OA無紙化辦公環(huán)境下的電子檔案管理分析

陳 達(dá)，王樸珍

（益陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南 益陽 413055）

1 引言

在新形勢下，信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，電子檔案管理方式逐漸取代紙質(zhì)載體管理。在日常辦公中，購進(jìn)大量自動化設(shè)備，因而無紙化辦公開始逐漸流行。無紙化辦公不僅能有效整理信息，在管理上也十分便利，能節(jié)省一定時間，達(dá)到提升辦事效率目的。

2 無紙化電子檔案管理優(yōu)勢

在傳統(tǒng)檔案管理過程中，檔案存放需大量空間，同時在檔案資料整理及保護(hù)過程中，需較多工作人員操作，占用時間較多。但無紙化辦公可打破這樣局面，不僅能夠節(jié)省一定工作成本，還能提升工作效率。針對電子資料管理，只需少數(shù)人員操作，便可管理大量資料信息，節(jié)省時間，提升工作效率[1]。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的差異

3.1 檔案保管方式的差異

對于電子文件來講，實(shí)際操作過程中有多種優(yōu)勢，例如操作簡單、便于存儲等。另外，信息傳遞速度也很快，對存儲空間要求較低。但是電子檔案在安全性能上卻不及紙質(zhì)檔案。相對而言，計(jì)算機(jī)在實(shí)際工作中經(jīng)常會面臨一些問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、被篡改，這就給電子檔案管理帶來一定挑戰(zhàn)。而對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來講，管理過程復(fù)雜，但對檔案保存時間長。對其保存時只需進(jìn)行防霉、防蛀以及針對破損紙張補(bǔ)救即可。但電子檔案操作多，應(yīng)給予特殊性保護(hù)，避免發(fā)生數(shù)據(jù)泄露[2]。

3.2 檔案歸檔方式存在著較大不同

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案歸檔方式有較大不同。電子文件歸檔方式有兩種，一種是邏輯歸檔，另外一種是物理歸檔。前者最大優(yōu)勢體現(xiàn)在對電子文件能進(jìn)行完整保存，同時能進(jìn)行查詢、使用。后者則應(yīng)用在電子文件進(jìn)行備份脫機(jī)保存等。對于傳統(tǒng)檔案，在歸檔方式上主要是文件及項(xiàng)目完成后進(jìn)行的一種歸檔，項(xiàng)目歸檔以科技類文件為主。電子檔案歸檔過程從時間上分為實(shí)際歸檔及定期歸檔。在歸檔過程中形成文件，最終由部門移交給管理單位，確保文件有電子數(shù)碼簽名。

3.3 文檔利用方式上存在著較大的不同

紙質(zhì)文檔在利用過程中能為讀者提供紙質(zhì)載體，例如檔案原件以及自制文件和經(jīng)過二次加工的產(chǎn)品等。紙質(zhì)載體可直接讀取。而電子文檔在利用過程中具備多樣化特征，能直接提供出加工產(chǎn)品，這種產(chǎn)品里面包含了電子文檔信息，能滿足讀者實(shí)際需求。但電子文檔的數(shù)據(jù)需要通過設(shè)備讀取，應(yīng)對電子設(shè)備或相關(guān)閱讀軟件進(jìn)行有效利用。

4 電子檔案管理中面臨的現(xiàn)狀

4.1 對電子檔案管理缺乏正確認(rèn)識

當(dāng)前形勢下，由于科學(xué)技術(shù)快速化發(fā)展，檔案管理部門在實(shí)際工作中購進(jìn)大量辦公設(shè)備，在一定程度上取代以往紙質(zhì)文件管理。但實(shí)際工作管理中，一些工作人員不能順應(yīng)時代步伐，思想上陳舊，對電子檔案缺乏合理性認(rèn)識，未能足夠重視電子檔案管理。他們內(nèi)心沒有接受電子信息改變，在實(shí)際工作中往往采用消極心理對待。由于存在錯誤認(rèn)知，沒有將電子檔案管理落實(shí)，致使一些電子文件無人管理。

電子檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)被刪除。另外，一些檔案管理機(jī)構(gòu)由于設(shè)備自身存儲有限，新電子文件會覆蓋舊文件。同時還有一些電子文件和紙質(zhì)文件在管理方式上不統(tǒng)一，最終導(dǎo)致電子文件經(jīng)常丟失，對工作有一定阻礙。

4.2 缺乏專業(yè)化管理人才

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速化發(fā)展，要想真正意義上進(jìn)行信息化檔案管理，應(yīng)不斷提升工作人員專業(yè)化知識，使其具備一定技術(shù)水平。但從當(dāng)前形勢上看，檔案管理部門中，大部分管理人員能靈活運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理，但電子檔案管理運(yùn)用不靈活，不能將信息化管理工作落實(shí)。因此，對一些管理部門而言，缺乏專業(yè)化管理人才。在一定程度上如果不能提高人員綜合素質(zhì)，就算擁有先進(jìn)機(jī)器設(shè)備，也不能有效利用，最終管理水平依然處于低等化水平中低下。

4.3 缺乏法律效力

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因?yàn)槭窃?，相對?yán)謹(jǐn)。與其相比，電子檔案一些文件被存儲在電腦中，缺乏固定載體，因此電子檔案在法律效力上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。另外，針對電子檔案日常管理工作，沒有針對不同部門進(jìn)行管理，電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案后，不能得到有效確認(rèn)，導(dǎo)致電子檔案缺失檔案資格，不能發(fā)揮作用。

5 電子檔案管理問題解決對策

5.1 完善法律法規(guī)，加強(qiáng)電子檔案管理工作

從目前電子檔案管理工作來看，應(yīng)積極完善其法律效力等問題，針對電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)換中存在法律失效情況進(jìn)行探討。

第一，尊重電子檔案管理主體地位，給予檔案館一定的權(quán)力，這樣才能確保其將電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)換，更好展開電子文件相關(guān)工作，例如保存、歸檔和管理等。

第二，針對電子文件，在制作流程及保存要求上應(yīng)具有明確規(guī)定，制定相關(guān)制度，建立健全電子檔案的簽名制度等。電子檔案管理具有一定特殊性，從法律層面來講，電子文件在向文檔轉(zhuǎn)化時應(yīng)具有嚴(yán)格遵守流程，這樣才能保證檔案的真實(shí)性。

第三，只有在真正意義上保證檔案具有真實(shí)合理性特征，才能確保電子檔案具備一定法律效力。

5.2 維護(hù)管理設(shè)備，完善管理體制

想切實(shí)保障電子文件的安全性，應(yīng)積極完善管理體制。作為管理機(jī)構(gòu)，針對工作人員內(nèi)容、職責(zé)等進(jìn)行明確規(guī)定，證電子文件的完整性。在完善的管理制度下，電子文件能被有效保存、歸檔。另外，電子檔案存儲形式上還可尋求一種新方式，以優(yōu)化管理制度。對于設(shè)備維護(hù)，作為管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期維護(hù)，管理人員還應(yīng)排除一些安全隱患，定期修補(bǔ)安全漏洞。針對硬件維護(hù)應(yīng)注意環(huán)境問題，保證設(shè)備傳遞過程中存儲文件能有效運(yùn)行。

5.3 加強(qiáng)對軟件、硬件管理

新形勢下應(yīng)創(chuàng)新電子檔案存儲方式，給檔案管理部門設(shè)備。另外，針對歸檔的電子檔案和數(shù)據(jù)等應(yīng)使用通用格式，利用光盤、硬盤進(jìn)行有效存儲，防止管理系統(tǒng)中出現(xiàn)漏洞。防火墻應(yīng)定期升級，做好上傳檔案的工作。

硬件管理中對于數(shù)據(jù)存儲應(yīng)嚴(yán)格控制好溫度，20℃為宜，濕度保持在35%左右。給予有效防磁措施，對于服務(wù)器主機(jī)及硬件設(shè)施應(yīng)不斷升級，保證電子信息數(shù)據(jù)在保存中能夠安全、真實(shí)。

5.4 加強(qiáng)專業(yè)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)

要想真正意義上提升管理水平，應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)化人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)。作為單位，在實(shí)際經(jīng)營過程中，針對管理人員素質(zhì)給予一定投資，打破以往傳統(tǒng)性觀念，認(rèn)識電子檔案的重要性。另外，在建設(shè)人才隊(duì)伍過程中，應(yīng)積極培養(yǎng)學(xué)員綜合能力，順應(yīng)時代發(fā)展，招聘一些復(fù)合型人才，完善管理人才機(jī)制，確保人才綜合素質(zhì)的提升。防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)違法行為及篡改電子檔案信息的情況。作為檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，對信息技術(shù)有效掌握，確保成為多重內(nèi)容理論的復(fù)合型專業(yè)人才。只有提升人員綜合素質(zhì)才能對管理設(shè)備進(jìn)行有效利用，嚴(yán)格管理電子檔案，最終給用戶提供良好服務(wù)[3-4]。

6 結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前社會發(fā)展形勢下，無紙化電子檔案管理模式是一種主流形勢。與傳統(tǒng)管理方式相比，管理程序十分精簡，但日常會產(chǎn)生較多電子文件，對電子檔案管理人員提出要求。作為檔案部門應(yīng)利用科學(xué)技術(shù)手段，解決日常工作中難題，更好地為人民服務(wù)。另外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極完善管理制度，加強(qiáng)人員監(jiān)督管理，真正提升電子檔案管理水平，滿足人們所需。