探究不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化管理現(xiàn)存問(wèn)題及應(yīng)對(duì)

郭斯嘉 李 巖

(通化市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，吉林 通化 134100)

我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式必須隨著社會(huì)發(fā)展與時(shí)代變革進(jìn)行大規(guī)模的調(diào)整，通過(guò)引入全新的信息化技術(shù)轉(zhuǎn)變管理思路與具體的信息處理、保存模式，逐步克服現(xiàn)有的信息化管理體系中客觀存在的弊端與問(wèn)題，以此進(jìn)一步促進(jìn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展與公共服務(wù)體系的完善。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)不斷探索檔案信息化管理制度的改進(jìn)空間，有效處理各類常見(jiàn)的糾紛與矛盾，確保數(shù)據(jù)庫(kù)中各類登記檔案信息的完整性與安全性，根據(jù)具體情況制定、實(shí)施嚴(yán)密的管理規(guī)范與信息處理準(zhǔn)則，為日常信息管理工作提供一個(gè)客觀、可靠的標(biāo)準(zhǔn)。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理體系的基本特性分析

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展以及區(qū)域性不動(dòng)產(chǎn)交易的繁榮，政府部門必須逐步改進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式，引入信息化的管理手段與技術(shù)設(shè)備，高效率地持續(xù)性處理大量的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，并面向社會(huì)不同階層提供高水平的快速地產(chǎn)信息查詢服務(wù)，為提高不動(dòng)產(chǎn)信息的保存時(shí)間與存儲(chǔ)安全性，有關(guān)部門著手建立了信息化的檔案管理平臺(tái)與線上信息查詢機(jī)制，對(duì)已經(jīng)登記在冊(cè)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息進(jìn)行虛擬管理，促進(jìn)不同部門之間登記檔案信息的流動(dòng)共享與資訊傳輸，通過(guò)搭建全天候自動(dòng)運(yùn)行的不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢系統(tǒng)，在有效維護(hù)人民群眾的知情權(quán)與信息安全的同時(shí)保障了個(gè)人隱私安全。有關(guān)部門必須為不同層次的用戶提供內(nèi)容各不相同的專業(yè)化信息查詢服務(wù)，按照既定的管理方針與信息安全規(guī)則設(shè)計(jì)信息查詢權(quán)限以及各級(jí)員工的工作職責(zé)，全面統(tǒng)籌各方面的信息資源，建立無(wú)明顯漏洞的登記檔案信息處理與數(shù)字化查詢搜集服務(wù)機(jī)制[1]。

2 現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息系統(tǒng)的缺陷與問(wèn)題分析

2.1 管理隊(duì)伍平均素質(zhì)較低，工作能力較差

政府有關(guān)部門中具備較高信息化技術(shù)設(shè)備操作能力的工作人員不多，多數(shù)員工對(duì)專業(yè)化的信息處理技術(shù)與設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)方法了解較少，由于不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作對(duì)參與者的個(gè)體能力水平、文化素質(zhì)、職業(yè)道德品質(zhì)的要求較高，能夠擔(dān)任此類工作崗位的高素質(zhì)人才嚴(yán)重不足。政府檔案管理部門不重視面向社會(huì)各界引進(jìn)有一定信息技術(shù)素養(yǎng)與專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才，也未能組織現(xiàn)有的部門工作人員參加系統(tǒng)性的專業(yè)化能力訓(xùn)練活動(dòng)，工作人員在處理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的過(guò)程中沒(méi)有詳細(xì)、可靠的工作標(biāo)準(zhǔn)與信息處理規(guī)則可供參考，工作效率較低，無(wú)法保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的隱匿性與安全性[2]。

2.2 專業(yè)化信息處理設(shè)備不足，信息查詢效率低

檔案信息管理部門領(lǐng)導(dǎo)未能集中各方面力量為信息管理工作籌集額外的社會(huì)資源，導(dǎo)致信息管理工作沒(méi)有充足的技術(shù)設(shè)備與人力資源作為支撐，無(wú)法隨著信息科技的發(fā)展與檔案信息管理設(shè)備的更新?lián)Q代購(gòu)進(jìn)最新的技術(shù)設(shè)施，由于設(shè)備老化和維護(hù)保養(yǎng)不當(dāng)，信息化管理系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生突發(fā)性的故障停止運(yùn)轉(zhuǎn)，嚴(yán)重影響了社會(huì)大眾查詢不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中的各類信息，拉低了信息處理效率與服務(wù)質(zhì)量。信息管理技術(shù)設(shè)備的落后造成檔案管理部門無(wú)法充分發(fā)掘信息資源的潛在利用價(jià)值，工作人員無(wú)法使用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)分析、評(píng)估檔案數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，難以發(fā)現(xiàn)隱藏的數(shù)據(jù)缺失與系統(tǒng)故障，無(wú)法保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的存儲(chǔ)安全性。

2.3 未能建立配套的系統(tǒng)化管理規(guī)則

檔案管理部門未能根據(jù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顩r以及產(chǎn)業(yè)進(jìn)步趨向設(shè)計(jì)系統(tǒng)性的管理標(biāo)準(zhǔn)與信息處理規(guī)范，無(wú)法按照計(jì)劃對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行有效的管理，由于沒(méi)有具備一定可行性的詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，工作人員無(wú)法采用高效率的處理方法使信息的格式、檔案信息錄入程序、信息存儲(chǔ)位置保持協(xié)同一致，不可能對(duì)登記檔案信息實(shí)施精細(xì)化管理，信息科技的潛在優(yōu)勢(shì)無(wú)法獲得全面發(fā)揮[3]。

3 提高信息化管理效率、優(yōu)化管理模式的可行策略研究

3.1 組建高素質(zhì)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理隊(duì)伍

為提高政府檔案管理部門的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化工作人員的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力與安全事務(wù)處理能力，部門管理者應(yīng)當(dāng)建立系統(tǒng)性的能力考評(píng)機(jī)制與人才培育體系，評(píng)估各級(jí)工作人員的服務(wù)態(tài)度、技術(shù)素養(yǎng)、工作能力等不同方面的素質(zhì)，認(rèn)識(shí)到面向社會(huì)各行業(yè)引進(jìn)專業(yè)化人才的必要性，及時(shí)清退素質(zhì)較差、專業(yè)能力不足的員工，采取合理的職業(yè)能力訓(xùn)練模式與配套的思想政治教育方式，在提高工作人員專業(yè)工作能力的同時(shí)，喚起其工作熱情與職業(yè)道德感，使之在工作過(guò)程中遵守單位內(nèi)部的工作規(guī)則，不斷參加部門領(lǐng)導(dǎo)組織的專業(yè)技能培訓(xùn)，在參加培訓(xùn)的過(guò)程中習(xí)得最新的技術(shù)維護(hù)修復(fù)方法與專業(yè)技能，保證自身能夠有效應(yīng)對(duì)各類有可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)與意外事故，提高檔案信息管理隊(duì)伍的平均素質(zhì)與職業(yè)能力水平。部門管理者應(yīng)適當(dāng)運(yùn)用激勵(lì)手段，激發(fā)部門工作人員之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀、服務(wù)態(tài)度良好的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與表?yè)P(yáng)，進(jìn)一步提高工作人員完成日常工作任務(wù)的積極性[4]。

3.2 建立穩(wěn)定、安全的檔案信息處理系統(tǒng)

政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過(guò)購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備處理檔案信息減少員工的工作量，在提高部門工作效率與信息錄入準(zhǔn)確性的同時(shí)降低工作難度與個(gè)人負(fù)擔(dān)，在現(xiàn)有庫(kù)房與基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)募夹g(shù)升級(jí)與存儲(chǔ)方式調(diào)整，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等不同領(lǐng)域科技的最新應(yīng)用成果搭建起一套能夠高效運(yùn)作的信息化檔案管理機(jī)制，并隨著存儲(chǔ)信息的逐漸增多而新建存儲(chǔ)庫(kù)房，向社會(huì)知名網(wǎng)絡(luò)企業(yè)購(gòu)買高質(zhì)量的云端信息存儲(chǔ)服務(wù)，為重要的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息提供專業(yè)化的加密數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全存儲(chǔ)。檔案管理部門還應(yīng)在升級(jí)信息技術(shù)設(shè)備的同時(shí)轉(zhuǎn)變管理方式，合理配置人力資源與可用資金，提前制定原始資料錄入、存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)換等活動(dòng)的具體計(jì)劃，縮短技術(shù)設(shè)備升級(jí)優(yōu)化的周期，保證檔案信息能夠得到妥善、周到的管理與保存，避免因設(shè)備老舊、管理方式不當(dāng)發(fā)生信息丟失、信息泄露等安全事故。

3.3 制定嚴(yán)格、合理的信息資源管理規(guī)則

為統(tǒng)一部門內(nèi)部的工作標(biāo)準(zhǔn)與事務(wù)處理準(zhǔn)則，部門管理者必須著手設(shè)計(jì)并推廣一套嚴(yán)格、完善的檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)與行為規(guī)范，對(duì)各級(jí)工作人員的日常工作進(jìn)行全面無(wú)死角的監(jiān)督與管控，避免素質(zhì)較低的員工在錄入檔案信息以及為民眾提供信息查詢服務(wù)的過(guò)程中違反既定的規(guī)章制度，以此提高登記檔案信息管理效率。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)詳細(xì)規(guī)定業(yè)務(wù)操作程序與信息處理規(guī)則，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按照其基本特性進(jìn)行細(xì)化分類，對(duì)不同種類的登記檔案進(jìn)行針對(duì)性的處理，劃分不同崗位上的工作人員的權(quán)責(zé)與檔案信息查詢、編輯職權(quán)，為工作質(zhì)量考核提供一個(gè)可靠、詳實(shí)的參考標(biāo)準(zhǔn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

為提高我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理效能與信息查詢服務(wù)的質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的具體情充分利用制度優(yōu)勢(shì)與潛在的社會(huì)資源，建設(shè)能夠持續(xù)運(yùn)作的高技術(shù)含量信息處理平臺(tái)，組建高素質(zhì)的檔案信息處理隊(duì)伍，在工作中堅(jiān)持職業(yè)道德觀念與行業(yè)準(zhǔn)則，對(duì)不同階段的產(chǎn)權(quán)變化狀況進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確、詳細(xì)的信息登記，不斷拓展登記檔案信息的管理范圍，開(kāi)展能夠滿足產(chǎn)業(yè)發(fā)展需求的標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作，避免信息化管理系統(tǒng)出現(xiàn)突發(fā)性的事故與問(wèn)題。