加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)探究

江秋峰

（龍巖市永定區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心 福建 龍巖 364100）

1 引言

在通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，越來(lái)越多的工作依賴于信息化數(shù)據(jù)所提供的便利。人事檔案管理工作為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，正在通過(guò)一系列的改革措施不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，逐步提高人事檔案管理工作的整體水平。

2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

人事檔案是個(gè)人信息的重要載體，它記錄著學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品行等重要的個(gè)人信息。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息是企業(yè)生存的根本，同時(shí)也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的必備要素，而人才是企業(yè)發(fā)展的第一資源，由此可見(jiàn)，運(yùn)用信息化管理手段，建立良好的人事檔案管理機(jī)制對(duì)一個(gè)企業(yè)而言是非常重要的[1]。首先，信息化管理手段是確保員工個(gè)人信息安全的必要措施。以往紙質(zhì)檔案管理方式雖然能起到一定的人員信息管理作用，但資料安全性較差，一旦發(fā)生損毀或丟失，是很難進(jìn)行補(bǔ)救的。信息化的管理手段可以有效避免此類(lèi)事情發(fā)生。其次，信息化管理可以提高人事檔案管理水平。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料查閱起來(lái)非常不方便，而且也不利于信息及時(shí)進(jìn)行更新。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)化處理的人事檔案信息，簡(jiǎn)化了管理工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，為企業(yè)節(jié)省了許多寶貴資源。人事檔案管理的信息化建設(shè)加快了人員信息更新速度，推動(dòng)檔案管理模式不斷改進(jìn)、完善[2]。第三，信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，信息化技術(shù)在人們工作和生活中的應(yīng)用日漸廣泛。人事檔案管理工作要想與時(shí)俱進(jìn)，更好地服務(wù)企業(yè)甚至服務(wù)社會(huì)，就要強(qiáng)化信息化建設(shè)，使管理工作更加社會(huì)化、開(kāi)放化。最后，信息化建設(shè)可以使人事檔案管理工作充分發(fā)揮自身價(jià)值。人員信息是企業(yè)的重要資源，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做到信息安全完整、查閱方便、更新及時(shí)。這些在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中是很難實(shí)現(xiàn)的，但信息化管理方式可以通過(guò)電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)這一切，它讓檔案信息使用起來(lái)靈活、方便，為人員考核提供了可靠依據(jù)，人事檔案價(jià)值也得到了充分體現(xiàn)。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

人事檔案信息化通常是指將人力資源檔案作為主要依據(jù)，在確保內(nèi)容不發(fā)生變化的前提下，對(duì)其進(jìn)行信息化處理，改變?cè)袡n案保存方式，使其更加安全、便捷。在對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)遵循如下基本原則：（1）安全性原則，提高人事檔案信息的安全性，是對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的主要目的之一，因此，我們要對(duì)保存檔案信息的計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密處理，同時(shí)要利用先進(jìn)的防火墻技術(shù)來(lái)管理重要信息的訪問(wèn)權(quán)限，保證信息不會(huì)外漏[3]。（2）實(shí)用性原則，信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要以操作簡(jiǎn)單、使用方便為宗旨，也就是說(shuō)真正應(yīng)用該系統(tǒng)的工作人員不需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，便可以根據(jù)工作需要進(jìn)行使用，這也體現(xiàn)了辦公方式自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)。（3）先進(jìn)性原則，在確定使用某種計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)之前，要充分考慮到它的可伸縮性、可擴(kuò)展性以及可繼承性，這些因素與其技術(shù)含量和生命周期息息相關(guān)，與人事檔案內(nèi)容的安全性、管理系統(tǒng)的實(shí)用性也具有緊密聯(lián)系。

4 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

4.1 人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提升

各企業(yè)在安排人事檔案管理工作人員時(shí)，很少會(huì)考慮到專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)，有的只是將其作為行政工作的一部分來(lái)進(jìn)行管理。由于缺乏專(zhuān)業(yè)性，這勢(shì)必會(huì)對(duì)人事信息安全產(chǎn)生一定威脅。在信息化時(shí)代，信息安全是首要問(wèn)題，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，很多網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客會(huì)通過(guò)各種渠道竊取企業(yè)重要信息。如果沒(méi)有較強(qiáng)的防范意識(shí)和敏銳的洞察力，那么企業(yè)人員信息則會(huì)輕易被人篡改或盜取，同時(shí)也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不小的損失。

4.2 管理方式落后

人事檔案管理在很多企業(yè)都仍在沿用傳統(tǒng)管理模式，管理不夠規(guī)范，工作效率也較低。目前，我國(guó)各企業(yè)單位的人員流動(dòng)較為頻繁，崗位也時(shí)常進(jìn)行調(diào)動(dòng)，需要人事信息及時(shí)更新。但傳統(tǒng)管理方式明顯不能滿足檔案管理的需求，人事信息更新延遲，檔案整理、著錄標(biāo)準(zhǔn)、分類(lèi)方法相對(duì)落后，這些都給企業(yè)的管理和發(fā)展帶來(lái)諸多不便。

4.2 人事檔案利用率較低

對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的目的，是為了使其充分發(fā)揮自身價(jià)值，被更好地應(yīng)用到人力資源管理以及企業(yè)其他管理中。但許多企業(yè)人事檔案都處于“被動(dòng)使用”狀態(tài)，只有需要時(shí)才會(huì)查閱。人事檔案信息的確具有一定的保密性，但這不等于要降低其使用率，這樣反倒不利于人事檔案管理的信息化建設(shè)。

5 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

5.1 強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)

思想意識(shí)是改變的原動(dòng)力，要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，首先就要提升對(duì)信息化管理模式的認(rèn)識(shí)程度。人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，它的先進(jìn)與否是企業(yè)辦公現(xiàn)代化程度的標(biāo)志。所以，企業(yè)要自上而下認(rèn)識(shí)到先進(jìn)管理技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作的重要性。只有領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)從業(yè)人員以及人事檔案信息的使用者都認(rèn)可，才能真正將加強(qiáng)信息化建設(shè)落到實(shí)處。

5.2 建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)

目前，很多單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備都相對(duì)陳舊，能投入到人事檔案管理方面的也十分有限。然而，科技的快速進(jìn)步促使新型計(jì)算機(jī)設(shè)備不斷涌現(xiàn)，因此管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的敏感度，及時(shí)引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)，加速人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。另外，要建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通常情況下，信息化建設(shè)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行管理的，將人事基本信息錄入到服務(wù)器后，系統(tǒng)會(huì)建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后利用相關(guān)軟件系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理。在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要注意數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息應(yīng)當(dāng)與原始檔案信息一致，確保信息的準(zhǔn)確性和原始性。應(yīng)用于信息化建設(shè)中的軟件系統(tǒng)要具備一定的可操作性，這樣可以方便工作人員查閱。網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)要對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，按照企業(yè)需求對(duì)人事檔案查閱權(quán)限進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，科學(xué)地管理人事檔案信息，使信息管理可以實(shí)現(xiàn)多層次、多維度。

5.3 對(duì)人事檔案安全性和開(kāi)放性進(jìn)行有機(jī)融合

在加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，一定要重視信息的安全性和開(kāi)放性。所謂開(kāi)放性是指人事檔案信息僅對(duì)有一定權(quán)限的人員進(jìn)行公開(kāi)。對(duì)人事檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，一方面是為了可以及時(shí)更新人員信息，另一方面也是防止對(duì)檔案信息隨意進(jìn)行涂改或造假。同時(shí)，也正是因?yàn)槠髽I(yè)所有員工的真實(shí)信息都存儲(chǔ)于服務(wù)器中，人事檔案管理系統(tǒng)的安全性就顯得尤為重要。既要對(duì)信息進(jìn)行保密，又要將信息提供給有需要的人進(jìn)行使用，將開(kāi)放性和安全性進(jìn)行有機(jī)融合是加強(qiáng)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

5.4 提高工作人員職業(yè)素養(yǎng)

人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)成效有著直接的影響作用，甚至還會(huì)影響到整個(gè)人力資源管理水平。所以，對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的選擇和考察要非常慎重，除了要具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、相關(guān)數(shù)據(jù)信息處理能力、熟悉信息軟件操作系統(tǒng)外，還要具有高度的責(zé)任心、安全意識(shí)和素質(zhì)修養(yǎng)。人事檔案管理工作會(huì)接觸到個(gè)人信息和企業(yè)信息，因此職業(yè)素養(yǎng)也就成為擔(dān)任此項(xiàng)工作的前提保證。只有具備強(qiáng)烈的安全意識(shí)和保密意識(shí)，才能有效防止信息的外傳和泄漏。

5.5 結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況

信息化建設(shè)是一種趨勢(shì)，它對(duì)任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是發(fā)展過(guò)程中必須經(jīng)歷的。但每個(gè)企業(yè)的實(shí)際情況不同，所以人事檔案管理的信息化建設(shè)也要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行。對(duì)于實(shí)力較強(qiáng)的大型企業(yè)，自然應(yīng)當(dāng)加大信息化建設(shè)的支持力度和資金投入，重視管理軟件的開(kāi)發(fā)和研究，建立專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件，做好信息系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，使人事檔案管理工作的效率可以滿足企業(yè)管理和發(fā)展的需要。但對(duì)于規(guī)模尚小的企業(yè)而言，則應(yīng)當(dāng)量力而行，雖然也需要緊跟信息時(shí)代的發(fā)展步伐，但還是要考慮到企業(yè)的實(shí)際需求逐漸推進(jìn)，切不可好高騖遠(yuǎn)，這樣反倒會(huì)為企業(yè)帶來(lái)負(fù)擔(dān)，影響企業(yè)的發(fā)展壯大。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，信息化建設(shè)不僅可以推動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展，而且還可以促進(jìn)整個(gè)企業(yè)人事管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。所以，我們要提高信息化管理意識(shí)，提升信息化管理水平，使人事檔案管理工作可以在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中更好地發(fā)揮作用。