基于PDCA循環(huán)的6S管理在醫(yī)院總務(wù)后勤管理中的研究探討

莊春紅

隨著醫(yī)療水平的提升，醫(yī)院總務(wù)后勤管理的重要性愈發(fā)明顯。通過(guò)醫(yī)院總務(wù)后勤管理工作能夠促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，6S管理作為5S管理的升級(jí)，在整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)之外增加了安全，能夠保證醫(yī)院總務(wù)后勤管理的有序進(jìn)行。醫(yī)院后勤作為能夠給醫(yī)院帶來(lái)多重后勤保障的主要工作，后勤管理的順利開展才是醫(yī)院得以順利發(fā)展的先決條件。在傳統(tǒng)的總務(wù)后勤管理中，5S管理雖然擁有很好的管理效果，但是6S管理卻能夠使得醫(yī)院的總務(wù)后勤管理質(zhì)量再次得到提升。對(duì)于多數(shù)后勤管理人員而言，在提升后勤管理效率的同時(shí)增加管理質(zhì)量是每一位后勤管理人員的責(zé)任與義務(wù)，只有在傳統(tǒng)管理方式中不斷尋求新的變化，才能夠使醫(yī)院的總務(wù)后勤管理工作變得更好。因此，希望通過(guò)對(duì)基于PDCA循環(huán)的6S管理在醫(yī)院總務(wù)后勤管理進(jìn)行研究能夠使醫(yī)院的總務(wù)后勤管理工作變得更好。

1 PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)是在休哈特博士提出后，由戴明宣傳普及的一種管理概念，PDCA循環(huán)管理包含了計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、優(yōu)化等多個(gè)流程。在管理過(guò)程中需要針對(duì)各種工作制定計(jì)劃方案，并嚴(yán)格按照方案進(jìn)行管理，在方案檢查過(guò)程中，會(huì)將成功的計(jì)劃加入標(biāo)準(zhǔn)，而不成功的計(jì)劃則需要通過(guò)優(yōu)化解決其中存在的問(wèn)題。PDCA循環(huán)在醫(yī)院總務(wù)后勤管理中能夠有效糾正管理階段存在的部分問(wèn)題，確保后勤管理工作得以順利且有序地開展下去，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[1]。通常情況下，能夠影響到醫(yī)院總務(wù)后勤管理的因素有很多，而且由于管理工作包含的工作范圍相對(duì)較廣，所以很多醫(yī)院的總務(wù)后勤管理很難保證管理效率以及管理質(zhì)量。在總務(wù)后勤管理中，通過(guò)PDCA循環(huán)能夠優(yōu)化管理能力，降低管理工作中出現(xiàn)重復(fù)工作的情況，增加后勤管理的工作效率[2]。而且將6S管理應(yīng)用到后勤管理中，還能夠有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)，為醫(yī)院各科室?guī)?lái)更好的后勤保障。而且將PDCA循環(huán)用來(lái)推進(jìn)6S管理時(shí)，還可以在實(shí)踐過(guò)程中不斷完善醫(yī)院現(xiàn)行的后勤管理方法，使6S管理在后勤管理工作中發(fā)揮出最佳效果。

2 PDCA循環(huán)中6S管理在總務(wù)后勤管理中的優(yōu)勢(shì)

總務(wù)后勤管理作為醫(yī)院中的工作難點(diǎn)之一，受到了廣大醫(yī)務(wù)工作人員的關(guān)注。PDCA循環(huán)中6S管理在總務(wù)后勤管理中的優(yōu)勢(shì)非常大，6S管理的主要優(yōu)勢(shì)如下：第一，提升員工素養(yǎng)。在6S管理中，可以通過(guò)提升員工素養(yǎng)的方式使員工養(yǎng)成遵守規(guī)章制度的習(xí)慣[3]。員工能夠在6S管理過(guò)程中感受到6S管理帶來(lái)的積極作用，從而更加重視6S管理在后勤管理中的開展。第二，降低了資源浪費(fèi)。醫(yī)院的發(fā)展離不開成本的控制，在長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略中，資源成本控制的重要性毋庸置疑，而通過(guò)6S管理則能夠在提升資源利用率的同時(shí)防止資源浪費(fèi)的情況出現(xiàn)。在6S管理下，能夠?qū)}(cāng)庫(kù)資源、食堂食材、設(shè)備養(yǎng)護(hù)等方面進(jìn)行全方位管理，杜絕因?yàn)橥涎邮褂枚a(chǎn)生的資源浪費(fèi)，使醫(yī)院后勤管理工作的運(yùn)營(yíng)成本得到有效控制。第三，增加工作效率。6S管理作為一種全方位管理理念，能夠通過(guò)定容、定量、定位的方式將各類設(shè)備安置在有利位置，并且通過(guò)清掃還可以使工作環(huán)境得到改善，使醫(yī)務(wù)工作人員可以在更加優(yōu)質(zhì)的環(huán)境下開展工作[4]。第四，提升總務(wù)后勤管理質(zhì)量。6S管理能夠使醫(yī)院中原有的總務(wù)后勤管理工作變得更加細(xì)致化，無(wú)論是管理制度還是人員執(zhí)行都會(huì)得到優(yōu)化，因此開展6S管理后能夠使后勤管理水平得到進(jìn)一步提升。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，醫(yī)院總務(wù)后勤管理工作實(shí)行6S管理之后，總務(wù)后勤管理的平均效率將提升約30%[5]。

3 醫(yī)院總務(wù)后勤管理工作面臨的難點(diǎn)

醫(yī)院現(xiàn)階段的總務(wù)后勤管理工作往往會(huì)涉及到非常多的工作內(nèi)容，醫(yī)院中的水電、空調(diào)、建筑、保潔等各個(gè)方面都需要總務(wù)后勤管理來(lái)負(fù)責(zé)[6]。在這些后勤管理工作中，大部分工作都需要與第三方公司進(jìn)行合作，如果在管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)對(duì)醫(yī)院中的醫(yī)療服務(wù)帶來(lái)非常大的負(fù)面影響[7]。另外，總務(wù)后勤管理期間面對(duì)的大部分維修、服務(wù)人員，其文化水平相對(duì)偏低，而且大部分工作人員屬于臨時(shí)工，所以很多工作人員并不具備足夠的工作積極性，工作并不穩(wěn)定，所以需要后勤管理人員投入更多精力進(jìn)行監(jiān)督，防止后勤工作不達(dá)標(biāo)的情況產(chǎn)生[7]。而且由于醫(yī)院總務(wù)后勤管理工作涉及到的內(nèi)容相對(duì)比較雜亂，所以在管理期間很難保證面面俱到。所以只能通過(guò)找尋合適的方法才能夠?qū)⒖倓?wù)后勤管理工作做到更好。而將PDCA循環(huán)作為核心的6S管理法正是解決總務(wù)后勤管理工作的優(yōu)秀方法，通過(guò)將總務(wù)后勤管理工作中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分解、優(yōu)化，能夠在開展后勤管理工作時(shí)使工作細(xì)節(jié)變得更加完善。例如在開展清掃作業(yè)時(shí)，后期管理人員就可以按照既定步驟開展清掃工作，若清掃工作符合清掃標(biāo)準(zhǔn)，清掃質(zhì)量就能夠符合醫(yī)院后勤管理要求。而不符合標(biāo)準(zhǔn)的清掃作業(yè)，則要重新投入循環(huán)之中再行解決[8]。這種后勤管理方式能夠杜絕不滿足后勤工作標(biāo)準(zhǔn)的情況發(fā)生，使所有的后勤管理都在6S管理中得到落實(shí)，使種類繁多的總務(wù)管理工作能夠執(zhí)行地更加順暢，為醫(yī)院提供更多保障。

4 以PDCA循環(huán)為核心的6S管理在總務(wù)后勤管理中的運(yùn)用

4.1 計(jì)劃階段

在計(jì)劃、實(shí)施、檢查、優(yōu)化四個(gè)階段中，計(jì)劃階段作為開展后勤管理工作的基礎(chǔ)，其重要性占據(jù)30%，所以醫(yī)院在總務(wù)后勤管理期間必須做好管理計(jì)劃，總務(wù)科在進(jìn)行后勤管理工作時(shí)，應(yīng)該對(duì)科室人員專門開展管理培訓(xùn)工作，通過(guò)集中培訓(xùn)的方式提升后勤管理人員對(duì)于6S管理的認(rèn)知。在培訓(xùn)結(jié)束之后，總務(wù)后勤管理需要制定對(duì)應(yīng)的管理計(jì)劃以及管理規(guī)劃，并根據(jù)責(zé)任劃分不同的后勤管理小組，安排工作小組分別負(fù)責(zé)醫(yī)院中的空調(diào)、保潔、綠化等一系列后勤管理工作[9]。除此之外，還需要安排后勤管理小組中的組長(zhǎng)組成PDCA管理小組，確保6S管理工作得以順利落實(shí)。

4.2 實(shí)施階段

在計(jì)劃階段結(jié)束后，總務(wù)后勤管理人員需要嚴(yán)格落實(shí)計(jì)劃方案，確保后勤管理計(jì)劃得以順利實(shí)施。在實(shí)施過(guò)程中，管理人員必須優(yōu)先對(duì)總務(wù)科中的各類物品進(jìn)行劃分，將無(wú)用物品全部找出并標(biāo)記完成之后，要對(duì)這部分物品進(jìn)行統(tǒng)一處理，然后將有用物品結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況進(jìn)行分類存在，確保需要物品時(shí)可以在第一時(shí)間找到，提升有用資源的利用率[10]。除此之外，對(duì)于醫(yī)院中的安全閥門、醫(yī)療廢物、應(yīng)急物品的擺放同樣需要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，并專門進(jìn)行標(biāo)記，確保在使用過(guò)程中能夠第一時(shí)間找到。在對(duì)設(shè)備、保潔等方面進(jìn)行后勤管理時(shí)，需要定期對(duì)其進(jìn)行查看，檢修，確保設(shè)備功能始終可以得到保障，最大限度延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，降低總務(wù)后勤管理期間存在的設(shè)備安全風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)6S管理理念，總務(wù)后勤管理的具體實(shí)施方案如下：第一，整理。根據(jù)物品作用對(duì)各類設(shè)備、物品進(jìn)行劃分，然后對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、登記，確保醫(yī)院開展總務(wù)后勤管理時(shí)不會(huì)因?yàn)闊o(wú)用物品而影響到后勤管理效率[11]。第二，整頓。在醫(yī)院適合的位置處放置各類物品，保證需要使用時(shí)工作人員可以在第一時(shí)間拿到物品。另外，放置物品時(shí)需要根據(jù)醫(yī)院后勤工作的實(shí)際情況進(jìn)行合理調(diào)整，在不影響物品安全性的前提下提升物品使用效率，還要通過(guò)對(duì)物品進(jìn)行定位、定量管理，并制定物品標(biāo)識(shí)。第三，清掃。對(duì)于作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)中產(chǎn)生的臟污需要及時(shí)進(jìn)行清掃，為醫(yī)院中的工作人員提供明亮且整潔的工作環(huán)境。而且對(duì)設(shè)備進(jìn)行合理清掃還能夠提升設(shè)備使用壽命，防止設(shè)備隱患的出現(xiàn)。第四，清潔?？倓?wù)科開展工作時(shí)需要對(duì)科室規(guī)章制度進(jìn)行梳理并合理改進(jìn)，使總務(wù)后勤管理工作得以更加高效地開展，而且合理的制度更加有利于降低員工執(zhí)行時(shí)的抵觸情緒，有利于推動(dòng)其他工作的順利進(jìn)行。第五，素養(yǎng)。通過(guò)提升醫(yī)院?jiǎn)T工素養(yǎng)能夠培養(yǎng)出員工遵守規(guī)章制度的良好習(xí)慣。通常情況下，后勤管理工作的開展很容易受到人員因素的影響，所以為了增加人員素養(yǎng)，還可以通過(guò)專屬會(huì)議、例會(huì)等多種途徑在醫(yī)院中的宣傳6S管理知識(shí)，使員工了解到6S管理帶來(lái)的好處。第六，安全。安全操作是后勤管理部門需要面對(duì)的重要環(huán)節(jié)，設(shè)備問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)隱患等問(wèn)題都需要后勤人員解決，在面對(duì)此類問(wèn)題時(shí)，后勤人員必須依靠強(qiáng)大的心理素質(zhì)，才能夠使問(wèn)題得到有效解決[12]。

4.3 檢查階段

醫(yī)院在正式推行6S管理措施之后，應(yīng)該對(duì)推行情況進(jìn)行適當(dāng)檢查，通過(guò)檢查核實(shí)管理期間各項(xiàng)管理內(nèi)容的落實(shí)情況，確?？倓?wù)后勤管理能夠按照既定計(jì)劃開展作業(yè)[13]。在總務(wù)后勤管理中，6S管理與日常后勤管理工作的融合能夠使管理效率得到提升，通過(guò)對(duì)后勤管理進(jìn)行檢查、跟蹤時(shí)，總務(wù)科應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的管理要求制定檢查方法，還可以在開展6S管理時(shí)借鑒5S管理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)院區(qū)空調(diào)、房屋等方面進(jìn)行檢查。在檢查階段中，對(duì)于與第三方公司合作的部分管理內(nèi)容，在必要時(shí)需要采用照片拍攝等方式來(lái)記錄后勤工作的開展。除此之外，如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)某一方面管理存在問(wèn)題，則需要組織問(wèn)題會(huì)議對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行二次研討，找出出現(xiàn)管理問(wèn)題的根本原因，會(huì)議內(nèi)容記錄完畢后，則需要作為優(yōu)化管理數(shù)據(jù)提升總務(wù)后勤管理質(zhì)量[14]。

4.4 優(yōu)化階段

優(yōu)化階段需要在6S管理期間對(duì)發(fā)現(xiàn)的后勤管理問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化處理。在優(yōu)化階段中，應(yīng)該專門組織小組開展針對(duì)后勤管理工作的評(píng)價(jià)會(huì)議，對(duì)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題進(jìn)行探究，查找問(wèn)題的根據(jù)解決方法。還可以通過(guò)結(jié)合實(shí)際、文獻(xiàn)等方式對(duì)問(wèn)題展開深入分析，以此來(lái)做出針對(duì)性優(yōu)化方案，解決已經(jīng)出現(xiàn)的各類后勤管理問(wèn)題。對(duì)于已經(jīng)初見成效的管理方案，則應(yīng)該適當(dāng)提升實(shí)施、管理標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)問(wèn)題總結(jié)、管理優(yōu)化等方式真正實(shí)現(xiàn)PDCA循環(huán)管理，保證總務(wù)后勤管理得以順利進(jìn)行[15]。

總而言之，基于PDCA循環(huán)的6S管理可以在醫(yī)院總務(wù)后勤管理中發(fā)揮出非常重要的作用。通過(guò)6S管理，后勤管理期間的管理方案、執(zhí)行能力都會(huì)得到大幅度提升。相信隨著更多人關(guān)注到總務(wù)后勤管理工作，基于PDCA循環(huán)的6S管理一定會(huì)更加完善。