淺談企業(yè)建設(shè)中檔案管理的重要性

王雙雙

（遼寧遼能風(fēng)力發(fā)電有限公司，遼寧 沈陽(yáng) 110000）

對(duì)當(dāng)前社會(huì)企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況進(jìn)行深入探究我們能夠發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案在本質(zhì)上指的是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)以及企業(yè)自身具有重要保存意義的文字、影像等各類形式的歷史信息。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)與管理和檔案管理工作之間存在的關(guān)系是十分密切的，加之其具有真實(shí)性、多元性等獨(dú)特特點(diǎn)，使其能夠在企業(yè)文化弘揚(yáng)、企業(yè)內(nèi)外在形象塑造等方面均具有著不可替代的作用，因此，在企業(yè)開(kāi)展現(xiàn)代化建設(shè)工作時(shí)，企業(yè)管理者必須要正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展的重要價(jià)值，并不斷強(qiáng)化自身檔案管理工作開(kāi)展的力度，進(jìn)而為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、企業(yè)管理中企業(yè)檔案管理是企業(yè)的寶貴財(cái)富

1.維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益

企業(yè)檔案具有真實(shí)性等特點(diǎn)，這使得其能夠?qū)ζ髽I(yè)的各類生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，其承擔(dān)著積累企業(yè)發(fā)展歷史數(shù)據(jù)的重要使命，因此，企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行高效管理，便能夠幫助企業(yè)更好地見(jiàn)證自身的各個(gè)發(fā)展階段，并且企業(yè)檔案還是后人用以了解企業(yè)的重要途徑、內(nèi)容。此外，在企業(yè)面臨各種是非、糾紛時(shí)，企業(yè)檔案還是其解決這類是非、糾紛的重要證據(jù)之一[1]。

2.提高企業(yè)管理水平

通常情況下，企業(yè)在開(kāi)展某項(xiàng)決策活動(dòng)時(shí)，企業(yè)管理人員大多都會(huì)借助各類資料來(lái)進(jìn)一步論證企業(yè)決策活動(dòng)開(kāi)展的價(jià)值，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供更為科學(xué)的指導(dǎo)。企業(yè)在論證決策活動(dòng)開(kāi)展價(jià)值時(shí)，企業(yè)管理人員還需對(duì)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)法規(guī)、市場(chǎng)信息等進(jìn)行深入分析，而這類文件數(shù)據(jù)信息資料大多都會(huì)保存在企業(yè)的檔案中，由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)管理工作人員管理工作的開(kāi)展提供更為科學(xué)的參考信息，進(jìn)而為企業(yè)管理水平的提升提供更為充分的保障。為此，企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，其必須要正確地認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的重要性，并不斷強(qiáng)化自身檔案管理工作開(kāi)展的力度，從而為檔案管理工作價(jià)值的充分發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.企業(yè)科技發(fā)展的催化劑

首先，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系以及企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)部的科技檔案是企業(yè)內(nèi)部科學(xué)技術(shù)的重要物質(zhì)外殼之一，由此可見(jiàn)，企業(yè)科技創(chuàng)新工作的開(kāi)展離不開(kāi)企業(yè)內(nèi)部的科技檔案。其次，企業(yè)科技檔案的有效應(yīng)用還能夠?yàn)槠髽I(yè)科技的革新以及創(chuàng)造目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供充分的保障。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)內(nèi)部的科技檔案是企業(yè)科技發(fā)展的重要中介物質(zhì)，因此，企業(yè)檔案是企業(yè)自身科技生產(chǎn)活動(dòng)以及科技管理活動(dòng)開(kāi)展的重要依據(jù)之一。此外，企業(yè)檔案還是其進(jìn)行科技儲(chǔ)備的重要形式、科技交流工作開(kāi)展的主要工具等等，為此，企業(yè)在開(kāi)展科技創(chuàng)新工作時(shí)，需進(jìn)一步強(qiáng)化自身檔案管理工作開(kāi)展的力度，進(jìn)而為自身科技創(chuàng)新、儲(chǔ)存等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

4.企業(yè)員工的珍貴歷史記錄

結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)內(nèi)部的人事檔案是人們?cè)趨⑴c工作時(shí)，能夠有效證明其從學(xué)習(xí)到步入社會(huì)各個(gè)不同時(shí)期人物事跡的重要形式，并且其還能夠精準(zhǔn)地記錄人們的實(shí)際工作經(jīng)歷。從企業(yè)職工的角度來(lái)看，企業(yè)內(nèi)部的人事管理部門(mén)可將企業(yè)職工人事檔案作為企業(yè)職工退休年齡確定的主要依據(jù)，并以檔案中對(duì)從事有毒、有害工作人員的記錄，合理地推算這類職工的實(shí)際退休年齡，并且企業(yè)人事檔案還是企業(yè)為自身職工繳納保險(xiǎn)、提供人事檔案相關(guān)證明材料的重要依據(jù)。由此可見(jiàn)，企業(yè)職工人事檔案管理工作的開(kāi)展能夠在有效維護(hù)企業(yè)內(nèi)部職工合法權(quán)益的同時(shí)，進(jìn)一步提升勞動(dòng)力流動(dòng)的合理性有序性，進(jìn)而為勞動(dòng)市場(chǎng)科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5.企業(yè)安全生產(chǎn)和設(shè)備管理的真實(shí)記載

顧名思義，企業(yè)安全生產(chǎn)檔案實(shí)際上就是企業(yè)在開(kāi)展安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中所形成的檔案信息。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)安全生產(chǎn)檔案能夠準(zhǔn)確地記錄企業(yè)任何與安全有關(guān)的生產(chǎn)管理信息，從而為企業(yè)日后安全檢查工作的開(kāi)展提供了充分的信息保障，并為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的安全性提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。設(shè)備檔案管理則是將企業(yè)開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中進(jìn)行的設(shè)備采購(gòu)、安全以及維修等信息進(jìn)行記錄，從而使得企業(yè)能夠精準(zhǔn)地記錄各類設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢整個(gè)過(guò)程的詳細(xì)信息，進(jìn)而為設(shè)備生產(chǎn)服務(wù)效能的充分發(fā)揮，以及企業(yè)生產(chǎn)成本的有效降低提供保障[3]。

6.企業(yè)文化的重要部分

在當(dāng)前社會(huì)，企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部文化形成的重要基礎(chǔ)。究其本質(zhì)，企業(yè)檔案屬于企業(yè)內(nèi)部文化的一種，而企業(yè)文化又涵蓋著企業(yè)檔案，因此，企業(yè)若想在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中獲得更進(jìn)一步的發(fā)展，其就必須要將檔案管理工作的開(kāi)展重視起來(lái)，進(jìn)而為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)提供保障。

二、企業(yè)管理中檔案管理工作的意義

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不斷開(kāi)展的過(guò)程中，企業(yè)檔案的數(shù)量與成本也在不斷的豐富著，而企業(yè)檔案在不斷豐富的過(guò)程中其又在不斷的損毀著。為此，在企業(yè)檔案不斷形成與增加的過(guò)程中，企業(yè)可通過(guò)強(qiáng)化檔案收集工作力度的方式來(lái)有效應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案管理中的矛盾問(wèn)題。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)檔案損毀現(xiàn)象的具體表現(xiàn)為，紙張老化、檔案保管條件相對(duì)較差、檔案管理庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)未能夠滿足檔案管理工作需求等等[4]。這使得在企業(yè)不斷經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作的開(kāi)展存在著一個(gè)急需解決的問(wèn)題，那就是企業(yè)若想更好地維護(hù)集體與個(gè)人的利益就必須要將企業(yè)檔案長(zhǎng)久的保存下去，而企業(yè)檔案的實(shí)際壽命卻是有限的。針對(duì)這類問(wèn)題，企業(yè)必須要對(duì)自身檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并以此為基礎(chǔ)來(lái)不斷強(qiáng)化自身檔案管理工作開(kāi)展的力度?，F(xiàn)階段，維護(hù)檔案信息的完整性與安全性，不僅是企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的重要要求，其還是企業(yè)檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展時(shí)的重要任務(wù)。從企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的角度來(lái)看，企業(yè)維護(hù)自身檔案的完整與安全更是其檔案管理工作開(kāi)展的中心任務(wù)。從實(shí)質(zhì)上來(lái)看，檔案管理工作也是人們想一切能夠損毀檔案信息的自然、社會(huì)因素做出的斗爭(zhēng)。將企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，便可將其分為四個(gè)主要部分，其一為減少檔案信息的分散性。其二為確保檔案信息之間的有序性。其三為保障檔案信息的完整性以及絕密性。其四，進(jìn)一步降低檔案遭受損毀的概率。

三、企業(yè)管理中檔案管理的重要性

首先，結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，其往往會(huì)誤解檔案管理工作開(kāi)展的真正含義，這是因?yàn)槎鄶?shù)企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，往往會(huì)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，或錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)檔案是個(gè)人的私有資料信息，不可對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一歸納管理，由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展價(jià)值難以得到充分體現(xiàn)的主要原因多為企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)未能夠正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性[5]。從我國(guó)《檔案法》中的內(nèi)容我們能夠得知，無(wú)論是集體還是個(gè)人擁有的只要能夠?qū)?guó)家以及社會(huì)具有保存意義，檔案信息的所有者便應(yīng)對(duì)其進(jìn)行管理保存，這也就說(shuō)明了，企業(yè)的檔案管理工作具有相對(duì)較為明顯的社會(huì)性，因此，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作并非通常意義上的私人行為，其是在國(guó)家檔案管理法律法規(guī)約束下的企業(yè)管理行為，因此，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)應(yīng)嚴(yán)格的遵守《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容。其次，企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展不僅是其具有的權(quán)利也是其應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)，這是企業(yè)發(fā)展的客觀需求。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理在企業(yè)長(zhǎng)久健康發(fā)展方面具有不可替代的作用，因此，檔案管理工作的開(kāi)展是其健康發(fā)展的客觀需求，也是其工作質(zhì)量以及效率提升的必然條件。再次，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程成果的重要載體，企業(yè)檔案能夠?yàn)槠浣?jīng)濟(jì)業(yè)績(jī)以及科學(xué)成果研究工作的開(kāi)展提供充分的數(shù)據(jù)資料信息，是其科學(xué)發(fā)展目標(biāo)明確的重要基礎(chǔ)[6]。最后，企業(yè)檔案管理工作效率的提升，一方面，能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員更加全面地了解企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，幫助其及時(shí)地調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。另一方面，其還能夠在幫助社會(huì)各界明確企業(yè)發(fā)展成果的同時(shí)，為企業(yè)與社會(huì)各界的協(xié)同共進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作的開(kāi)展在企業(yè)全面發(fā)展、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力等方面提升均具有不可替代的重要意義。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)檔案是其維護(hù)自身利益與合法權(quán)益、提高自身管理工作水平、提升自身科技發(fā)展效率以及記錄職工與相關(guān)生產(chǎn)設(shè)備信息的重要形式，其不僅與企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)與管理之間存在著十分密切的聯(lián)系，還在弘揚(yáng)企業(yè)文化、塑造企業(yè)內(nèi)外在形象等方面具有不可替代的作用，為此，企業(yè)需進(jìn)一步強(qiáng)化自身檔案管理工作開(kāi)展的力度，從而在有效記錄自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展成果的同時(shí)，為自身可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。