淺談工程總承包項目采購風險管理工作

冷秀月

(中國恩菲工程技術有限公司,北京 100038)

0 引言

采購管理工作是關系到工程總承包項目成敗的關鍵環(huán)節(jié),它與工程進度、質量、成本密不可分,是連接設計與施工的重要工作,實施采購階段的風險管理是EPC 工程總承包項目順利實施的重要保障。

采購風險是客觀存在的,采購風險事件的發(fā)生以及風險事件產生的后果均具有不確定性。采購風險管理是指工程總承包項目圍繞項目采購總體目標,對項目采購階段風險、采購環(huán)境風險的識別,經過綜合分析評估,根據項目實際情況和不斷變化的市場環(huán)境適時進行調整,采取風險控制措施,促進達成工程總承包項目采購目標,進而實現增加工程總承包項目利潤的效果。

采購風險管理首要工作是風險識別,盡快識別環(huán)境變化和管理短板導致的風險,并采取分析評價,才能有針對性的采取風險控制措施。

項目執(zhí)行階段不同,采購風險來源也不相同。對于EPC 工程總承包項目采購執(zhí)行階段來講,采購風險主要來源于招投標與合同簽訂、設備生產制造檢驗、設備催交與設備運輸、設備到現場移交與現場設備管理工作、采購分包合同結算等重大里程碑節(jié)點。本文主要介紹了國內工程總承包項目采購執(zhí)行階段的采購內部風險,結合往期建設項目經驗,提出了采購風險管控措施。

1 招投標與采購合同簽訂階段

招投標階段是設備采購過程中重要的工作環(huán)節(jié)之一。主要采購風險表現為:(1)設備請購文件的功能描述和采購數量不準確,或性能參數、規(guī)格型號描述不詳細,圖紙與請購文件描述不一致等,可能會產生購買到的物資與工程實際所需的物資產生偏離的情況。(2)設計變更頻繁發(fā)生,導致采買人員發(fā)布多次澄清,增加采購進度延誤的發(fā)生概率。(3)評標過程中,評標人員受評標時間約束,可能對招標文件或投標文件的理解不到位,評標結果受評標人員主觀因素影響較大,可能無法找到投標文件中的陷阱,錯失真正性價皆優(yōu)的供應商。

風險控制措施:(1)制定詳細的設計采購接口管理規(guī)定,規(guī)范請購資料的編制和審核流程,不斷完善設備標準化請購文件的編制工作。制定嚴格的設計變更管理制度,設計經理嚴格把關,并將其納入設計人員年度考核工作。(2)提高采購管理人員的技術能力與責任定位。采購人員的技術能力與責任心決定了項目執(zhí)行的流暢程度,會避免補充采購或重新招標的發(fā)生概率,確保采購執(zhí)行進度按計劃進行。(3)評標結果受評標人員責任心等方面影響,應選擇招標設備對應專業(yè)領域內的評標專家。并盡量給予充足、合理的評標時間,開標后,采購人員應第一時間將相關評標文件發(fā)送至各評標專家評審。

采購合同一旦簽訂,將作為承包商與供應商之間的法律文件。簽訂一份嚴謹且周密的采購合同,對于承包商或供應商來講,都是一份信譽保障。主要風險表現為:(1)設備采購合同商務條款對承包商執(zhí)行項目明顯不利,或出現墊資風險。技術協議中的設備規(guī)格型號、配件數量或外購件品牌等信息缺失或用詞含糊,導致供應商實際所提供的設備、備件與項目實際需求存在明顯差異。(2)供應商未按照承包商最終確認的圖紙加工生產或未注意到承包商反饋的修改意見,導致設備在現場無法正常安裝,出現無法連接水、電、氣管道等情況。

風險控制措施:(1)合同談判階段,嚴守關鍵商務條款,比如付款條件、到貨時間、質保金退還時間等,規(guī)避墊資風險。嚴格劃分供貨界區(qū),做到與現場施工界面的合理搭接。合同技術協議中明確設備的關鍵性能參數、規(guī)格型號、外購件品牌等。(2)前期圖紙、最終圖紙簽認。審核修改意見須留存簽字記錄或來往記錄,做好臺賬登記工作。

2 設備生產制造檢驗階段

設備監(jiān)造、檢驗是設備生產制造過程中的關鍵環(huán)節(jié),涉及到設備質量和采購進度管理。此階段工作,承包商通常委托給第三方檢驗公司,第三方檢驗公司從原材料、開始投料直至出廠前的制造、檢驗、試驗、驗收等過程進行見證、監(jiān)督和審核,了解設備的制造進度及質量控制情況。主要風險表現為:(1)第三方檢驗公司的專業(yè)水平參差不齊,檢驗服務質量受限于檢驗公司的自身實力。(2)如果承包商無法提供具體設備的檢驗要點與檢驗計劃,可能會出現檢驗公司提供的服務流于形式的情況,無法發(fā)現設備生產制造過程中的真正問題,無法確保設備質量達到合同要求。

風險控制措施:(1)在選擇第三方檢驗公司時,應重點關注檢驗公司的資質信譽以及項目業(yè)績,審閱項目檢驗團隊成員的工作簡歷以及檢驗人員是否具有相應的注冊執(zhí)業(yè)資格。(2)在監(jiān)理檢驗招標階段,要求投標方提供詳細的項目檢驗大綱,作為評標和項目后期執(zhí)行的監(jiān)管依據。承包商應依據公司的設備檢驗手冊、工程總承包合同與設備分包合同要求,應用科學的質量控制工具,組建專業(yè)的檢驗或質量工程師團隊,審核第三方檢驗公司提交的檢驗報告,規(guī)避第三方檢驗公司不認真履約,承包商無法約束檢驗公司的情況。

3 設備催交與設備運輸階段

設備催交是采購進度管理工作之一,涉及到設備能否按計劃進度生產,按期交貨。主要風險表現為:(1)承包商無法判斷反饋信息的真實性。比如:催交過程中,個別供應商口頭回復按期生產,但到設備臨近交貨期時,卻無法提供發(fā)貨材料,無法按期發(fā)貨。(2)供應商不按期回復催交文件,經辦人互相推諉,不落實生產具體情況。

風險控制措施:(1)承包商應留存設備制造過程中的各階段催交記錄,催交記錄不限于電話催交、微信催交、函件催交、郵件催交。承包商應要求供應商發(fā)送設備生產制造照片或視頻,必要時,可指派設備催交人員至設備生產現場查看實際生產情況,并記錄詳細情況。(2)對于經辦人互相推諉,不落實生產情況的供應商,采購管理人員應立即升級催交等級,及時聯系供應商主管領導,協調多方落實生產情況。情況嚴重者,在供應商考評環(huán)節(jié),對于此類合作態(tài)度差的供應商應予以降級考量。

國內工程總承包項目采購進口設備,會涉及到國際貿易物流,大多數的承包商公司尚不具備自營運輸的能力,通常委托給第三方。對于設備運輸階段,所涉及的基本環(huán)節(jié)有運輸、包裝、貨運代理選擇、集港、訂艙、進出口報關、運輸保險、國外清關、出口退稅等。

主要風險表現為:采用第三方物流時,可能會出現管理失控和信息不對稱風險。承包商不能及時掌握物流的真實信息?？赡軙霈F物流服務供應商不履行合同約定或先行承諾等風險。

風險控制措施:加強對第三方物流供應商的資質、業(yè)績考察。在委托第三方物流供應商前,承包商應首先開展物流方案設計,綜合考慮運輸條件、運輸時間以及發(fā)生貨損的幾率等。

4 設備到現場移交與現場設備管理工作

設備到場移交與現場設備管理階段,采購工作界面延展到了項目現場,采購與施工、安裝有了明顯的工作銜接,工作內容較為繁瑣。主要風險表現為:(1)供應商發(fā)貨管理文件的格式各不相同,且備品備件、易損件和專用工具數量巨大,會產生清點困難,無法清晰交接的情況。(2)涉及多方交接工作,易發(fā)生扯皮、推諉現象。(3)設備、材料易發(fā)生損失或破壞風險。

風險控制措施:(1)供應商提前提供發(fā)貨清單、備品備件移交清單、專用工具清單、隨機資料詳細清單等相關表格。以便設備到場后能及時開箱檢驗并移交,避免設備堆積而無法正常清點、移交。(2)卸車完成后應及時與業(yè)主、施工單位、監(jiān)理及供應商一同進行設備開箱檢驗,并在開箱檢驗報告中簽字,及時移交給施工單位保管。(3)在設備現場保管階段,國內項目現場一般將設備保管工作轉移給了安裝單位,設備保管的好與差直接影響著項目進度和質量,因此在現場設備管理過程中需加強對安裝單位保管工作的監(jiān)督和管理,建議形成有效的獎懲措施或管理手段以促進安裝單位提高保管質量。

5 采購分包合同結算階段

采購分包合同結算是工程總承包項目采購階段的重要收尾工作。主要風險表現為:(1)在供應商違約的情況下,出現采購過程文件缺失,不完整,承包商無法提供有利的結算依據。(2)當事人雙方對于分包合同條款的責任和義務理解不一致,發(fā)生爭議。

風險控制措施:(1)加強采購文檔管理工作。收集整理相關采購過程文件,可為承包商提供有利的證明文件及結算依據。(2)采購合同簽訂初期,選擇適合的合同計價方式,并設置相應的罰款條款,可合理分擔風險,降低爭議發(fā)生的概率。對于合同條款,雙方應在合同談判階段,達成一致共識。

6 結語

采購風險管理是工程項目風險管理的一個子系統,是在項目風險框架下,對物資采購過程的風險管理。本文以項目采購管理人員的角度,淺顯地列舉了工程總承包項目采購執(zhí)行階段部分風險識別、風險防范等內容。采購風險管理可為采購管理工作的順利開展提供良好的運行環(huán)境,降低損失發(fā)生的概率,促進項目達成預定目標。