裝飾材料企業(yè)集中采購存在的問題和對策

薛萃

（山西八建集團有限公司，山西太原 030002）

0 引言

物資材料的采購管理對企業(yè)相關(guān)成本的控制、市場競爭能力以及利潤效益的提升起到積極推進作用。相比常規(guī)采購模式，集中采購的優(yōu)勢在企業(yè)大批量采購物資方面得到充分顯現(xiàn)。但是，集中采購模式在企業(yè)采購中的落實時間較短，致使此模式存在的問題和矛盾比常規(guī)采購模式更加繁雜，因此，基于集中采購對供需市場的深刻影響，促使對集中采購中存在的問題和相關(guān)對策的研究具有更加重要意義。

1 集中采購的特點

相比常規(guī)采購模式，集中采購模式涉及的工作內(nèi)容更為繁雜，需要解決的問題和矛盾更多，集中采購的主要特點如下：

1.1 需求標(biāo)準(zhǔn)化

裝飾材料受當(dāng)?shù)匚幕卣鳌L(fēng)俗習(xí)慣、居民經(jīng)濟生活條件以及社會環(huán)境等眾多因素的影響，導(dǎo)致對其的需求存在一定差異性，因此，即便是采購?fù)N類型的設(shè)備，采購需求也不盡相同，比如功能要求、配置要求、環(huán)境要求、使用要求等均有可能存在差異性。集中采購需要將各種各樣的需求進行統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，建立標(biāo)準(zhǔn)化需求模型，從而做到技術(shù)需求統(tǒng)一，增強集中采購的規(guī)模效應(yīng)。

1.2 采購數(shù)量多、時間跨度大

運用集中采購模式進行采購時，裝飾材料企業(yè)一定時間內(nèi)的采購需求會達到相當(dāng)大的規(guī)模，且采購金額巨大。除此之外，集中采購的時間跨度較大，基本上需要滿足一年甚至更長時間的采購需求。

1.3 操作較為復(fù)雜，影響較為廣泛

集中采購需要對以下幾種操作進行細致研究：①需求收集；②策略研究；③市場狀況調(diào)查；④了解供應(yīng)商情況；⑤采購評估等。此外，集中采購的供應(yīng)商來自五湖四海，涉及全國范圍，因此，影響范圍較為廣泛。

基于集中采購模式的以上特點，逐漸提高裝飾材料企業(yè)的集中采購的要求，同時需要企業(yè)還應(yīng)從制度、流程、操作、監(jiān)督等方面加強管理。

2 裝飾材料企業(yè)集中采購存在的問題

2.1 對企業(yè)使用集中采購的認(rèn)知存在分歧

集中采購模式的運用對裝飾材料企業(yè)來說一直是一個存在較大爭議性的話題，內(nèi)部工作人員所處崗位不同，對集中采購的認(rèn)知也有所不同。主要存在兩種形式的認(rèn)知：首先，從企業(yè)管理角度來說，認(rèn)為積極推行集中采購模式是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要要求，對幫助企業(yè)降低成本、提高效益、改善工程質(zhì)量發(fā)揮積極作用。因此值得大力推行和使用；其次從項目管理角度來說，認(rèn)為裝飾材料企業(yè)較多，行業(yè)競爭較為激烈，對目前企業(yè)而言，非常推崇“走出去”政策。因此，項目地域存在一定的復(fù)雜性和分散性，在組織調(diào)度上存在一定問題，致使采購成本不一定會有所降低。為此，部分人員反對集中采購模式的推行和運用。

2.2 集中采購模式落實不徹底

由于企業(yè)人員對集中采購的認(rèn)知存在分歧，因而導(dǎo)致出現(xiàn)行動不統(tǒng)一情況，雖然企業(yè)管理層在積極推行集中采購模式，同時也在對相應(yīng)措施和工作進行積極推進，但是各項目基層人員對此模式的運用和實施持觀望態(tài)度，導(dǎo)致無法真正做到集中采購，從而大大縮小集中采購在采購工作中的覆蓋面，進而降低集中采購的影響力。

2.3 效益得不到保障

由于裝飾材料企業(yè)集中采購落實不徹底，沒有大規(guī)模的材料采購，致使對材料價格進行議價時的主動性大幅降低，從而導(dǎo)致無法做到節(jié)約采購成本，進而加大企業(yè)的成本壓力。此外，還有可能出現(xiàn)由于管理原因或材料信息不符等因素導(dǎo)致部分材料的采購成本高于市場零售價，從而降低企業(yè)的經(jīng)濟收益，同時還有可能造成材料出現(xiàn)質(zhì)量問題。對市場零售價而言本就沒有規(guī)范性，不但不同區(qū)域的材料價格高低不同，而且對于相同區(qū)域也有可能存在一定的差異性。如果企業(yè)能夠合理運用集中采購模式的優(yōu)勢，利用出廠價、批發(fā)價和零售價三者之間的差價保證本企業(yè)以最低價進行采購，此筆費用也是非同小可的。假如一個裝飾材料企業(yè)的年營業(yè)額按1億元計算，總營業(yè)額中的材料成本按50%計算，則為5000萬元，若降低1%的材料采購成本，那么企業(yè)的總利潤就會增加50萬元，如果再保守一點計算，降低的采購成本按0.5%計算，則會增加25萬元，而這筆收益完全可以通過集中采購模式的有效運用來實現(xiàn)，進而促使集中采購更加統(tǒng)一。

2.4 存在問題較多

傳統(tǒng)的項目自行采購模式雖然采購速度或應(yīng)變能力較高，但是不利于企業(yè)采購成本的節(jié)約，在此模式下，由于自主選擇的權(quán)利增加，導(dǎo)致引發(fā)許多不良現(xiàn)象。部分物資采購人員鉆企業(yè)管理不到位之空，收受他人不當(dāng)之利，使企業(yè)的成本利益受損，或者是虛抬材料價格進行采購，或者是以次充好降低企業(yè)材料質(zhì)量，或者是缺斤少兩，損害企業(yè)利益和聲譽，以上現(xiàn)象已成為當(dāng)今社會的一種潛規(guī)則，對企業(yè)的名譽和收益造成極其惡劣的影響。

3 建議采取的相關(guān)對策

集中采購模式的有效運用與企業(yè)收益息息相關(guān)，對裝飾材料企業(yè)來說，如何讓企業(yè)員工認(rèn)識到上述采購模式的實施必要性，以及如何利用上述采購模式促使企業(yè)利潤最大化，還需要企業(yè)做到以下幾個方面：

3.1 加大宣傳力度，提高企業(yè)員工對集中采購的認(rèn)可度

集中采購模式能否在裝飾材料企業(yè)順利實施和開展，離不開相關(guān)人員的理解與支持，只有他們深刻認(rèn)識到集中采購的實施必要性，才會使集中采購模式在裝飾材料企業(yè)順利執(zhí)行，并促進企業(yè)相關(guān)人員的行動統(tǒng)一性。

目前，大多數(shù)裝飾材料企業(yè)的物資采購還是主要以分散采購為主，工程項目需要什么材料就采購什么材料，由于企業(yè)設(shè)置的采購計劃不夠完善，常常會導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)采購頻次較多，物資使用管理較為混亂等現(xiàn)象，使集中采購的采購數(shù)量和時間跨度較大等特性難以充分體現(xiàn)。此外，由于企業(yè)采購程序缺乏完善性和規(guī)范性，致使企業(yè)采購環(huán)節(jié)的資金浪費較為嚴(yán)重，從而增加采購成本，并且物資的采購質(zhì)量無法得到保障。

首先要向企業(yè)采購負(fù)責(zé)人普及和宣傳集中采購的優(yōu)勢和必要性：①采購中心有專業(yè)人員組成，因此，無須過于擔(dān)憂采購的效率和質(zhì)量；②基于集中采購的采購數(shù)量和時間跨度較大等特性，促使可充分獲取采購物資出廠價、批發(fā)價和零售價之間的差價，進而為企業(yè)收益的增加提供便利條件；③集中采購是由專業(yè)部門及人員進行管理的，能在一定程度上降低相應(yīng)的采購風(fēng)險；④集中采購模式的實施能夠降低采購部門違紀(jì)違法現(xiàn)象的發(fā)生概率。

當(dāng)然，企業(yè)采購負(fù)責(zé)人可能會認(rèn)為物資的供應(yīng)及時性、材料款的支付等與采購中心存在許多問題，但是換個角度來說，以上所述問題均可認(rèn)定為企業(yè)內(nèi)部問題，可以通過企業(yè)制度對其進行改良和完善，以事實為依據(jù)，說服企業(yè)采購負(fù)責(zé)人加大集中采購模式的執(zhí)行力度。

3.2 完善集中采購制度和運行機制

管理制度是裝飾材料企業(yè)進行企業(yè)管理的制度保障，因此，企業(yè)要不斷完善自身的管理制度，使其更加科學(xué)化、合理化，同時還要確保管理制度能夠有效、合理地運用到企業(yè)管理中。①采購部門根據(jù)企業(yè)的組織框架形成多層次的采購部分，明確各級部門的管理職責(zé)，并完善采購網(wǎng)絡(luò)；②運用分級采購的方式合理規(guī)劃各部門職責(zé)和相關(guān)權(quán)利，不同級別的材料采購按照甲、乙、丙三種形式進行劃分，零星材料或不太重要的材料可由基層采購部門對其進行采購；③按照裝飾材料企業(yè)的具體情況建立與實際情況相符的、操作性較強的采購目錄管理制度，為了杜絕集中采購中漏洞情況的發(fā)生，提高采購質(zhì)量和效益，還應(yīng)制定包括紀(jì)檢、審計等部門參與的監(jiān)督管理制度；此外，為了充分調(diào)動采購人員和管理人員的工作積極性，確保采購工作的效率、質(zhì)量與采購兌現(xiàn)率，需要企業(yè)建立相應(yīng)的考核制度，并對其實施相應(yīng)的獎懲機制等。

3.3 建立有效的供應(yīng)商管理制度，進而做到互利共贏

企業(yè)可以適當(dāng)加強對采購供應(yīng)商的管理，在保障雙方共同利益的前提下提高采購供應(yīng)商的效率和采購物資的質(zhì)量，并建立完善的管理制度，對各供應(yīng)商提供的價值進行綜合評估和考核，其中主要包括：①材料價格；②供貨速度；③物資質(zhì)量；④服務(wù)質(zhì)量；⑤管理質(zhì)量等。對綜合評價較高的供應(yīng)商，可以利用一定的獎賞作為鼓勵，從而提高供應(yīng)商的積極性，同時對綜合評價較低的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)該對其進行清退。此外，裝飾材料企業(yè)應(yīng)該對物資供應(yīng)商實施信息化管理制度，對其進行動態(tài)管理，從而實現(xiàn)對材料源頭的有效控制和了解，并確保企業(yè)采購物資的各項指標(biāo)和性能符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段，集中采購在裝飾材料企業(yè)的運用和實施存在許多不足之處，若所有材料都采用集中采購，則會在一定程度上導(dǎo)致集中采購模式得不到企業(yè)工作人員的充分理解和支持，進而不利于集中采購在企業(yè)的實施和開展。因此，企業(yè)要在集中采購模式實施過程中進行不斷完善，采用循序漸進的方式來加大集中采購的執(zhí)行力度。

總之，對裝飾材料企業(yè)來說，只要確保集中采購的及時性和完整性、采購成本的合理性和物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化，以及擁有一批專業(yè)化的采購管理人員，那么集中采購在裝飾材料企業(yè)有效實施和運用自然是水到渠成，從而也為企業(yè)降低采購成本，提高企業(yè)收益，實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化提供有利條件。