國有企業(yè)文書檔案信息化建設現(xiàn)狀與優(yōu)化策略研究

馮 潔

（山東海洋集團有限公司 山東 濟南 250102）

1 引言

文書檔案是指企業(yè)生產經營過程中產生的各種有使用價值及儲存意義的原始文字記錄合集。伴隨著現(xiàn)代科學技術水平的不斷發(fā)展，推動了信息化技術與互聯(lián)網技術的迅速發(fā)展，對國有企業(yè)傳統(tǒng)文書檔案管理工作產生了重大影響。在以往進行企業(yè)文書檔案管理工作時，通常是將各項信息通過人工方式記錄到紙質上，在進行文檔保管、檢索以及查閱時，不僅會浪費大量的時間，占用較多的人工勞動，錯誤率也相對較高，對檔案信息的安全性也缺乏有效的保障，同時也影響到國有企業(yè)各項事務辦理的順暢性。在當下信息化技術迅速發(fā)展及廣泛應用的前提下，加強信息化技術在企業(yè)文書檔案中的應用越來越重要，能夠將檔案資料轉化為電子檔案存儲到計算機硬盤中，不僅有效提高數(shù)據存儲效率，提高信息檢索的便捷性，同時通過相關安全技術手段的支持，也能夠確保國有企業(yè)文書檔案的安全性。目前，許多國有企業(yè)積極開展文書檔案信息化建設，但是在實際運用過程中依舊存在一定的問題，影響到文書檔案信息化建設效果。為此，本文深入探究了國有企業(yè)文書檔案信息化建設現(xiàn)狀及問題，并提出了切實可行的優(yōu)化策略，推動國有企業(yè)文書檔案信息化建設的順利進行。

2 國有企業(yè)文書檔案信息化建設現(xiàn)狀

2.1 基礎實力需要進一步加強

長期以來，國有企業(yè)文書檔案管理都是采用傳統(tǒng)方式進行，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，才逐步向檔案管理信息化建設方向發(fā)展，但是總體來說，國有企業(yè)文書檔案管理信息化建設發(fā)展較慢，也沒有構建健全的企業(yè)文書檔案管理方案與標準。例如，像紙質文書檔案可以依照順序依次進行整理、編排以及裝訂，但是電子化文書檔案中存在許多視頻、音頻等資料，無法按照這種方法進行處理，所以要確保國有企業(yè)文書檔案信息化建設的順利進行，第一步就需要建立文書檔案一體化處理標準，在此過程中，不僅工作強度高、建設周期長，同時也要完善相應的軟硬件配置，如開發(fā)專用的文書檔案信息化建設軟件、與企業(yè)OA等辦公系統(tǒng)的安全連接、采購專用掃描儀等，使得完成的電子檔案具有良好的準確性[1]。

2.2 信息化建設人才資源不足

文書檔案工作人員是國有企業(yè)文書檔案信息化建設開展中的主要實施者，對企業(yè)文書檔案信息化建設效果產生了重大影響。然而，從當下國有企業(yè)文書檔案信息化建設現(xiàn)狀來看，缺乏專業(yè)的信息化建設人才，文書檔案工作人員都是由公司軟件工程師兼任的。由于缺乏專業(yè)的培訓與學習，實際開展的企業(yè)文書檔案信息化建設工作較為混亂，無法做到信息化建設的統(tǒng)一性與系統(tǒng)性，不利于文書檔案信息化系統(tǒng)的長久發(fā)展[2]。

3 國有企業(yè)文書檔案信息化建設策略

3.1 重視開展信息化建設工作，加強文書檔案信息化基礎工作建設

國有企業(yè)文書檔案具有十分重要的作用，詳細記錄了企業(yè)運營過程中的各項信息與資料，加強國有企業(yè)文書檔案的信息化建設至關重要，相關領導必須給予充分的重視，全力支持文書檔案的信息化建設[3]。國有企業(yè)文書檔案管理單位也要依照自身的特點以及需求開展文書檔案信息化建設工作，及時向上級領導匯報最新的工作進展，并向領導人員匯報加強文書檔案信息化建設對于加強企業(yè)發(fā)展的重要性，加強相關部門對文書檔案信息化建設的幫助，科學合理地規(guī)劃企業(yè)文書檔案信息化建設方案與標準，提高資源的利用效率，推動國有企業(yè)文書檔案管理信息化建設工作的穩(wěn)定、有序開展。

3.2 提高文書檔案工作人員的信息化水平，推動文書檔案信息化建設工作順利進行

要確保國有企業(yè)文書檔案信息化建設工作取得理想的效果，提高文書檔案工作人員的信息化水平至關重要?，F(xiàn)階段，文書檔案工作人員受限于繁瑣的日常工作事務以及專業(yè)知識技能，難以很好的滿足當下文書檔案信息化建設需求，同時在開展信息化建設過程中，需要不斷的進行軟件測試與優(yōu)化，也需要投入大量的時間與精力。為了推動國有企業(yè)文書檔案信息化建設工作的順利進行，企業(yè)應當要加強復合型人才的培養(yǎng)與引進，使得文書檔案工作人員既具有扎實的文書檔案管理知識，同時也擁有良好的信息化技術水平，能夠很好的將文書檔案與信息化技術融合起來[4]。一方面，國有企業(yè)要優(yōu)化和改進現(xiàn)有的文書檔案工作人員考核評估方式，將文書檔案工作人員的辦公自動化技能以及網絡操作水平等列入到考核標準中，促使文書檔案工作人員能夠積極學習信息化技術。另一方面，國有企業(yè)要加強對文書檔案工作人員的培訓，定期開展關于文書檔案信息化建設方面的主題演講與辯論賽等活動，到對標先進企業(yè)學習檔案業(yè)務，增加文書檔案工作人員的相互交流，也可以邀請外界知名學者到企業(yè)開展主題講座，普及更多的文書檔案信息化建設知識與經驗，推動國有企業(yè)文書檔案信息化建設的高效開展。

4 結語

綜上所述，文書檔案是國有企業(yè)發(fā)展中十分重要的一部分，加強國有企業(yè)文書檔案信息化建設也具有非常重要的意義，在實際開展文書檔案信息化建設工作時，要全面認知當下文書檔案信息化建設現(xiàn)狀及問題，在此基礎上重視開展文書檔案信息化建設工作，提高文書檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，推動企業(yè)文書檔案信息化建設不斷前進。