歷史文化檔案整理的信息化建設(shè)

王國(guó)瑋

（青州文化發(fā)展研究中心，山東 青州 262500）

一、歷史文化檔案的重要性

1.歷史文化檔案在歷史研究中有著重要的地位

在過去很長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，進(jìn)行歷史研究的學(xué)者雖然也認(rèn)識(shí)到了歷史文化檔案的價(jià)值，但是在實(shí)際利用的過程中，用到歷史文化檔案原件的時(shí)候比較少，實(shí)際利用實(shí)錄會(huì)比較多。究其原因，是因?yàn)樵谶^去，對(duì)于歷史文化檔案的保存工作不夠重視，導(dǎo)致歷史文化檔案并沒有很好的保存下來，尤其是針對(duì)一些地方性的歷史文化檔案，更是很難得到良好的保存。在歷史上，地方性的歷史文化所有權(quán)屬于私人，當(dāng)?shù)胤降墓賳T離任時(shí)，就會(huì)把檔案資料帶走，以便應(yīng)付后期的相關(guān)考核，因此，如果有保存完整的歷史文化檔案，對(duì)于學(xué)者們研究歷史能夠發(fā)揮出極大的作用。

2.歷史文化檔案具有真實(shí)性和客觀性

歷史文化檔案是在歷史上的實(shí)踐活動(dòng)留下的記錄，在其中保存著真實(shí)的歷史事實(shí)，具有極強(qiáng)的真實(shí)性和客觀性，是研究歷史的重要依據(jù)。人類社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，以及人類文明的延續(xù)，對(duì)客觀規(guī)律的認(rèn)識(shí)和運(yùn)用必不可少。而客觀規(guī)律的掌握并不是一朝一夕就能完成的事情，而是需要一個(gè)長(zhǎng)期的過程，隨著歷史的推進(jìn)，人類文明也獲得了極大的發(fā)展，歷史文化檔案能夠把客觀規(guī)律真實(shí)的記錄下來，為人們的觀察和研究歷史現(xiàn)象提供可靠的依據(jù)。我國(guó)的歷史源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，因此，也留下了大量的歷史文化檔案，而這些歷史文化之所以能夠時(shí)代流傳，正是因?yàn)槠鋬r(jià)值，歷史文化檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分。

3.歷史文化檔案是物質(zhì)文明建設(shè)的重要載體

歷史文化檔案中記載了豐富的歷史知識(shí)和歷史信息，能夠有力促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展。通過對(duì)于歷史文化檔案的合理利用，能夠?qū)W習(xí)到歷史先輩們的成果，并實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新。并且從一定角度來說，歷史文化檔案本身也屬于無(wú)形資產(chǎn)，是歷史的寶貴財(cái)富，并且歷史文化檔案作為無(wú)形資產(chǎn)的重要載體，能夠真實(shí)體現(xiàn)歷史的真實(shí)面貌。尤其我國(guó)的發(fā)展歷史非常悠久，形成了各種各樣的原始記錄，也積累了數(shù)量龐大的歷史文化檔案，通過研究這些歷史文化檔案，能夠找到人類活動(dòng)中的因果關(guān)系和相關(guān)規(guī)律，這對(duì)于未來的建設(shè)具有重要的借鑒意義。

二、歷史文化檔案整理的信息化建設(shè)原則

1.優(yōu)化歷史文化檔案管理方式

由于歷史上對(duì)于歷史文化檔案管理工作不夠重視，加上現(xiàn)階段的歷史文化檔案管理現(xiàn)狀，在實(shí)際開展工作時(shí)，歷史文化檔案并沒有統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)，各種種類的歷史文化檔案都混雜在一起，對(duì)于同樣的歷史文化檔案，經(jīng)過不同人員的處理，也不同程度地出現(xiàn)一些遺失或者文件格式不同的情況。另外，在歷史文化檔案進(jìn)行管理、借閱和利用等流程中，也沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也就導(dǎo)致了在人工管理的過程中，很容易受到人為因素的影響，如果還沿用傳統(tǒng)的方式，則很難達(dá)到保護(hù)歷史文化檔案的目的，也無(wú)法形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在歷史文化檔案的信息化建設(shè)過程中，首先應(yīng)當(dāng)遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，這樣才能推進(jìn)歷史文化檔案管理工作的信息化。如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，那么信息化建設(shè)也很難推進(jìn)。通過把歷史文化檔案按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠提升歷史文化檔案的管理水平，并且推動(dòng)歷史文化檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.重視統(tǒng)籌與規(guī)劃，突出重點(diǎn)

對(duì)于歷史文化檔案管理工作來說，進(jìn)行信息化的建設(shè)并不是一朝一夕就能完成的任務(wù)，而是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要長(zhǎng)期的實(shí)踐去實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)于信息化建設(shè)的總體系統(tǒng)、信息化技術(shù)、管理措施等一系列的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究，從而推動(dòng)歷史文化檔案整理信息化建設(shè)順利有序地進(jìn)行，并且通過統(tǒng)籌規(guī)劃，結(jié)合在信息化建設(shè)中出現(xiàn)的實(shí)際問題和具體情況，進(jìn)行深入的分析和研究，明確歷史文化檔案整理信息化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，找到進(jìn)行信息化建設(shè)的突破口，從而采取更加有效的措施進(jìn)行信息化建設(shè)，推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程。通過對(duì)于歷史文化檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，能夠?qū)崿F(xiàn)順利有序的信息化建設(shè)。

三、歷史文化檔案信息化建設(shè)的策略

1.改變傳統(tǒng)的觀念，提高重視程度

想要提升歷史文化檔案的信息化建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)信息化管理，首先需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員真正提高重視程度，尤其是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來說，其對(duì)于歷史文化檔案的重視程度直接影響著歷史文化檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，只有領(lǐng)導(dǎo)提升了重視程度，相對(duì)的歷史文化檔案管理人員才會(huì)更加重視，這樣歷史文化檔案的信息化建設(shè)才能得到有效的促進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于歷史文化檔案管理工作重視起來，并制定具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這樣能夠幫助不同部門的工作人員明確自己的責(zé)任，從而通過團(tuán)結(jié)協(xié)作，推動(dòng)歷史文化檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。另外，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于歷史文化檔案管理工作重視起來，相關(guān)人員的管理意識(shí)也會(huì)不斷提升，會(huì)把歷史文化檔案的信息化建設(shè)作為自身的重要工作內(nèi)容，同樣也可以推動(dòng)各個(gè)部門的工作人員開展合作，對(duì)于在信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)加以解決，從而有效推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才建設(shè)

在對(duì)于歷史文化檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，首先，需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施不僅包括硬件，也包括軟件的建設(shè)。硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，這些都是信息化建設(shè)必需的硬件設(shè)施，想要提升信息化建設(shè)的水平，需要加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并且對(duì)于軟件進(jìn)行建設(shè)與優(yōu)化，從而提升歷史文化檔案管理的信息化水平，加強(qiáng)新時(shí)代的歷史文化檔案管理。其次，人才也是進(jìn)行信息化建設(shè)的必要條件，通過進(jìn)行人才隊(duì)伍的建設(shè)，能夠提升歷史文化檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，由于歷史文化檔案具有其獨(dú)特的價(jià)值，因此，要求工作人員不僅要有極強(qiáng)的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平，也需要有足夠的政治素質(zhì)和信息化水平，能夠跟上時(shí)代發(fā)展的需求，適應(yīng)新時(shí)期的歷史文化檔案管理工作。在日常開展工作的過程中，也需要定期開展培訓(xùn)，并且制定歷史文化檔案信息化的一系列工作流程和相關(guān)制度，避免由于失誤造成歷史文化檔案的遺失。在用人方面需要加強(qiáng)規(guī)范，對(duì)于不合理的用人方法進(jìn)行整改，避免人才的流失。

3.歷史文化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的前期，首先，需要先對(duì)現(xiàn)有的歷史文化檔案進(jìn)行梳理工作，同時(shí)，由于歷史文化檔案本身具有一定的特殊性，在對(duì)于歷史文化檔案進(jìn)行梳理操作時(shí)，也需要進(jìn)行拆封包括標(biāo)注等操作，如果在這一過程中，發(fā)現(xiàn)歷史文化檔案中出現(xiàn)頁(yè)碼或者內(nèi)容的缺失，也需要進(jìn)行特殊標(biāo)注，避免在信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)不必要的混亂。另外，在對(duì)于歷史文化檔案進(jìn)行信息化處理以后，還需要添加檔案的封面，更加便于保存，后期的查詢工作也會(huì)更為便捷。其次，需要對(duì)于歷史文化檔案進(jìn)行信息化處理，包括掃描、拍攝等操作，并且為了方便后期的查詢，需要設(shè)置規(guī)定的文件格式、文件大小以及分辨率等。在進(jìn)行設(shè)置時(shí)，需要結(jié)合文件的實(shí)際情況，以及存儲(chǔ)的空間大小，并且結(jié)合自身信息化建設(shè)的實(shí)際條件以及信息化建設(shè)的目的進(jìn)行確認(rèn)。文件格式盡量統(tǒng)一，便于進(jìn)行查找以及進(jìn)行資源共享。最后，在對(duì)于歷史文化檔案進(jìn)行信息化處理后，需要進(jìn)行相應(yīng)的分類。分類的標(biāo)準(zhǔn)需要足夠規(guī)范，這樣在后續(xù)使用時(shí)，進(jìn)行檢索和更新都會(huì)比較方便快捷，能夠在極大程度上提升歷史文化檔案的利用效率。此外，一些歷史文化檔案尤其是年代比較久的檔案，一般會(huì)使用繁體字，或者是一些手寫字，因此，在進(jìn)行信息化的過程中，需要通過人工輸入的方法做成統(tǒng)一的格式，盡量避免使用文字識(shí)別軟件進(jìn)行操作。除此之外，還可以利用有效的格式整合原本的歷史文化檔案，并附在信息化文件的后面，從而能夠更加便捷地獲取歷史文化檔案資料，并且還能保證歷史文化檔案原樣性。

4.歷史文化檔案信息化平臺(tái)建設(shè)

歷史文化檔案信息化平臺(tái)主要是建設(shè)歷史文化檔案管理系統(tǒng)，整個(gè)系統(tǒng)分為兩部分，第一個(gè)部分是面向用戶，用戶可以通過用戶端對(duì)于歷史文化檔案信息資料進(jìn)行操作，可以快捷的進(jìn)行一些查詢，而另一個(gè)部分是面向管理工作人員，管理工作人員可以通過系統(tǒng)管理歷史文化檔案信息，另外，管理工作人員還能夠?qū)τ脩舳说臍v史文化檔案信息進(jìn)行操作。面向用戶的功能主要包括搜索查詢、瀏覽、下載、檔案統(tǒng)計(jì)、通知公告等，用戶可以通過年代、作者、關(guān)鍵字等相關(guān)信息進(jìn)行查詢，查詢后可以進(jìn)行查看和瀏覽，并且能夠?qū)ξ臋n做一些基本的操作，包括復(fù)制、縮放等。找到需要的信息，用戶可以進(jìn)行下載，檔案統(tǒng)計(jì)模塊則是統(tǒng)計(jì)文檔的使用次數(shù)等信息。在通知公告部分可以上傳系統(tǒng)通知信息，能夠使用戶獲取到公告的內(nèi)容。面向管理人員的功能主要是文字檔案管理、圖片檔案管理以及用戶管理等。通過文字和圖片檔案管理，能夠?qū)ξ淖趾蛨D片檔案進(jìn)行操作，包括上傳、修改、刪除、更新等。通過用戶管理模塊，能夠管理用戶的資料和相關(guān)權(quán)限，一般包括管理員的不同級(jí)別以及一般用戶等。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，歷史文化檔案的信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在實(shí)際的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況循序漸進(jìn)，并且長(zhǎng)期的堅(jiān)持，對(duì)于信息化建設(shè)過程中遇到的問題進(jìn)行處理，并在不斷的實(shí)踐過程中進(jìn)行反思與總結(jié)，對(duì)于信息化系統(tǒng)不斷地進(jìn)行優(yōu)化和完善，對(duì)于已經(jīng)處理好的歷史文化檔案信息也需要進(jìn)行定期的檢查，如果發(fā)現(xiàn)有異常情況或者損壞的問題，需要及時(shí)修復(fù)，從而保證歷史文化檔案得到良好的保存，最大限度地發(fā)揮出歷史文化檔案的價(jià)值。