創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)檔案工作研究

文/高向麗 李 芳 汪艷霞

檔案室是企業(yè)的文件信息存取中樞、檔案資源保管基地、檔案知識(shí)服務(wù)中心、文化展示平臺(tái)。神東煤炭集團(tuán)檔案室作為神東礦區(qū)唯一的檔案專(zhuān)業(yè)化管理單位，做好檔案管理工作，對(duì)于助力國(guó)家能源集團(tuán)建成世界一流示范企業(yè)具有重要的意義。隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生深刻變化，神東檔案室亟需突破傳統(tǒng)的思維方式和工作模式，創(chuàng)新理念，調(diào)整方式，拓寬領(lǐng)域，為創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)做出貢獻(xiàn)。

一、神東檔案管理現(xiàn)狀

神東煤炭集團(tuán)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作采取“集中統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的體制，其中，公司機(jī)關(guān)各部室及中心區(qū)未設(shè)檔案室的單位所形成的檔案資料由公司檔案室統(tǒng)一管理；基層單位檔案室負(fù)責(zé)本單位形成檔案的保管利用。

公司檔案室承擔(dān)公司檔案保管、利用職責(zé)和公司檔案事業(yè)管理職能，主要負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案管理、檔案開(kāi)發(fā)利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案人員培訓(xùn)及公司重大建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和驗(yàn)收工作；按規(guī)定及時(shí)接收、整理、歸檔、保管公司檔案，為各單位提供借閱利用服務(wù)；推進(jìn)公司檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理應(yīng)用水平。公司檔案室配置了大型數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器、交換機(jī)等設(shè)施設(shè)備，組建了數(shù)字化加工生產(chǎn)線，已建成數(shù)字化檔案館，系統(tǒng)存儲(chǔ)機(jī)讀目錄166萬(wàn)余條，文字約1270萬(wàn)頁(yè)，圖紙35萬(wàn)幅，形成近18.2TB的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、神東檔案管理工作面臨的困難和挑戰(zhàn)

神東檔案室成立于1998年，經(jīng)過(guò)三十多年的發(fā)展建設(shè)，神東檔案室已發(fā)展成為藏量豐富、設(shè)施完善、人員齊備的綜合性檔案館。但隨著企業(yè)發(fā)展建設(shè)，區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，特別是在創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)的大形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作提出更高的要求，神東檔案管理工作仍存在一些不足。

1.檔案管理工作效率亟須提高

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)效工程，需要人財(cái)物投入和各部門(mén)、各單位的有效配合。但是檔案工作相對(duì)邊緣化，檔案管理得不到足夠重視，基層檔案管理人員多為兼職，檔案管理工作的有效投入時(shí)間不足；相關(guān)部門(mén)和單位配合檔案管理工作不夠，重要檔案收集不全、整理滯后和利用不足等。同時(shí)，檔案管理工作亟需應(yīng)用高效率的替代性技術(shù)手段，推動(dòng)檔案管理從粗放式的手工管理向精細(xì)化的系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。

2.實(shí)體檔案管理基礎(chǔ)需要夯實(shí)

由于檔案員不掌握檔案形成過(guò)程，無(wú)法有效催收，仍有部分重要檔案留存?zhèn)€人手中甚至遺失。此外，現(xiàn)有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)限于對(duì)已有實(shí)體檔案的保存管理，對(duì)實(shí)體檔案收集工作尚未建立管理考核機(jī)制，導(dǎo)致部分檔案流失。同時(shí)，個(gè)別基層檔案庫(kù)房未定期進(jìn)行防蟲(chóng)和防塵處理，溫度濕度不達(dá)標(biāo)，影響實(shí)體檔案壽命。特殊載體檔案的存放環(huán)境不達(dá)標(biāo)，且未進(jìn)行定期復(fù)刻。

3.檔案信息化管理缺少頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)滯后信息技術(shù)的發(fā)展，制約檔案工作效率的提升，主要表現(xiàn)在：檔案信息系統(tǒng)分散建立，系統(tǒng)功能落后、數(shù)據(jù)管理和分析及轉(zhuǎn)化不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與前端各業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的有效集成，影響檔案資產(chǎn)的質(zhì)量和價(jià)值；電子檔案缺乏合理收集方式，網(wǎng)站信息、工業(yè)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等存在管理風(fēng)險(xiǎn)；傳統(tǒng)檔案收集不能滿足業(yè)務(wù)需求，如電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等收集存在難度，缺乏有效的實(shí)施規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案資源開(kāi)發(fā)不足、價(jià)值發(fā)揮不夠

現(xiàn)有檔案資源缺乏深度整合，未形成特色檔案產(chǎn)品體系；檔案資源分析與挖掘不足，如重大價(jià)值的檔案編纂、編史修志等，不能滿足更深層次的服務(wù)需要。檔案資源價(jià)值發(fā)揮局限在利用查詢(xún)和憑據(jù)方面，為運(yùn)營(yíng)決策提供參考、為工作提供佐證等效能發(fā)揮不足；檔案的價(jià)值發(fā)揮方式被動(dòng)，政治、文化價(jià)值幾乎未發(fā)揮。

5.檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)

缺乏針對(duì)性檔案實(shí)操業(yè)務(wù)培訓(xùn)，基層檔案人員業(yè)務(wù)能力薄弱，影響檔案工作效率和成效。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員不了解業(yè)務(wù)工作，不能有效發(fā)揮指導(dǎo)作用。

三、創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)檔案工作的思路

創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)檔案工作要瞄準(zhǔn)世界一流示范標(biāo)桿，著力推動(dòng)檔案工作智慧化、專(zhuān)業(yè)化、精益化、價(jià)值化、品牌化，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量和效益。

1.檔案工作智慧化

一是推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)。以數(shù)據(jù)為驅(qū)動(dòng)，完成檔案室所有館藏實(shí)體檔案數(shù)字化，推進(jìn)基層單位實(shí)體檔案數(shù)字化建設(shè)；嘗試非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)化，推進(jìn)檔案系統(tǒng)的升級(jí)改造；推進(jìn)電子檔案的收集，逐步完成檔案向信息轉(zhuǎn)化，信息向資源轉(zhuǎn)化，為檔案的價(jià)值創(chuàng)造和效率提升奠定基礎(chǔ)。

二是提升檔案服務(wù)效率和效益。借助數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段，實(shí)現(xiàn)在公司內(nèi)網(wǎng)直接全文檢索和瀏覽電子檔案，推動(dòng)檔案實(shí)體管理向信息資源管理轉(zhuǎn)型。構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)，加大檔案信息利用統(tǒng)計(jì)分析、科技檔案過(guò)程管控以及檔案資源開(kāi)發(fā)，運(yùn)用信息化手段做好檔案借閱的統(tǒng)計(jì)和指導(dǎo)利用服務(wù)工作。變機(jī)械檔案服務(wù)為主動(dòng)檔案服務(wù)，借助智能技術(shù)對(duì)用戶檢索、瀏覽和下載信息開(kāi)展分析，并獲取用戶個(gè)性化需求，從而針對(duì)性豐富檔案服務(wù)產(chǎn)品。

2.檔案工作專(zhuān)業(yè)化

一是培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案工作人員。通過(guò)人才培養(yǎng)、優(yōu)化績(jī)效考核和人力資源配置，充分、合理地利用人力資源。從創(chuàng)新工作方法、調(diào)整工作流程、工器具改進(jìn)三個(gè)方面著手提效，配合定額量化、精細(xì)化管理，激發(fā)人員能動(dòng)性，進(jìn)一步提升效率。

二是打造專(zhuān)業(yè)的檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)。選擇高精尖技術(shù)人員組建檔案服務(wù)專(zhuān)家，指導(dǎo)幫助用戶快速、準(zhǔn)確找到所需知識(shí)和信息。選取不同專(zhuān)業(yè)的人員臨時(shí)組建服務(wù)團(tuán)隊(duì)，全面梳理、分析檔案資源，提取有效信息，為公司決策、技術(shù)攻關(guān)和管理運(yùn)營(yíng)提供檔案支撐。

3.檔案工作精益化

分析神東檔案管理特點(diǎn)，細(xì)化檔案收集范圍，做到應(yīng)收盡收；優(yōu)化作業(yè)規(guī)程，改進(jìn)作業(yè)方法，改善檔案作業(yè)工器具；提升檔案整理入庫(kù)效率；搭建簡(jiǎn)道云平臺(tái)，建立神東檔案企業(yè)微信公眾號(hào)，開(kāi)放檔案條目數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和效率；改善檔案實(shí)體存放環(huán)境，科學(xué)布局庫(kù)房管理，提升庫(kù)區(qū)管理水平。

4.檔案工作價(jià)值化

一是變“檔案庫(kù)”為“思想庫(kù)”。檔案文獻(xiàn)是企業(yè)資產(chǎn)的載體和證據(jù)，具有珍貴的價(jià)值。要深度挖掘神東精神背后的故事，編研高質(zhì)量的理論成果，教育引導(dǎo)職工回望神東開(kāi)發(fā)建設(shè)初心，堅(jiān)定干事創(chuàng)業(yè)的信心，共同推進(jìn)世界一流示范企業(yè)建設(shè)。

二是變“神東檔案”為“神東方案”。神東檔案蘊(yùn)藏著諸多有價(jià)值的信息，面對(duì)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展要求、能源科技革命新挑戰(zhàn)和打贏污染防治攻 堅(jiān)戰(zhàn)形勢(shì)，要強(qiáng)化戰(zhàn)略思維，挖掘、總結(jié)、應(yīng)用好這些珍貴的檔案信息，貢獻(xiàn)“煤炭清潔高效利用”的“神東方案”。

5.檔案工作品牌化

一是提供定制檔案服務(wù)。檔案室要改變服務(wù)策略，預(yù)先了解各單位、各部門(mén)的職責(zé)范圍，了解用戶的信息、知識(shí)需求，有選擇地收集、匯總相關(guān)信息，提前將用戶所需的信息、知識(shí)傳遞到用戶手中。

二是搶占行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)話語(yǔ)權(quán)。對(duì)空缺規(guī)范進(jìn)行研究，實(shí)現(xiàn)收集整理標(biāo)準(zhǔn)的固化，資料審定標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，建立信息化項(xiàng)目和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息化檔案的歸檔范圍、歸檔流程，填補(bǔ)行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)空白，提高公司的影響力。

三是發(fā)出檔案的聲音。扎實(shí)做好檔案宣傳工作，從業(yè)務(wù)、成果、方法、作用、意義入手，組織案例、創(chuàng)新、評(píng)優(yōu)工作，同步進(jìn)行宣傳，改變員工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，獲取理解和支持，打造神東特色的檔案品牌。