科研實(shí)驗(yàn)室管理體系實(shí)施項(xiàng)目化管理的探索
——以中國科學(xué)院南京土壤研究所所級(jí)公共技術(shù)服務(wù)中心為例

孫玉芳，唐昊冶，范巧君，倪 俊

(中國科學(xué)院 南京土壤研究所 所級(jí)公共技術(shù)服務(wù)中心，江蘇 南京 210008)

科研實(shí)驗(yàn)室是科學(xué)研究的基礎(chǔ)技術(shù)保障，也是實(shí)施科技創(chuàng)新的重要場所. 為了深入貫徹落實(shí)《國務(wù)院關(guān)于國家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器向社會(huì)開放的意見》(國發(fā)[2014]70號(hào))[1]精神，促進(jìn)科研設(shè)施和儀器開放共享，切實(shí)提高科技資源配置和使用效率，更好地為科技創(chuàng)新和社會(huì)服務(wù)，中科院在現(xiàn)行科技體制下，加強(qiáng)技術(shù)支撐條件建設(shè)，鼓勵(lì)研究所對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行集中收編管理，并開放給課題組使用，以提高研究所從基礎(chǔ)研究到應(yīng)用研究再到生產(chǎn)力科研創(chuàng)新的綜合支撐能力.

隨著科研實(shí)驗(yàn)室的儀器裝備日益完善，如何科學(xué)規(guī)范高效地管理實(shí)驗(yàn)室將直接或間接影響整個(gè)科研領(lǐng)域和國家科技發(fā)展的情況[2-3]. 科研實(shí)驗(yàn)室人員是高度個(gè)體化的高層次知識(shí)結(jié)構(gòu)人員，所從事的工作具有較強(qiáng)的自主性，因此規(guī)范管理實(shí)驗(yàn)室對(duì)科研數(shù)據(jù)的可信度與準(zhǔn)確性尤其重要[4]. 目前一種主流趨勢是借助實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定(CMA)或中國合格評(píng)定國家認(rèn)可委員會(huì)(CNAS)框架管理科研實(shí)驗(yàn)室[5]. CMA和CNAS準(zhǔn)則詳細(xì)規(guī)定了實(shí)驗(yàn)室的通用要求、結(jié)構(gòu)要求、資源要求、過程要求和管理體系要求. 但由于在落實(shí)過程中，科研實(shí)驗(yàn)室存在管理人員較少、管理人員崗位職責(zé)和行政職務(wù)不對(duì)等、任務(wù)執(zhí)行缺少監(jiān)控等問題，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室管理效能低下，各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行不順暢，不利于高質(zhì)量的科研產(chǎn)出，影響大型科研儀器開放共享成果.

針對(duì)上述突出問題，本文提出運(yùn)用項(xiàng)目化管理方式管理科研實(shí)驗(yàn)室，在整合現(xiàn)有技術(shù)和資源優(yōu)勢基礎(chǔ)上，細(xì)化分解管理體系對(duì)人、機(jī)、料、法、環(huán)、測等6個(gè)方面的要求，理清管理過程中的重要節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)人員互動(dòng)并逐步落實(shí)人員責(zé)任，有效運(yùn)行實(shí)施、監(jiān)督、核查、評(píng)價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)，高效完成階段性目標(biāo)，形成“目標(biāo)-管理-高效運(yùn)行-成效”體系，最終為如何科學(xué)規(guī)范高效地管理科研實(shí)驗(yàn)提供新思路.

1 項(xiàng)目化管理手段

項(xiàng)目化管理是運(yùn)用系統(tǒng)論原理，將組織中臨時(shí)性的、具有明確目標(biāo)、預(yù)算與進(jìn)度有要求的負(fù)責(zé)任務(wù)從原有流程中分離出來，組織團(tuán)隊(duì)，使用項(xiàng)目管理的技術(shù)和方法進(jìn)行管理，是項(xiàng)目管理在實(shí)踐應(yīng)用方面的發(fā)展，具有一定靈活性. 項(xiàng)目化管理最根本的目的是在確保時(shí)間、技術(shù)、性能指標(biāo)的條件下，以盡可能的效率完成預(yù)定目標(biāo). 該方式由于通過組織項(xiàng)目內(nèi)部的資源庫，落實(shí)有效的項(xiàng)目授權(quán)體系，形成監(jiān)控和溝通機(jī)制，激發(fā)和引導(dǎo)了人員的戰(zhàn)斗力，把本來不便于操作的、軟性的管理變成相對(duì)易于操作的方法，進(jìn)而大大提升企業(yè)管理的執(zhí)行力，在整合資源、監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)、提高效率方面具有很大的優(yōu)越性[6]，目前已經(jīng)逐步應(yīng)用于醫(yī)院、航空高校等領(lǐng)域的管理實(shí)踐當(dāng)中[7-10].

2 項(xiàng)目化管理手段在管理實(shí)驗(yàn)室中的應(yīng)用

本文結(jié)合中國科學(xué)院南京土壤研究所所級(jí)公共技術(shù)服務(wù)中心(以下簡稱“中心”)實(shí)驗(yàn)室管理特點(diǎn)，以公共技術(shù)支撐體系為主線，實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可管理準(zhǔn)則為框架，探討運(yùn)用項(xiàng)目化管理模式分解實(shí)驗(yàn)室管理工作內(nèi)容，并以高效完成質(zhì)量控制活動(dòng)為例，證明項(xiàng)目化管理在提高科研實(shí)驗(yàn)室管理效率，助力科研實(shí)驗(yàn)室發(fā)展等方面應(yīng)用價(jià)值.

2. 1 實(shí)驗(yàn)室介紹

“中心”作為科研院所科研的支撐部門和下屬實(shí)驗(yàn)室，于2004年率先對(duì)全所現(xiàn)有大型儀器設(shè)備和通用設(shè)備進(jìn)行清查登記收編，并進(jìn)行統(tǒng)一管理. 為了更加科學(xué)地管理儀器，保證科研數(shù)據(jù)質(zhì)量、提高儀器使用效率和開放共享率，“中心”于2005年9月加入CNAS和CMA體系，接受上級(jí)主管、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人的監(jiān)督，在行業(yè)內(nèi)有良好的聲譽(yù).

2. 2 實(shí)驗(yàn)室管理現(xiàn)狀及存在問題

“中心”實(shí)驗(yàn)室雖然已具備流程完整的管理程序，但隨著儀器設(shè)備的增多、開放共享需求的增大，在多年的管理運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)其存在一些明顯問題.

2. 2. 1 管理節(jié)點(diǎn)設(shè)置不明確

相對(duì)于基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室，科研實(shí)驗(yàn)室的管理更加復(fù)雜[11]. 由于設(shè)備類型多樣且差異大，需要多層級(jí)多樣化管理模式. 縱觀實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行過程，影響實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的節(jié)點(diǎn)不一定都是技術(shù)問題，但現(xiàn)有管理方式未能理清科研實(shí)驗(yàn)室管理環(huán)節(jié)中的重要節(jié)點(diǎn)和復(fù)雜點(diǎn). 對(duì)管理體系的改進(jìn)也通常是著眼于打補(bǔ)丁，沒有一個(gè)全局改進(jìn)的觀念. 如實(shí)驗(yàn)室完成了關(guān)鍵設(shè)備的計(jì)量檢定、校準(zhǔn)活動(dòng)，并對(duì)計(jì)量活動(dòng)的有效性進(jìn)行了確認(rèn)，但設(shè)備管理員未及時(shí)更換或加貼設(shè)備計(jì)量標(biāo)識(shí)，從而影響了計(jì)量溯源的連續(xù)性. 采購實(shí)驗(yàn)耗材通常需要3～4周，但遇到供應(yīng)商產(chǎn)品供應(yīng)不及時(shí)周期會(huì)延長，導(dǎo)致試驗(yàn)被拖延. 那些看似不重要的事情，如果沒有做到位，沒有按照計(jì)劃實(shí)施完畢，或是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，都會(huì)影響到管理的成效性.

2. 2. 2 管理人員的崗位職責(zé)和行政職務(wù)不對(duì)等

由于科研實(shí)驗(yàn)室多以技術(shù)人員為主，管理人員相對(duì)較少. 大家都看重技術(shù)工作的開展與實(shí)驗(yàn)技術(shù)的開發(fā)，對(duì)于管理工作的推進(jìn)，人員的工作態(tài)度基本上以講“理”為主. 雖然實(shí)驗(yàn)室明確了質(zhì)量負(fù)責(zé)人與技術(shù)負(fù)責(zé)人的責(zé)任與權(quán)力，但對(duì)于參與到體系運(yùn)行中的其他人員缺乏與工作要求相對(duì)等的明確的責(zé)任與權(quán)力分配，如此必然不利于管理工作的推行與改進(jìn)，長此以往易將管理停留于制度建設(shè)上，也讓實(shí)驗(yàn)室出現(xiàn)分工不清、責(zé)權(quán)不明確情況. 如果實(shí)驗(yàn)室工作分工不清、責(zé)權(quán)不明，易造成工作相互推諉，給實(shí)驗(yàn)室發(fā)展帶來阻力或是安全危險(xiǎn).

2. 2. 3 管理工作缺乏進(jìn)度控制

科研實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)科研技術(shù)支撐、對(duì)外部檢測服務(wù)及培養(yǎng)研究生等多重工作任務(wù)，對(duì)于在體系文件中沒有強(qiáng)制規(guī)定完成時(shí)限的工作，完成情況會(huì)隨著實(shí)驗(yàn)室人員個(gè)人工作習(xí)慣及態(tài)度的不同而有所不同，對(duì)體系管理工作很難形成從“要我做”到“我要做”的理念改變[12]，從而造成實(shí)驗(yàn)室相關(guān)管理工作拖沓、效率不高甚至后期趕工的現(xiàn)象.

2. 3 利用項(xiàng)目化管理手段分解并高效完成實(shí)驗(yàn)室相關(guān)工作

經(jīng)過分析實(shí)驗(yàn)室存在的上述突出問題，我們利用項(xiàng)目化管理方法的優(yōu)勢，將實(shí)現(xiàn)年度質(zhì)量作為目標(biāo)明確、有進(jìn)度要求的項(xiàng)目，利用項(xiàng)目化管理手段分解實(shí)際工作的各項(xiàng)要求，編制項(xiàng)目實(shí)施方案，以切實(shí)推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室體系有效運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)年度管理目標(biāo)，使之符合實(shí)驗(yàn)室長期發(fā)展規(guī)劃和CMA、CNAS標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求.

實(shí)施方案確定完成該項(xiàng)目工作所需要的不同階段、階段性工作可交付結(jié)果以及階段任務(wù)的完成時(shí)間，編制項(xiàng)目實(shí)施方案，具體內(nèi)容如表1所列.

表1 項(xiàng)目實(shí)施方案Table 1 Project implementation plan

2. 3. 1 明確項(xiàng)目化管理目標(biāo)

根據(jù)實(shí)驗(yàn)室年度工作重點(diǎn)，細(xì)化分解管理體系對(duì)人、機(jī)、料、法、環(huán)、測等6個(gè)方面的要求，啟動(dòng)項(xiàng)目化管理，確定年度工作的各項(xiàng)目標(biāo)以及目標(biāo)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的時(shí)限. 如年初明確推進(jìn)認(rèn)可管理的各項(xiàng)工作，迎接年底的CNAS外部評(píng)審工作.

2. 3. 2 制定項(xiàng)目計(jì)劃

實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量負(fù)責(zé)人在正式啟動(dòng)項(xiàng)目10個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)項(xiàng)目的年度目標(biāo)或者是分解后的若干小目標(biāo)制定項(xiàng)目計(jì)劃. 不同的項(xiàng)目由于工作內(nèi)容的復(fù)雜程度不同，項(xiàng)目計(jì)劃也可能是根據(jù)子項(xiàng)目目的、復(fù)雜程度及對(duì)各個(gè)子計(jì)劃的側(cè)重不同而制定多個(gè)子計(jì)劃的有機(jī)整合. 制定項(xiàng)目的計(jì)劃時(shí)需要確定實(shí)施項(xiàng)目的范圍、項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)及項(xiàng)目活動(dòng)評(píng)價(jià)方式方法.

(1) 項(xiàng)目范圍：根據(jù)準(zhǔn)則條款要求，將中心管理體系工作細(xì)化分解為人員管理、儀器設(shè)備管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、環(huán)境設(shè)施管理等多個(gè)子項(xiàng)目，同時(shí)對(duì)不同的子項(xiàng)目進(jìn)行分解，詳細(xì)描述工作內(nèi)容，并給出具體的過程操作指導(dǎo)及實(shí)施時(shí)所需的記錄格式超鏈接.

(2) 項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)：落實(shí)各子項(xiàng)目實(shí)施、監(jiān)督核查和評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)的責(zé)任人，并通過項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)來控制執(zhí)行契機(jī)和完成期限.

(3) 項(xiàng)目活動(dòng)評(píng)價(jià)：結(jié)合每一項(xiàng)目內(nèi)容的過程操作指導(dǎo)和準(zhǔn)則條款，核查項(xiàng)目實(shí)施記錄，評(píng)價(jià)各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)施的符合性.

2. 3. 3 實(shí)施

項(xiàng)目計(jì)劃制定完畢后，各子項(xiàng)目責(zé)任人在項(xiàng)目計(jì)劃提供的時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求及每一項(xiàng)工作的具體操作指導(dǎo)下實(shí)施項(xiàng)目工作內(nèi)容，同時(shí)通過計(jì)劃中超鏈接的記錄表及時(shí)記錄并保留實(shí)施證據(jù)，如試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)、過程控制的質(zhì)量記錄等.

2. 3. 4 監(jiān)控和核查

項(xiàng)目監(jiān)督人員嚴(yán)格依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表規(guī)定的內(nèi)容對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程予以監(jiān)督，并利用項(xiàng)目計(jì)劃Excel表格自定義設(shè)置在項(xiàng)目實(shí)施前、中、后各時(shí)間節(jié)點(diǎn)啟動(dòng)發(fā)郵件提醒功能.

監(jiān)督人在項(xiàng)目實(shí)施節(jié)點(diǎn)到達(dá)時(shí)間前10個(gè)工作日，對(duì)子項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查，核實(shí)階段性可交付結(jié)果，并對(duì)實(shí)施情況予以追蹤記錄，確保項(xiàng)目能夠有效推行下去. 當(dāng)核查時(shí)發(fā)現(xiàn)與計(jì)劃執(zhí)行周期不符并不能按期完成可交付結(jié)果時(shí)，需要進(jìn)行原因分析，提出應(yīng)對(duì)措施，督促實(shí)施人積極改進(jìn)，并在限定期限內(nèi)完成項(xiàng)目內(nèi)容，最大限度地保證整個(gè)項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行.

2. 3. 5 項(xiàng)目完成結(jié)果匯總

項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)督人員對(duì)項(xiàng)目工作內(nèi)容在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)前進(jìn)行核查，根據(jù)管理體系程序?qū)ο嚓P(guān)項(xiàng)目執(zhí)行要求，從項(xiàng)目完成度和項(xiàng)目可形成突破性結(jié)果匯總所有通過審核的質(zhì)量、技術(shù)記錄，整理形成相應(yīng)的實(shí)施報(bào)告，對(duì)完成良好的項(xiàng)目情況及時(shí)總結(jié)形成經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于完成過程中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題及時(shí)分析，必要時(shí)形成改進(jìn)建議，以助于實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行的穩(wěn)步提升.

為進(jìn)一步闡述項(xiàng)目化管理思路在實(shí)驗(yàn)室管理運(yùn)行中的實(shí)施，現(xiàn)將相關(guān)項(xiàng)目實(shí)施流程使用流程圖描述如圖1所示.

圖1 實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目化管理流程圖Fig. 1 Flow diagram of project implementation plan

2. 4 項(xiàng)目化管理的實(shí)施案例

質(zhì)量控制是為了持續(xù)對(duì)實(shí)驗(yàn)室相關(guān)分析工作的有效性進(jìn)行監(jiān)控，保證分析結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性，確保實(shí)驗(yàn)室的各質(zhì)量目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)而推行的基于過程控制的活動(dòng). 其通過控制與實(shí)驗(yàn)有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)，把分析誤差控制在允許范圍內(nèi)，具體可以分為外部質(zhì)量控制活動(dòng)和內(nèi)部質(zhì)量控制[13-15].

現(xiàn)選取“中心”2019年度質(zhì)量控制的工作內(nèi)容作為子項(xiàng)目進(jìn)行示例，技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織執(zhí)行年度質(zhì)量控制活動(dòng)，根據(jù)“中心”情況，并參照實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可及資質(zhì)認(rèn)定相關(guān)準(zhǔn)則要求，編制2019年度質(zhì)量控制項(xiàng)目計(jì)劃表，確定項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目活動(dòng)評(píng)價(jià)等內(nèi)容. 整個(gè)質(zhì)量控制項(xiàng)目計(jì)劃表如表2所列.

表2 質(zhì)量控制項(xiàng)目計(jì)劃表Table 2 Project schedule of quality control activities

項(xiàng)目實(shí)施人根據(jù)給定的計(jì)劃表在控制時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)執(zhí)行相關(guān)活動(dòng)，監(jiān)督人員對(duì)項(xiàng)目實(shí)施人的實(shí)施過程給予郵件提醒和必要幫助，并記錄追蹤執(zhí)行情況，通過信息追蹤的可視化，調(diào)動(dòng)相關(guān)責(zé)任人的工作積極性. 項(xiàng)目實(shí)施追蹤記錄表示例如表3所列.

表3 項(xiàng)目實(shí)施追蹤記錄表Table 3 Tracking record of project implementation

通過以項(xiàng)目化管理方式，最終高效完成“中心”2019年度的質(zhì)量控制活動(dòng)，同時(shí)結(jié)合該方式梳理“中心”整個(gè)業(yè)務(wù)流程、管理流程，分解并形成一系列可以切實(shí)推進(jìn)的項(xiàng)目化實(shí)施方案，使得實(shí)驗(yàn)室順利通過當(dāng)年度中國合格評(píng)委委員會(huì)組織的實(shí)驗(yàn)室復(fù)評(píng)審核活動(dòng).

3 結(jié)語

該管理方式在“中心”體系管理的正向成效表明項(xiàng)目化管理方式在形成“目標(biāo)-管理-高效運(yùn)行-成效”體系，提高科研背景下的實(shí)驗(yàn)室的科技支撐能力和開放共享效果方面存在以下優(yōu)勢：(1)責(zé)權(quán)明確，細(xì)化分解. 通過項(xiàng)目化分解實(shí)驗(yàn)室工作為若干子項(xiàng)目，由項(xiàng)目責(zé)任人承擔(dān)起各自責(zé)權(quán)范圍內(nèi)的工作，并結(jié)合考核和監(jiān)督，使得項(xiàng)目協(xié)作權(quán)責(zé)分明、分工清晰，有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程的控制. (2) 進(jìn)度管理提高管理效率. 項(xiàng)目活動(dòng)有明確的進(jìn)度計(jì)劃，通過對(duì)每一階段的工作賦予合理的時(shí)間限制，幫助員工把握工作重點(diǎn)，減少拖沓，從而提高項(xiàng)目執(zhí)行效率. 在此基礎(chǔ)上，相應(yīng)的制度最大程度發(fā)揮作用，營造一個(gè)高效的實(shí)驗(yàn)環(huán)境，也有利于個(gè)人能力的發(fā)揮. (3) 易于形成和凝練成果. 項(xiàng)目最終高效實(shí)施，確保了科研實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)的質(zhì)量，不斷提升科研數(shù)據(jù)的客觀性、可靠性和可重復(fù)性，減少錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的誤導(dǎo)誤用風(fēng)險(xiǎn). 其形成的成果將助推大型儀器設(shè)備共享及科研成果轉(zhuǎn)化.