信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運用分析

蘇 淼

（微山縣人民醫(yī)院 山東 微山 277600）

1 引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展需求，尤其是在現(xiàn)代事業(yè)單位中所需要處理的信息量不斷提升，人力檔案管理已經(jīng)無法勝任，而信息技術(shù)的融入則有效解決了這一問題，使檔案管理向著智能化方向發(fā)展，有效提高了檔案管理效率和質(zhì)量，也能夠通過大數(shù)據(jù)分析檔案當(dāng)中有價值的數(shù)據(jù)信息，為推動事業(yè)單位進一步發(fā)展奠定了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。因此，優(yōu)化信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的有效應(yīng)用意義重大。

2 檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1 收集信息更加快速

在以往傳統(tǒng)的檔案管理過程當(dāng)中，主要是通過紙質(zhì)版的方式進行管理，其效率較低，在收集的過程當(dāng)中較為麻煩，然而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將信息技術(shù)融入檔案管理中，能夠有效提高收集效率，使信息收集更加快速，對促進事業(yè)單位的發(fā)展意義重大。

不僅如此，信息化技術(shù)的使用也有效減少了資源浪費，有利于提高企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟效益。在檔案傳輸?shù)倪^程當(dāng)中只需要通過移動硬盤或者U盤等形式，便可以實現(xiàn)快速傳輸，過程方便快捷，有效改善了原有程序復(fù)雜的現(xiàn)狀[1]。

2.2 資料存儲方便

信息技術(shù)尚未普及之前，檔案存儲主要是以紙質(zhì)資料的形式進行，檔案極容易受到損壞或潮濕的影響，而造成資料缺失。而隨著技術(shù)的發(fā)展，通過信息技術(shù)將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進行存儲，能夠有效提高存儲的安全性，同時使文件存儲更加方便快捷。事業(yè)單位可以通過建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，完成檔案的存儲工作，并做好備份，如此能夠有效保障檔案資料的安全。如果發(fā)現(xiàn)有文件破損及檔案缺失的情況，則能夠通過技術(shù)手段及時恢復(fù)，對于事業(yè)單位的安全長效發(fā)展意義重大。

以人事檔案為例，在以往制作檔案過程當(dāng)中，需要通過紙質(zhì)的形式進行登記、保存。而隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人員數(shù)量不斷增多，在登記過程當(dāng)中所需要的工作量極為龐大，所需要存儲的信息也極為龐大，這就給檔案管理人員帶來了極大的壓力，與現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展速度不相符合。而通過數(shù)字化管理，以數(shù)據(jù)的形式上傳人事檔案資料，有效提高了管檔案管理效率，并節(jié)省了檔案存儲空間，工作人員的壓力也相對減小，并且能夠?qū)⑷耸聶n案以電子的形式長時間保存?？梢?，信息化管理對于提高檔案管理效率意義重大。

2.3 方便查找檢索

在企業(yè)單位發(fā)展的過程當(dāng)中，可能需要對時間較為長遠的檔案進行重新調(diào)閱查看。在以往傳統(tǒng)的檔案管理過程當(dāng)中，在查找時需要消耗大量的人力和時間，費時費力，然而通過電子檔案的形式進行存儲，則可以通過關(guān)鍵字搜索的形式，快速檢索想要的檔案信息。不僅如此，還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)快速傳輸，提高檔案查閱效率，對整個事業(yè)單位發(fā)展而言，都起著重要的推動作用。

而通過檔案信息化建設(shè)，以數(shù)字信息的形式進行檔案存儲管理，建立事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，這樣一來，則會使檔案查閱變得更加方便快捷，只需要安排一兩個人員進行檔案管理便能夠有效解決事業(yè)單位的檔案管理問題。如果想要查閱檔案信息，只需要通過輸入姓名或者其他信息便能夠有效查閱，并完成登記工作，極為方便[2]。

2.4 有利于實現(xiàn)信息共享

在以往傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，無法實現(xiàn)信息共享，以至于事業(yè)單位的發(fā)展速度也受到了阻礙，然而借助先進的信息技術(shù)，搭建信息共享平臺，能夠?qū)n案信息上傳到平臺，進而實現(xiàn)資源共享。如此一來，工作人員就能夠在第一時間得到想要的信息，進而更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)工作，強化各部門之間的信息溝通交流，有效提高工作人員的工作效率。

3 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

3.1 缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位信息化檔案管理建設(shè)的過程當(dāng)中，目前尚未有完善的管理制度，以至于在標(biāo)準(zhǔn)方面未能做到統(tǒng)一建設(shè)，各個事業(yè)單位之間都是根據(jù)自身的實際情況，采用各自的標(biāo)準(zhǔn)，難以實現(xiàn)區(qū)域化管理，不利于提高檔案管理的效率。

3.2 信息安全防護仍需加強

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，雖然有效提高了檔案管理效率和質(zhì)量，對于促進整個事業(yè)單位的發(fā)展也發(fā)揮了重要作用，然而在實際運用的過程中也存在著安全問題。網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，為事業(yè)單位檔案管理帶來便利的同時，也出現(xiàn)了許多危害事業(yè)單位信息安全的問題，比如黑客以及病毒的攻擊，會導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)被損壞，或者被非法盜取利用等問題，這些都會給事業(yè)單位的檔案信息安全造成極大威脅。因此，在利用信息技術(shù)進行檔案管理過程中，一定要格外注重安全防護機制的建立，如此才能夠保證事業(yè)單位檔案信息安全，進而維護事業(yè)單位整體利益，促進檔案管理安全高效進行[3]。

3.3 信息化人才缺乏

隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展，目前先進的信息化技術(shù)已經(jīng)走入了大多數(shù)事業(yè)單位當(dāng)中。在檔案管理過程當(dāng)中，應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)成為必然趨勢，然而這對相關(guān)檔案管理人員的信息化專業(yè)技能提出了更高要求。為了滿足事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)需求，需要不斷提升其信息技術(shù)水平，唯有如此才能夠勝任檔案信息化管理工作。

然而，目前由于許多檔案管理人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)能力，以至于無法提高檔案信息化管理效率。尤其是針對一些年齡較大的工作人員，對于現(xiàn)代化先進技術(shù)不夠了解，無法充分發(fā)揮信息技術(shù)的價值，這也給事業(yè)單位的檔案管理帶來了一定的阻礙。由此可見，唯有提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)，才能夠保證檔案管理信息化建設(shè)得以穩(wěn)步進行，進而推動事業(yè)單位的快速發(fā)展。

4 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

4.1 加強理念建設(shè)工作

針對目前信息化檔案管理效率低的問題，首先要解決的是工作人員理念的問題，唯有思想轉(zhuǎn)變了，才能夠使工作效率得到進一步提升。因此，加強理念建設(shè)工作是目前檔案管理信息化建設(shè)工作的重要內(nèi)容，首先要讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)充分意識到信息化技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的重要價值，使其知道先進的信息技術(shù)能夠有效提高檔案收集以及存儲效率，進一步通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效分析檔案中有價值的信息，進而為事業(yè)單位未來的發(fā)展建設(shè)提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。

此外，還需要做好宣傳，讓廣大員工也意識到檔案信息化管理的重要價值，進而改變其傳統(tǒng)的管理理念，使信息化管理成為主流。讓員工意識到通過信息技術(shù)能夠有效節(jié)省人力、物力，可以快速處理大量的信息數(shù)據(jù)，減輕勞動力，并且能夠提高信息利用率，促進企業(yè)發(fā)展，同時也能夠使自己的經(jīng)濟收益得以提升。如此讓員工也意識到信息技術(shù)的重要價值，進而制訂合理的檔案管理信息化建設(shè)計劃，使信息技術(shù)在檔案管理中得到有效應(yīng)用[4]。

4.2 實現(xiàn)信息共享

在現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)過程當(dāng)中，單打獨斗已經(jīng)成為過去，唯有合作才能共贏，因此加強信息交流格外重要，而通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，構(gòu)建信息共享平臺，能夠有效促進事業(yè)單位之間的合作交流，進而起到互惠共贏的作用。可見，搭建信息共享平臺具有極為重要的意義和價值。

通過共享平臺能夠有效分享檔案信息，進而為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，并且能夠使區(qū)域化檔案信息管理建設(shè)工作得到有效落實，實現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對促進各事業(yè)單位的發(fā)展意義重大。

例如，隨著科技的發(fā)展，云技術(shù)已經(jīng)成了目前應(yīng)用極廣泛的技術(shù)，可以通過移動終端處理各項信息數(shù)據(jù)。事業(yè)單位也可以通過云共享，實現(xiàn)檔案信息快速共享，進而加強管理效率。通過云共享平臺能夠建立完整的數(shù)據(jù)庫，進而實現(xiàn)區(qū)域化管理，對于推動事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)而言，具有重要的價值。

信息共享平臺的建立，能夠有效加強各部門以及各事業(yè)單位之間的聯(lián)合協(xié)作。然而為了保證信息安全，提高檔案管理水平，也需要政府部門給出相應(yīng)的法律依據(jù)，為檔案信息管理以及共享提供安全保障，建立相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進而保障信息共享安全，防止違法事件的出現(xiàn)，一旦發(fā)生違法事件，要追究相關(guān)單位責(zé)任，唯有如此才能夠促進事業(yè)單位得以持續(xù)健康發(fā)展。

4.3 完善信息化管理制度

為了有效提高信息化檔案管理效率，需要制定完善的管理制度，唯有如此才能夠保證檔案管理能夠按照相應(yīng)的流程有序進行，進而使事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量得到有效保障，為事業(yè)單位進一步發(fā)展奠定良好的檔案基礎(chǔ)。

在進行制度建設(shè)的過程當(dāng)中，需要詳細考察事業(yè)單位的實際情況，按照自身的發(fā)展需求建立并完善檔案信息管理體系。首先要做到信息技術(shù)與檔案管理之間的完美融合，利用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來提高檔案管理效率，在相應(yīng)軟件以及硬件設(shè)施方面都要完善落實，為檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)基礎(chǔ)。

為了保障工作人員按照規(guī)范進行操作，需要設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管制度，進而使檔案管理人員提高重視度，堅守自身崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進行檔案信息化管理。

除此之外，為了保證信息不被泄露，需要加強安全機制的建立。實踐證明，信息技術(shù)雖然有效提高了檔案管理效率，然而也面臨著黑客以及病毒的攻擊，會給事業(yè)單位造成信息泄露的風(fēng)險，嚴(yán)重的可能會造成大量的經(jīng)濟損失，因此一定要加強安全管理工作，進而使檔案信息的安全性以及完整度得到有效保證。

4.4 加強人才建設(shè)

檔案信息化管理對于工作人員專業(yè)技能要求較高，因此，建設(shè)一支高素質(zhì)的管理團隊尤為重要。例如可以在招聘人才的過程當(dāng)中，選擇專業(yè)技術(shù)較強的人員優(yōu)先錄取，并且在錄取之后對新老人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)，使其善于運用信息技術(shù)來完成檔案管理工作，進而使人才的綜合素養(yǎng)得到提升，為檔案信息化管理奠定人才基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展需求，而信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，使檔案管理更加高效。因此，一定要加強檔案管理信息化建設(shè)工作，提高檔案管理效率，進而為企業(yè)發(fā)展提供有價值的信息，加強信息共享，提高事業(yè)單位內(nèi)部、外部的溝通效率，實現(xiàn)共贏。