人工智能技術(shù)在電子檔案管理的應(yīng)用

張國(guó)棟

（山東省濟(jì)寧市嘉祥縣職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 山東 濟(jì)寧 272400）

1 引言

中職院校進(jìn)行電子檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)用人工智能技術(shù)，具體技術(shù)分為以下幾項(xiàng)，一是系統(tǒng)智能技術(shù)、二是指紋虹膜技術(shù)、三是網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)、四是智能檢索技術(shù)，上述技術(shù)會(huì)使電子檔案管理體現(xiàn)出共享性特點(diǎn)，并且整個(gè)檔案管理工作更加安全。

2 人工智能技術(shù)

人工智能技術(shù)于20世紀(jì)50年代由西方國(guó)家提出，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展過(guò)程中，人工智能技術(shù)成為智能發(fā)展重要的載體，加快智能技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，與各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行人工智能研究存在密切的關(guān)系，在相關(guān)研究的基礎(chǔ)上，會(huì)推動(dòng)人工智能技術(shù)的發(fā)展，尤其是生產(chǎn)制造、管理等領(lǐng)域，人工智能技術(shù)會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)大的動(dòng)力，加快各個(gè)領(lǐng)域的智能化發(fā)展。人工智能技術(shù)是由多個(gè)智能化系統(tǒng)組成，體現(xiàn)出人腦智能特點(diǎn)，人腦智能特點(diǎn)分別與視覺、聽覺以及觸覺等有關(guān)，如使用指紋進(jìn)行識(shí)別，或者使用人臉進(jìn)行識(shí)別等，以人腦的智能特點(diǎn)，通過(guò)思維模擬整個(gè)識(shí)別過(guò)程，并且由人工智能進(jìn)行操作。但是人工智能與人腦的思維模式存在一定的差異，主要體現(xiàn)在人腦具有獨(dú)立思考的能力[1-2]。

3 電子檔案管理

電子檔案是檔案的一種形式，體現(xiàn)出電子化特點(diǎn)，將檔案信息使用電子元件存儲(chǔ)，會(huì)壓縮檔案的占用空間。此外在企業(yè)管理工作中，采用電子檔案管理模式，安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理工作，運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)管理，會(huì)提升管理的質(zhì)量和效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式相比，電子檔案編撰過(guò)程更為簡(jiǎn)單，使用計(jì)算機(jī)可以靈活調(diào)整檔案內(nèi)容。紙質(zhì)檔案在內(nèi)容調(diào)整過(guò)程中，需要進(jìn)行反復(fù)的訂裝，整個(gè)過(guò)程消耗的時(shí)間較多，并且還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。在電子檔案管理工作中，工作人員使用計(jì)算機(jī)，采用電子檢索的方式，快速獲取相應(yīng)的檔案內(nèi)容，在繁復(fù)的內(nèi)容中將內(nèi)容進(jìn)行歸檔，使電子檔案劃分更加準(zhǔn)確和詳細(xì)。

4 應(yīng)用人工智能技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理的意義

4.1 降低錯(cuò)誤發(fā)生概率

電子檔案工作中，應(yīng)用人工智能技術(shù)，會(huì)降低發(fā)生錯(cuò)誤的概率。人工智能技術(shù)中的智能檢索技術(shù)，會(huì)快速篩選出相應(yīng)的信息，包括文字、音頻以及圖片等，智能檢索技術(shù)會(huì)拓寬檢索路徑，在檢索中會(huì)劃分出詳細(xì)的內(nèi)容，并按照時(shí)間、名稱或者其他要素進(jìn)行排列，提升檢索效率和準(zhǔn)確性。此外工作人員進(jìn)行模糊檢索時(shí)，智能檢索技術(shù)會(huì)連接相關(guān)的信息，采用提示關(guān)鍵字的方式，會(huì)為用戶提供相應(yīng)的內(nèi)容，以便用戶進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的查找。

4.2 提高工作效率

電子檔案管理使用元件的方式存儲(chǔ)信息，由于存儲(chǔ)空間較小，會(huì)存儲(chǔ)較多的電子信息。由于電子信息較多，傳統(tǒng)的管理方式，會(huì)使管理效率降低，應(yīng)用智能人工技術(shù)，會(huì)在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，詳細(xì)劃分信息內(nèi)容，有助于提升工作效率。在提升工作效率過(guò)程中，會(huì)在計(jì)算機(jī)內(nèi)建立運(yùn)行體系，使每項(xiàng)內(nèi)容與各個(gè)環(huán)節(jié)建立關(guān)系，計(jì)算機(jī)在上傳電子信息時(shí)，建立的關(guān)系會(huì)自動(dòng)劃分內(nèi)容，將存儲(chǔ)內(nèi)容歸檔至相應(yīng)的文件，整個(gè)歸檔過(guò)程無(wú)需人工操作，并且計(jì)算機(jī)會(huì)編制目錄，極大地提高了工作效率。

4.3 降低管理成本

在中職院校電子檔案管理工作中，應(yīng)用人工智能技術(shù)會(huì)有效降低管理成本。人工智能技術(shù)應(yīng)用期間，在短期內(nèi)會(huì)投入技術(shù)成本、設(shè)備成本以及專業(yè)人員成本等，并在使用中會(huì)投入維護(hù)成本，但是作為一種長(zhǎng)久的技術(shù)，在后期使用期間，信息技術(shù)的升級(jí)，會(huì)提升人工智能技術(shù)的管理效率，并且檔案管理部門的人員，會(huì)負(fù)責(zé)維護(hù)、管理以及運(yùn)行等工作，整個(gè)工作難度較小，使用的人員較少，在人力資源成本投入方面減少。此外在長(zhǎng)期的管理工作中，只需投入設(shè)備運(yùn)行維護(hù)以及技術(shù)升級(jí)等成本，在減少人員使用方面，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度會(huì)產(chǎn)生較多的節(jié)約效益。

4.4 提高管理的安全性

中職院校電子檔案管理工作中，提升管理工作的安全性尤為重要。電子檔案涉及許多重要的內(nèi)容，增加檔案管理的安全性投入，需要應(yīng)用人工智能技術(shù)，借助人工技術(shù)的安全權(quán)限，為相關(guān)工作人員提供安全指導(dǎo)，使工作人員劃分成不同的等級(jí)，在相應(yīng)的等級(jí)中才能獲取檔案內(nèi)容。保證電子檔案管理的安全性，應(yīng)充分人工智能技術(shù)的識(shí)別優(yōu)勢(shì)，工作人員進(jìn)行識(shí)別，以及使用獨(dú)立的安全密鑰進(jìn)入到管理層級(jí)，會(huì)降低信息內(nèi)容泄露以及盜取的概率。此外電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中，會(huì)受到病毒的攻擊，人工智能技術(shù)會(huì)識(shí)別和阻隔病毒，有效保護(hù)電子檔案。

5 人工智能技術(shù)應(yīng)用電子檔案管理的方法

5.1 系統(tǒng)智能技術(shù)

系統(tǒng)智能技術(shù)是人工智能技術(shù)重要的組成部分，運(yùn)用系統(tǒng)智能技術(shù)，會(huì)快速搜索出相應(yīng)的內(nèi)容。如中職學(xué)校進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作中，借助系統(tǒng)智能技術(shù)，工作人員采用自行搜索、語(yǔ)音等方式，輸入關(guān)鍵字即可獲取學(xué)生檔案。此外工作人員掌握檔案文號(hào)，在系統(tǒng)中輸入檔案號(hào)，會(huì)快速展示檔案內(nèi)容。工作人員進(jìn)行檔案編輯過(guò)程中，在學(xué)生檔案中添加文字、圖片等，使用系統(tǒng)智能技術(shù)，會(huì)與原有的檔案內(nèi)容融合，提升檔案內(nèi)容的完整性。中職學(xué)校的學(xué)生數(shù)量較多，許多時(shí)間較長(zhǎng)的檔案，采用電子管理的方式，可以有效壓縮存在空間，借助系統(tǒng)智能技術(shù)進(jìn)行管理，會(huì)使學(xué)生的檔案按照入校時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、名稱以及所屬學(xué)院等進(jìn)行分類，在后續(xù)搜索中會(huì)提升管理效率和精準(zhǔn)度[3]。

5.2 指紋虹膜技術(shù)

中職院校在電子檔案管理工作中，應(yīng)做好安全管理工作，尤其是在學(xué)校開展的科研工作以及學(xué)生信息管理工作中，建立安全的防護(hù)體系，會(huì)避免科研成果流失以及學(xué)生信息泄漏等情況。如果上述內(nèi)容被盜取，會(huì)影響中職院校和學(xué)生的發(fā)展。在電子檔案管理工作中，應(yīng)用指紋虹膜技術(shù)，會(huì)加強(qiáng)電子檔案安全管理。中職學(xué)校在進(jìn)行檔案調(diào)閱過(guò)程中，工作人員必須經(jīng)過(guò)指紋以及虹膜的識(shí)別，獲得相應(yīng)的權(quán)限，才能調(diào)閱相關(guān)的檔案內(nèi)容。此外具有安全管理身份的人員，會(huì)負(fù)責(zé)不同環(huán)節(jié)的安全工作，尤其是在調(diào)閱與學(xué)?？蒲杏嘘P(guān)的內(nèi)容時(shí)，調(diào)閱人員應(yīng)獲得管理權(quán)限，然后進(jìn)行指紋和虹膜識(shí)別，最終與其他管理人員共同進(jìn)行信息調(diào)閱，整個(gè)過(guò)程全部由計(jì)算機(jī)記錄，各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息，均會(huì)在指紋虹膜等技術(shù)應(yīng)用中進(jìn)行記錄，一旦工作人員在識(shí)別中出現(xiàn)問(wèn)題，如未經(jīng)過(guò)識(shí)別，電子檔案管理系統(tǒng)會(huì)關(guān)閉訪問(wèn)渠道，同時(shí)發(fā)出預(yù)警，中斷一切發(fā)生信息泄露行為。中職院校應(yīng)積極應(yīng)用指紋虹膜技術(shù)，用于建立安全的管理體系，有效加強(qiáng)檔案的安全管理。

5.3 網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)

中職學(xué)校進(jìn)行電子檔案管理工作中，會(huì)包含許多管理內(nèi)容，如學(xué)生學(xué)籍、圖書以及科研成果等，上述管理內(nèi)容在檔案工作中，采用傳統(tǒng)的方法會(huì)使整個(gè)過(guò)程花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，并且經(jīng)過(guò)各項(xiàng)審批后，會(huì)影響管理工作的正常進(jìn)行。中職院校應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，在平臺(tái)中使用OA軟件，各項(xiàng)檔案內(nèi)容會(huì)在軟件內(nèi)進(jìn)行審批，完成審批的檔案，會(huì)在平臺(tái)內(nèi)進(jìn)行傳輸和調(diào)配，工作人員使用分配的賬戶查閱相關(guān)的內(nèi)容。在疫情背景下，使用網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)接觸辦公，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中傳輸和接受電子檔案，不僅工作效率不斷提升，還能確保工作的安全性。中職院校應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)的宣傳，不斷擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)的應(yīng)用范圍，由電子檔案管理工作為載體，推動(dòng)中職院校網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的同時(shí)，還能提升中職院校技術(shù)管理水平。

5.4 智能檢索技術(shù)

在中職院校電子檔案管理工作中，應(yīng)用智能檢索技術(shù)，使檔案管理由傳統(tǒng)的人工檢索方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索方式，整個(gè)檢索過(guò)程只需花費(fèi)較少的時(shí)間，即可獲取相應(yīng)的檔案內(nèi)容，有效提升檔案管理工作效率。與傳統(tǒng)的管理模式下相比，工作人員使用智能檢索技術(shù)，會(huì)減少人員的工作壓力。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在中職院校電子檔案管理工作中，應(yīng)用人工智能技術(shù)，一方面加強(qiáng)電子檔案管理的安全性，另一方面會(huì)提升電子檔案管理的效率，并且有效降低管理工作的成本。中職院校應(yīng)充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立信息化檔案管理體系，提升檔案管理的整體性，促進(jìn)中職院校管理工作快速發(fā)展。