構(gòu)建大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化管理體系的實(shí)踐探索

銀冬冬

（河池學(xué)院 廣西 河池 546300）

1 引言

高校檔案管理工作的實(shí)施還未將經(jīng)濟(jì)效益充分發(fā)揮，所以加強(qiáng)管理十分重要，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，內(nèi)部各個(gè)部門都開始使用電子文件。所以，有必要促使文件管理能力的提升，實(shí)現(xiàn)檔案資料的充分利用，確保在數(shù)字化模式下，維護(hù)高校檔案信息的整體安全。

2 高校檔案管理工作中存在的問題

2.1 信息孤島問題

基于目前的實(shí)際情況調(diào)查分析，我國缺乏對檔案管理數(shù)據(jù)庫的設(shè)立，盡管在實(shí)際上針對地區(qū)情況和自身形成了符合的檔案信息庫，也開始加大力度實(shí)施管理。但是，在期間沒有構(gòu)建高校檔案管理信息的統(tǒng)一平臺(tái)，不同地區(qū)、不同高校之間不僅無法達(dá)到信息的共享，現(xiàn)代化高校檔案管理工作水平也得不到提升。

2.2 供求問題

高校檔案管理工作在當(dāng)前劃分中一般都是按照區(qū)域進(jìn)行的，對資料信息的查詢比較難，并且制定的檔案管理體系也不完善。在該情況下，導(dǎo)致工作人員在其中管理不認(rèn)真。在該情況下，給跨區(qū)域、跨體制管理工作帶來很大挑戰(zhàn)，無法促使高校檔案管理水平的提升。

2.3 高校的檔案管理人員意識(shí)不足

在高校實(shí)際管理工作中，內(nèi)部的政務(wù)系統(tǒng)一般是獨(dú)立運(yùn)行的，如果在期間增加大數(shù)據(jù)技術(shù)，將給高校檔案管理帶來很多難題。在實(shí)際執(zhí)行工作期間，管理人員的發(fā)言權(quán)利少，因?yàn)槿肆Y源受到的限制，還無法在檔案管理中進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的處理和收集以及共享。

2.4 軟實(shí)力和硬環(huán)境不符合

和軟件研發(fā)、政策推行工作比較，提高人員素質(zhì)比較容易，有利于高校檔案管理工作的信息化管理。且在理論研究方面，檔案管理工作的信息化管理也面對很大挑戰(zhàn)，為了加強(qiáng)對各項(xiàng)問題的解決，需要對目前的檔案管理現(xiàn)狀充分解決，促使基礎(chǔ)理論的變革與發(fā)展。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，隨著高校檔案信息類型的多樣化，目前的管理方式還無法充分應(yīng)對。大數(shù)據(jù)背景下信息量更多，信息增長速度快，在大量的信息庫中，要對一些價(jià)值較高的信息進(jìn)行挖掘，保證檔案管理水平的提升，還需要在工作中積極思考[1]。

3 高校檔案管理工作的特征

3.1 規(guī)范化

高校檔案管理工作在執(zhí)行和開展期間，為了保證整體更加科學(xué)、有效，實(shí)施檔案和有關(guān)的信息管理工作中，需要遵循一定的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化原則。這樣不僅能促使檔案管理工作的穩(wěn)定執(zhí)行和開展，也將更好地完成高校檔案管理工作。同時(shí)，在高校檔案管理工作內(nèi)部，還需要每個(gè)人員增強(qiáng)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到高校檔案管理工作的意義，且結(jié)合實(shí)際執(zhí)行出完善的實(shí)施方案，促使管理價(jià)值的充分發(fā)揮。還需要加強(qiáng)對先進(jìn)檔案管理設(shè)備的引進(jìn)，使檔案管理工作水平和質(zhì)量提升。內(nèi)部的管理人員也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身的操作水平，促使設(shè)備作用的最大化實(shí)現(xiàn)[2]。

3.2 多元化

高校的檔案內(nèi)容主要是師生信息、科研信息以及學(xué)校的發(fā)展史等多個(gè)方面，其存在一定的文化性和精神性特點(diǎn)。高校檔案能在很大程度上為高校發(fā)展提供強(qiáng)大保障，還具備一定的服務(wù)功能和管理模式。但是，在現(xiàn)代信息化社會(huì)發(fā)展中，社會(huì)和高校都要積極促使其多元化管理功能的發(fā)揮，對檔案管理的形式和功能進(jìn)行創(chuàng)新，保證高校檔案管理工作得到數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

3.3 信息化

在現(xiàn)代社會(huì)不斷進(jìn)步和發(fā)展下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，在各個(gè)地區(qū)都增加了資源的共享利用。隨著現(xiàn)代信息化資源和人力資源相互結(jié)合，能為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)大保障。加強(qiáng)高校檔案管理工作的信息化發(fā)展，基于現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的使用，能促使信息收集、信息整理和信息利用等工作的結(jié)合，基于具體的工作目標(biāo)，也將保證高校檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的提升，按照具體的工作要求促使高校檔案資源的充分使用。

3.4 社會(huì)化

高校檔案管理工作在執(zhí)行期間還需要遵循社會(huì)化原則，將其與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況相互結(jié)合，特別是在較為復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境中，面對較復(fù)雜的差異性，更需要促使管理模式的社會(huì)化。該模式的使用需要和公共政策下的創(chuàng)新要求符合，能對流動(dòng)人員的檔案信息實(shí)施管理，保證檔案內(nèi)容和范圍得到擴(kuò)大[3]。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理體系的實(shí)踐策略

4.1 理念的轉(zhuǎn)變

在現(xiàn)代教育工作執(zhí)行和開展期間，為了促使我國人民素質(zhì)的提升，符合新時(shí)期課改需求，高校開始擴(kuò)招。在高校辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大的情況下，檔案內(nèi)容的類型也更多樣，在此形勢下，高校檔案管理工作面臨很大挑戰(zhàn)。因此，為了解決其中的問題，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，形成信息化理念。理念的轉(zhuǎn)變具有重要作用，如能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的傳輸，避免浪費(fèi)大量的人力成本，實(shí)現(xiàn)工作水平的提升。同時(shí)，還需要避免受到紙質(zhì)資源的限制，使用電子檔案能解決紙質(zhì)檔案使用期間存在的問題，在儲(chǔ)存方面也更方便。在傳統(tǒng)的管理工作中，會(huì)浪費(fèi)大量的精力和時(shí)間來規(guī)劃和管理。但是，使用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)則不同，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動(dòng)分類儲(chǔ)。不僅如此，理念的轉(zhuǎn)變還能夠達(dá)到信息的交互性，促使信息獲得共享，在較短的時(shí)間內(nèi)就能獲得信息傳輸。所以說，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，需要對傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行優(yōu)化，構(gòu)建電子信息檔案，促使管理水平和管理質(zhì)量的穩(wěn)定提升。在高校的檔案信息化管理工作中，還需要對大數(shù)據(jù)時(shí)代下的管理?xiàng)l件充分分析。盡管在管理中使用了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，但是很多是人為操作。所以，要加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)，保證工作人員實(shí)際操作能力的提升。并且，在實(shí)際工作中，還需要對大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的使用實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。一般情況下，網(wǎng)絡(luò)使用中會(huì)存在一些安全漏洞，容易引起檔案信息丟失、被篡改等問題，所以促使平臺(tái)作用的發(fā)揮，能維護(hù)整體安全，提升技術(shù)水平，這樣不僅能有效維護(hù)信息的安全性，減少信息被篡改問題，也將保證信息管理水平的穩(wěn)定提升[4]。

4.2 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案管理工作實(shí)際執(zhí)行和開展期間，因?yàn)槠渲幸泊嬖诤芏嗟膶I(yè)術(shù)語，且在不同的環(huán)境下，其設(shè)定的含義也是不同的，加上工作人員的自身素質(zhì)較低，都為高校檔案管理工作質(zhì)量帶來影響。從當(dāng)前實(shí)際情況分析，我國高校內(nèi)很多的檔案管理人員都為非專業(yè)，在日常工作中產(chǎn)生的問題未積極解決，長期發(fā)展下將給檔案管理工作帶來很大難度。所以，利用相關(guān)制度和條例等對工作實(shí)施制約還不利于整體的規(guī)范化，還需要基于集成理念，使高校結(jié)合自身實(shí)際情況設(shè)立電子檔案的使用方案，促使信息集中化平臺(tái)的形成，這樣不僅能解決目前高校檔案管理工作中的問題，也將發(fā)揮一定的數(shù)字化管理作用[5]。

4.3 集成系統(tǒng)問題的解決

為了對集成系統(tǒng)問題進(jìn)行解決，保證管理功能更完善，要為其提出多種方式。利用收集方式積極調(diào)查集成系統(tǒng)中的問題，并對其中的問題詳細(xì)研究，得出多種收發(fā)文件輸出格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等，使資源資料更完善。也要在此期間基于實(shí)際增加文件批量輸出的電子格式和數(shù)據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)等，并實(shí)施電子檔案的有效保存。同時(shí)，還需要對當(dāng)前的管理系統(tǒng)再次開發(fā)，整體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，在?shí)踐工作中通過對檔案集成平臺(tái)的使用，完成所有檔案信息的統(tǒng)一管理[6]。

4.4 增強(qiáng)高校檔案管理的實(shí)用性

將高校內(nèi)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對其積極管理，認(rèn)識(shí)到該工作的作用。可以將電子檔案的集成系統(tǒng)建設(shè)作為主要技術(shù)，在當(dāng)前實(shí)際發(fā)展階段，電子文件在建設(shè)中的很多業(yè)務(wù)都為外包模式，要求專業(yè)公司來執(zhí)行。盡管如此，也容易造成很多不足。因此，按照具體標(biāo)準(zhǔn)完善電子檔案數(shù)據(jù)格式，能對電子文件進(jìn)行批量轉(zhuǎn)移，也能加強(qiáng)對高校檔案管理軟件的再次開發(fā)。電子文件的管理系統(tǒng)也將實(shí)現(xiàn)信息的異地歸檔和管理，這樣不僅保證電子檔案管理工作更方便、更實(shí)用，也將促進(jìn)電子文件集成管理工作的穩(wěn)定發(fā)展[7]。

4.5 檔案信息管理系統(tǒng)的整合

在對高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合期間，首先要結(jié)合實(shí)際制定有效的檔案接傳實(shí)施方法。在管理中，特別是要對內(nèi)部的數(shù)字檔案、目錄以及格式等進(jìn)行管理。通過有效技術(shù)的使用，能使電子文件模式上傳為主要的電子文件異地備份方式，這樣在對檔案管理期間將解決其中的各項(xiàng)問題。在該工作實(shí)際執(zhí)行和開展期間，不僅能加強(qiáng)對高校電子檔案批量遷移問題和儲(chǔ)存問題，也能促使電子檔案信息的有效使用[8]。

4.6 基于信息技術(shù)使用商業(yè)智能技術(shù)

為了對大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷應(yīng)用中，開始增加基于數(shù)理統(tǒng)計(jì)、聯(lián)機(jī)分析處理以及數(shù)據(jù)倉庫為基礎(chǔ)的商業(yè)技術(shù)，該技術(shù)能夠促使資源的優(yōu)化配置。

4.7 構(gòu)建信息平臺(tái)

信息平臺(tái)架構(gòu)體系的形成能為高校資源管理工作提供重要支持，能夠在不同角度上對高校的各個(gè)教學(xué)數(shù)據(jù)、教學(xué)質(zhì)量以及運(yùn)行狀態(tài)詳細(xì)分析。同時(shí)，還可以將商業(yè)智能技術(shù)應(yīng)用到高校的信息化管理中，以發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘、預(yù)警和預(yù)測以及智能化分析等工作的作用。

5 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校的檔案管理工作開始增加對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，以促使檔案管理工作質(zhì)量的提升。在實(shí)際工作中，需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，打造專業(yè)化的信息平臺(tái)，促使檔案管理系統(tǒng)更加完善。在其作用得到發(fā)揮的同時(shí)，還需要建設(shè)完善的檔案管理體系，以為我國高校檔案管理工作的積極發(fā)展提供強(qiáng)大保障。