行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化策略探析

郭學(xué)華

（赤峰市喀喇沁旗市場(chǎng)監(jiān)督管理局 內(nèi)蒙古 赤峰 024400）

1 引言

行政事業(yè)單位的檔案管理重要性極高，直接影響單位的社會(huì)服務(wù)能力。但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)很多行政事業(yè)單位在檔案管理工作中存在制度欠缺、專業(yè)人才匱乏、資源整合困難等問題。為盡可能提升行政單位檔案管理水平，現(xiàn)代化和電子化的發(fā)展探索必須得到重視。

2 行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化價(jià)值

行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化具備較高價(jià)值，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

2.1 提升常規(guī)工作效能

通過開展現(xiàn)代化和電子化建設(shè)，行政單位檔案管理可更好服務(wù)于常規(guī)工作效能提升，檔案的日常整理程序重復(fù)性和復(fù)雜性勞動(dòng)可通過這一建設(shè)減少，在大數(shù)據(jù)分析研判支持下，更加準(zhǔn)確和快速的檔案檢索也能夠順利實(shí)現(xiàn)。行政單位檔案管理日常工作涉及較為龐大的檔案信息量，以筆者所在的內(nèi)蒙古赤峰市喀喇沁旗市場(chǎng)監(jiān)督管理局為例，全局所有的卷宗有兩千多冊(cè)，這使得傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)據(jù)信息收集整理、檢索利用效率低下，而隨著現(xiàn)代化和電子化建設(shè)的開展，單位檔案管理效率提升明顯。通過電子密鑰的授權(quán)獲取，檔案使用人員即可通過電腦提供的信息化“高速通道”查閱電子檔案信息，不受地域限制的檔案?jìng)鬏敽拖螺d也能夠在互聯(lián)網(wǎng)支持下實(shí)現(xiàn)，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)檔案快速檢索。在程序?qū)用?，基于字符串和關(guān)鍵詞，存儲(chǔ)檔案可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化歸類，在人工檢索耗時(shí)降低、人工成本投入節(jié)約的過程中，檔案管理人員可更好投身高質(zhì)量的檔案研究工作[1]。

2.2 資源存儲(chǔ)的利用共享

近年來我國(guó)行政事業(yè)單位的知識(shí)信息需求不斷提升，這種需求可通過檔案管理的現(xiàn)代化和電子化建設(shè)滿足，如將各種不同載體檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在信息技術(shù)支持下，即可獲得傳遞快、容量大、空間占用小的檔案信息電子資源，檔案管理者的翻閱和查找效率能夠有效提升，同一檔案人工搜檢、多次查閱引發(fā)的物理損耗缺失也能夠有效避免。隨著現(xiàn)代化和電子化建設(shè)的不斷推進(jìn)，行政事業(yè)單位中電子檔案得以融入大數(shù)據(jù)，并能夠?qū)尤耸鹿芾硐到y(tǒng)、公文系統(tǒng)等其他領(lǐng)域信息資源，各類信息資源的整合與歸檔能夠由此優(yōu)化，優(yōu)化共享下檔案資源的價(jià)值也能夠更好發(fā)揮。

2.3 檔案信息的多元應(yīng)用

行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化，單位的發(fā)展可由此獲得資源平臺(tái)和決策參考支持。作為公共服務(wù)性社會(huì)機(jī)構(gòu)，行政事業(yè)單位可基于領(lǐng)域、職能開展各類檔案的信息化歸檔和研判，各環(huán)節(jié)、多部門的協(xié)同攻關(guān)、高效協(xié)作可獲得助力。通過對(duì)本行業(yè)內(nèi)行政事業(yè)單位檔案資料的充分挖掘和研究，輔以聲光技術(shù)、數(shù)字模擬，即可強(qiáng)化檔案資料利用，如由此開展愛崗教育、職工培訓(xùn)、思想政治等工作，檔案信息的多元應(yīng)用即可更好服務(wù)于行政事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展[2]。

3 行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化發(fā)展方向

為實(shí)現(xiàn)行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化發(fā)展，需關(guān)注制度和人才優(yōu)化、保存和查詢優(yōu)化兩個(gè)方向。

3.1 優(yōu)化制度和人才

為優(yōu)化行政單位檔案管理，應(yīng)從制度和人才入手，以此開展因材施教的檔案人員培訓(xùn)，在多方式、多層次培訓(xùn)下，即可夯實(shí)檔案管理工作基礎(chǔ)。對(duì)于市場(chǎng)監(jiān)督管理單位來說，應(yīng)明確為哪些管理人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，以此針對(duì)性強(qiáng)化相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技能，保證新理念、新技術(shù)、新設(shè)備的更好利用。通過完善管理制度，明確基本工作職責(zé)，強(qiáng)化個(gè)人能力發(fā)揮，檔案管理人員自身職能即可更好發(fā)揮。在強(qiáng)化培訓(xùn)的過程中，綜合素質(zhì)考核的定期開展也極為關(guān)鍵，并保證每一名管理人員均能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以此結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)培養(yǎng)，行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化發(fā)展即可有效推進(jìn)[3]。

3.2 優(yōu)化保存和查詢

為更好適應(yīng)信息化時(shí)代，必須充分利用時(shí)代機(jī)遇，以此逐步淘汰傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化發(fā)展。對(duì)于行政事業(yè)單位來說，現(xiàn)代化和電子化的檔案管理存在較高專業(yè)性要求，對(duì)相關(guān)人員素質(zhì)和技能要求也較高，因此必須設(shè)法提升相關(guān)人員的能力。我國(guó)很多行政事業(yè)單位的檔案管理工作量較大，檔案數(shù)量逐漸增多的情況也較為常見，傳統(tǒng)檔案管理和利用方式無法滿足單位需要，因此必須強(qiáng)化現(xiàn)代化技術(shù)的利用，推進(jìn)檔案管理的電子化和現(xiàn)代化建設(shè)，人力物力節(jié)約、管理效率提升可順利實(shí)現(xiàn)。此外，基于智能化、信息化開展檔案管理的相關(guān)探索，檔案管理的科學(xué)化與合理化水平也將大幅提升。

4 行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化策略

為實(shí)現(xiàn)行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化發(fā)展，可從四方面入手，具體涉及加強(qiáng)制度建設(shè)、實(shí)現(xiàn)資源整合、全面資源共享、強(qiáng)化基礎(chǔ)保障。

4.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

為優(yōu)化行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化建設(shè)，需首先從制度建設(shè)入手，以此結(jié)合《檔案法》等規(guī)定與單位實(shí)際情況，建立和完善檔案收集歸檔、鑒定收錄、保管利用相關(guān)制度。基于行政事業(yè)單位工作領(lǐng)域，需結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容和具體特點(diǎn)，開展標(biāo)準(zhǔn)化制度和評(píng)估考核體系的建設(shè)，以此為檔案管理現(xiàn)代化和電子化提供制度保障及約束?？紤]到現(xiàn)代化和電子化建設(shè)會(huì)催生很多新的安全問題，且相關(guān)信息存在傳播路徑多、速度快特點(diǎn)，因此必須建立專門的保密制度，約束檔案信息的存儲(chǔ)、整理、傳遞過程，檔案信息數(shù)據(jù)安全制度需有著針對(duì)性建立健全。此外，還需要關(guān)注可能出現(xiàn)的危害行為，以此圍繞檔案信息化的管理、使用、運(yùn)行進(jìn)行針對(duì)性的處罰和約束，處罰措施必須設(shè)法明確。

4.2 實(shí)現(xiàn)資源整合

對(duì)于不同水平、不同層次、不同性質(zhì)的行政事業(yè)單位，檔案現(xiàn)代化和電子化建設(shè)需要采用不同管理標(biāo)準(zhǔn)，以此保證檔案管理更好服務(wù)于單位發(fā)展?；跇?biāo)準(zhǔn)框架，行政事業(yè)單位需結(jié)合自身實(shí)際積極引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，并逐步推進(jìn)檔案管理機(jī)制建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理與單位其他系統(tǒng)信息化管理的兼容和對(duì)接，以此保證不同信息化系統(tǒng)建設(shè)更新、成果利用、管理開展的同步，檔案資源信息的有效、及時(shí)傳遞與接收也可同時(shí)實(shí)現(xiàn)。資源整合需要關(guān)注對(duì)工作流程的高精度追蹤，并在個(gè)人身上明確落實(shí)檔案信息化管理責(zé)任，職責(zé)混亂問題規(guī)避、工作效能提升可順利實(shí)現(xiàn)。

4.3 全面資源共享

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)在行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化建設(shè)中需得到充分利用，數(shù)據(jù)共享目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、檔案管理效率提升均可得到保障?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理工作創(chuàng)新必須得到行政事業(yè)單位的重視，以此充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)設(shè)備，優(yōu)化檔案資料的投送和傳遞，檔案數(shù)據(jù)的完整存儲(chǔ)也需要同時(shí)設(shè)法優(yōu)化。電子化和數(shù)字化的信息資料存儲(chǔ)需逐步取代紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息資料存儲(chǔ)方式，以此開展雙軌制管理，檔案信息資料的有效性和完整性即可更好得到保障。

4.4 強(qiáng)化基礎(chǔ)保障

行政事業(yè)單位的管理水平在檔案管理現(xiàn)代化和電子化建設(shè)有著直觀體現(xiàn)，因此必須設(shè)法強(qiáng)化基礎(chǔ)投入，以此為檔案管理優(yōu)化提供有力保障。通過提供物質(zhì)條件，即可滿足檔案管理現(xiàn)代化和電子化建設(shè)的硬件設(shè)施需要，具體涉及計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、大容量加密儲(chǔ)存器、攝像機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等設(shè)備，展示、檢索、存儲(chǔ)的配套場(chǎng)地館所也不容忽視。此外，軟件和人才也在檔案管理現(xiàn)代化和電子化建設(shè)中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，因此需要積極引進(jìn)或開發(fā)先進(jìn)軟件，強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，以此滿足電子檔案的制作需要，做好信息系統(tǒng)的更新和維護(hù)。對(duì)于很多行政事業(yè)單位存在的優(yōu)秀檔案管理人才缺失現(xiàn)狀，具體培訓(xùn)可圍繞實(shí)踐技能、專業(yè)知識(shí)、安全保密等方面開展，輔以完善的人才晉升與發(fā)展機(jī)制，檔案管理的創(chuàng)新活力即可更好激發(fā)。

5 結(jié)論

綜上所述，行政單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化建設(shè)具備較高現(xiàn)實(shí)意義。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的加強(qiáng)制度建設(shè)、實(shí)現(xiàn)資源整合、全面資源共享、強(qiáng)化基礎(chǔ)保障等內(nèi)容，則提供了可行性較高的檔案管理發(fā)展路徑。為更好優(yōu)化行政事業(yè)單位的檔案管理，云環(huán)境的充分利用、檔案利用的進(jìn)一步強(qiáng)化同樣需要得到重視。