民國檔案著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍建設(shè)的思考

姚行

摘要：文章闡述了加強(qiáng)綜合檔案館民國檔案著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性，分析了當(dāng)前綜合檔案館著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，并探討了加強(qiáng)綜合檔案館著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館 民國檔案 著錄項(xiàng)目 隊(duì)伍建設(shè)

2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式施行。新修訂的《檔案法》第七條中提到的“國家鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展”，是對2014年《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中“規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)”的繼承與鞏固，是從法律層面對社會(huì)力量參與檔案事務(wù)的肯定和保障[1]，也為引入社會(huì)力量以項(xiàng)目外包形式開展民國檔案著錄工作提供了法律支持。

綜合檔案館檔案著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍水平影響項(xiàng)目的管理效能，將直接決定著錄效率和目錄質(zhì)量，如何加強(qiáng)項(xiàng)目自身管理隊(duì)伍建設(shè)成為當(dāng)前必須認(rèn)真思考和研究的重要課題。

一、民國檔案著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性

（一）提高目錄質(zhì)量的關(guān)鍵

“民國檔案文件級目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量是民國檔案目錄體系建設(shè)的靈魂，它關(guān)系到國家重點(diǎn)檔案資源信息化管理和開發(fā)的利用水平，關(guān)系到為黨和國家提供專業(yè)化的檔案信息服務(wù)的能力?！盵2]目錄質(zhì)量不僅取決于對外包公司的選擇，更取決于綜合檔案館自身項(xiàng)目管理隊(duì)伍的管理水平，其重要的是管理人員的能力與水平。項(xiàng)目管理人員專業(yè)素質(zhì)高、知識(shí)范圍廣、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)，有能力檢出目錄問題，才能使壓力傳導(dǎo)到位，形成環(huán)環(huán)相扣的“責(zé)任鏈條”，推動(dòng)外包公司人員質(zhì)量意識(shí)的提高。

（二）項(xiàng)目平穩(wěn)運(yùn)行的保障

綜合檔案館如果忽視項(xiàng)目管理轉(zhuǎn)而放手公司一方運(yùn)行著錄項(xiàng)目，很可能給項(xiàng)目平穩(wěn)運(yùn)行留下隱患。公司方為追求著錄速度而簡化著錄流程，由此導(dǎo)致一些錯(cuò)誤的做法在目錄中不斷重復(fù)出現(xiàn)，使得目錄問題解決的時(shí)間變長。另外，公司方前期準(zhǔn)備不足、人員配置與實(shí)際需求不相符、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力不高等，都可能造成項(xiàng)目運(yùn)行過程產(chǎn)生波折。單靠公司一方運(yùn)行項(xiàng)目既不科學(xué)也不現(xiàn)實(shí)，綜合檔案館項(xiàng)目管理隊(duì)伍應(yīng)切實(shí)擔(dān)起監(jiān)督之責(zé)，主動(dòng)作為、提前謀劃、細(xì)化措施、做好預(yù)案，保證項(xiàng)目的平穩(wěn)運(yùn)行。

（三）業(yè)務(wù)可持續(xù)發(fā)展的需要

基于民國檔案數(shù)量眾多、相對集中的特點(diǎn)，以項(xiàng)目形式長期開展著錄工作將是一個(gè)大的趨勢。綜合檔案館民國檔案著錄項(xiàng)目管理，涉及眾多步驟和環(huán)節(jié)，比如進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、擬定招標(biāo)需求、審核招標(biāo)文件、進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)、抽檢目錄成品、準(zhǔn)備績效材料等。合同任務(wù)量越大、項(xiàng)目規(guī)模越大、公司人員越多、時(shí)間進(jìn)度越緊，對于項(xiàng)目管理隊(duì)伍的要求越高，所以建立一支業(yè)務(wù)精湛、結(jié)構(gòu)合理、充滿活力的管理隊(duì)伍勢在必行。

二、民國檔案著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀

近些年來，在國家檔案局專項(xiàng)資金或省市級財(cái)政資金的支持下，各綜合檔案館紛紛開始了民國檔案文件級目錄著錄項(xiàng)目的實(shí)踐探索，形成了各自不同風(fēng)格的項(xiàng)目管理隊(duì)伍和管理人員，有力地推進(jìn)了著錄進(jìn)度。各館項(xiàng)目管理隊(duì)伍或管理人員為完成年度任務(wù)，采取了各自不同的過程監(jiān)管措施和目錄檢查方法，保證了檔案實(shí)體和信息的安全，取得了很大的工作成效，但仍存在一些問題，這些問題帶有一定的普遍性，也輻射出民國檔案文件級目錄著錄項(xiàng)目存在亟待解決的問題。

（一）人員結(jié)構(gòu)有待進(jìn)一步完善

我國現(xiàn)有檔案專業(yè)人才呈現(xiàn)“女性偏多、年齡偏大、高學(xué)歷人才偏少、非專業(yè)人員偏多”[3]的態(tài)勢，檔案著錄工作同樣如此。各綜合檔案館民國檔案著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍成員多由原來從事著錄工作的人員直接轉(zhuǎn)變而來，是“聯(lián)絡(luò)員”也是“裁判員”，是“指導(dǎo)員”也是“抽檢員”，是“安全員”也是“督查員”，以上情況并不鮮見。民國文書的字體、字形、語體、格式和當(dāng)代迥然不同，文字字跡潦草、語意晦澀難懂，從事著錄管理工作首先要克服文字關(guān)、閱讀關(guān)，對于沒有著錄基礎(chǔ)、缺乏學(xué)習(xí)興趣的人來說難度不小，遠(yuǎn)離現(xiàn)實(shí)的距離感讓很多年輕人望而卻步。新加入的年輕人相對較少，沒有新鮮血液的注入，著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍大齡化趨勢明顯。再加上專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)等方面不能相互補(bǔ)充，導(dǎo)致著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍總體層次不一，結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化。

（二）綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

民國檔案著錄項(xiàng)目管理人員個(gè)人的知識(shí)層次、專業(yè)水平、溝通能力跟項(xiàng)目管理水平呈現(xiàn)正相關(guān)。民國檔案內(nèi)容豐富、形式各異，是一座知識(shí)寶庫，但若缺少對于民國歷史、政府公文、民間信函等知識(shí)基本的了解，很難找到重點(diǎn)內(nèi)容和重要事件，糾結(jié)于可有可無的細(xì)枝末節(jié)，就會(huì)讓目錄著錄失去深層次挖掘館藏內(nèi)容的應(yīng)有價(jià)值?？梢哉f，相關(guān)人員如果沒有一定的知識(shí)做鋪墊，做不好著錄工作，更難以做好民國檔案著錄管理工作。

民國公文沒有既定標(biāo)題，文件題名需要自擬，民國檔案著錄項(xiàng)目管理人員只有具有較強(qiáng)的語言分析、概括和表達(dá)能力，才能判斷公司人員所擬題名是否準(zhǔn)確地體現(xiàn)了檔案的內(nèi)容和形式特征，概括是否到位，語意是否完整全面。此外，以項(xiàng)目形式開展著錄工作，項(xiàng)目管理人員除涉及與外包公司和館內(nèi)其他有關(guān)處室的溝通外，也會(huì)涉及與第三方即全檢公司或監(jiān)理公司的溝通。這就要求項(xiàng)目管理人員不僅要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)水平、全面的管理能力，還要有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，而現(xiàn)有人員水平參差不齊，能力高低有別。

（三）培訓(xùn)機(jī)制有待進(jìn)一步完善

著錄水平高的人不一定能做好著錄項(xiàng)目管理工作，針對民國檔案著錄項(xiàng)目管理人員的培訓(xùn)，必須將著錄知識(shí)和管理能力相結(jié)合，這也是項(xiàng)目管理人員的培訓(xùn)周期要比一般著錄人員長的原因之一。當(dāng)前，開展項(xiàng)目培訓(xùn)的重點(diǎn)一般在著錄人員的培養(yǎng)上，而針對項(xiàng)目管理人員的培訓(xùn)則少之又少，項(xiàng)目管理人員與前沿技術(shù)的距離越來越遠(yuǎn)。如“十三五”時(shí)期，各行各業(yè)都在通過“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，“在互聯(lián)網(wǎng)的視角下，檔案不再是一個(gè)樣本而變成了一個(gè)全體，檔案工作者應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)思維重塑檔案工作的制度和流程，拓展檔案的深度和廣度”[4]。但一些民國檔案著錄項(xiàng)目管理人員沉浸在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理工作之中，缺少新思維、新知識(shí)、新技術(shù)的輸入，使得民國檔案著錄工作未能產(chǎn)生積極的變化。

三、加強(qiáng)民國檔案著錄項(xiàng)目管理隊(duì)伍建設(shè)的對策

（一）合理配置和構(gòu)建項(xiàng)目管理隊(duì)伍

1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的選擇。綜合檔案館民國檔案著錄項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是監(jiān)督項(xiàng)目運(yùn)行的第一責(zé)任人，具有行政、業(yè)務(wù)雙重責(zé)任，對項(xiàng)目申報(bào)、組織、控制和協(xié)調(diào)進(jìn)行全面領(lǐng)導(dǎo)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的能力素質(zhì)直接影響項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度和完成情況，關(guān)系到產(chǎn)出文件級目錄的質(zhì)量和水平。所以，民國檔案著錄實(shí)行項(xiàng)目管理，首先要選好項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不僅應(yīng)是著錄的行家里手，還應(yīng)具有高超的管理水平，有能力將項(xiàng)目人員擰成一股繩，形成優(yōu)勢互補(bǔ)、配合默契、團(tuán)結(jié)一心的管理隊(duì)伍。

2.項(xiàng)目管理人員的配置。民國檔案著錄項(xiàng)目具有專業(yè)性強(qiáng)、中間程序多、質(zhì)量要求高及工期時(shí)間短等特點(diǎn)，管理人員的合理配置顯得尤為重要。管理人員不僅應(yīng)具有較強(qiáng)的民國檔案文件級目錄著錄能力，還應(yīng)具有一定的指導(dǎo)能力、溝通協(xié)調(diào)和團(tuán)隊(duì)合作能力。為實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目全方位、全過程、全環(huán)節(jié)的監(jiān)督，管理人員的人數(shù)應(yīng)與項(xiàng)目規(guī)模相適應(yīng)，以避免在管理過程出現(xiàn)顧此失彼、左支右絀的局面。此外，應(yīng)注意管理人員年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)等的合理搭配，以相互補(bǔ)充、形成合力。

（二）完善項(xiàng)目管理隊(duì)伍培訓(xùn)機(jī)制

1.多種形式開展培訓(xùn)。做好民國檔案著錄項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)工作要做到三個(gè)“結(jié)合”，即業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理培訓(xùn)相結(jié)合、成熟技術(shù)與新興技術(shù)相結(jié)合、線上培訓(xùn)與線下培訓(xùn)相結(jié)合。除了培訓(xùn)有關(guān)民國文書、近代地方史、文言書函、項(xiàng)目管理、成熟著錄技術(shù)等內(nèi)容，在進(jìn)一步提高項(xiàng)目管理人員現(xiàn)階段業(yè)務(wù)能力和管理能力的同時(shí)，適當(dāng)增加人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)等新興技術(shù)的培訓(xùn)內(nèi)容，可以使著錄項(xiàng)目管理人員了解著錄工作未來的發(fā)展方向。為加大培訓(xùn)效能，綜合檔案館可根據(jù)需要靈活采用線上培訓(xùn)與線下培訓(xùn)兩種形式。

2.問題導(dǎo)向精準(zhǔn)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)突出問題導(dǎo)向，實(shí)行精準(zhǔn)培訓(xùn)。如文件題名的擬寫既是著錄的重點(diǎn)，也是質(zhì)檢的難點(diǎn)，出現(xiàn)問題類型多、情況雜、概率大。項(xiàng)目管理人員每個(gè)人接觸的檔案和目錄不同，存在的問題也各有不同，應(yīng)建立詳細(xì)的問題臺(tái)賬，定期召開專項(xiàng)研討會(huì)，輪流上講臺(tái)、當(dāng)講師，分享近期質(zhì)檢題名情況、存在問題及解決方式，促進(jìn)管理人員主動(dòng)總結(jié)和研究，帶動(dòng)隊(duì)伍整體水平不斷提升。

（三）強(qiáng)化項(xiàng)目管理隊(duì)伍內(nèi)部建設(shè)

1.加強(qiáng)黨建引領(lǐng)，激活內(nèi)部活力?！盀辄h管檔、為國守史、為民服務(wù)”是檔案工作的神圣職責(zé)，也是檔案工作姓黨的政治屬性所在[5]，黨的領(lǐng)導(dǎo)要落實(shí)到檔案工作全過程。要加強(qiáng)黨組織和黨員隊(duì)伍建設(shè)，通過開展形式多樣的組織活動(dòng)，把著錄工作面臨的焦點(diǎn)、熱點(diǎn)和難點(diǎn)作為黨建工作的發(fā)力點(diǎn)，使黨組織的工作深入人心、凝聚力量，引導(dǎo)著錄項(xiàng)目管理人員自覺提高政治站位，把個(gè)人的“獨(dú)角戲”變成團(tuán)隊(duì)的“大合唱”，真正起到引領(lǐng)著錄發(fā)展的作用。

2.創(chuàng)新方式方法，深挖內(nèi)部潛力。綜合檔案館可以以開展實(shí)踐鍛煉為有效抓手，運(yùn)用各種方法手段，深度挖掘內(nèi)部潛力。如開展課題式鍛煉，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每年根據(jù)業(yè)務(wù)需要向管理人員布置課題內(nèi)容，完成課題的過程也是思考和學(xué)習(xí)的過程，以提高整體業(yè)務(wù)水平。如開展輪崗式鍛煉，組織著錄管理人員體驗(yàn)其他相關(guān)項(xiàng)目或同一項(xiàng)目其他環(huán)節(jié)的管理工作，使其在對比中增進(jìn)對本職工作的思考，從而更好地開展著錄管理工作。

綜上所述，綜合檔案館以項(xiàng)目形式開展民國檔案文件級目錄著錄工作的關(guān)鍵之處，在于加強(qiáng)自身管理隊(duì)伍建設(shè)；只有在合理配置人員、完善培訓(xùn)機(jī)制、強(qiáng)化內(nèi)部建設(shè)方面采取有力的措施和方法，才能實(shí)現(xiàn)目錄質(zhì)量水平的不斷提升。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]常大偉.合作治理視域下檔案社會(huì)參與能力建設(shè)研究——以新修訂檔案法第七條為中心的思考[J].浙江檔案，2020（8）：10-12.

[2]許茵.國家重點(diǎn)檔案文件級目錄題名著錄問題探析——以全國民國檔案文件級目錄著錄為例[J].檔案學(xué)研究，2018（8）：59-63.

[3]何振，楊文，唐思慧，等.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案學(xué)教育的新常態(tài)與實(shí)踐拓展[J].檔案學(xué)研究，2016（1）：117-123.

[4]王協(xié)舟，李典誥，王露露.“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)發(fā)展動(dòng)力的新挑戰(zhàn)[J].北京檔案，2019（10）：8-12.

[5]陸國強(qiáng).為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障[J].中國檔案，2020（7）：18-19.

作者單位：北京市檔案館