檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理改革中的必要性及價(jià)值探究

李 琳

（駐馬店市中醫(yī)院 河南 駐馬店 463000）

1 引言

當(dāng)前階段，我國的各種科學(xué)技術(shù)取得了快速的發(fā)展和進(jìn)步，將這些技術(shù)進(jìn)行合理化的應(yīng)用，能夠有效的推動(dòng)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。相應(yīng)的，在現(xiàn)代化醫(yī)院檔案信息管理改革的工作中，也應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到各種信息化技術(shù)的優(yōu)勢，并進(jìn)行信息化的檔案建設(shè)。從其積極作用來看，能夠在完成對(duì)各種信息有效管理的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步的提升訪問文件和相關(guān)檔案的效率，從而方便各項(xiàng)工作的順利開展。更可以利用檔案數(shù)據(jù)整合后的綜合信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，提取更有效的數(shù)據(jù)，更好地滿足臨床及醫(yī)院其他相關(guān)科室發(fā)展的需求。除此之外，這種信息化的管理，還能夠有效避免在傳統(tǒng)的檔案管理工作中所出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，一些圖片掃描信息，也更好地避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不便于保存和查閱[1-2]。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的積極作用

2.1 促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)事業(yè)發(fā)展

從互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢來看，其能夠形成一個(gè)相對(duì)完整的信息化系統(tǒng)。其中，各個(gè)部門、各個(gè)醫(yī)院所涉及到的各種信息都能夠及時(shí)地上傳到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，從而達(dá)到資源共享的目的。從現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，若想有效地發(fā)揮現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)在醫(yī)院發(fā)展中的積極作用，進(jìn)一步提升信息化的管理水平，需要結(jié)合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展所帶來的各種優(yōu)勢。將患者就醫(yī)、醫(yī)護(hù)工作者的相關(guān)信息及時(shí)地上傳到系統(tǒng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。在進(jìn)行信息化不斷建設(shè)的工作中，能夠借助信息化管理平臺(tái)的優(yōu)勢，加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院之間的信息聯(lián)動(dòng)性。醫(yī)院之間進(jìn)行信息交流，從而促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的整體發(fā)展水平[3-4]。

2.2 對(duì)管理水平的提升產(chǎn)生的積極作用

在醫(yī)院發(fā)展的過程中，檔案管理發(fā)揮了其自身獨(dú)特的作用。作為醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要包括了對(duì)患者的記錄、醫(yī)務(wù)人員的記錄以及醫(yī)院在發(fā)展過程中所進(jìn)行的各種財(cái)務(wù)方面的管理和記錄等內(nèi)容。從其積極作用來看，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，將這些信息及時(shí)上傳，如果在后期的工作中，發(fā)現(xiàn)了相似的病患問題，能夠借助之前的患者治療記錄，進(jìn)行及時(shí)、有效的解決，從而更好地幫助患者恢復(fù)健康。另外，對(duì)于研究人員來講，也能夠根據(jù)這些類似的患病方案，進(jìn)行解決方案的進(jìn)一步研究。對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展來講，通過對(duì)各種合理化、規(guī)范化管理舉措的制定，健全相應(yīng)的檔案管理資料，為醫(yī)院未來的發(fā)展指明方向[5]。

2.3 對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量提升的積極作用

近年來，伴隨著我國醫(yī)療改革事業(yè)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求。醫(yī)院為了獲得進(jìn)一步的發(fā)展，也進(jìn)行了規(guī)模的擴(kuò)大，在一定程度上增加了檔案管理的難度。在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作中，基本上都是以“天”為單位，進(jìn)行各種檔案的收集、整理和分析。在檔案數(shù)量與日俱增的背景下，管理人員的工作壓力和工作難度明顯增大。并且在進(jìn)行檔案管理的過程中，如果缺乏了對(duì)其中某個(gè)環(huán)節(jié)的重視，將會(huì)嚴(yán)重地影響檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。充分借助現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢，可以在一定程度上有效地避免在傳統(tǒng)的管理工作中出現(xiàn)的人為主觀因素所產(chǎn)生的影響。另外，借助掃描器的優(yōu)勢，達(dá)到無紙化的目的，極大的提高了檔案保存及查閱工作的效率和質(zhì)量。

2.4 對(duì)于檔案保管有效性的提升產(chǎn)生的影響

在傳統(tǒng)的檔案保存中，通常需要借助各種紙質(zhì)版的文件。但是，由于醫(yī)院相關(guān)的工作人員管理意識(shí)不足，其管理效率較低、檔案的分類不合理，甚至在部分的醫(yī)院中還未設(shè)立檔案管理室，導(dǎo)致相關(guān)的工作無法有序開展。在借助信息化的技術(shù)優(yōu)勢之后，便可以有效的避免上述問題的發(fā)生。不僅在一定程度上增加了檔案存儲(chǔ)的信息量，同時(shí)還能夠進(jìn)一步提升檔案保存的效率。針對(duì)在傳統(tǒng)的檔案管理工作中所出現(xiàn)的檔案損失、數(shù)據(jù)丟失、檔案篡改的問題，都能夠進(jìn)行有效的解決，從而為醫(yī)院今后的發(fā)展提供充足的保障。

2.5 歷史意義

從其歷史意義來看，基層醫(yī)院能夠根據(jù)先前的工作經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)的管理方案，找到之前工作過程中出現(xiàn)的各項(xiàng)問題和解決方案，并且在后期的工作中對(duì)于經(jīng)常出現(xiàn)問題的時(shí)段、內(nèi)容引起注意，減少不必要的失誤。

2.6 檔案和醫(yī)院文化建設(shè)

從檔案管理和醫(yī)院文化建設(shè)的角度來看，大多數(shù)的歷史檔案都能夠?yàn)楹笃诘墓ぷ魈峁┲笇?dǎo)意見，多是醫(yī)院前期的發(fā)展過程中表現(xiàn)的工作形式和發(fā)展特點(diǎn)。在醫(yī)院的發(fā)展過程中，醫(yī)院的文化建設(shè)和檔案管理是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的關(guān)系，醫(yī)院的檔案管理對(duì)于人力資源的管理、醫(yī)院的誠信文化、醫(yī)院形象的建立等都發(fā)揮著重要的作用。根據(jù)醫(yī)院在前期發(fā)展中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，領(lǐng)導(dǎo)者可以安排文秘人員編撰優(yōu)秀人才的宣傳書和醫(yī)院文化的宣傳書，讓員工在感受醫(yī)院魅力的同時(shí)，增進(jìn)對(duì)醫(yī)院文化的理解，從而更好地激發(fā)員工的工作熱情和工作信心。

2.7 在醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展方面

在醫(yī)院的歷史文化檔案中，包括了眾多員工的優(yōu)秀事跡、醫(yī)院所獲榮譽(yù)和所遭遇的各種問題。為此，醫(yī)院可以設(shè)置專門的檔案展覽空間，將這些內(nèi)容定期向員工展示。一方面，員工能夠通過優(yōu)秀工作者的相關(guān)事跡，激發(fā)工作積極性。另一方面，在醫(yī)院發(fā)展中如果遇到了相關(guān)的問題，能夠根據(jù)先前的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行針對(duì)性的解決，從中吸取教訓(xùn)。

3 新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題

3.1 缺乏網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識(shí)

在對(duì)醫(yī)院的信息化建設(shè)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)；許多醫(yī)院缺乏網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識(shí)，對(duì)于一些基本的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)都不夠了解，更沒有建設(shè)相應(yīng)的安全防護(hù)制度，以致在出現(xiàn)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全問題時(shí)，缺乏相應(yīng)的解決策略，導(dǎo)致了一些信息的泄露。

3.2 保持固有觀念

在不同的歷史時(shí)期，對(duì)于醫(yī)院的信息管理工作有著不同的要求，在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的當(dāng)下，許多醫(yī)院仍然保持固有觀念，造成信息管理工作落后。許多醫(yī)院為了追求穩(wěn)定發(fā)展，其網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作一直沒有顯著的改變，也沒有推出新的措施。在科技發(fā)展日益進(jìn)步的今天，傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作已經(jīng)很難有效防控醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全。

3.3 財(cái)務(wù)管理方面的問題

隨著科技的發(fā)展，在醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理中，財(cái)務(wù)方面的改革是重要的一方面。在這樣的現(xiàn)狀下，如何建立有效的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系，更好地對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的財(cái)務(wù)進(jìn)行有效控制與管理，從而促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部財(cái)政支出和收入的平等性，更好地發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)有效管理的積極作用，成為了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中重要的一方面。但在研究中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的內(nèi)控體系建設(shè)中還存在著一定的問題。

3.4 對(duì)管理人員的專業(yè)能力方面的影響

當(dāng)前階段，在信息化發(fā)展十分迅速的背景下，醫(yī)院的檔案管理工作中必須要充分認(rèn)識(shí)到管理人員的專業(yè)素養(yǎng)在此過程中產(chǎn)生的重要作用。醫(yī)院管理人員存在著專業(yè)能力不足的問題。如在對(duì)某些檔案管理的過程中，多是對(duì)一些紙質(zhì)版的檔案，并未充分的認(rèn)識(shí)到技術(shù)的優(yōu)勢，將這些紙質(zhì)版的信息及時(shí)的上傳到信息庫的系統(tǒng)中，從而導(dǎo)致在后期的工作中查詢不到完整的信息。另外，部分的醫(yī)院對(duì)于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求不高，認(rèn)為只需要掌握基本的工作能力便可以勝任這部分的工作，從而導(dǎo)致工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足、缺乏對(duì)相關(guān)信息的認(rèn)知、對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用能力不足等相關(guān)的問題，嚴(yán)重影響了檔案信息管理的質(zhì)量。

4 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理改革中的具體舉措

4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

在當(dāng)今的時(shí)代背景之下，醫(yī)院的相關(guān)工作人員必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和其對(duì)醫(yī)院發(fā)展所產(chǎn)生的積極作用。并能夠結(jié)合相關(guān)的管理理念，從醫(yī)院的未來發(fā)展規(guī)劃角度進(jìn)行綜合性的考慮，從而進(jìn)一步提升管理的質(zhì)量和水平。

在今后的工作中，管理人員需要轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理的理念，將其中的每個(gè)環(huán)節(jié)都納入到醫(yī)院的檔案管理工作體系中，另外，在醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者層面也需要不斷地提高思想認(rèn)識(shí)，保障整個(gè)醫(yī)院內(nèi)部都能夠具備較高的管理意識(shí)。為此，可以通過引進(jìn)資本、引進(jìn)人才的方式進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。

4.2 針對(duì)醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，建設(shè)完善的檔案管理制度

根據(jù)行業(yè)的相關(guān)發(fā)展規(guī)劃，國家出臺(tái)了《中華人民共和國檔案法》。根據(jù)其精神，在今后的發(fā)展過程中，醫(yī)院需要結(jié)合具體的法律法規(guī)的相關(guān)要求，結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)于現(xiàn)階段的管理工作中所存在的各種問題進(jìn)行不斷的調(diào)整和優(yōu)化升級(jí)，從而更好地發(fā)揮出檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中的積極作用，獲得更加優(yōu)越的市場競爭地位。為此，在醫(yī)院的相關(guān)工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性之后，還需要有效地借助現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢，將其中涉及到的各種檔案信息進(jìn)行及時(shí)的保存和上傳。如其中所涉及的一些信息系統(tǒng)的管理制度、聲像的處理方式、保存制度等內(nèi)容，都需要進(jìn)行及時(shí)的更新。

4.3 不斷完善醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)

在進(jìn)行信息化管理改革的工作中，需要借助信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢。進(jìn)一步提升各種管理信息的科學(xué)性、穩(wěn)定性和高效性。為此，醫(yī)院需要對(duì)相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化和升級(jí)，針對(duì)醫(yī)院在運(yùn)營的過程中，所涉及到的各種信息，及時(shí)上傳到信息庫系統(tǒng)中。同時(shí)，各個(gè)部門之間加強(qiáng)交流和合作，形成一個(gè)相對(duì)完整、安全的監(jiān)督系統(tǒng)，對(duì)于信息庫系統(tǒng)中的各種檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新和升級(jí)，確保信息的及時(shí)性和有效性。除此之外，針對(duì)信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建中利用到的硬件設(shè)備和設(shè)施，也需要對(duì)其進(jìn)行檢修和維護(hù)。如果發(fā)現(xiàn)了部分設(shè)備出現(xiàn)了運(yùn)行故障，需要及時(shí)上報(bào)給上級(jí)部門，盡快維修或者進(jìn)行設(shè)備的更新?lián)Q代。針對(duì)軟件方面所產(chǎn)生的問題，則需要定期進(jìn)行垃圾的清理和病毒的查殺，從而更好地發(fā)揮其積極作用。

4.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)水平的提升

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，還需要有充足的檔案管理人員作為支撐和保障，有效提升檔案管理的工作質(zhì)量。為此，在進(jìn)行信息化技術(shù)引進(jìn)的過程中，一是，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度。讓他們能夠充分認(rèn)識(shí)到各種新式的信息化管理方式和管理設(shè)備的優(yōu)勢，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行合理化的應(yīng)用。二是，還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、錄入技術(shù)等專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和講解，不斷提升管理人員的操作能力和實(shí)踐能力。三是，從管理人員自身的角度來看，也需要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)。可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，在自己的工作之余加強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而更好地提升自身的專業(yè)能力，提高核心競爭力。

4.5 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，帶動(dòng)了各個(gè)產(chǎn)業(yè)的革新。在檔案管理的信息化建設(shè)中，可以充分地利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，將醫(yī)院在檔案管理工作中所涉及到的各種信息和相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)地上傳到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。另外，還要加強(qiáng)信息的備份處理，從而更好地推動(dòng)后期工作的有序開展。

5 結(jié)語

總體來看，在科學(xué)化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效提升必須要充分借助信息化體系的積極作用。否則，將會(huì)導(dǎo)致檔案難以進(jìn)行有效的保存，出現(xiàn)檔案丟失、篡改的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響醫(yī)院的經(jīng)營。為此，在今后的工作中，相關(guān)的工作人員需要充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)所產(chǎn)生的積極作用，根據(jù)現(xiàn)階段工作中存在的各種問題，進(jìn)行針對(duì)性的解決，從而有效地推動(dòng)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。