基于數(shù)字化檔案規(guī)范管理途徑探究

張 輝

（泰安市醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)處 山東 泰安 271000）

1 引言

數(shù)字化檔案需要通過各項(xiàng)數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)檔案記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并且進(jìn)行存儲(chǔ)，該項(xiàng)技術(shù)目前為止已經(jīng)在許多企業(yè)進(jìn)行了拓展。實(shí)行數(shù)字化檔案規(guī)范管理，既可以降低檔案的管理成本，簡化了繁瑣的檔案流程，也可以提高檔案的安全性。另外在進(jìn)行查詢的時(shí)候也較傳統(tǒng)檔案管理更高效省力。但在拓展數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程中，依舊存在一些問題，我們需要更好的思路和形式去進(jìn)行途徑的拓展，力爭(zhēng)讓數(shù)字化檔案規(guī)范管理真正惠及千萬企業(yè)，暢通無阻的為企業(yè)提供更便利的檔案管理。

2 數(shù)字檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 防火墻設(shè)計(jì)疏漏

防火墻通常是用來防止電腦被惡意入侵或者植入木馬病毒的。一旦企業(yè)的數(shù)據(jù)資料庫被惡意侵入或者植入病毒，就相當(dāng)于過去有賊偷入了重要的檔案室?guī)旆?，可以進(jìn)行資料的篡改涂抹，甚至可以抹銷帶走所有的重要資料。這對(duì)于企業(yè)來說是致命的、難以接受的事故，可以對(duì)企業(yè)造成巨大的威脅。

2.2 更換系統(tǒng)時(shí)資料數(shù)據(jù)遺漏

近年來，信息化時(shí)代對(duì)于硬件的發(fā)展也起到了很大的推動(dòng)作用，許多企業(yè)會(huì)隔一段時(shí)間就更新?lián)Q代新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以便于提升辦公效率。但是在更新?lián)Q代的過程中往往會(huì)出現(xiàn)檔案更新備份困難，舊數(shù)據(jù)難以遷移入新數(shù)據(jù)庫，或者在升級(jí)系統(tǒng)時(shí)候由于不能兼容導(dǎo)致重要文件的丟失。由于忘記備份在硬盤之中，重裝系統(tǒng)引發(fā)的電腦故障導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)的檔案文件被同步格式化等。這些情況，或者是更新失敗都可能導(dǎo)致重要資料的丟失和遺落。

2.3 檔案保管者信息安全意識(shí)薄弱

新時(shí)代的檔案管理信息工作對(duì)于從業(yè)人員也提出了更高一層的要求。在過去的傳統(tǒng)型檔案信息處理事務(wù)當(dāng)中，大部分的工作人員安全意識(shí)不足，更遑論對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的防控。不僅沒有辦法對(duì)于檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，更是缺乏一套有層次的信息管理制度來規(guī)范信息安全，非常容易出現(xiàn)信息的外泄和丟失等狀況。企業(yè)的檔案管理部門也往往缺乏專業(yè)性強(qiáng)的專門人才，缺乏能夠適應(yīng)新型檔案規(guī)范管理的復(fù)合型人才。現(xiàn)有的人力資源模式難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求，成為了企業(yè)檔案信息化發(fā)展的絆腳石。

3 數(shù)字化檔案規(guī)范管理途徑實(shí)施要點(diǎn)

3.1 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息人才培養(yǎng)

數(shù)字檔案信息建設(shè)需要更專業(yè)的數(shù)字化人才，不僅需要掌握日常工作中會(huì)應(yīng)用到的相關(guān)的信息知識(shí)，也還要求具有極高的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，系統(tǒng)優(yōu)化管理意識(shí)。同時(shí)，要能夠?qū)⒅R(shí)應(yīng)用到實(shí)際操作的過程中去，真正做到能幫助檔案信息高效錄入，有序整理，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，安全防護(hù)。

為了滿足數(shù)字檔案信息人才的需求，企業(yè)應(yīng)該有意識(shí)地培養(yǎng)老員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行人員專業(yè)培訓(xùn)。在升級(jí)數(shù)字化信息系統(tǒng)的同時(shí)，也要對(duì)從業(yè)人員的整體素質(zhì)做培訓(xùn)和提升。除此之外，可以調(diào)整人才引進(jìn)計(jì)劃，加強(qiáng)激勵(lì)政策，擴(kuò)招一些數(shù)字化專業(yè)或者信息管理專業(yè)的專門性人才。

3.2 企業(yè)檔案和電子政務(wù)信息互通共建

企業(yè)信息不僅要保留在企業(yè)內(nèi)部，其中和政務(wù)有關(guān)的相關(guān)信息可以通過電子政務(wù)平臺(tái)來進(jìn)行采集上傳，做到即時(shí)輸送，在政府平臺(tái)上長期保管。這一方面可以減少企業(yè)儲(chǔ)存信息的安全壓力，也因?yàn)橛辛私y(tǒng)一的規(guī)范的制度，上傳的檔案文件格式內(nèi)容都是同步合規(guī)的，有利于企業(yè)之間和政企之間信息的交流互通。類似的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以有效促進(jìn)數(shù)字信息共享，上傳的紛雜檔案也可以更好的歸檔，保管起來更加安全放心[1]。

因此，我們?cè)跇?gòu)筑數(shù)字信息系統(tǒng)的時(shí)候，也要將能否和電子政務(wù)信息平臺(tái)互通作為一個(gè)重要指標(biāo)納入考量。企業(yè)的檔案部門應(yīng)該接受政府的培訓(xùn)，按時(shí)接納政府傳達(dá)的信息，并且積極地配合信息部門展開工作和數(shù)字化的建設(shè)。

3.3 建立完善數(shù)字化信息規(guī)范管理系統(tǒng)

雖然進(jìn)行了數(shù)字化升級(jí)，但在有些企業(yè)依然存在使用舊思維來使用新信息檔案系統(tǒng)的現(xiàn)象。在我們對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的時(shí)候，要遵循一定的規(guī)范，優(yōu)化方式方法。構(gòu)筑起一整套數(shù)字化信息規(guī)范管理系統(tǒng)來，這樣才能真正的發(fā)揮數(shù)字化管理的作用。

首先，在電子檔案入庫的時(shí)候，要對(duì)這些電子文件進(jìn)行鑒定和分類。根據(jù)鑒定來確認(rèn)每一類型電子文件應(yīng)有的保管期限，同時(shí)刪除沒有保管價(jià)值的垃圾文件。在我們進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，就要確定好每一類型電子文件的保管時(shí)限，使得系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別文件種類，提高審閱的速度效率。隨后，要規(guī)范制作電子文檔的縮印目錄，按照部分和文件種類詳分層次，每一件都要標(biāo)注是否已經(jīng)被歸檔。這需要檔案在設(shè)計(jì)之初，數(shù)字化人員就對(duì)于企業(yè)有整體的了解，并且深入業(yè)務(wù)內(nèi)部的每一個(gè)細(xì)節(jié)來進(jìn)行專業(yè)化的目錄項(xiàng)目設(shè)計(jì)。

在進(jìn)行數(shù)字化信息管理的時(shí)候需要注意，每一項(xiàng)信息不能只是單純的存在在檔案庫里，而是要可以做到活用聯(lián)動(dòng)，確保相關(guān)部門權(quán)限是靈活的，可以做到用時(shí)互相調(diào)用合作的。

3.4 妥善維護(hù)檔案安全

數(shù)字檔案對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴度更強(qiáng)了，所以在日常使用中我們不僅要維護(hù)計(jì)算機(jī)的硬件，也要注重文件檔案的讀取環(huán)境。積極預(yù)先做好備份，常用查閱檔和備份檔不能放在同一處儲(chǔ)存，也不能由相同的管理人來經(jīng)管，以免發(fā)生管理人員瀆職修改抹銷數(shù)據(jù)等安全隱患[2]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案的數(shù)字化規(guī)范管理并非一日之功，需要社會(huì)和企業(yè)共同努力加快檔案信息化建設(shè)，逐漸掃清數(shù)字化規(guī)范管理道路上的諸多障礙。通過探究，本文認(rèn)為要加強(qiáng)數(shù)字規(guī)范管理，需要加強(qiáng)人才建設(shè)，建立鞏固數(shù)字信息系統(tǒng)，提倡企業(yè)檔案和電子政務(wù)信息互通共建，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)妥善維護(hù)系統(tǒng)安全。從而更充分地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的真正作用，確保實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。