淺析檔案中信息化管理的應(yīng)用

王 娟

（甘肅省水利科學(xué)研究院 甘肅 蘭州 730000）

1 引言

檔案是研究人員在研究活動(dòng)中產(chǎn)生的極具價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。新時(shí)期，檔案管理信息化水平不斷提高，為了進(jìn)一步完善信息化管理工作，要重視結(jié)合大數(shù)據(jù)背景，通過(guò)有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理能力，能夠?yàn)闄n案管理工作開(kāi)展提供有效的技術(shù)保證。因此，本文分析了檔案管理信息化背景，提出了信息時(shí)代背景下開(kāi)展檔案信息化管理的具體方式[1]。

2 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

當(dāng)前信息技術(shù)的成熟度不斷提升，將社會(huì)帶入了全新的數(shù)據(jù)化時(shí)代。數(shù)字方式可明顯改善人類(lèi)的思維和生活方式，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作的實(shí)施產(chǎn)生根本影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代的突出特征是需要處理的數(shù)據(jù)信息量龐大。數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)形式多元化，除了傳統(tǒng)的文字，還有視頻、圖片等，這便對(duì)檔案管理提出了更高的需求。數(shù)據(jù)時(shí)代中各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的密度更高，速度與效率也較高，同時(shí)價(jià)值偏低，數(shù)據(jù)以量化形式向人類(lèi)傳輸，以上均為大數(shù)據(jù)時(shí)代的顯著特征。

2.1 提高檔案信息的可靠性

各個(gè)企事業(yè)單位檔案包含諸多方面的信息內(nèi)容，一旦信息檔案出現(xiàn)偏差，將會(huì)影響企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的統(tǒng)籌兼顧，同時(shí)將會(huì)嚴(yán)重阻礙各項(xiàng)工作的開(kāi)展。之所以出現(xiàn)這些現(xiàn)象，主要在于檔案管理不到位，工作方法不恰當(dāng)。因此，為了避免類(lèi)似問(wèn)題出現(xiàn)，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)而保證檔案信息的可靠性?；谡w的角度來(lái)分析，在檔案管理中引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題，彌補(bǔ)了其缺陷和不足，其最大應(yīng)用價(jià)值在于保證了信息的可靠性。

2.2 提高檔案信息的全面性

據(jù)調(diào)查顯示，諸多檔案企事業(yè)單位所搜集的數(shù)據(jù)信息往往存在一定的局限性，不能夠涵蓋其發(fā)展所需的信息。當(dāng)前這一問(wèn)題的出現(xiàn)，其歸根到底在于：各企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，并沒(méi)有給予數(shù)字化技術(shù)足夠的重視，仍然保持著以往的管理觀念。在許多情況下，我們的檔案管理并不能夠有效收集檔案信息，因此檔案信息自然很難實(shí)現(xiàn)，而數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，提高了檔案信息的全面性[2]。

3 檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前檔案管理中，管理信息化程度相對(duì)較低，極大地影響了檔案資料的管理和使用效率。

3.1 歸檔查閱耗時(shí)費(fèi)力

一般來(lái)講，紙質(zhì)的檔案資源都有專(zhuān)門(mén)的地方存放，也就是通常意義上的“檔案館”，不過(guò)由于紙質(zhì)文件歸檔過(guò)程較為麻煩，有時(shí)會(huì)發(fā)生材料在使用完歸檔前丟失、管理人員疏忽檢查存放錯(cuò)漏等問(wèn)題。加之傳統(tǒng)文書(shū)檔案存放地點(diǎn)固定，因此倘若想要借閱相關(guān)文件，就一定要到檔案館聯(lián)系管理人員入庫(kù)尋找，這對(duì)著急使用資料但卻無(wú)法在第一時(shí)間抵達(dá)檔案館的人員來(lái)說(shuō)，是一種極大的困擾。其次，部分高密級(jí)的重要文檔，通常有且只有一份，無(wú)法同時(shí)滿足兩個(gè)以上群眾使用，導(dǎo)致有關(guān)工作人員無(wú)法及時(shí)更新信息。最后，受工作時(shí)間限制，無(wú)法實(shí)現(xiàn)24 h查閱。

3.2 保管過(guò)程較為繁瑣

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案原件絕大部分都是紙質(zhì)的，但紙張的材料為樹(shù)木原漿，即使經(jīng)過(guò)了防腐處理，但經(jīng)年累月受不可抗力的影響，再加上材質(zhì)自身的物理、化學(xué)性質(zhì)改變、正常的翻閱磨損等，均會(huì)產(chǎn)生不同程度的傷害。除紙張自身外，存放紙張的地點(diǎn)、管理紙張的人員等變量，使得管理過(guò)程變得較為繁瑣。歸檔時(shí)，由于過(guò)多的文檔數(shù)量與檔案部門(mén)，對(duì)規(guī)章制度也有著眾多要求。文件在歸檔時(shí)，亦要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)厥瞻l(fā)、登記、批示、修改、定稿、辦理、借閱，以保證紙張文件完整性，才能夠在最大程度上避免文字材料缺失、統(tǒng)計(jì)報(bào)表不全、檔案管理混亂[3]。

4 檔案信息化管理的策略分析

檔案是信息與載體的綜合物，作為一種信息資源不斷發(fā)揮著積累與傳承作用。文獻(xiàn)檔案不僅能夠準(zhǔn)確記錄社會(huì)的發(fā)展歷程以及具有特征的活動(dòng)事件，還具有自身獨(dú)特的信息價(jià)值。無(wú)論使用技術(shù)還是文件管理方法均無(wú)法對(duì)冗繁的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的處理，這便導(dǎo)致相關(guān)檔案管理部門(mén)無(wú)法獲取及時(shí)有效地信息反饋，從而顯出一定的滯后性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)數(shù)據(jù)的管理和存儲(chǔ)能力的提升是時(shí)代發(fā)展的必然要求，因此檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)迎合新的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)文化資源進(jìn)行有效保護(hù)，進(jìn)一步完善檔案管理的制度和流程，從而挖掘檔案的附加價(jià)值，將文件管理的功能發(fā)揮到最佳狀態(tài)，從而加速檔案管理工作提升的步伐。

4.1 提升對(duì)信息技術(shù)的重視

為了使研究院所的檔案管理工作的信息化建設(shè)得到改善和優(yōu)化，必須針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題提出有效的解決方案。研究院所的領(lǐng)導(dǎo)、管理層必須具有現(xiàn)代化建設(shè)的意識(shí)，加快速度完成研究院所檔案管理工作的信息化，深刻了解研究院所檔案管理工作信息化建設(shè)之后所帶來(lái)的良好效果。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)研究院所檔案管理工作信息化的建設(shè)，能夠改善目前研究院所檔案管理工作的現(xiàn)狀，推進(jìn)研究院所的健康快速發(fā)展。在研究院所領(lǐng)導(dǎo)人和管理層的充分重視之下，研究院所檔案管理工作的信息化建設(shè)速度以及建設(shè)質(zhì)量才能夠得到保障。只有如此，才能夠有效推動(dòng)研究院所檔案管理工作的信息化建設(shè)，保障研究院所的健康發(fā)展。

4.2 提升檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)

研究院所領(lǐng)導(dǎo)人和相關(guān)管理層應(yīng)當(dāng)綜合、全面地了解目前研究院所檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并針對(duì)研究院所檔案管理人員的現(xiàn)狀，展開(kāi)相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)、信息化建設(shè)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等。這里值得注意的是，研究院所檔案管理工作的信息化建設(shè)是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的建設(shè)，所以需要有專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員到研究院所定期進(jìn)行培訓(xùn)，并檢查管理人員的日常工作。通過(guò)培訓(xùn)和工作檢查，能夠幫助研究院所檔案管理的管理人員不斷地學(xué)習(xí)和改進(jìn)，提升自身的綜合素質(zhì)，能夠?yàn)檠芯吭核臋n案管理工作的建設(shè)提供足夠的支持，快速幫助研究院所實(shí)現(xiàn)研究院所的檔案管理工作信息化建設(shè)。

4.3 樹(shù)立大數(shù)據(jù)下檔案管理的新理念

在檔案管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)在技術(shù)不斷提升的環(huán)境下，積極革新檔案管理理念，從而為具體的工作提供有效的指導(dǎo)。為了達(dá)成上述目標(biāo)，需要做好以下工作：一是在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，提升大數(shù)據(jù)的意識(shí)。未來(lái)，檔案信息化管理主要圍繞大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)施，因此工作人員應(yīng)建立更為前沿的理念，充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的價(jià)值和作用，并借助當(dāng)前的技術(shù)水平創(chuàng)新信息的管理路徑，從最基礎(chǔ)的技術(shù)水平逐漸發(fā)展到更為繁瑣的大量信息識(shí)別與處理，從而全面提升檔案的管理水平。從實(shí)施檔案管理工作的角度分析，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍逐漸拓展，其使用的先進(jìn)性也被更多的業(yè)內(nèi)人士認(rèn)可，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理也將成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。二是優(yōu)化數(shù)據(jù)信息的管理方法。此后實(shí)施檔案管理時(shí)應(yīng)進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性?xún)?yōu)勢(shì)，通過(guò)利用技術(shù)完善檔案管理的流程和路徑，如建立電子檔案時(shí)，工作人員便可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的檢索，根據(jù)檔案的具體類(lèi)別、存儲(chǔ)時(shí)間等線索來(lái)將龐雜的檔案信息進(jìn)行分類(lèi)整理，從而提升檔案存儲(chǔ)的系統(tǒng)性。在實(shí)施檔案信息的檢索和調(diào)閱時(shí)，工作人員也可將檔案管理工作更加細(xì)化，例如針對(duì)人事檔案的管理，便可在“人事管理”中實(shí)施信息的處理，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)提取人員的工作軌跡，并將相應(yīng)的信息發(fā)送給用戶(hù)，從而降低依次查閱檔案信息的繁瑣程度，充分提升工作的效率。

4.4 實(shí)現(xiàn)各部門(mén)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作中，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)將所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一的報(bào)關(guān)，保證檔案管理水平的一致性。因此需持續(xù)改善管理的路徑，積極促使相關(guān)部門(mén)充分挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。以當(dāng)前各項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，以數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了云存儲(chǔ)和計(jì)算職能，通過(guò)更為標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，工作人員可進(jìn)一步對(duì)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行創(chuàng)新管理，在完成整個(gè)單位信息的統(tǒng)計(jì)后，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)將不同種類(lèi)的檔案信息進(jìn)行匯集，將指標(biāo)檔案、人事檔案等統(tǒng)一匯集到云平臺(tái)中，以此為檔案管理的各流程和業(yè)務(wù)主體提供使用的便利，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全面共享，從而不斷滿足未來(lái)檔案信息管理更高的需求。

4.5 構(gòu)建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息平臺(tái)

為了實(shí)現(xiàn)最佳的檔案管理工作效果，在實(shí)施檔案信息管理時(shí)，應(yīng)建立不同的數(shù)據(jù)流通和共享平臺(tái)，在實(shí)際工作中應(yīng)充分挖掘并發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)優(yōu)勢(shì)，以此提升檔案管理的質(zhì)量和效果。在具體的實(shí)施階段，工作人員應(yīng)充分借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、接收、清理等處理環(huán)節(jié)，對(duì)各檔案信息的整理進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。后續(xù)實(shí)施中，工作人員也需充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，深入探索數(shù)據(jù)平臺(tái)的先進(jìn)性，從而摸索出未來(lái)大數(shù)據(jù)檔案管理的新方式。如可通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的采集將個(gè)人信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中，如果產(chǎn)生信息需求，便可通過(guò)數(shù)據(jù)識(shí)別來(lái)進(jìn)行更有針對(duì)性的信息檢索，從而獲得員工個(gè)人的全面信息，方便單位對(duì)員工的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理和存檔處理。對(duì)此，工作人員應(yīng)熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)整理和編輯檔案信息，不應(yīng)將不完整或者相對(duì)獨(dú)立的數(shù)據(jù)作為檔案管理的重點(diǎn)。因此，在情況允許時(shí)，應(yīng)建立更為全面和完整的數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，對(duì)所有的信息進(jìn)行統(tǒng)一的處理和分析，在充分溝通的情況下完成檔案資料的完善，以此滿足未來(lái)更高的檔案信息需求[4]。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程，要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)制定更加完善的信息化管理模式，從而才利于全面提高檔案管理質(zhì)量。希望通過(guò)以上闡述，能夠不斷提高信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平，以便為檔案信息化工作開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。