高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的實(shí)踐與探討

鄧益青

(廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司天汕分公司，廣東 梅州 514700 )

0 引言

企業(yè)檔案是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和研發(fā)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是企業(yè)重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)。為了推動(dòng)和規(guī)范企業(yè)檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，2009年國(guó)家檔案局頒布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)，2011年廣東省檔案局印發(fā)了《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)辦法》，為企業(yè)檔案工作的規(guī)范開展和發(fā)展提出了全面、具體的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

本文結(jié)合廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司天汕分公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)開展企業(yè)檔案工作規(guī)范管理活動(dòng)的實(shí)踐過(guò)程，探討總結(jié)高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的做法和經(jīng)驗(yàn)。

1 高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)

高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)主要負(fù)責(zé)高速公路建成通車后的營(yíng)運(yùn)管理工作，包括收費(fèi)管理、養(yǎng)護(hù)管理、路政管理以及企業(yè)管理等。

高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)的檔案，除了文書、合同、會(huì)計(jì)、特殊載體等類別外，還會(huì)形成許多業(yè)務(wù)方面的檔案，主要包括收費(fèi)檔案、工程(機(jī)電)養(yǎng)護(hù)檔案、監(jiān)控檔案、路政檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、基建檔案、科研項(xiàng)目檔案等，具有檔案數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、檔案形成涉及單位多、檔案形成的周期長(zhǎng)等特點(diǎn)。

為了確保企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，必須結(jié)合高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，采取相應(yīng)的管理方法和措施。

2 開展高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的主要經(jīng)驗(yàn)

2.1 建立健全檔案工作組織

2.1.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，始終將其作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和營(yíng)運(yùn)管理的基礎(chǔ)，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針政策和上級(jí)檔案部門的具體要求，將檔案工作納入公司年度工作計(jì)劃(總結(jié))，利用各種場(chǎng)合宣貫檔案工作的重要性和必要性，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)。

2.1.2 建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)

為了貫徹企業(yè)檔案工作“全員參與、全過(guò)程控制”的理念，建立了以檔案室為核心，各部門、(中心)收費(fèi)站專(兼)職檔案人員為基礎(chǔ)的公司檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

2.1.3 落實(shí)業(yè)務(wù)部門檔案工作職責(zé)

公司通過(guò)制定檔案工作規(guī)章，明確了業(yè)務(wù)部門及(中心)收費(fèi)站負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)管理人員、兼職檔案員崗位的檔案工作職責(zé)。主要包括：

業(yè)務(wù)部門及(中心)收費(fèi)站負(fù)責(zé)人對(duì)本部門及(中心)收費(fèi)站歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性以及是否按時(shí)歸檔負(fù)責(zé)。

業(yè)務(wù)部門及(中心)收費(fèi)站管理人員及時(shí)收集各崗位形成的文件材料，并對(duì)其完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，及時(shí)移交本部門及(中心)收費(fèi)站的兼職檔案員。

2.1.4 發(fā)揮檔案室的管理職能

檔案室充分發(fā)揮檔案管理職能，強(qiáng)化檔案管理職責(zé)，統(tǒng)籌規(guī)劃并組織開展日常的檔案管理,注重做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。同時(shí)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門和(中心)收費(fèi)站的檔案工作，參加工程養(yǎng)護(hù)部門和機(jī)電養(yǎng)護(hù)部門專項(xiàng)工程的竣(交)工驗(yàn)收等。

2.2 檔案工作全員參與和全過(guò)程控制

2.2.1 檔案工作納入全員崗位職責(zé)

在修訂企業(yè)管理性規(guī)章制度時(shí)，將檔案工作的具體要求納入全員崗位職責(zé)中，以保證從文件材料形成開始以及在業(yè)務(wù)工作開展的過(guò)程中，就可以對(duì)檔案進(jìn)行控制和管理。

2.2.2 制定完善檔案工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范

《檔案管理辦法》《檔案工作責(zé)任追究制度》《檔案管理應(yīng)急預(yù)案》是公司的檔案工作規(guī)章。在開展企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)過(guò)程中，公司組織對(duì)上述檔案工作規(guī)章進(jìn)行了全面的制定和修訂。由于公司檔案工作規(guī)范管理已向(中心)收費(fèi)站延伸和覆蓋，補(bǔ)充制定了《(中心)收費(fèi)站檔案管理規(guī)定》。

按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/42-2009)，檔案室全面修訂或增加了《文件材料歸檔制度》《會(huì)計(jì)檔案管理制度》《高速公路養(yǎng)護(hù)檔案管理制度》《特殊載體檔案管理制度》《檔案保管制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案利用制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《電子檔案管理制度》《檔案管理系統(tǒng)操作制度》等檔案管理制度，經(jīng)公司審定后印發(fā)實(shí)施。在修訂、完善的過(guò)程中，檔案室對(duì)相關(guān)條款反復(fù)研討，在符合國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則基礎(chǔ)上，盡可能貼近公司經(jīng)營(yíng)管理和營(yíng)運(yùn)管理的實(shí)際情況，滿足日常檔案管理的需要。

檔案室根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局令第10號(hào))，結(jié)合公司業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和營(yíng)運(yùn)管理的實(shí)際情況，全面修訂和增加了《檔案分類方案》《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《文件、檔案整理規(guī)范》等檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。

2.2.3 檔案工作納入業(yè)務(wù)管理制度與工作流程

為了在業(yè)務(wù)工作開展的過(guò)程中對(duì)文件材料的積累、收集、整理實(shí)現(xiàn)更加有效的控制，全面梳理了各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度和工作流程，在業(yè)務(wù)管理制度和工作流程中增加或補(bǔ)充了檔案工作的具體要求。

2.3 提高檔案信息化水平

檔案室配備了“檔案管理系統(tǒng)”，并按照公司信息化工作的要求，配置了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，滿足檔案管理與信息化建設(shè)同步推進(jìn)的目標(biāo)與要求。

通過(guò)優(yōu)化OA辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了兩者的無(wú)縫鏈接，OA辦公系統(tǒng)形成的電子文件，辦理完畢后都可以直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)的功能不斷完善和增強(qiáng)，通過(guò)內(nèi)網(wǎng)可進(jìn)行檔案文件級(jí)的查閱、借閱利用、歸檔等功能，以及公司本部與(中心)收費(fèi)站異地檔案查閱利用等功能。

根據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，除了OA辦公系統(tǒng)形成的電子文件可直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)外，檔案室對(duì)歷年歸檔的收費(fèi)檔案、工程養(yǎng)護(hù)檔案、機(jī)電養(yǎng)護(hù)檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等，通過(guò)掃描的方式，形成電子文件，并全文錄入檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的專用服務(wù)器上，檔案服務(wù)器的安全管理以及信息災(zāi)備納入公司網(wǎng)絡(luò)安全和信息災(zāi)備系統(tǒng)的統(tǒng)一管理，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件及運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行巡檢，每季度出具巡檢報(bào)告，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)用戶認(rèn)證和用戶權(quán)限控制，保證檔案管理系統(tǒng)安全使用。

2.4 建立檔案工作考評(píng)機(jī)制

實(shí)踐表明，企業(yè)檔案工作規(guī)范管理要取得預(yù)期效果，還須建立切實(shí)可行的考核機(jī)制。為此，公司制定實(shí)施了《檔案工作考評(píng)辦法》，對(duì)各部門及(中心)收費(fèi)站檔案工作的完成情況和效果進(jìn)行考評(píng)，作為績(jī)效考核的內(nèi)容之一，根據(jù)考評(píng)情況予以通報(bào)表彰或通報(bào)批評(píng)。

3 開展高速公路營(yíng)運(yùn)企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的成效

3.1 提高了企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的水平

開展企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)前，公司在檔案管理方面也開展了大量基礎(chǔ)性工作，但主要還是側(cè)重于檔案整理等日常工作，企業(yè)檔案工作的規(guī)范性還不夠全面，與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/42-2009)的要求存在一定的差距。

通過(guò)開展企業(yè)檔案工作規(guī)范管理，公司按照檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等五個(gè)方面進(jìn)行了全方位的對(duì)標(biāo)和檢查，目標(biāo)和要求都非常明確，可以有針對(duì)性地對(duì)每一項(xiàng)具體的檔案工作進(jìn)行加強(qiáng)、整改和完善，促進(jìn)并提高公司企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的整體水平。

3.2 增強(qiáng)了公司全員參與檔案工作的意識(shí)

企業(yè)檔案工作的規(guī)范開展，離不開公司全體員工的參與和支持，因此，公司領(lǐng)導(dǎo)利用各種場(chǎng)合，反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性和宣貫“全員參與、全過(guò)程控制”的必要性，使員工逐步認(rèn)識(shí)到檔案工作就在我們每位員工的身邊，與每一位員工都有密切的聯(lián)系；與此同時(shí)，通過(guò)將各類檔案收集、整理的職責(zé)通過(guò)規(guī)章制度明確下來(lái)，并在實(shí)踐中予以堅(jiān)持，較好地改變了“檔案工作只是檔案室工作”的習(xí)慣性思維，增強(qiáng)了員工參與檔案工作的意識(shí)，為公司檔案工作可持續(xù)地規(guī)范開展，打下了良好的基礎(chǔ)。

3.3 重視檔案的完整性和查閱的快捷性

檔案的重要性主要體現(xiàn)在檔案的利用，因此，歸檔文件材料的收集是否完整、檔案查找是否快捷，直接關(guān)系到檔案利用的效果。為此，公司在開展企業(yè)檔案工作規(guī)范管理中，將歸檔文件材料的完整收集和檔案的快捷查詢作為重點(diǎn)工作目標(biāo)。

工程(機(jī)電)養(yǎng)護(hù)專項(xiàng)工程檔案是營(yíng)運(yùn)公司重要的業(yè)務(wù)檔案，因其具有檔案形成周期長(zhǎng)、涉及單位多、文件材料的種類復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，是文件材料收集的薄弱環(huán)節(jié)之一。因此，檔案室會(huì)同業(yè)務(wù)管理部門，共同分析存在的問(wèn)題和原因，探討解決的方法和措施。在施工過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)施工、監(jiān)理等參建單位檔案工作的管理力度，每個(gè)專項(xiàng)工程檔案移交前進(jìn)行全面的檢查，重點(diǎn)是文件材料的完整、準(zhǔn)確與竣工圖的規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求有關(guān)單位限期整改，使歸檔的文件材料基本做到了齊全完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、排列系統(tǒng)，竣工圖編制規(guī)范，確保檔案在需要利用的時(shí)候能夠拿得出、用得上。

在檔案的快捷查閱方面，著重從案卷題名的撰寫、卷內(nèi)目錄的題寫方面下功夫，力求準(zhǔn)確且簡(jiǎn)明扼要地揭示每個(gè)檔案案卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容，為日后檔案的快捷查找利用創(chuàng)造了條件。

3.4 檔案工作規(guī)范管理從本部向(中心)收費(fèi)站延伸

公司在開展企業(yè)檔案工作規(guī)范管理中，將企業(yè)檔案工作規(guī)范管理向(中心)收費(fèi)站延伸，按照企業(yè)檔案工作規(guī)范管理的各項(xiàng)要求，全面開展相關(guān)的工作，取得了預(yù)期目標(biāo)和成效，改變了過(guò)去(中心)收費(fèi)站形成的文件材料的歸檔范圍與保管期限不明確的狀況，實(shí)現(xiàn)了公司檔案規(guī)范管理范圍的全覆蓋，確保了公司檔案的齊全完整。

3.5 檔案在經(jīng)營(yíng)管理和營(yíng)運(yùn)管理中發(fā)揮重要作用

開展企業(yè)檔案工作規(guī)范管理后，檔案管理組織體系和規(guī)章制度進(jìn)一步健全和完善、員工檔案意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)，保證了各類文件材料能夠完整收集、規(guī)范整理、按時(shí)歸檔、有效利用。公司員工普遍反映，檔案收集、整理的規(guī)范性提高以后，在檔案查閱和利用的時(shí)候，更加高效和方便。

根據(jù)2017年～2019年檔案利用的主要案例分析，公司檔案在案件法律訴訟提供有力證據(jù)、專項(xiàng)審計(jì)提供有效服務(wù)、維護(hù)路產(chǎn)路權(quán)提供法律依據(jù)、工程(機(jī)電)養(yǎng)護(hù)提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)等方面，起到了重要且難以替代的作用。

3.6 打造了業(yè)務(wù)能力較扎實(shí)的檔案人員隊(duì)伍

在開展企業(yè)檔案規(guī)范測(cè)評(píng)過(guò)程中，檔案室和各業(yè)務(wù)部門的專(兼)職檔案人員積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合檔案工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題相互交流探討，圍繞各種具體的檔案業(yè)務(wù)問(wèn)題集思廣益，相互切磋，共同提高。

經(jīng)過(guò)開展檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)的實(shí)踐鍛煉，公司檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力和水平得到了較大的提高，專(兼)職檔案人員對(duì)本崗位檔案業(yè)務(wù)的要求和方法，基本上能夠比較好地掌握，檔案工作開展起來(lái)更加得心應(yīng)手，保證了公司檔案工作今后能夠持續(xù)、長(zhǎng)久、規(guī)范地開展。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)開展企業(yè)檔案工作規(guī)范管理，貫徹企業(yè)檔案工作全員參與、全過(guò)程控制的理念和要求，公司檔案工作的管理水平得到了全面的提高，確保了企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，為高速公路的營(yíng)運(yùn)管理提供更好的服務(wù)。