無紙化辦公下的醫(yī)院電子檔案管理探究

于 斌

（淄博市第四人民醫(yī)院 山東 淄博 255000）

1 引言

無紙化辦公能夠?qū)崿F(xiàn)辦公平臺(tái)以及辦公方式快速變革，同時(shí)也可以促使人工作業(yè)模式逐步轉(zhuǎn)變成為由計(jì)算機(jī)平臺(tái)進(jìn)行操作模式。隨著當(dāng)前辦公效率以及信息載體變化，還可以有效節(jié)約資源和資金。醫(yī)院實(shí)施現(xiàn)代化改革過程當(dāng)中要求醫(yī)院各大管理人士能夠充分加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備廣泛應(yīng)用，要通過利用計(jì)算機(jī)以及各種系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)繳費(fèi)、就診、掛號(hào)等等聯(lián)網(wǎng)操作，要通過各項(xiàng)線上平臺(tái)來完成一系列工作，這樣就可以促使醫(yī)院數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量以及整合程度得到進(jìn)一步提高。此外，在醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，也需要在基于無紙化辦公思想和理念的引導(dǎo)之下明確電子檔案特點(diǎn)，同時(shí)，要促使醫(yī)院檔案管理工作得到進(jìn)一步改進(jìn)和優(yōu)化，促使醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和管理水平得到全面的提升。

2 無紙化辦公模式下醫(yī)院電子檔案應(yīng)用特征

2.1 靈活性增強(qiáng)

在當(dāng)前，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化無紙化辦公模式的廣泛使用。無紙化辦公模式主要就是指從紙質(zhì)化辦公逐步的轉(zhuǎn)變成為電子化辦公。醫(yī)院檔案管理工作開展和實(shí)施過程當(dāng)中要實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理，主要涉及內(nèi)容包括了醫(yī)療數(shù)據(jù)管理、科研資料管理、人事檔案管理以及基建檔案材料管理等等[1]。由于我國(guó)醫(yī)療事業(yè)正在不斷向前進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院在實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理過程當(dāng)中也產(chǎn)生了豐富以及龐大信息數(shù)據(jù)。通過采取信息技術(shù)方式能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于數(shù)據(jù)化以及電子化檔案進(jìn)行更加快速整理和收集，同時(shí)也可以讓檔案管理工作更具備可維護(hù)性和可規(guī)劃性，有利于讓實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)得到快速上傳和更新，同時(shí)也可以切實(shí)地保留檔案資料修改歷史痕跡。一方面，可以切實(shí)保障檔案資料可靠性和安全性；另一方面，也可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)操作以及異地操作，這樣醫(yī)院開展各項(xiàng)檔案管理工作過程中，其靈活性也可以得到顯著提升[2]。

2.2 綜合管理功能強(qiáng)大

在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作開展過程當(dāng)中要實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，促使電子檔案實(shí)用價(jià)值得到進(jìn)一步凸顯，同時(shí)也可以促使無紙化辦公模式綜合管理效果得到彰顯，要在電子檔案管理平臺(tái)之上實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子文檔整理、歸檔、分類、發(fā)文、收文、傳遞等等，同時(shí)，還可以要促使檔案資料收集真實(shí)性、有效性和全面性得到增強(qiáng)，這不僅更有利于對(duì)于電子文件進(jìn)行有效查詢和檢索，也有助于檔案管理工作信息實(shí)現(xiàn)良好整合[3]。

3 無紙化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理區(qū)別

3.1 歸檔程序

在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作開展過程當(dāng)中要采取新型的辦公模式，要保障無紙化檔案管理模式重要價(jià)值和意義得到凸顯，要求明確無紙化檔案管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理之間差異性[4]。首先，在歸檔程序方面，紙質(zhì)檔案管理之中通常是要求管理人士做好定期規(guī)范工作，換言之，就是對(duì)于文件檔案資料往往都需要采用一個(gè)周期來進(jìn)行整理并且進(jìn)行歸檔。但是，無紙化檔案不需要這樣復(fù)雜，也不需要耗費(fèi)較多時(shí)間。通常都是采取邏輯歸檔方式來進(jìn)行歸檔，可以通過利用信息系統(tǒng)或者是計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)信息上傳、歸檔和整理。其中，也涉及到了豐富內(nèi)容，不僅僅可以切實(shí)保障電子檔案的完整性、全面性，同時(shí)也可以促使歸檔程序得到進(jìn)一步改良和優(yōu)化。此外，還可以通過利用時(shí)間排序以及分類檢索的方式對(duì)于各類電子檔案進(jìn)行快速查找。

3.2 檔案保管方式

在當(dāng)前檔案管理工作開展的過程當(dāng)中要充分意識(shí)到無紙化辦公模式之下檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有著明顯區(qū)別。以往，檔案一般都是利用檔案室進(jìn)行保存，在保管檔案過程當(dāng)中要關(guān)注檔案室濕度、溫度等狀況，同時(shí)也需要做好檔案文件防蛀、防蟲，避免紙質(zhì)資料出現(xiàn)霉變、破損等等情況。但是在電子檔案管理過程當(dāng)中，通過網(wǎng)絡(luò)以及利用數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)來針對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，一方面可以促使檔案管理成本得到大幅度縮減，另一方面也可以促使存儲(chǔ)空間得到很大程度拓展，但是，在針對(duì)電子檔案實(shí)施保管過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)切實(shí)保障保管安全性和可靠性。為了避免數(shù)據(jù)泄露、丟失或者篡改就需要做好相關(guān)備份工作，還需要建立起相對(duì)健全和完善安全防護(hù)體系[5]。

3.3 檔案利用形式

在當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中通過無紙化檔案管理促使檔案利用方式產(chǎn)生了重大變革。檔案管理根本性的一大目標(biāo)就是要促使檔案資源可以實(shí)現(xiàn)合理化利用。在針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案加以使用過程當(dāng)中，往往需要辦理相關(guān)調(diào)取手續(xù)及查閱手續(xù)，相對(duì)較為復(fù)雜和麻煩。此外，傳統(tǒng)模式下為了保護(hù)紙質(zhì)檔案的完整性一般僅僅只是提供復(fù)印件，但是，電子檔案則與之不同，登錄相關(guān)系統(tǒng)之后就可以快速調(diào)取和查閱檔案信息，這在很大程度上促使檔案利用效率得到明顯提高。

4 無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理優(yōu)化措施

4.1 構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

在無紙化辦公模式之下醫(yī)院更加需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作。檔案管理工作開展過程當(dāng)中，要求構(gòu)建起相對(duì)健全和完善檔案管理平臺(tái)。通過平臺(tái)的有效支撐來促使檔案管理工作方法的革新和完善。首先，在當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部需要加大資金投入力度，要促使計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施得到強(qiáng)化，同時(shí)要引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，采取軟件和硬件相互結(jié)合的方式切實(shí)保障醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。其次，要促使信息檔案管理平臺(tái)功能得到進(jìn)一步優(yōu)化和完善，除了必要檔案資料整理、收集、歸檔和查詢功能之外，還需要通過采用大數(shù)據(jù)技術(shù)促使檔案資源庫得到進(jìn)一步優(yōu)化整合，要針對(duì)信息質(zhì)量進(jìn)行更加精準(zhǔn)化處理和分析工作，同時(shí)要提供更加方便、快捷檔案管理服務(wù)，切實(shí)保障可供查詢檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。

4.2 完成紙質(zhì)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)化與銜接

在無紙化辦公模式之下醫(yī)院更加需要強(qiáng)化檔案管理工作。檔案管理正在日益朝著紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變成為電子檔案管理過程當(dāng)中。在這個(gè)過程當(dāng)中，不僅僅需要加強(qiáng)電子檔案管理，更加需要做好紙質(zhì)檔案管理工作，保障電子檔和紙質(zhì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)過渡和銜接。醫(yī)院實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過程當(dāng)中存在著大量文書資料以及紙質(zhì)檔案，對(duì)于這些檔案轉(zhuǎn)化以及整理工作并不是一朝一夕就能完成的，所以，這就需要當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部檔案管理部門能夠制定出合理以及科學(xué)銜接制度，應(yīng)當(dāng)要求采取科學(xué)有效管理分批次的讓紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變。另外，也需要對(duì)于檔案資料完整性進(jìn)行全面的審查。對(duì)于當(dāng)前的醫(yī)院而言，還需要通過采用更加現(xiàn)代化掃描儀器對(duì)于紙質(zhì)檔案當(dāng)中的成像，要使用色彩掃描儀切實(shí)保障圖像完整性、清晰性，這樣，才能夠促使電子檔案利用價(jià)值得到進(jìn)一步提升。

4.3 提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力

在無紙化辦公模式之下，對(duì)于檔案工作人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力提出了更嚴(yán)格的要求。對(duì)于當(dāng)前的醫(yī)院來講在針對(duì)檔案進(jìn)行管理過程當(dāng)中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想和理念，還要促使檔案管理部門組織機(jī)構(gòu)得到進(jìn)一步優(yōu)化和改良，同時(shí)要切實(shí)解決好離退休人員占比過大以及檔案管理部門轉(zhuǎn)崗問題。此外，要求當(dāng)前的醫(yī)院結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況對(duì)于檔案管理部門人員構(gòu)成加以改良、優(yōu)化和調(diào)整，同時(shí)，要大力引進(jìn)具備專業(yè)檔案管理能力人才，還要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)工作，同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案信息平臺(tái)日常維護(hù)和管理。其中，應(yīng)當(dāng)要通過建立起相對(duì)完善人員隊(duì)伍切實(shí)保障無紙化電子檔案管理工作有效性和科學(xué)性。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)日益發(fā)展，在醫(yī)療行業(yè)更加需要推廣無紙化辦公模式。醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的過程當(dāng)中，無紙化辦公模式能夠發(fā)揮重要作用，要求當(dāng)前醫(yī)院管理人士能夠制定完善制度，引進(jìn)高素質(zhì)人才，切實(shí)保障電子檔案管理工作達(dá)到一個(gè)更高的層次，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理專業(yè)化以及常態(tài)化，提高醫(yī)院的管理水平和管理效果。