辦公文書(shū)檔案信息化管理的研究探討

孟 霞

（濟(jì)寧市工業(yè)技師學(xué)院 山東 濟(jì)寧 272000）

1 引言

現(xiàn)如今，雖然絕大多數(shù)管理者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了辦公文書(shū)檔案信息化的重要性，但是在實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程中依然存在較大的問(wèn)題，急需進(jìn)行解決，從而使得辦公文書(shū)檔案管理在真正意義上具備信息化，促進(jìn)辦公效率的提升，提高辦公文書(shū)檔案管理的質(zhì)量與水平。

2 辦公文書(shū)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

在實(shí)際的工作中，辦公文書(shū)檔案信息化管理存在的問(wèn)題大致有三點(diǎn)：第一,未能對(duì)文書(shū)檔案信息化管理形成全面的認(rèn)知。信息技術(shù)的出現(xiàn)為人們的日常工作提供便利。然而，廣大群眾卻未能對(duì)其進(jìn)行全面的認(rèn)知，文書(shū)檔案管理人員不理解相關(guān)知識(shí)，也不想花費(fèi)時(shí)間與精力對(duì)信息化管理進(jìn)行深入的了解；第二,管理人員的信息化素質(zhì)較低，未能具備信息化管理的綜合素質(zhì)。第三,缺少信息化管理系統(tǒng)，使得文書(shū)檔案管理的安全性無(wú)法得到保障。以上存在的問(wèn)題都會(huì)在一定程度上降低辦公文書(shū)檔案管理的效率，對(duì)文書(shū)檔案信息化管理造成不利影響。

3 加強(qiáng)辦公文書(shū)檔案管理信息化的有效措施

3.1 加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，全面提高管理者的認(rèn)知

在一般情況下，管理人員對(duì)文書(shū)檔案的重視程度將直接影響管理的質(zhì)量。因此，為了能夠使得文書(shū)檔案的整體管理工作具備信息化，就需加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，確保相關(guān)管理人員能夠全面而系統(tǒng)的認(rèn)知信息化管理，具備現(xiàn)代化管理理念。這就需要管理部門(mén)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，探究其為信息化管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，在此基礎(chǔ)上形成科學(xué)、合理的建設(shè)理念，采用高效發(fā)展、認(rèn)真規(guī)劃的管理方法，推動(dòng)文書(shū)檔案管理信息化，提升整體工作的質(zhì)量與水平。與此同時(shí)，管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)信息基礎(chǔ)知識(shí)，并體會(huì)信息化操作技術(shù)，爭(zhēng)取將其與日常的管理工作相結(jié)合?；诖耍P者認(rèn)為管理者還應(yīng)注意兩個(gè)方面：其一，應(yīng)明確信息化背景下的辦公文書(shū)檔案管理方式，并考慮未來(lái)的發(fā)展方向，統(tǒng)籌規(guī)劃整體管理工作，為開(kāi)展后續(xù)的信息化檔案管理工作提供強(qiáng)有力的支撐；其二，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)的利用率，盡可能地創(chuàng)新有關(guān)信息化技術(shù)的應(yīng)用，以此發(fā)展管理的方法，拓寬管理路徑，從而更為科學(xué)合理地加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，全面提高自身對(duì)于信息化的認(rèn)知，確保辦公文書(shū)檔案管理信息化得到有效的開(kāi)展。

3.2 提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書(shū)檔案管理是否具備質(zhì)量與水平，檔案管理信息化建設(shè)能否得到有效開(kāi)展，在一定程度上取決于檔案管理人員是否具備綜合素質(zhì)?；诖朔N情況，管理人員必須切實(shí)提升綜合素質(zhì)，即豐富的管理知識(shí)與信息化建設(shè)理念。

首先，管理部門(mén)需要加強(qiáng)現(xiàn)代化硬件設(shè)施的投入，同時(shí)建設(shè)出現(xiàn)代化工作環(huán)境，從而確保文書(shū)檔案管理人員在正在意義上了解現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，管理部門(mén)可開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助管理人員學(xué)習(xí)設(shè)施設(shè)備的使用方式，而管理人員需要在日常的工作中提高使用率，以最快的速度熟悉并掌握使用的方式，從而提升管理的水平與效率。其次，筆者認(rèn)為管理人員能夠主動(dòng)探究新技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)才是提高綜合素質(zhì)的根本途徑。因此，管理部門(mén)可以建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，將學(xué)習(xí)信息化檔案管理作為考核的一部分，逐步形成終身教育機(jī)制，以此提高管理人員學(xué)習(xí)信息化管理的積極性，培養(yǎng)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備能夠隨著時(shí)代的發(fā)展而有所提升[1]。最后，絕不可忽視溝通與交流的重要性，各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在日常的工作中多鼓勵(lì)員工之間進(jìn)行合作與交流，通過(guò)此種方式，能夠更為高效的實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源整合，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)更多的知識(shí)與高科技手段，以此為文書(shū)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)提供更多的信息源。

3.3 完善信息化管理系統(tǒng)，保證檔案文書(shū)的安全性

建立完善的信息化管理系統(tǒng)才是整個(gè)文書(shū)檔案管理工作的首要任務(wù)。然而，許多單位的信息化管理制度并不完善，導(dǎo)致信息化建設(shè)緩慢。此外，在信息化的時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)極易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊且檔案的內(nèi)容容易被不明人士改動(dòng)，致使檔案的信息喪失完整性，在更嚴(yán)重的情況下，將會(huì)導(dǎo)致檔案丟失?；诖朔N情況，急需建立起完善的信息化管理系統(tǒng)，確保整體辦公文書(shū)檔案信息化管理工作的安全性。例如，構(gòu)建信息管理平臺(tái)，完善平臺(tái)的儲(chǔ)存系統(tǒng)，對(duì)文書(shū)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而為管理者收集、分類(lèi)以及整理文書(shū)檔案資料時(shí)提供便利，減輕管理人員的工作壓力，取締冗余的部門(mén)以及多余的工作環(huán)節(jié)，切實(shí)有效的提高管理的質(zhì)量水平與效率。與此同時(shí)，必須建立起保密系統(tǒng)，為查閱文書(shū)檔案信息的過(guò)程提供安全保證，進(jìn)而使得文書(shū)檔案信息化管理具有安全性、嚴(yán)謹(jǐn)性與科學(xué)性。除此之外，完善的信息化管理系統(tǒng)能夠?qū)φw的文書(shū)檔案管理過(guò)程形成有效的監(jiān)控與管理，管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)了解到文書(shū)檔案的入庫(kù)、出庫(kù)情況，可以高效的審查借閱的人數(shù)以及歸還的情況，倘若發(fā)現(xiàn)有未能及時(shí)歸還或者不按規(guī)章制度辦事的工作人員，那么便可以及時(shí)查處，使得整體的檔案管理工作更具規(guī)范化，在一定程度上提高了工作人員對(duì)檔案管理工作開(kāi)展的重視程度[2]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，想要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)信息化，以此確保文書(shū)檔案管理的質(zhì)量與水平大幅提升。因此，相關(guān)管理人員必須要重視信息化建設(shè)，不斷接收與學(xué)習(xí)新事物、新技術(shù)，從而在提高自身管理水平的同時(shí)，推進(jìn)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)。