信息技術(shù)將檔案內(nèi)蘊(yùn)含的深層次價(jià)值挖掘出來(lái)。例如：在開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案時(shí)，根據(jù)檔案類型及內(nèi)容做好分類，厘清同一類型檔案間的關(guān)系，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)明確數(shù)字化檔案內(nèi)蘊(yùn)含的實(shí)際價(jià)值，將其標(biāo)注，使軍工國(guó)企內(nèi)部員工調(diào)閱利用時(shí)，可直觀化了解數(shù)字化檔案中所承載的關(guān)鍵信息，使軍工國(guó)企信息中心數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)管理工作更為有效，并在關(guān)鍵信息標(biāo)注下提高數(shù)字化檔案利用效率。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用加速了實(shí)體檔案到數(shù)字化檔案的進(jìn)程，并在信息技術(shù)靈活應(yīng)用下進(jìn)入了檔案數(shù)字化管理時(shí)代，相較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字化檔案的應(yīng)用為高效利用信息資源奠定了基礎(chǔ)，因此為切實(shí)發(fā)揮出數(shù)字化檔案信息資源的作用，軍工國(guó)企信息中心檔案管理人員應(yīng)做好檔案價(jià)值挖掘與開(kāi)發(fā)工作，在檔案信息數(shù)據(jù)支持下促進(jìn)軍工國(guó)企在特色社會(huì)主義新時(shí)代背景下可持續(xù)發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)

數(shù)字化檔案建設(shè)工作的核心在于信息資源庫(kù)的建設(shè)，而信息資源庫(kù)主要涉及全圖文數(shù)據(jù)庫(kù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)兩大部分，并在數(shù)字化檔案建設(shè)工作中嚴(yán)謹(jǐn)落實(shí)信息資源錄入工作。根據(jù)我國(guó)軍工國(guó)企檔案目錄要求，需做到目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的100%數(shù)字化，并以“分步實(shí)施”為指導(dǎo)原則建設(shè)全圖文數(shù)據(jù)庫(kù)，要求軍工國(guó)企將急用檔案、常用檔案、重要檔案列為首批數(shù)字化檔案掃描轉(zhuǎn)化范圍，對(duì)上述檔案內(nèi)容數(shù)字化加工處理[3]。數(shù)字化檔案信息資源的高效利用建立在數(shù)字檔案建設(shè)基礎(chǔ)上，因此為提高數(shù)字化檔案利用率，需加快數(shù)字檔案建設(shè)進(jìn)程。

首先，將待數(shù)字化的檔案進(jìn)行清點(diǎn)，明確檔案類型、紙張、數(shù)量、規(guī)格，做好檔案原件的分類整理工作，并按數(shù)字化掃描方式分別存放，如拼接掃描、彩色掃描、字跡灰度處理，對(duì)不同處理方式制訂掃描方案。掃描轉(zhuǎn)化前需將檔案原件表面金屬物品去除，并檢查檔案頁(yè)、件、卷是否齊全完整，若存在字跡不清現(xiàn)象，需進(jìn)行謄抄、打印，將檔案原件拆卷整理后進(jìn)行批量掃描。其次，根據(jù)檔案原件清晰度、字跡狀況、紙張質(zhì)量等情況制定技術(shù)手段，靈活運(yùn)用各類技術(shù)，確保檔案掃描質(zhì)量，尤其對(duì)于高價(jià)值的珍貴檔案需嚴(yán)謹(jǐn)處理，結(jié)合檔案原件實(shí)際情況選擇不同掃描形式，不可損壞檔案原件，完成紙質(zhì)版檔案原件掃描工作后將其歸類整理，做好檔案存儲(chǔ)工作。最后，為便于數(shù)字化檔案信息資源可便捷化應(yīng)用，為高效利用奠定基礎(chǔ)，需于檔案原件掃描接觸后將數(shù)字化信息資源進(jìn)行整理歸納，檢查檔案頁(yè)、件、卷是否對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確，核對(duì)檔案內(nèi)容與標(biāo)題是否對(duì)應(yīng)，確保檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量，于數(shù)字化檔案檢查期間發(fā)現(xiàn)存在掃描不清晰問(wèn)題，需查明出現(xiàn)該現(xiàn)象的主要原因，若因掃描方式選擇不佳，則需重新掃描處理，若因檔案原件質(zhì)量的問(wèn)題導(dǎo)致掃描不清晰，則需于數(shù)字化檔案中予以標(biāo)明。數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化完畢，確認(rèn)無(wú)數(shù)據(jù)問(wèn)題后方可將完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案納入信息管理系統(tǒng)內(nèi)。

3.4 確保資源信息安全

在數(shù)字化背景下，檔案安全管理不再為防潮、防火、防蟲(chóng)蛀，而在于數(shù)字化檔案信息管理工作中，安全管理重點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)，需將信息數(shù)據(jù)安全作為關(guān)鍵。數(shù)字化檔案管理人員應(yīng)正確劃分涉密檔案及非涉密檔案，定期組織檔案信息排查工作，在賦予軍工國(guó)企內(nèi)部人員自由查看調(diào)閱權(quán)限的同時(shí)，做好檔案權(quán)限防護(hù)工作。采用備份恢復(fù)、異地存儲(chǔ)、加密存儲(chǔ)等方式開(kāi)展數(shù)字化檔案安全管理活動(dòng)，從不同層面落實(shí)安全保密措施，按《涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)技術(shù)要求》（BMB17-2006）指導(dǎo)貫徹落實(shí)涉密網(wǎng)絡(luò)建設(shè)[3]。

3.5 培養(yǎng)資源利用人才

為保障數(shù)字化檔案信息資源可被高效利用，需根據(jù)軍工國(guó)企信息中心人才結(jié)構(gòu)組建一支高素質(zhì)數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍，加快數(shù)字化檔案建設(shè)，為數(shù)字化檔案高效利用奠定基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，需加強(qiáng)數(shù)字化檔案人才的培養(yǎng)，將檔案管理人才培養(yǎng)重心放在信息化業(yè)務(wù)中。（1）構(gòu)建檔案專家小組，小組內(nèi)成員必須為數(shù)字化檔案信息資源管理人才，且數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富，可為軍工國(guó)企信息中心檔案管理工作提供指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理決策；（2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為數(shù)字化檔案管理人員提供業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從檔案掃描、檔案歸納、信息管理系統(tǒng)操作、檔案規(guī)章制度、檔案涉密管理、檔案安全管理等方面入手，以此增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人員綜合素質(zhì)；（3）建立數(shù)字化檔案引才育才體系，為信息中心檔案管理工作構(gòu)建通暢的崗位晉升渠道，做好人才梯度建設(shè)，同時(shí)需確保數(shù)字化檔案管理人員具備一定的軍工專業(yè)知識(shí)，以此更好地開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于軍工國(guó)企信息中心檔案管理而言，數(shù)字化檔案建設(shè)及應(yīng)用為發(fā)展的必經(jīng)之路，不僅可為各部門(mén)人員提供信息數(shù)據(jù)支持，還可引導(dǎo)檔案調(diào)閱者進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，深入探究數(shù)字化檔案信息資源中蘊(yùn)含的內(nèi)容，提升軍工國(guó)企內(nèi)數(shù)字化檔案利用意識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)挖掘檔案價(jià)值，加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)工作，為避免檔案泄露及篡改問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)信息安全管理，并進(jìn)一步培養(yǎng)資源利用人才。