高職院校檔案信息化管理的策略分析

李曉霞

（錫林郭勒職業(yè)學(xué)院 內(nèi)蒙古 錫林浩特 026000）

1 引言

檔案管理是高職院校整體管理中非常重要的部分。對于提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)的各個層次和學(xué)校的整體功能而言，檔案管理至關(guān)重要。在信息時(shí)代，提高檔案管理建設(shè)的高職院校質(zhì)量的最有效方法是將檔案管理建設(shè)與信息技術(shù)進(jìn)行更深入的集成。在“互聯(lián)網(wǎng)+”思想的指導(dǎo)下，高效的計(jì)算機(jī)和有效的互聯(lián)網(wǎng)訪問創(chuàng)造了檔案管理模式，檔案管理提高了工作效率。因此，高職院校充分理解了信息檔案管理的重要價(jià)值和檔案管理信息化以后呈現(xiàn)信息的有效方式，能積極提高并努力改善檔案管理的性能[1]。

2 高職院校檔案管理的重要性

（1）檔案高職院校包含學(xué)校發(fā)展的完整歷史，學(xué)校歷史的存在和學(xué)校的良好意圖，是道德教育最標(biāo)準(zhǔn)的模范，這些都被記載在了檔案里。檔案的內(nèi)容根據(jù)管理學(xué)校的人數(shù)進(jìn)行完善和編寫。這是每個人都遵循的標(biāo)準(zhǔn)，它使人學(xué)習(xí)到具有自律和認(rèn)真履行的責(zé)任。每個高職院校文件中都代表著學(xué)校的所有教育，科學(xué)知識或行政管理，這些都能彰顯學(xué)校的優(yōu)良教學(xué)風(fēng)氣。（2）高職院校檔案包含高職院校教育和研究的最新進(jìn)展，以及供教師和學(xué)生獲取知識的新教材。高職院校是知識傳播的場所，也是科學(xué)教育和研究的中心場所。這是大多數(shù)教育工作者和學(xué)術(shù)研究人員在實(shí)踐中進(jìn)行培訓(xùn)和研究的結(jié)果。這些結(jié)果每年都會用原始卷宗注釋和新注釋進(jìn)行更新。在積累過程中，高職院校檔案管理逐漸形成許多內(nèi)部處理系統(tǒng)和豐富的材料，保護(hù)這些知識成果刻不容緩。

3 高職院校檔案信息化管理的策略

3.1 加大資金支持力度，全方位確保信息化建設(shè)有序開展

檔案管理也需要花費(fèi)大量的資金投入來為管理系統(tǒng)提供服務(wù)。因此，高職院校的管理層應(yīng)著重于對檔案管理的投資，并全力支持檔案管理信息的獲取，從而在各個方面提供檔案管理的信息，并保證檔案管理能順利完成。首先，高職院校應(yīng)該在檔案管理部分保障高質(zhì)量計(jì)算機(jī)的供應(yīng)，以確保計(jì)算機(jī)的速度和數(shù)據(jù)處理能力能夠完全滿足更新檔案內(nèi)容和信息查詢的需求。然后，檔案管理必須在檔案管理部門辦公室中進(jìn)行工作，能有利促使工作人員改變傳統(tǒng)整理檔案的思維，并改善檔案管理的信息處理方式；第三，高職院校必須著重于建立數(shù)字化檔案，防范數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的意識以及做好管理系統(tǒng)的防病毒程序防范措施，以應(yīng)對文件出現(xiàn)意外時(shí)能進(jìn)行及時(shí)存檔，提高管理信息化的安全防范意識。最后，針對檔案信息化管理的薪酬待遇還應(yīng)給予提高，從而吸引高端人才前來應(yīng)聘工作，能增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的能力水平[2]。

3.2 完善硬軟件設(shè)施，深入推進(jìn)檔案管理信息化

高職院?，F(xiàn)在必須意識到為開發(fā)從檔案管理生成信息的設(shè)備和應(yīng)用程序提供正確的環(huán)境條件的重要性。一是需要增加對設(shè)備的投資，改善創(chuàng)建信息所需的設(shè)備和程序，并確保檔案管理信息的逐步發(fā)展；二是有必要加快創(chuàng)建用于收集信息的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫，創(chuàng)建用于處理要收集的信息的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在不同學(xué)院收集不同的信息并進(jìn)行資源的交換，并加速利用資源來收集信息；三是根據(jù)實(shí)際需要改進(jìn)信息系統(tǒng)檔案管理，并根據(jù)對系統(tǒng)功能和授權(quán)參數(shù)的訪問來確保信息系統(tǒng)檔案管理的安全性。

3.3 轉(zhuǎn)變高職院校檔案管理理念，大力實(shí)施檔案信息化管理

隨著高職院校檔案管理與信息技術(shù)的集成加深，高職院校檔案信息化管理的普及度增加。高職院校檔案管理員工應(yīng)改變檔案管理的概念，根據(jù)高職院校校園數(shù)字化設(shè)計(jì)趨勢隨時(shí)間演變，更改高職院校檔案管理程序并定義檔案管理信息刻不容緩;同時(shí)，高職院校管理部門應(yīng)提供一個合理的環(huán)境來讓工作人員進(jìn)行創(chuàng)建和管理記錄，創(chuàng)建一個有利于高職院校檔案信息化的建設(shè)和管理信息化的計(jì)劃和組織的環(huán)境。它創(chuàng)建和處理真實(shí)文件中的信息和數(shù)據(jù)，對信息進(jìn)行合并篩選以后，再使用計(jì)算機(jī)文件和設(shè)備設(shè)置來輸入和存儲有關(guān)文件的實(shí)際信息，然后將檔案信息化傳輸以供以后使用。

3.4 通過建立清晰明確的管理責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，保證管理的效力

高職院校領(lǐng)導(dǎo)人必須首先認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理并將其納入整個學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃中，并促進(jìn)檔案建設(shè)與其他工作（包括檔案工作）之間的有效協(xié)調(diào)與合作，綜合管理制度的實(shí)際內(nèi)容和主要功能根據(jù)需要的層次規(guī)劃了網(wǎng)絡(luò)方向的發(fā)展，并從上到下營造了和諧的建設(shè)性局面。

3.5 提升信息技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理信息化平臺開發(fā)工作

檔案管理的信息獲取必須得到檔案管理的計(jì)算平臺的支持，在這一階段，高職院校強(qiáng)調(diào)了與IT公司緊密合作的重要性，并且根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要著想，必須共同開發(fā)具有實(shí)際和綜合作用的信息平臺。通過運(yùn)行該程序可以感受到：頁面布局清晰明了，信息管理成功地完成了存檔數(shù)據(jù)的數(shù)字化，安裝了資料器搜索引擎，快速輕松地為存檔用戶提供所需的數(shù)據(jù)，從而進(jìn)一步擴(kuò)展了檔案管理的功能。同時(shí)，高職院校要求檔案管理的員工能熟練使用平臺檔案管理來下載信息，以確保信息管理平臺真正融入到檔案管理中[3]。

4 結(jié)語

通常，在創(chuàng)建檔案管理時(shí)，高職院校應(yīng)該關(guān)注變化和發(fā)展，并以信息為核心指向，而檔案管理應(yīng)該積極地促進(jìn)信息化改革。本文的描述著重于創(chuàng)建信息檔案管理，優(yōu)化內(nèi)部和外部環(huán)境，加速硬件和軟件功能的改進(jìn)以及開發(fā)人才團(tuán)隊(duì)的壯大，增強(qiáng)檔案信息化管理能力，這樣才能適應(yīng)瞬息萬變的社會發(fā)展。