SPD模式下的檢驗試劑全流程規(guī)范化管理

谷 瑋 慈云飛 劉同柱 王文婷 房 坤

檢驗試劑種類的復雜性增加了生產(chǎn)、流通和使用環(huán)節(jié)的管理難度[1]。作為臨床檢驗的物質(zhì)基礎，其科學規(guī)范的管理與使用，直接影響臨床檢驗報告的及時性與準確性[2]。傳統(tǒng)試劑管理中，使用科室憑經(jīng)驗在線或人工進行試劑請領(lǐng)，采購部門需匯總需求部門請領(lǐng)量成采購量，已生成的采購訂單無法追蹤，驗收工作紙質(zhì)簽字確認，入庫試劑的庫存及效期無法實時獲取，院內(nèi)的配送工作受供應商供應等影響而效率低下，因備貨較多且效期管理方式傳統(tǒng)而產(chǎn)生浪費，物流環(huán)節(jié)管理不規(guī)范，同時醫(yī)療法規(guī)的健全以及臨床技術(shù)的發(fā)展給體外診斷試劑的規(guī)范化管理提出了更高的要求[3]。為此，我院引入了SPD管理模式，該模式分為采購與供應(Supply)、庫存與加工(Processing)、院內(nèi)配送(Distribution)三大模塊，實現(xiàn)采購管理、供應商供應管理、驗收入庫管理、院內(nèi)庫存管理、院內(nèi)配送管理以及科室使用消耗管理等環(huán)節(jié)線上化、規(guī)范化[4]。文章從SPD模式的應用給我院帶來的變化做一些剖析，以求與同行分享經(jīng)驗與教訓。

1 全流程規(guī)范化管理方法

1.1 采購與供應管理線上化

1.1.1 試劑采購目錄梳理 當前醫(yī)院各信息系統(tǒng)中涉及的試劑目錄信息的不統(tǒng)一增加了管理難度。SPD模式通過梳理試劑目錄庫，與各信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享，通過主目錄平臺化，為醫(yī)院試劑使用管控及成本收益分析方面提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑[5]。

1.1.2 資質(zhì)證照管理 資質(zhì)證照的管理是檢驗試劑全流程規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)之一，試劑資質(zhì)證件的完整性關(guān)乎試劑是否符合國家法律法規(guī)和質(zhì)量安全要求[6]。SPD模式通過資質(zhì)證照管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)為線上管理，建立以試劑產(chǎn)品證照為主線的生產(chǎn)廠家、代理商、配送商等授權(quán)鏈路關(guān)系，實時調(diào)取電子證照輔助試劑入庫驗收，保證試劑供應及質(zhì)量安全[7]。

1.1.3 在線智能采購。SPD模式結(jié)合臨床需求和歷史消耗數(shù)據(jù)分析消耗規(guī)律，分析采購數(shù)據(jù)和頻率，系統(tǒng)自動觸發(fā)采購任務。供應商利用供應采購協(xié)同商務平臺，實現(xiàn)采購和訂單業(yè)務的在線處理。院方人員在線實時跟蹤訂單執(zhí)行情況，實現(xiàn)采購效率最大化[8]。系統(tǒng)生成試劑標簽條碼，為試劑在院內(nèi)的使用追溯提供依據(jù)，驗收人員通過智能設備掃描條碼標簽，核對供應商及試劑資質(zhì)完成試劑的驗收工作[9]。

1.2 庫存與加工管理規(guī)范化

1.2.1 標準庫房建設。我院根據(jù)試劑的常溫、冷鏈等存儲要求對中心庫房進行規(guī)劃設計，在院內(nèi)建設冷藏庫和常溫庫，同時根據(jù)庫內(nèi)作業(yè)功能將中心庫劃分賦碼、驗收、待下送區(qū)等。SPD服務人員根據(jù)試劑存儲要求在冷鏈狀態(tài)下對部分試劑進行作業(yè)管理，以保證質(zhì)量安全。另外，我院為試劑使用科室建立標準二級庫，以便于科室對試劑的存儲管理以及隨時取用[10]。

1.2.2 高效庫存管理。SPD模式下，院內(nèi)物流工作由第三方服務商負責，包括中心庫揀貨、加工及科室二級庫推送、盤點等，相比醫(yī)院自主管理，成本更低、效率更高[11]。利用SPD系統(tǒng)實時監(jiān)測二級庫試劑消耗數(shù)據(jù)，根據(jù)庫存控制模型實時監(jiān)控試劑消耗情況及效期情況，實現(xiàn)高效的線上化庫存管理[12]。

1.2.3 雙效期管理。試劑入院時，工作人員通過系統(tǒng)平臺及手持終端進行電子化驗收，實現(xiàn)批號效期系統(tǒng)自動驗證和掃碼入庫上架。對于未開封試劑，系統(tǒng)定時提醒其效期情況，督促檢驗人員優(yōu)先取用效期較近的試劑，減少因效期問題而造成的的浪費；對于掃碼上機試劑，系統(tǒng)記錄掃碼時間并提示應丟棄時間，實時預警效期，實現(xiàn)開瓶效期管理，確保其院內(nèi)流通環(huán)節(jié)安全。

1.3 院內(nèi)配送管理標準化

1.3.1 主動推送?？剖以谠噭┦褂脮r只需使用手持終端掃碼完成系統(tǒng)消耗，系統(tǒng)即自動獲取數(shù)據(jù)以判斷是否需給科室推送試劑，服務人員根據(jù)系統(tǒng)自動生成的科室試劑使用需求，在庫內(nèi)做包裝加工后推送至科室，減少了醫(yī)護人員試劑請領(lǐng)工作，提高了科室試劑的管理效率[13]，且通過條碼標簽實現(xiàn)試劑的線上透明化管理，為試劑的院內(nèi)流轉(zhuǎn)提供追溯依據(jù)。

1.3.2 冷鏈監(jiān)控。醫(yī)院根據(jù)醫(yī)療器械冷鏈(運輸、貯存)管理指南配備相應的冷鏈設備[14]，利用溫、濕度有源標簽，對保溫箱、冰箱、冷庫等存儲設備，進行溫、濕度數(shù)據(jù)采集、存儲并上報至服務器端，通過冷鏈監(jiān)控管理平臺系統(tǒng)實時監(jiān)控院內(nèi)所有冷藏設施的溫、濕度變化及設備運行情況，可對試劑儲存溫、濕度異常情況進行實時報警，實現(xiàn)對冷鏈試劑存儲溫、濕度的有效監(jiān)督。

2 結(jié)果

SPD模式下的試劑管理解決了傳統(tǒng)試劑管理所面臨的復雜難題，顯著提升了醫(yī)院試劑管理水平，對試劑的進一步精細化管理起到了非常重要的作用[15-16]。SPD模式對入院試劑基礎資料、服務管理流程及質(zhì)量把控方面進行了規(guī)范化管理，實現(xiàn)物流環(huán)節(jié)的透明化、線上化管理[17]。見圖1。

圖1 檢驗試劑SPD管理模式全流程示意圖

2.1 物流環(huán)節(jié)管理比較

SPD管理模式應用后，采購、供應、驗收、存儲、加工等物流環(huán)節(jié)的管理措施、信息化應用程度、管理效率、人力成本的投入等都有明顯優(yōu)化，提升了試劑的全流程物流管理水平，見表1。

2.2 成本數(shù)據(jù)比較

實施SPD管理模式后，醫(yī)院試劑消耗金額同比下降約13.1%。以檢驗科免疫實驗室為例，模式應用后，每季度降低了約9萬元試劑成本。見圖2。

檢驗科7個亞?？瞥Ｒ?guī)采購備貨檢驗試劑，在收益提升12.3%的情況下，檢驗科整體常規(guī)備貨試劑消耗同比下降5.77%，見圖3。

3 討論

基于檢驗試劑管理的復雜性，SPD管理模式雖然在一定程度上實現(xiàn)了全流程優(yōu)化管理，但仍存在不足。如國內(nèi)試劑管理系統(tǒng)尚處于借鑒開發(fā)狀態(tài)，多套用耗材管理辦法，條碼管控運行方式較為單一[18]；通過試劑掃碼上機時間與應丟棄時間記錄來達到近似開瓶效期管理，距離精準化開瓶效期管理尚有一定距離。隨著行業(yè)發(fā)展與管理理念創(chuàng)新，我院將在現(xiàn)有SPD模式基礎上，加深精益化程度、加大物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應用，并建立檢驗試劑三級庫管理模式[19-20]，以期進一步提升檢驗試劑管理水平。

表1 傳統(tǒng)模式與SPD模式比較

圖2 檢驗試劑SPD管理模式應用前后我院部分試劑每季度消耗金額對比(元)

圖3 檢驗試劑SPD管理模式應用前后我院檢驗科7個亞?？瓢肽晗慕痤~對比(元)