信息化背景下文書網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作分析

劉 丹

（昆明市呈貢區(qū)食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心 云南 昆明 650500）

1 引言

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的文書檔案信息化是“互聯(lián)網(wǎng)+”思維在文書檔案管理領(lǐng)域的具體應(yīng)用，是信息化社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)。只有抓好文書檔案信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能真正提升管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。故此，有必要立足于信息化背景，重點(diǎn)探討文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，尋找文書檔案信息化管理的新思路，為相關(guān)單位提供可供參考的路徑。

2 信息化背景下文書網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 有利于增強(qiáng)管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫的形成

傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式中，文書檔案主要以紙質(zhì)文件的形式呈現(xiàn)，難以實(shí)現(xiàn)一站式處理，進(jìn)而導(dǎo)致系統(tǒng)性、全面性不足。為了降低文書檔案管理難度、檢索難度和利用難度，增強(qiáng)管理質(zhì)量，必須要將信息技術(shù)應(yīng)用其中[1]。一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)或者物聯(lián)網(wǎng)終端的文書檔案管理系統(tǒng)，可以更為快速便捷地對(duì)文書檔案進(jìn)行分類，直接瀏覽相應(yīng)的文書檔案目錄，進(jìn)而推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫的形成。同時(shí)，從信息化的角度對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，可以提升文書檔案在編目、鑒定、保管過程中效率，實(shí)現(xiàn)一站式處理，節(jié)省人力資源成本，降低工作人員的工作壓力?？偠灾臅鴻n案信息化管理是提升管理、檢索、利用效率的必然要求，是未來文書檔案管理工作的發(fā)展方向。

2.2 有利于節(jié)約管理成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)

文書檔案管理的最終目標(biāo)是服務(wù)于單位決策，切實(shí)滿足不同主體的信息查閱需求。文書檔案信息化管理，可以有效節(jié)約管理成本，縮短工作流程以及工作時(shí)間。例如，從互聯(lián)網(wǎng)終端對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，可以有效避免占用檔案室過多的物理空間，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理在檔案保管、檔案環(huán)境維護(hù)領(lǐng)域的問題。除此之外，文書檔案信息化使得文書檔案能夠在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行傳輸，打破時(shí)間、空間層面的傳輸壁壘的同時(shí)，留存相應(yīng)的記錄，提升安全管理的實(shí)效[2]。

3 信息化背景下文書網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作中存在的問題

3.1 文書檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，管理利用基礎(chǔ)薄弱

由于信息技術(shù)在文書檔案領(lǐng)域的應(yīng)用較晚，導(dǎo)致部分單位文書檔案數(shù)字化進(jìn)程滯后，更談不上應(yīng)用相關(guān)的軟件和技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理與利用。一是缺乏可利用的高效設(shè)備和軟件，難以朝著信息化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型[3]。部分單位尚未采購并配備高速掃描儀、文件格式轉(zhuǎn)化軟件，紙質(zhì)類文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字類文書檔案的效率不高。二是人手不足問題突出。近年來，各個(gè)單位文書檔案資料的數(shù)量激增，如何在處理存量的基礎(chǔ)上，對(duì)增加的文書檔案進(jìn)行處理，困擾著文書檔案管理人員。

3.2 文書檔案信息化管理體系不完善，缺乏工作思路

當(dāng)前，部分單位文書檔案信息化管理體系不完善，導(dǎo)致工作流程、工作內(nèi)容、工作職責(zé)較為模糊，難以推進(jìn)文書檔案信息化管理工作有序開展。一是規(guī)章制度不健全，缺乏信息化建設(shè)的思路以及規(guī)劃，導(dǎo)致文書檔案管理人員對(duì)文書檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)較為模糊，不知道從何入手。例如，圖片、影像、聲像等不同類型的文書檔案應(yīng)當(dāng)采用何種格式；文書檔案信息化建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)應(yīng)如何劃分；文書檔案信息化應(yīng)達(dá)到何種標(biāo)準(zhǔn)等等，都沒有在規(guī)章制度上予以體現(xiàn)。二是存在安全管理漏洞，影響正常管理。當(dāng)前，部分單位過于強(qiáng)調(diào)對(duì)文書檔案的利用，忽視從安全角度對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致安全保障工作滯后[4]。一方面，技術(shù)手段以及管理措施不科學(xué)，既沒有對(duì)文書檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密管理，也沒有采用數(shù)字水印、數(shù)字密鑰技術(shù)對(duì)文書檔案本身進(jìn)行加密。另一方面，文書檔案?jìng)浞莨ぷ鳒螅臅鴻n案被非法加密后難以恢復(fù)正常工作。

3.3 文書檔案立卷歸檔工作不科學(xué)，歸檔不及時(shí)問題突出

文書檔案具有重要的價(jià)值，其是否具備全面性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性，將會(huì)直接影響后期的利用。然而，當(dāng)前部分單位文書檔案立卷歸檔工作不科學(xué)，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的質(zhì)量。一是OA辦公系統(tǒng)、公文處理系統(tǒng)與文書檔案系統(tǒng)之間仍未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，部分信息無法自動(dòng)生成與同步，導(dǎo)致文書檔案中的信息更新不及時(shí)。同時(shí)，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的壁壘也使得文書檔案管理人員或者其他工作人員難以及時(shí)補(bǔ)錄、上傳相應(yīng)的信息材料。二是部分單位文書檔案流轉(zhuǎn)不及時(shí)，相關(guān)部門的人員沒有及時(shí)送交資料至檔案室。一方面，部分文件擬辦、批示以及傳閱后沒有及時(shí)立卷歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致文件發(fā)生丟失、損毀的現(xiàn)象。另一方面，部分單位尚未明確各個(gè)階段的流轉(zhuǎn)期限、歸檔期限，責(zé)任落實(shí)度不高，導(dǎo)致歸檔效率和質(zhì)量低下。

4 信息化背景下文書網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作的有效對(duì)策

4.1 深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步減少紙質(zhì)檔案

未來，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，文書檔案勢(shì)必會(huì)朝著全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為此，單位必須要深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，為后續(xù)的管理和利用提供條件。一是要配備和更新可供利用的高效設(shè)備和軟件，優(yōu)化管理環(huán)境。具體而言，可以結(jié)合單位文書檔案管理難度、管理量以及管理需求來采購相應(yīng)大型掃描儀器、文件格式轉(zhuǎn)化軟件以及檔案管理軟件，科學(xué)高效地對(duì)紙質(zhì)類文書檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。二是可以通過招聘專業(yè)兼職人員來緩解文書檔案管理壓力，推進(jìn)文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的進(jìn)程。同時(shí)，單位也可以探索通過業(yè)務(wù)外包的方式，進(jìn)一步集中對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)資源高效調(diào)配與利用。

4.2 完善文書檔案信息化管理體系，理清工作思路

思路和方法是文書檔案信息化管理的“橋”和“船”，思路對(duì)事半功倍，思路不對(duì)則事半功倍。單位要善于抓住文書檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問點(diǎn)，細(xì)化工作流程、工作內(nèi)容，明確權(quán)責(zé)，避免文書檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)無序化管理的問題。一是要強(qiáng)化制度建設(shè)。一方面，要根據(jù)檔案管理法規(guī)以及其他規(guī)范性文件的要求，立足于單位實(shí)際，制定或者修訂文書檔案管理制度。制度應(yīng)當(dāng)包含多方面的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)能夠有效指導(dǎo)文書檔案管理人員的工作。另一方面，要抓住制度建設(shè)中的重點(diǎn)。首先，要推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)工作，明確圖片、影像、聲像等不同類型文書檔案的格式。其次，要合理劃分文書檔案管理部門與其他部門的權(quán)責(zé)，形成互相配合、互相協(xié)作、互相協(xié)調(diào)的檔案管理機(jī)制。最后，要明確文書檔案歸檔、立卷的標(biāo)準(zhǔn)，避免后期重復(fù)加工、重復(fù)處理問題的產(chǎn)生。二是要強(qiáng)化安全保障，有效應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)。一方面，要綜合利用數(shù)字水印、數(shù)字加密、云密鑰、區(qū)塊鏈以及其他安全管控技術(shù)對(duì)文書檔案數(shù)據(jù)庫及文書檔案進(jìn)行加密管理。另一方面，做好文書檔案?jìng)浞莨ぷ?，及時(shí)備份至云終端。

4.3 嚴(yán)格文書檔案立卷歸檔工作，確保文書檔案歸檔及時(shí)

要保障文書檔案的價(jià)值，提升管理時(shí)效，就必須要抓好立卷歸檔工作，一是要進(jìn)一步對(duì)散亂的信息資源進(jìn)行整合，充實(shí)文書檔案的內(nèi)容。單位可以通過技術(shù)手段關(guān)聯(lián)OA辦公系統(tǒng)、公文處理系統(tǒng)與文書檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的生成與同步，提升整理加工效率和質(zhì)量。二是要增強(qiáng)文書檔案歸檔意識(shí)，確保信息資料能夠及時(shí)歸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)局，確保文書檔案全面性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性。為此，單位可以明確各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)限以及歸檔時(shí)限，避免信息資料長時(shí)間堆積，提升歸檔效率和質(zhì)量。

5 結(jié)語

信息化背景下，做好文書檔案工作需要借助相應(yīng)的信息化技術(shù)，推動(dòng)文化檔案管理與信息技術(shù)的高度融合。對(duì)于單位而言，文書檔案管理工作是否能夠取得成效，將會(huì)影響單位的決策。只有抓好文書檔案信息化管理工作，才能真正彰顯文書檔案的價(jià)值，為單位領(lǐng)導(dǎo)以及其他檔案需求主體提供參考依據(jù)。從宏觀上來看，單位必須要科學(xué)規(guī)劃、理清思路，投入充足的人、財(cái)、物以及其他資源，保障該項(xiàng)工作順利開展。從微觀上來看，單位一是要深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步減少紙質(zhì)檔案；二是要完善文書檔案信息化管理體系，理清工作思路。三是要嚴(yán)格文書檔案立卷歸檔工作，確保文書檔案歸檔及時(shí)。