互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案數(shù)字化資源的建設(shè)研究

黃福泉

（濰坊學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院，山東 濰坊 261061）

1 引言

高校檔案數(shù)字化是指各高校利用各項信息技術(shù)將各類載體的檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的檔案信息或者挖掘新的檔案信息，并將其以數(shù)字化的形式進行存儲，利用計算機系統(tǒng)進行管理，構(gòu)成現(xiàn)代化的信息管理體系。互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，檔案數(shù)字化資源建設(shè)不僅有助于開發(fā)和利用高校檔案信息資源，還能提升高校智能化、信息化水平，從而滿足各高校日益增長的檔案資源服務(wù)需求。國家檔案局和教育部門也明確要求各高校要做好檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作。然而現(xiàn)階段部分高校在進行檔案數(shù)字化資源建設(shè)時仍然面臨諸多的難題如數(shù)字化資源建設(shè)人才稀缺、建設(shè)規(guī)劃和整體布局不合理、檔案數(shù)字化意識淡薄等。各高校要堅定檔案數(shù)字化建設(shè)的決心，加快完成新時期檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級，積極探索檔案數(shù)字化建設(shè)的有效路徑。

2 高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)內(nèi)容

高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)的主要內(nèi)容為以下幾項：其一，信息資源的開發(fā)。檔案數(shù)字化相較于傳統(tǒng)檔案最大的區(qū)別便在于資源的載體不同。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，許多檔案資源信息開始以電子檔案、視頻、音頻等虛擬載體呈現(xiàn)，這些在高校辦公過程中產(chǎn)生的數(shù)字化檔案資源同樣需要進行歸檔。相關(guān)檔案工作人員需要全面收集和開發(fā)高校的信息檔案資源，將其通過信息檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)交到檔案館，確保信息檔案資源完整。其二，建立專題數(shù)據(jù)庫。區(qū)別于傳統(tǒng)檔案存儲空間檔案室，數(shù)字化的檔案資源會被存儲在一個個專題數(shù)據(jù)庫中包括文字檔案數(shù)據(jù)庫、光盤數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等，方便后續(xù)檔案資源的管理和調(diào)用。相關(guān)檔案工作人員需要將數(shù)字化檔案進行歸類處理，將其存儲在正確類別的數(shù)據(jù)庫中，為高校師生提供高效的檔案資源服務(wù)。其三，館藏檔案數(shù)字化。在檔案資源數(shù)字化建設(shè)完成之前，各高校的檔案室中已經(jīng)囤積有大量的紙質(zhì)檔案資料，將這些傳統(tǒng)媒介的檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字編碼的形式同樣是高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。相關(guān)檔案工作人員需要使用高速掃描技術(shù)提取出傳統(tǒng)媒介的檔案資源信息，并將進行壓縮、格式轉(zhuǎn)換，存儲入數(shù)據(jù)庫中，建立起數(shù)字化的檔案館。

3 現(xiàn)階段高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)存在的問題

3.1 數(shù)字化建設(shè)意識不足

我國高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)處于緩慢推進的狀態(tài)，相較于其他領(lǐng)域的信息化一直處于不溫不火的狀態(tài)，并沒有走在檔案數(shù)字化建設(shè)的前沿。多數(shù)的檔案管理人員和檔案使用人員已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理和利用模式，抱有傳統(tǒng)的檔案建設(shè)和發(fā)展意識，對檔案數(shù)字化建設(shè)持觀望態(tài)度，并不希望檔案數(shù)字化資源建設(shè)過于影響他們的實際工作和服務(wù)體驗，這導(dǎo)致高校在檔案數(shù)字化建設(shè)方面難以做到大刀闊斧的改革，從而造成檔案數(shù)字化建設(shè)進展緩慢。與此同時，高校檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入也是一筆不菲的費用，這對于本就有巨大的科研資金壓力的高校而言，無疑是多了一項資金負(fù)擔(dān)，盡管有國家的專項資金撥款，各高校能擠出的建設(shè)資金也是相對有限，不足以長期、夠量地供檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作消耗。部分高校即使有心推進檔案數(shù)字化改革，也礙于資金匱乏的問題，形成“巧婦難為無米之炊”的局面。為了催促各高校積極完成檔案數(shù)字化建設(shè)，我國各省檔案局和教育部門將檔案數(shù)字化建設(shè)進度列入了各高校的檔案工作的年度考核范圍內(nèi)，希望借此提高各高校的檔案數(shù)字化建設(shè)意識，但效果并不理想。由于缺乏科學(xué)的指導(dǎo)建議和足夠的借鑒經(jīng)驗，各高校僅憑自主研究和琢磨而構(gòu)建的數(shù)字化檔案體系質(zhì)量參差不齊，還有待完善。

3.2 建設(shè)人才稀缺

人才稀缺是我國各行業(yè)在信息化建設(shè)時普遍都會面臨的問題，在高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)領(lǐng)域也不例外?；ヂ?lián)網(wǎng)時代背景下，單靠傳統(tǒng)檔案工作人員顯然無法滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需求。從知識層面上看，傳統(tǒng)的檔案工作人員有著豐富的檔案管理經(jīng)驗和相關(guān)專業(yè)知識技術(shù)，但卻缺乏信息技術(shù)能力，難以為檔案數(shù)字化建設(shè)提供有效的策略。而有著專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的工作人員對檔案管理又不夠了解，專業(yè)不對口，造成建設(shè)成果與預(yù)期效果存在較大的差異，再加上各高校的檔案工作人員一部分為學(xué)生或教師兼職，這進一步壓縮了檔案數(shù)字化建設(shè)人才團隊。

3.3 缺乏合理規(guī)劃和深入建設(shè)

我國各高校已經(jīng)陸續(xù)開展檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作，但由于缺乏合理的規(guī)劃，沒有根據(jù)自身學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r進行調(diào)整，從而出現(xiàn)了諸多的問題。檔案數(shù)字化資源建設(shè)并不是一項單一的項目工程，而是一種全方位的檔案服務(wù)體系搭建。部分高校盲目地追求數(shù)字化檔案的數(shù)量，或是購置大量的數(shù)字化檔案資源和信息化設(shè)備，卻沒有將其真正轉(zhuǎn)化為信息化檔案管理的優(yōu)勢，造成檔案數(shù)字化建設(shè)投入大、數(shù)字化資源利用率低的局面。

4 互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案數(shù)字化資源的建設(shè)策略

4.1 及時更新檔案建設(shè)理念

互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，檔案數(shù)字化資源建設(shè)儼然是檔案管理未來的發(fā)展方向。各高校要樹立檔案數(shù)字化建設(shè)理念，提高對于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作的重視，將其納入校園智能化、信息化發(fā)展戰(zhàn)略中，從戰(zhàn)略全局的角度對檔案數(shù)字化資源建設(shè)進行科學(xué)合理規(guī)劃，有組織、有目的地一步一步推動檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作開展，“因校制宜”，在摸索過程中發(fā)展問題，解決問題，不斷調(diào)整檔案數(shù)字化建設(shè)方向，同時加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資源投入，完善數(shù)字化所需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配置，確保高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作能順利完成。

4.2 打造高質(zhì)量的建設(shè)人才團隊

信息技術(shù)和檔案管理專業(yè)人才是高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作能順利開展的關(guān)鍵。各高校要堅持內(nèi)培外引的人才團隊建設(shè)原則，針對在崗的檔案相關(guān)工作人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握基礎(chǔ)的數(shù)字化檔案管理技能，后續(xù)進行持續(xù)跟進訓(xùn)練直到成長為足夠參與檔案數(shù)字化資源建設(shè)的人才。與此同時，各高校還要面向社會招聘同時兼?zhèn)鋽?shù)字信息處理能力和檔案管理知識的建設(shè)型人才，調(diào)整本校的檔案管理員工結(jié)構(gòu)，借助高端人才的眼界、檔案數(shù)字化建設(shè)知識技術(shù)以及建設(shè)經(jīng)驗來突破數(shù)字化建設(shè)緩慢的僵局，從而推動高校檔案資源數(shù)字化建設(shè)朝更高層次邁進。

4.3 引入各項信息技術(shù)提升建設(shè)效能

計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子掃描技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各項前沿信息技術(shù)是高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)的基礎(chǔ)。一切數(shù)字化檔案管理和服務(wù)功能的實現(xiàn)都依賴于這些高端技術(shù)：電子掃描技術(shù)可以完成對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化；大數(shù)據(jù)技術(shù)提升了數(shù)字化檔案資源管理調(diào)用工作的效率和質(zhì)量；互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)可以將數(shù)字化的檔案資源通過檔案管理系統(tǒng)向全體師生開放，實現(xiàn)資源的共享。各高校要關(guān)注前沿技術(shù)的研發(fā)狀況，根據(jù)檔案管理和使用的實際需求有機融合各項信息技術(shù)，從而不斷完善檔案數(shù)字化資源管理體系的功能和服務(wù)。

4.4 健全數(shù)字檔案調(diào)用和管理制度

檔案資源數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容包括數(shù)字檔案調(diào)用和管理制度的建立。傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法適用于數(shù)字化的檔案資料。各高校要立足于自身檔案數(shù)字化資源建設(shè)進程，不斷優(yōu)化原有的檔案管理制度內(nèi)容，刪除不適用的條例，基于新功能添加相應(yīng)的管理方式，從而使得管理制度能隨著數(shù)字化檔案資源建設(shè)工作的推進不斷完善。

5 結(jié)論

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)工作是互聯(lián)網(wǎng)時代各高校全方位信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，可以有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。各高校要明晰互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理改革發(fā)展的特點，提前做好檔案數(shù)字化建設(shè)的總體布局和規(guī)劃，加大數(shù)字化建設(shè)的資金投入，深入開發(fā)高校檔案信息化資源，培養(yǎng)和引入高質(zhì)量的檔案數(shù)字化建設(shè)人才，利用各項前沿互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，健全數(shù)字檔案調(diào)用和管理制度，從而加快推進檔案數(shù)字化資源建設(shè)，使得檔案資源能更好地為高校其他工作服務(wù)。