年終報表必需的小技巧

沈雅

俗話說年報做得好，年終少不了，一份好的年終報表，有時候直接影響年終獎！你的年終報表做好了嗎？今天教給大家?guī)讉€小技巧。

1. Alt+=快速求和

匯總求和是年報制作里經(jīng)常遇到的一個問題，傳統(tǒng)方法是利用SUM函數(shù)+單元格拖拽。不過一個更快捷的操作是：先選中數(shù)據(jù)區(qū)，按下“Alt+=”，稍后Excel就會將匯總結(jié)果直接填寫到表格下方。如果你還需要橫向匯總，那么可以在選擇時多選一組空白列，這樣Excel就會一并把橫向結(jié)果也匯總出來了。

2.一鍵切換數(shù)字格式

將一個數(shù)值改為百分比或貨幣單位，傳統(tǒng)方法是修改單元格格式。但如果數(shù)值很多，也可以借助快捷鍵來完成。選中單元格，按下Ctrl+Shift+3就是日期格式，按下Ctrl+Shift+4就是貨幣格式，按下Ctrl+Shift+5就是百分比格式。

3.一鍵展現(xiàn)公式

表格里夾雜了很多公式修改起來不方便。想讓公式“顯形”其實(shí)非常簡單，只要按一下“Ctrl+～”就可以了。這樣處理之后，再編輯表格就不怕將公式誤刪除了。

4.一鍵增加行列

制作表格時經(jīng)常需要添加、刪除行和列，傳統(tǒng)方法是將光標(biāo)定位到行列開頭，再用右鍵手工操作。其實(shí)也可以先將光標(biāo)定位到要處理的行列開關(guān)，按下快捷鍵Ctrl+/-。其中“Ctrl+”是增加行（列），“Ctrl-”是減少行（列）。需要幾個按幾下，要比傳統(tǒng)方法方便多了。

5.快速在不同工作表間切換

有些表格內(nèi)置了多張工作表，想要遍歷所有工作表，只能通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊。其實(shí)也可以借助快捷鍵來完成，其中Ctrl+PageDown是向右切換，Ctrl+PageUp是向左切換。而且這個快捷鍵沒有循環(huán)功能，不會跳到結(jié)尾后再從頭來一遍，很適合財務(wù)人員使用。

6.不想看到礙眼的“0”

由于公式的緣故，很多做好的空白模板里都會包含大量的0。如果不想看到這些0，一個最直接的辦法就是隱藏它。方法是：點(diǎn)擊“文件”→“選項(xiàng)”→“高級”，取消“此工作表的顯示選項(xiàng)”→“在具有零值的單元格中顯示零”前面的復(fù)選框就可以了。

需要注意的是，這項(xiàng)設(shè)置僅針對于當(dāng)前工作表有效，且會自動保存到文件里。設(shè)置好后，即便將表格放到另一臺電腦上，也不會將0顯示出來。

7.只打印表格中的某一部分

有時一個表格中會包含若干內(nèi)容，如果只希望打印其中某一部分該怎么辦呢？答案就是設(shè)置打印區(qū)域。選中要打印的部分，點(diǎn)擊“頁面布局”→“打印區(qū)域”→“設(shè)置打印區(qū)域”。設(shè)置好后，再點(diǎn)擊打印按鈕，表格中的其他部分就不會被打印了。

8.快速刪除空行

表格經(jīng)過多次編輯后，往往會留下一堆空行，如何快速刪除這些空行呢？很簡單，首先Ctrl+A全選，然后按下Ctrl+G調(diào)出“定位”對話框，接下來點(diǎn)擊“定位條件”，雙擊“空值”。這時Excel會自動選中所有空白的單元格，接下來在空白格上右擊并執(zhí)行“刪除”→“整行”，所有的空行就被一鍵清除了。

9.快速錄入部門員工清單

如果需要重復(fù)錄入內(nèi)部員工信息，自定義序列將是一個不錯的選擇。首先將部門名稱及員工清單按列輸入到Excel中，然后選中并點(diǎn)擊“文件”→“選項(xiàng)”→“高級”，向下找到“編輯自定義列表”按鈕。接下來在彈出面板右側(cè)點(diǎn)擊“導(dǎo)入”按鈕，完成序列值添加。一旦后續(xù)需要填寫本部門信息，只要輸入部門名稱（比如本例中的“技術(shù)部”），再將填充柄向下拖拽，名單便自動生成了。

10.一鍵清除邊框

有時表格中的框線很礙眼，如何一鍵快速清除呢？很簡單，選中要處理的單元格區(qū)域，然后按下快捷鍵Ctrl+Shift+-（減號），這時區(qū)域內(nèi)的框線就被一鍵清除了。

11.不相鄰單元格填充相同數(shù)據(jù)

有時需要在不相鄰的單元格內(nèi)，填寫相同的數(shù)據(jù)。無論手工填寫還是復(fù)制粘貼，都不夠快捷。其實(shí)Excel支持一個更簡單的方法，先將要填寫的單元格按Ctrl鍵全部選中，然后在其中某個單元格內(nèi)輸入數(shù)值（此時單元格需要一直保持選中狀態(tài)），接下來按下快捷鍵Ctrl+Enter（回車），這時已選中的單元格內(nèi)就會自動填好相同的數(shù)值了。

類似方法還可以在多個工作表中同時填寫，方法是按住Ctrl鍵，首先將要填寫的工作表全部選好，接下來再利用上述方法完成多單元格錄入。完成后，所有被選中工作表的對應(yīng)位置，都會自動填好相同的數(shù)值。

12.工作表太多？這種選法你試過嗎

有些表格內(nèi)置了大量工作表（最常見的就是一天一個工作表），選擇時會很麻煩。其實(shí)Excel還支持一種列表式選擇，只要在左下方切換按鈕處右擊，就能看到所有工作表。需要打開某個工作表時，直接雙擊對應(yīng)的表格名稱就可以了。

13.快速在多個工作簿中切換

如何在多個已打開的工作簿間切換？很多人的選擇都是Alt+TAB，雖然也能實(shí)現(xiàn)切換表格的目的，但由于列表中會包含其他程序，往往不能一鍵定位到所需的表格。其實(shí)Excel還支持一項(xiàng)Ctrl+TAB快捷鍵，與Alt+TAB不同，Ctrl+TAB只會在已打開的工作簿間切換，不會受其他程序影響。

14.單元格內(nèi)容如何合并

合并單元格只能對單元格結(jié)構(gòu)進(jìn)行合并，并不支持內(nèi)容合并。在Excel中，還有一項(xiàng)功能可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)容級合并，這就是———內(nèi)容重排。方法是：選中要合并的單元格（僅支持縱向排列），點(diǎn)擊“開始”→“編輯”→“填充”→“內(nèi)容重排”，稍后被選中單元格的內(nèi)容，就會自動被合并到一起了。

注意：使用這項(xiàng)功能前，需要首先將單元格列寬調(diào)整至足夠容納下所有的單元格內(nèi)容才可。

15.一鍵關(guān)閉所有Excel表格

Excel支持一鍵多開，也支持一鍵關(guān)閉。方法很簡單，按住Shift鍵點(diǎn)擊右上角的“X”，所有已打開的表格，就會被關(guān)閉。

Excel中類似的小技巧還有很多，特別是一些重復(fù)性操作，大多都會有變通的方法，這就是本期要和大家介紹的幾組辦公小妙招，希望能對大家的工作有所幫助。