文書檔案管理工作特征及能力提升的思考建議

孫 瑛

（太原市迎澤區(qū)醫(yī)療保險(xiǎn)管理服務(wù)中心，山西 太原 030000）

一、引言

文書檔案包括業(yè)務(wù)活動、組織機(jī)構(gòu)和政府工作的綜合文書、財(cái)務(wù)處理和信息質(zhì)量與安全的重要會議文書、年度業(yè)務(wù)審計(jì)報(bào)告和業(yè)務(wù)產(chǎn)生的活動文書。文書檔案工作的管理可以提高企業(yè)競爭力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。客觀分析，文書檔案管理難度不低，影響的因素很多。在工作安排和調(diào)整的各個方面，在各類問題上，都要給予適當(dāng)?shù)膮⒖己椭笇?dǎo)。在持續(xù)解決的層面上，不能造成嚴(yán)重的缺陷和遺漏。同時，要為文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供充分的依據(jù)。要走可持續(xù)發(fā)展的道路，在各種先進(jìn)技術(shù)的融合和相關(guān)理念的融合中保持足夠的穩(wěn)定性[1]。

二、文書檔案管理工作特征

1.文書檔案管理工作較為煩瑣，分類不明確

文書檔案在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，能夠記錄下公司在每個不同的階段中出現(xiàn)的問題與決定內(nèi)容。因此，文書檔案管理的主要內(nèi)容是對企業(yè)不同部門不同時期的文書進(jìn)行收集、整理和保存。文書檔案管理工作的量大，而且整體的工作程度是比較復(fù)雜的。傳統(tǒng)的文書和檔案的收集和分類方式主要是在紙上，文書和檔案中的信息由檔案管理員手寫，需要根據(jù)不同的類型進(jìn)行歸類。為了方便文書檔案的檢索和借閱，通常需要根據(jù)不同的部門或文檔的性質(zhì)，對文書檔案和目錄文書檔案進(jìn)行分卷分類。在整個發(fā)展的過程中，對于目錄文書的分類工作是最復(fù)雜的。因此，在進(jìn)行文書檔案工作的過程中，需要工作人員具有一定的耐心與經(jīng)驗(yàn)。在對文書檔案管理的工作人員管理的過程中，企業(yè)沒有對員工進(jìn)行上崗前的工作內(nèi)容培訓(xùn)。因此，會出現(xiàn)文書檔案工作人員在實(shí)際的工作過程中，缺乏相關(guān)的工作技能，以及知識上的了解。我國的科技在不斷的發(fā)展，文書檔案管理的工作中的信息科技也在不斷的提升。但是，由于相關(guān)的工作人員缺乏相關(guān)的知識，從而出現(xiàn)了在文書檔案管理的過程中，工作人員不會使用信息科學(xué)技術(shù)的情況。在以后的文書檔案管理的過程中，需要對工作人員進(jìn)行及時的培訓(xùn)。改善過去的文書檔案管理方式，以信息技術(shù)的形式來加強(qiáng)管理的強(qiáng)度[2]。

2.文書工作質(zhì)量對文書檔案管理有較大影響

辦公工作是指在行政檔案管理中執(zhí)行各種任務(wù)和工作項(xiàng)目，包括具體的工作活動，如記錄、召回、轉(zhuǎn)移或存儲檔案等。只有不斷改進(jìn)保存、識別和文書準(zhǔn)備過程，才能繼續(xù)。完善企業(yè)文書檔案管理流程。文檔任何部分的任何錯誤都會影響整個文檔歸檔管理。文書檔案是強(qiáng)制性和有效的。因此，它們在發(fā)文期間具有很強(qiáng)的約束力，是企業(yè)全面發(fā)展的重要推動力。從文書的來源來看，文書主要包括科技文書、行政、黨建文書等，各部門文書包括信函、責(zé)任協(xié)議等紙質(zhì)文書。甚至還有一些電子文書，例如照片、視頻和錄音。在企業(yè)的文書檔案管理中，需要根據(jù)不同的文書內(nèi)容進(jìn)行合理的管理，從而進(jìn)一步地提高文書的整體影響力以及在管理過程中的效率[3]。

3.文書檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)重視

在企業(yè)的管理過程中，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在大多數(shù)的情況下，并不重視文書檔案的工作。認(rèn)為文書檔案的管理工作只是一項(xiàng)復(fù)雜，又耗費(fèi)資源的無聊工作。再加上文書檔案管理的工作人員的整體工作能力較低，檔案歸檔時限不明確并且在使用時無法通過目錄快速檢索。必要的文書大大降低了文書管理的效率，給用戶帶來了不便。一些現(xiàn)任管理人員的專業(yè)技術(shù)能力還沒有得到科學(xué)的提高。因此，在針對相關(guān)問題制定具體答案和針對綜合缺陷的解決方案時，沒有辦法取得良好的效果。

在自我學(xué)習(xí)發(fā)展、培訓(xùn)等方面，管理人員在檔案管理工作知識方面未能從正確的角度進(jìn)行學(xué)習(xí)。這種現(xiàn)象的發(fā)生導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)，缺乏專業(yè)團(tuán)隊(duì)的支持，來自世界各地的綜合工作方式，沒有辦法做到高度協(xié)調(diào)，而出現(xiàn)了無法挽回的后果。在文書管理工作中，僅對重要文書或重要業(yè)務(wù)文書進(jìn)行詳細(xì)記錄歸檔，其他文書容易被忽視。這導(dǎo)致工作缺乏系統(tǒng)性和完整性，并減少了完成的工作。由于缺乏管理層的重視，項(xiàng)目管理層沒有進(jìn)行深入的交流和分享，也沒有相關(guān)的會議討論，以及全面工作的部署。因此，要有效提高文書檔案管理質(zhì)量，不斷規(guī)范文書檔案管理制度，從根本上提高文書檔案管理水平。提高文書檔案管理的真實(shí)性和安全性的有用信息。最后，要提高辦公檔案管理人員的整體素質(zhì)，做好辦公檔案管理工作[4]。

三、文書檔案管理工作能力提升建議

1.建立健全檔案管理機(jī)制

文書和檔案的有效管理，直接影響到提高單位工作人員的工作效率。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理工作，把更多的精力投入到這項(xiàng)工作中，建立健全文書檔案管理機(jī)制，落實(shí)文書檔案管理制度并付諸實(shí)施。通過不斷的努力，我們將提高文書和檔案管理水平。在豐富文檔檔案管理機(jī)制的過程中，首先要做的就是對原有的文檔檔案管理機(jī)制進(jìn)行分析，找出其中的不足和不合理的地方。在這個過程中，可以成立專門的調(diào)查組。調(diào)研組將負(fù)責(zé)調(diào)查當(dāng)前基層文書檔案管理問題，并做好工作記錄。研究工作完成后，要匯報(bào)研究成果，然后開會討論?，F(xiàn)行文書檔案管理機(jī)制存在問題的糾正措施。在此期間，既要深入細(xì)致，又要確保新的文書檔案管理機(jī)制能夠覆蓋文書檔案管理工作的方方面面，以彌補(bǔ)文書檔案管理工作的不足，確保檔案管理工作可以順利完成[5]。

2.將信息技術(shù)運(yùn)用在文書檔案管理工作中

傳統(tǒng)的文書管理方法有局限性。檔案管理人員有獨(dú)特的文書收據(jù)方式，收據(jù)的手寫記錄，以及紙質(zhì)記錄文書的使用，導(dǎo)致文書容易降級和損壞。這使得文書的內(nèi)容不可擴(kuò)展，并且文書保存的時間不夠長。因此，我們需要消除這種采集和呈現(xiàn)方式的缺點(diǎn)，創(chuàng)新文檔和文檔的采集方式，使文檔在使用上更高效、更智能、更系統(tǒng)。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在文書檔案管理領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。

在信息化環(huán)境下，文書的歸類、歸類和歸檔在計(jì)算機(jī)化的影響下將更加規(guī)范。當(dāng)然，在歸檔文書時，還需要重點(diǎn)關(guān)注文書前處理工作和歸檔后工作。非常有利于資源共享。因此，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書和文書管理，可以有效地實(shí)現(xiàn)文書處理和文書管理的效率，也可以提高文書管理的安全性。通過信息技術(shù)與文書檔案管理的融合，可以有效提高文書檔案管理的效率。在此期間，要求工作人員既要掌握文書檔案管理技術(shù)又要掌握信息技術(shù)，并能將兩者充分融合，實(shí)現(xiàn)文書管理和歸檔工作的信息化管理，信息技術(shù)的應(yīng)用將得到進(jìn)一步的發(fā)展。在文書存儲期間，需要先將文書檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，然后將文書檔案按照分類進(jìn)行存儲。如果稍后需要檢索文書檔案，則無須像以前一樣搜索它。只需通過電腦將文書信息輸入電腦，短時間內(nèi)即可獲得文書的詳細(xì)信息。因此，要利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的一體化，就必須將信息技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合。

3.提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

單位領(lǐng)導(dǎo)在選拔檔案檔案管理人員時，要嚴(yán)格要求建立全面、多層次的評價體系，力求選拔具有檔案管理知識的專業(yè)人才，必須具備一定的管理技能，具有較高的知名度。對工作有方向感和責(zé)任感，能把自己的工作做好。在企業(yè)進(jìn)行文書檔案管理的工作人員在管理的過程中，需要對檔案的管理人員進(jìn)行詳細(xì)的面試以及考察，只有這樣才能進(jìn)一步做好檔案管理工作。在文書檔案工作人員通過面試之后，需要對工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)以及考試。在考核合格后，定期安排參加各類檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在培訓(xùn)的過程中，需要文書檔案的管理人員在一定的時間內(nèi)拿到相關(guān)的職業(yè)資格證書。為檔案管理人員創(chuàng)造更多機(jī)會，不斷吸收新的專業(yè)技術(shù)知識，提高技能。加強(qiáng)地方檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和用戶單位制度等研究。由檔案和檔案管理人員組成，熟悉理論知識。定期召開辦公室和檔案管理人員培訓(xùn)會議，要求本單位行政和檔案管理人員參加。在培訓(xùn)會上培養(yǎng)員工的專業(yè)技能，彌補(bǔ)員工的盲點(diǎn)。同時，培訓(xùn)班定期拋出一些案例供員工分析，提高辦公檔案管理人員在工作中的專業(yè)技能。為加強(qiáng)培訓(xùn)會議的培訓(xùn)效果，需要在參加會議之后，對參加文書檔案管理會議的工作人員進(jìn)行一個會議內(nèi)容的考核，及時地對會議的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)和鞏固。對于考核的結(jié)果，采取不同的解決辦法?？梢越o予考核通過的人員一定的獎勵，對于沒有通過考核的工作人員，需要進(jìn)行罰款等的措施。這樣才能有效提高辦公檔案管理人員的整體素質(zhì)。

4.在文書工作中實(shí)施柔性化管理模式

柔性化管理模式是較為先進(jìn)的現(xiàn)代管理模式，柔性化管理模式在文書檔案管理中實(shí)施，具有十分重要的意義。因此，現(xiàn)代文書檔案管理工作與傳統(tǒng)的固化管理模式有著非常大的差異性。通過柔性管理模式，讓文書檔案管理工作更具合理化及人性化，并能夠有效地激發(fā)管理對象潛能，并非單純進(jìn)行制度約束和剛性管理。在現(xiàn)代文書檔案管理工作中，柔性管理可以有效地增強(qiáng)其工作的綜合管理效能。通常情況下，柔性管理涉及的措施較為多元化，可以通過文化滲透、理念培養(yǎng)等方式，形成一套適用的現(xiàn)代文書管理體系，進(jìn)一步增強(qiáng)管理對象參與程度，讓文書工作體系更具靈活性，為后續(xù)的提檔升級奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)語

在本文的分析中，文書檔案管理的工作是企業(yè)發(fā)展中非常重要的一部分內(nèi)容。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)一步的意識到文書檔案管理工作的重要性，了解文化檔案工作帶來的經(jīng)濟(jì)效益。在今后的發(fā)展的過程中，積極改善目前文書檔案管理的水平，不斷地促進(jìn)文書檔案工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。