大數(shù)據(jù)在電子文件管理中的應(yīng)用

薄 洋

（吉林省民政信息中心 吉林 長(zhǎng)春 130000）

1 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)管理大潮已至。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各類數(shù)據(jù)呈現(xiàn)幾何倍數(shù)增長(zhǎng)。據(jù)公開資料顯示，僅僅過去兩年創(chuàng)造的數(shù)據(jù)總量，就可以占到全球總數(shù)據(jù)量的90%以上，并以每年超過40%速度高速增長(zhǎng)。在這一整體大背景下，掌握數(shù)據(jù)的實(shí)體企業(yè)和第三方服務(wù)公司也越來越多，數(shù)據(jù)部門、信息部門和文檔管理部門加速整合，電子文件管理部門職能定位和整體功能也隨之發(fā)生變化。同時(shí)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，帶動(dòng)文件管理技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了新進(jìn)步，諸如“版本控制”“文檔協(xié)作”“自動(dòng)轉(zhuǎn)錄”“數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)”“知識(shí)圖譜”“數(shù)字簽名”“時(shí)間戳”等技術(shù)都可以逐步探索引入到電子文件管理中[1]。另外，隨著大數(shù)據(jù)和電子文件的發(fā)展，國(guó)家也出臺(tái)了相關(guān)政策法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其整體統(tǒng)一規(guī)劃和管理，促進(jìn)大數(shù)據(jù)、電子文件在智慧政務(wù)、科技創(chuàng)新、工業(yè)輔助、科教文化、各類文件歸檔等方面發(fā)揮了積極作用。因此，研究大數(shù)據(jù)在電子文件管理中的應(yīng)用，具有廣闊的前景和重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 電子文件的概念和特點(diǎn)

電子文件是指在計(jì)算機(jī)等數(shù)碼設(shè)備或環(huán)境中生成，以不同數(shù)據(jù)格式、不同類型設(shè)備載體（包括光盤、硬盤、網(wǎng)絡(luò)云盤等），可以在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行實(shí)時(shí)處理并共享傳遞的文件。電子文件有3個(gè)基本特征：（1）對(duì)設(shè)備和環(huán)境的依賴。電子文件的操作必須在一定信息設(shè)備和軟件環(huán)境下進(jìn)行，包括其制作、形成、存儲(chǔ)、傳輸、應(yīng)用的全過程。（2）格式多樣性、內(nèi)容海量與豐富性。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)以及運(yùn)算能力的發(fā)展，電子文件的儲(chǔ)存內(nèi)容和形式越來越豐富，包括圖片、文字、影視、二維碼信息等，文件形式也包括文檔類的DOC、XLS、TXT、PPT、PDF、MHT等，圖片類的JPG、BMP、GIF（動(dòng)圖）、PNG、RAW等，數(shù)據(jù)類的RMVB、AVI、MKV、WMV、HDR等，數(shù)據(jù)類型的包括DAT、CSV、JSON、ARVO等。（3）載體存儲(chǔ)環(huán)境有要求。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，電子文件儲(chǔ)存載體方式越來越多，容量越來越多，從磁盤、光盤到現(xiàn)在的固態(tài)硬盤、云盤、藍(lán)光等，對(duì)環(huán)境適應(yīng)和承載能力也有所增強(qiáng)，但從整體來說，避光防潮、合適溫濕度、防電磁等還是基本要求。另外，電子元件本身也存在一定的損壞概率。

3 大數(shù)據(jù)在電子文件管理中的應(yīng)用現(xiàn)實(shí)意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為電子文件管理的應(yīng)用層面帶來了新思想和新理念。首先，大數(shù)據(jù)作為一種全新數(shù)據(jù)形式，根據(jù)大數(shù)據(jù)本身帶來的計(jì)算成果，可以為電子文件管理帶來全新思路和模式。根據(jù)大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息，可以使管理者更清晰明了地熟悉電子文件構(gòu)成類型、使用頻次、所占儲(chǔ)存空間等各類信息，方便管理者根據(jù)實(shí)際情況變化隨時(shí)調(diào)整管理決策。其次，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的全面介入，也可以為電子文件管理帶來更多的技術(shù)支撐和多樣化服務(wù)。運(yùn)營(yíng)方通過對(duì)海量數(shù)據(jù)的挖掘，可以更加清晰全面地掌握電子文件內(nèi)容和用途，更有針對(duì)性地對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行分類和管理，可以為使用者提供更加多樣和個(gè)性化的服務(wù)。最后，我國(guó)自主研發(fā)的OFD電子文件格式得到逐步推廣，不僅更好實(shí)現(xiàn)了文件信息保護(hù)，促進(jìn)了共享交流，更帶動(dòng)大數(shù)據(jù)匯集和利用，實(shí)現(xiàn)了電子文件與大數(shù)據(jù)的良性互動(dòng)與共同發(fā)展。

4 大數(shù)據(jù)在電子文件管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

4.1 服務(wù)效能、支撐作用日益凸顯

隨著大數(shù)據(jù)不斷介入電子文件管理中，電子文件對(duì)政府服務(wù)、企業(yè)管理、醫(yī)療教育等方面支撐作用日益凸顯。首先，在“最多跑一次”改革大背景下，各地為進(jìn)一步推進(jìn)政務(wù)互聯(lián)互通，強(qiáng)化信息共享，各地在電子證照、審批數(shù)據(jù)文件格式進(jìn)行了統(tǒng)一，優(yōu)化了流程，極大改善了營(yíng)商環(huán)境。世界銀行發(fā)布報(bào)告我國(guó)躍升全球31位。其次，隨著電子合同、電子發(fā)票、電子保單等在各領(lǐng)域迅速推廣，有效降低了企業(yè)成本，對(duì)支撐我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)、分享經(jīng)濟(jì)發(fā)揮了巨大作用。各類電子公文、電子郵件、電子文件在機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)中全面應(yīng)用，提高了日常辦公效率，方便了政企、企業(yè)之間溝通協(xié)調(diào)。最后，電子憑證、電子財(cái)務(wù)報(bào)表在各企業(yè)和行政單位財(cái)務(wù)管理、稅務(wù)管理中也發(fā)揮了積極作用，通過各類電子憑證，實(shí)現(xiàn)各類采購(gòu)審批、文件會(huì)簽、報(bào)銷管理的遠(yuǎn)程管理，真正實(shí)現(xiàn)了利企便民。

4.2 資源管理、保管利用能力穩(wěn)步提升

大數(shù)據(jù)應(yīng)用電子文件管理后，在很多資源管理方面發(fā)揮了積極作用。在進(jìn)出口方面，通過電子報(bào)關(guān)單的實(shí)時(shí)生成和歸檔，實(shí)現(xiàn)進(jìn)出口貨物數(shù)據(jù)的全面歸集。在企業(yè)開辦、事項(xiàng)審批、專利申報(bào)等方面，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總，提升了管理效果。大數(shù)據(jù)對(duì)推動(dòng)電子文件存儲(chǔ)利用方面，也發(fā)揮了重要價(jià)值。國(guó)家檔案局開展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)工作，探索數(shù)字記憶保存全新模式，該技術(shù)已在臺(tái)州古村落記憶中應(yīng)用。另外，各地檔案管理部門、企業(yè)學(xué)校檔案管理部門也積極籌建數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)了雙重備份，保險(xiǎn)系數(shù)大幅增強(qiáng)。

4.3 文件數(shù)據(jù)進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

隨著大數(shù)據(jù)、電子文件的發(fā)展，我國(guó)對(duì)該領(lǐng)域的立法和管理工作也逐步建立完善起來，國(guó)務(wù)院出臺(tái)了一系列規(guī)章制度，各地方政府也結(jié)合各地實(shí)際出臺(tái)相關(guān)地方性法規(guī)。同時(shí)，各類電子文件的標(biāo)準(zhǔn)體系不斷完善，部門配套工程規(guī)范相繼出臺(tái)，為推動(dòng)電子文檔良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.4 社會(huì)共識(shí)、社會(huì)影響力持續(xù)擴(kuò)大

隨著大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展，電子文件管理與應(yīng)用的社會(huì)共識(shí)與影響力持續(xù)擴(kuò)大。特別是電子文件與大數(shù)據(jù)融合發(fā)展，推進(jìn)國(guó)家基礎(chǔ)信息產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，形成廣泛共識(shí)，依托于大數(shù)據(jù)、電子文件為基礎(chǔ)的“政產(chǎn)學(xué)研用”良性發(fā)展格局已經(jīng)全面形成。

5 大數(shù)據(jù)應(yīng)用于電子文件管理中面臨的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)

5.1 海量、復(fù)雜文件與數(shù)據(jù)管理的挑戰(zhàn)

電子簽名作為當(dāng)前電子文件廣泛使用的加密手段，主要采取加密數(shù)字快形式，但密鑰丟失、無法解密風(fēng)險(xiǎn)依然存在，需要我們統(tǒng)籌考慮。另外，隨著技術(shù)發(fā)展，三維模型系統(tǒng)數(shù)據(jù)越來越多，紙質(zhì)版圖紙數(shù)據(jù)與電子數(shù)據(jù)并行，各類數(shù)據(jù)同質(zhì)化和相似性很高，如何更好備份與分類儲(chǔ)存管理，也是我們必須考慮的焦點(diǎn)問題。

5.2 電子文件深度開發(fā)與管理不夠

大數(shù)據(jù)背景下，電子文件深度開發(fā)與管理是各部門、企業(yè)都面臨的普遍挑戰(zhàn)。一方面，有關(guān)部門、企業(yè)在電子文件管理上，特別是介入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行組織和選擇上，仍處在摸索和盲區(qū)階段；另一方面，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)對(duì)電子文件進(jìn)行深度數(shù)據(jù)挖掘、發(fā)揮電子文件更多作用等方面，仍面臨很大的挑戰(zhàn)，目前國(guó)內(nèi)成功和典型案例并不多。

5.3 電子文件數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域狹小

DAMA數(shù)據(jù)管理體系是大數(shù)據(jù)文檔最常用管理體系。在這一框架下，文件和內(nèi)容管理只是生命周期管理內(nèi)使用和增強(qiáng)階段的一個(gè)模塊，電子文件管理內(nèi)容和外延都十分狹小，這對(duì)于依托大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，進(jìn)一步開發(fā)電子文件更多價(jià)值和應(yīng)用而言，存在天然的限制和藩籬，如何從技術(shù)角度增加其內(nèi)涵和外延，拓展其價(jià)值區(qū)間，是需要我們考慮的問題。

5.4 電子文件管理在數(shù)據(jù)治理中的缺位

一直以來，在電子文件管理中，由于技術(shù)和政策法規(guī)等方面原因，數(shù)據(jù)治理還存在缺位現(xiàn)象。2020年，國(guó)家檔案館、科技部聯(lián)合提出將科學(xué)數(shù)據(jù)列為電子文檔歸集范圍，但從實(shí)際工作上來看，開展相關(guān)工作的部門和企業(yè)并不多，系統(tǒng)管理則更是談不上，未來還有很長(zhǎng)的路要走。

6 大數(shù)據(jù)在電子文件管理中應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策

6.1 推行電子文件管理單軌制

長(zhǎng)期以來，我國(guó)一直實(shí)行紙質(zhì)文件、電子文件雙套制管理模式，但隨著時(shí)代發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代加快到來，雙軌制已經(jīng)很難適應(yīng)工作需要，推行單軌制，充分發(fā)揮其管理模式和優(yōu)勢(shì)，可以更好地實(shí)現(xiàn)電子文件管理目標(biāo)，降低電子文件管理成本，更好地實(shí)現(xiàn)“分布式管理，集中式利用”，發(fā)揮電子文件憑證性、記憶性的“數(shù)據(jù)守護(hù)者”作用。

6.2 利用大數(shù)據(jù)提升電子文件管理能力

數(shù)據(jù)化是電子文件管理系統(tǒng)發(fā)展的趨勢(shì)和方向。同時(shí)電子文件管理對(duì)象是動(dòng)態(tài)生長(zhǎng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)體，有相對(duì)靈活的組織與展示方式，包括載體要素、功能要素、外觀要素等可舍、可換、可變。因此，對(duì)于電子文件，也要探索推行數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理，針對(duì)電子文件中不同類型、不同載體采取不同的、隨時(shí)可調(diào)整的動(dòng)態(tài)管理模式，提高管理效能。比如中國(guó)石油數(shù)據(jù)歸檔為例，管理方式動(dòng)態(tài)靈活，將87個(gè)統(tǒng)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)劃分為綜合管理型系統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)管理型系統(tǒng)、生產(chǎn)運(yùn)行型系統(tǒng)、連續(xù)監(jiān)測(cè)型系統(tǒng)等四大類，對(duì)每類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸檔范圍、歸檔方式及長(zhǎng)久保存模式制定不同方案[1]。

6.3 強(qiáng)化協(xié)同拓寬文件管理寬度與廣度

各相關(guān)管理部門或企業(yè)，進(jìn)一步強(qiáng)化電子文件歸檔管理與數(shù)據(jù)共建共享的協(xié)同發(fā)展，強(qiáng)化技術(shù)領(lǐng)域的對(duì)話與合作，拓展文件檔案管理工作和檔案學(xué)科，夯實(shí)內(nèi)容（非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）管理的專業(yè)基礎(chǔ)，拓寬文件管理寬度與廣度，實(shí)現(xiàn)電子文件最大的應(yīng)用和價(jià)值。同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)大數(shù)據(jù)在電子文件管理的技術(shù)支撐，進(jìn)一步推動(dòng)電子文件管理和應(yīng)用的發(fā)展[2-3]。

7 大數(shù)據(jù)在電子文件管理中的應(yīng)用發(fā)展思路

7.1 進(jìn)一步強(qiáng)化電子文件法治化、規(guī)范化管理

各地有關(guān)部門要在立法、標(biāo)準(zhǔn)上入手，進(jìn)一步提升電子文件管理的法制化管理和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，加快建立完善電子文件管理工作體制機(jī)制，建立區(qū)域乃至全國(guó)統(tǒng)一的電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系，為行業(yè)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。強(qiáng)化電子文件管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合協(xié)同管理機(jī)制，建立跨部門聯(lián)席會(huì)議制度，提高電子文件的綜合管理和開發(fā)效果[4]。

7.2 進(jìn)一步強(qiáng)化電子文件在更寬領(lǐng)域應(yīng)用

各地有關(guān)部門和企業(yè)要堅(jiān)持長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展觀念，推動(dòng)電子文件介入更多的領(lǐng)域和部門，發(fā)揮好電子證照、電子合同、電子檔案、電子病歷、電子圖紙、電子模型、電子印章、電子票據(jù)等作用，推動(dòng)電子文件更多在國(guó)家和企業(yè)重大項(xiàng)目、重要工程、重要崗位發(fā)揮作用，特別是充分將大數(shù)據(jù)技術(shù)和電子文件管理應(yīng)用相結(jié)合，發(fā)掘文件數(shù)據(jù)最大價(jià)值。

7.3 進(jìn)一步強(qiáng)化電子文件大數(shù)據(jù)角度的理論和技術(shù)開發(fā)

充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在電子文件管理應(yīng)用的作用，理論研究和技術(shù)開發(fā)是基礎(chǔ)工作，要明確電子文件管理的內(nèi)涵與外延，發(fā)揮電子文件業(yè)務(wù)憑證價(jià)值與信息資產(chǎn)價(jià)值。特別是要注重將大數(shù)據(jù)與電子文件的各自優(yōu)勢(shì)相結(jié)合，充分發(fā)揮電子文件長(zhǎng)期穩(wěn)定性、安全性、重復(fù)利用性，同時(shí)探索在電子文件歸檔中融合數(shù)據(jù)管理，延伸電子文件數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)支撐、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)共享等方面的積極作用[5]。

8 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)在電子文件應(yīng)用管理中將扮演更大的角色和使命，但雙方在融合發(fā)展、互促共進(jìn)中，仍然面臨著一些困難與挑戰(zhàn)，要堅(jiān)實(shí)以提升電子文件管理能力為主題，以法制化、規(guī)范化管理為保障，深化重點(diǎn)領(lǐng)域改革應(yīng)用，強(qiáng)化技術(shù)理論支撐，推行電子文件管理單軌制，利用大數(shù)據(jù)提升電子文件管理能力，強(qiáng)化協(xié)同拓寬文件管理寬度與廣度，充分發(fā)掘和發(fā)揮電子文件更大功用和價(jià)值，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。