論大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)

宋維薇

（沈陽音樂學(xué)院 遼寧 沈陽 110818）

1 引言

當(dāng)今，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)平臺讓大數(shù)據(jù)成為強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的重要途徑。為有效面對社會現(xiàn)代化的需求，學(xué)校的檔案管理工作必須以信息化為主題，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的功能提取、更新、存儲檔案，檔案信息資源可以結(jié)合大數(shù)據(jù)的海量資源，調(diào)整文字性檔案與非文字性檔案的比重，在數(shù)據(jù)組中加入音頻、圖片、視頻等檔案資料。再通過各種類型的算法，實(shí)現(xiàn)采集、預(yù)測、存儲、備份一體化的檔案管理系統(tǒng)。

2 大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理的信息化與是指將現(xiàn)代信息技術(shù)與管理理念相融[1]。只有充分利用高科技，讓技術(shù)成為學(xué)校教學(xué)、科研宣傳的工具，加強(qiáng)檔案信息之間的交流、共享，才能有效改革和創(chuàng)新學(xué)校的教育教學(xué)方式、教學(xué)管理方式，更好地發(fā)揮學(xué)校的功能，提升檔案處理、利用效率。大數(shù)據(jù)擁有海量的數(shù)據(jù)庫，既可以豐富學(xué)校檔案資源，也可以保證檔案存儲的安全性。大數(shù)據(jù)的唯一弊端是隱私性較差，相關(guān)人員需要利用大數(shù)據(jù)獲得有用的隱藏檔案信息，避免信息資料的泄露。在大數(shù)據(jù)時代，檔案并不是簡單的信息綜合，而是通過電子文件檢索，在最短的時間內(nèi)尋找最有用的信息。管理人員可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備連接云技術(shù)中心，訪問有關(guān)檔案信息的內(nèi)容，查詢檔案存儲時間、位置，方便人員對重要的信息進(jìn)行備份，并將備份上傳至云空間。

大數(shù)據(jù)對檔案管理的重要性可以說是不可替代的，信息化和現(xiàn)代化的管理手段的應(yīng)用，可以幫助檔案工作人員二次開發(fā)信息資源，結(jié)合檔案類型，邊沿開發(fā)結(jié)構(gòu)化的檔案模板，提供更多的檔案管理空間，這需要管理的信息化設(shè)備及時更新，管理軟件及時升級。人工在管理時工作量增加，信息提取和存儲技術(shù)落后，容易造成檔案丟失的情況。雖然信息技術(shù)在檔案管理中更加方便，但并不可能完全代替人工管理。學(xué)校的檔案管理工作包含收集、整理、鑒定、保管四部分內(nèi)容，大數(shù)據(jù)的歸類和開發(fā)功能可以對各種資料進(jìn)行歸納與集合，保證檔案管理工作的有序開展。由于部分無用檔案仍存在于學(xué)校系統(tǒng)中，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以定期清理無用信息，在海量數(shù)據(jù)中準(zhǔn)確尋找有價(jià)值的信息之間的聯(lián)系，使學(xué)校擁有更多的檔案存放空間。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以提升學(xué)校的檔案平臺安全性能，部分人員將檔案分散放置，大數(shù)據(jù)可以運(yùn)用相應(yīng)的軟件，依托校園網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)檔案管理工作，對檔案進(jìn)行定期審查和監(jiān)督，并依據(jù)要求進(jìn)行傳輸或公開。

3 推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 建設(shè)統(tǒng)一開放的檔案管理平臺

學(xué)校可以依托信息技術(shù)平臺，為每一份檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編碼，結(jié)合各層級的檔案管理專員，逐級授權(quán)，分級維護(hù)檔案，既要保證檔案私密信息的安全性，又需要將可以公開的檔案信息放置在互聯(lián)網(wǎng)中，建立檔案管理、教職工動員、信息發(fā)布、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、在線服務(wù)五位一體的檔案管理平臺，通過數(shù)據(jù)平臺公開教育教學(xué)成果，讓社會成員通過網(wǎng)絡(luò)了解學(xué)校的教育教學(xué)等情況，還可以通過設(shè)置在線學(xué)習(xí)、在線服務(wù)板塊，讓學(xué)校基層的教職工通過手機(jī)，電腦等終端服務(wù)器及時跟進(jìn)學(xué)校建設(shè)，創(chuàng)造新的教學(xué)成果。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案的可視化管理

學(xué)?？梢酝ㄟ^統(tǒng)一的檔案管理平臺，讓學(xué)生在線查看自己平時的表現(xiàn)，尋找不足之處。針對教職工的個人檔案，學(xué)?？梢詫⒖冃Э荚u、教學(xué)貢獻(xiàn)等納入檔案管理中，通過信息系統(tǒng)自動完善和保存檔案資料，管理人員可以通過智能化手段，讓教職工實(shí)現(xiàn)異地查詢、在職查詢、打印資料等功能。還可以利用大數(shù)據(jù)和云技術(shù)平臺，實(shí)現(xiàn)智能的輸入方式，避免傳統(tǒng)手工輸入出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的現(xiàn)象。學(xué)校在保證教職工檔案和學(xué)生檔案安全性時，可以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，通過設(shè)置防火墻、建立網(wǎng)絡(luò)保險(xiǎn)柜等方式，防止信息泄露，管理人員在登錄檔案管理平臺時，需要設(shè)置動態(tài)性的密碼，防止其他人員進(jìn)入平臺盜取信息。檔案管理人員可以標(biāo)注不同種類的檔案信息，根據(jù)大數(shù)據(jù)的算法工具，對信息資源的時間、作者、價(jià)值等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)生成可視化圖表[2]。依托電腦終端或手機(jī)終端，用數(shù)據(jù)模型呈現(xiàn)檔案信息的生成分析報(bào)告，讓教職工和學(xué)生個人以更加直觀的方式查看有效數(shù)據(jù)。

3.3 提升檔案管理分析機(jī)制

學(xué)校需要重視檔案管理工作，科學(xué)制定檔案管理步驟，讓每一位管理人員都運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)時更新和調(diào)取檔案資料，通過信息通信技術(shù)，使檔案管理人員可以及時接收檔案變更信息，通過遠(yuǎn)程操控，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)人員可以運(yùn)用關(guān)鍵詞搜索自動提取主流信息，或通過限制時間節(jié)點(diǎn)、類型范圍等，推送類似資源，利用大數(shù)據(jù)的智能輔助工具，快速尋找檔案信息的邏輯特征，結(jié)合用戶的需求分析學(xué)校檔案管理平臺的資源。高校可以購進(jìn)軟硬件設(shè)施，用以連接大數(shù)據(jù)中心，做好計(jì)算機(jī)的安全維護(hù)與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，實(shí)時結(jié)合大數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)變化存儲，收發(fā)所需資源，按照統(tǒng)一的規(guī)范提高檔案信息的收集效率。

4 結(jié)束語

綜上，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，首先需要意識，大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的重要性，與此同時，還需要科學(xué)的構(gòu)架，需要運(yùn)用數(shù)據(jù)庫和云技術(shù)平臺整理、檔案信息，切實(shí)將信息化建設(shè)落到實(shí)處。