論人事檔案管理制度改革的意義及運行模式

吳可佳

（黑龍江省龍江縣衛(wèi)生健康局，黑龍江 龍江 161100）

人事檔案管理在考察一個人的各方面信息的過程中都有著重要依據(jù)，它是直接管理人才的主要憑據(jù)，它記錄著一個人一生的所有信息檔案，切身地關(guān)系著每一個人的利益。人事檔案管理制度的改革要全方位多層次地有序進(jìn)行和合理規(guī)劃。在我國當(dāng)下人事管理制度中主要以土地所有制以及城鄉(xiāng)戶籍和政治身份登記為主的社會身份登記制度?？墒?，隨著當(dāng)下社會快速的轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，從一方面來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作在獲取個人信息上無法達(dá)到“快、精、準(zhǔn)”的效果。從另一方面來說，目前人才流動的幅度越來越廣泛，一些事業(yè)單位通過不斷的引進(jìn)人才的方式才讓一部分企業(yè)的人才轉(zhuǎn)向事業(yè)單位，這種現(xiàn)象慢慢變得頻繁。從現(xiàn)下的人事檔案管理制度來講，其對于人才流動是存在不利因素的，其限制了人才流動，其中不乏存在擅自建檔、扣檔、棄檔以及假造檔案等一系列不好的現(xiàn)象時而發(fā)生。其降低了人事檔案管理制度的可信程度以及降低了它的真實性和權(quán)威性。這嚴(yán)重地影響了我國的人力資源管理制度。所以，人事檔案管理制度對于我們的社會生活起著十分重要和必不可少的作用。

一、當(dāng)下人事檔案管理制度中存在一些問題

1.不夠重視人事檔案管理

人事檔案管理在日常生活中反映了一個人的生活經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等各方面的信息材料，其以文字和表格的方式保存下來作為人事檔案管理的基本資料和原始信息。人事檔案管理制度是一個國家按照本國的基本規(guī)定對個人的人事檔案進(jìn)行一系列管理的過程。就目前而言，很多人在人事檔案管理的認(rèn)知中出現(xiàn)了一些偏差，致使這些人出現(xiàn)私自偽造檔案的不良現(xiàn)象。除此而外，當(dāng)下我國市場經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，人口基數(shù)越來越大，人口流動性越來越頻繁，這種現(xiàn)象為人事檔案管理的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)性。

2.人事檔案管理信息化的水平低

隨著信息化時代的快速發(fā)展，信息的技術(shù)慢慢滲透到生活中的各個方面。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，其速度非常慢。紙質(zhì)檔案的記錄依然是很多人事檔案采用的主要方式，電子化的管理方式只存在于少部分人事檔案中。人事檔案在檔案記錄、調(diào)閱檔案以及資料檢索等一系列操作中仍是以手工操作為主，現(xiàn)代化的人事檔案管理信息資源庫還沒有被建立起來，致使人事檔案管理信息的利用率降低，所以人事檔案管理應(yīng)該具備的作用沒有完全發(fā)揮出來。

二、社會轉(zhuǎn)型過程中人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新的模式

1.人事檔案管理制度的創(chuàng)新

人事檔案管理工作將個人生活和社會軌跡進(jìn)行了比較真實的記錄，國家加強(qiáng)對人事檔案管理的一項工作是為了更加有效且合理地維護(hù)事業(yè)單位的合法的權(quán)益。眼下，還有許多人低于人事檔案管理工作存在認(rèn)知偏差。提高人事檔案管理宣傳效率是非常必要的一項重要舉措，這有利于改善人們對于人事檔案管理的認(rèn)知，可以更有效地開展人事檔案管理的工作。不斷提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。組織人事檔案管理的工作人員更需要不斷地提高自己的知識技能和加強(qiáng)思維的革新，抱著終身學(xué)習(xí)的態(tài)度來正確對待人事檔案管理的工作。將現(xiàn)代化的信息技術(shù)與傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行融合創(chuàng)新，為人事檔案管理工作的更好的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.人事檔案數(shù)字化建設(shè)的快速構(gòu)建

信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的時代快速發(fā)展在很大程度上將人們的生活與生產(chǎn)方式進(jìn)行了改變，在人事檔案管理中融入計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用可以提升人事檔案管理的信息化水平。首先，相關(guān)管理單位要在人事檔案管理過程中積極引進(jìn)先進(jìn)的掃描儀器、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，給人事檔案管理數(shù)字化的建設(shè)創(chuàng)造必要的物質(zhì)基礎(chǔ)條件。其次，要完善人事檔案管理的信息系統(tǒng)，將人事檔案資料全部錄入至信息管理系統(tǒng)，將不同的資料進(jìn)行分類整理合并，將人事檔案信息進(jìn)行合理的整理，有利于提高后續(xù)工作效率，方便后期的查找、管理和運用，將人事檔案管理的利用率達(dá)到最優(yōu)化。根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，個人人事檔案記錄、干部的人事檔案必須進(jìn)行審核，國家有關(guān)單位必須加強(qiáng)對干部實際的工作能力的考察，有利于挑選出有專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀行家。為了保證人事檔案具有可靠性和真實性，管理人事檔案的人員一定要加強(qiáng)核查所有檔案信息資料的真實性和可靠性，為全體社會組織、企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)提供最有效的數(shù)據(jù)作為參考。

3.人事檔案管理必須納入個人信用體系的建設(shè)之中

當(dāng)下社會市場經(jīng)濟(jì)在不斷地加強(qiáng)制度建設(shè)，事業(yè)單位也在不斷地進(jìn)行探索變革與不斷創(chuàng)新，越來越多的事業(yè)單位開始慢慢的市場化。如今正處于社會轉(zhuǎn)型的最關(guān)鍵的時刻，我們應(yīng)該將社會主義市場經(jīng)濟(jì)的個人信用體系與人事檔案管理緊密是結(jié)合起來，將個人銀行的信用記錄情況、個人的身份情況證明以及是否有犯罪記錄等信息全部真實地呈現(xiàn)出來，有利于將這些信息提供給用人單位作為參考。

三、人事檔案管理制度的意義

人事檔案的存在是一種重要的社會依據(jù)和社會現(xiàn)象，它的存在方式是以物質(zhì)形式為基礎(chǔ)并將其中一部分檔案材料永久地保存下去，所以這需要我們進(jìn)行人事制度改革與創(chuàng)新，為造福后代奠定基礎(chǔ)。我們也要清楚地知道當(dāng)今社會隨著時間的不斷推移和發(fā)展，檔案雖然在成分和數(shù)量上不斷的豐富和增加，但是它也存在不斷被損毀的過程之中。

對于當(dāng)下不斷的增加和形成的檔案，人事檔案管理工作者可以利用提高檔案的收集工作效率來解決這種矛盾，而對于那些處于被不斷的損毀的人事檔案，我們可以利用加強(qiáng)人事檔案的保管工作來進(jìn)行問題解決。當(dāng)前在人事檔案保管的一系列的工作中還存在著許許多多有待解決的問題。例如紙張記載的老舊化、字跡顏色褪色模糊，相對數(shù)量的紙張被損壞，紙張慢慢變黃及發(fā)脆和老化變質(zhì)，這一系列現(xiàn)象都讓紙質(zhì)版人事檔案管理遇到了難題。針對一些檔案蟲害也會影響到檔案的保存，檔案保管處的保管條件得不到良好的改善，一些庫房的建筑也不符合檔案保護(hù)所要求的標(biāo)準(zhǔn)，其應(yīng)該復(fù)制的檔案基數(shù)也非常大，目前復(fù)制檔案的一些手段也相對較為落后。

總而言之，在檔案管理工作的實踐過程之中，這個過程也向我們提出了很多很尖銳的有針對性的問題：首先，要求我們把每個人的檔案材料長久的保存下去，其是為了維護(hù)個人和集體在歷史進(jìn)程中的真實面貌而服務(wù)。其次，人事檔案的使用年限是有限的，要想將這些緊迫的問題解決好，人事檔案管理人員一定要加強(qiáng)檔案的保管工作，不管是對于當(dāng)下還是對于將來的事業(yè)，這無疑都是非常任重道遠(yuǎn)的一項工作。

四、檔案管理工作中的具體任務(wù)

1.積極預(yù)防人事檔案的損壞

人事檔案管理工作人員要及時地了解和掌握人事檔案被損壞的真實原因和規(guī)律，通過對經(jīng)常性的一些具體工作進(jìn)行總結(jié)，一定要采取專門的、有效果的技術(shù)方法和基本措施，我們要運用有效的技術(shù)和能力，盡最大限度的努力去消除一些可能損壞人事檔案的不利因素的影響，所以要把人事檔案的自然損壞率控制和降低到一個最小的范圍之內(nèi)。

2.努力延長人事檔案的壽命

人事檔案保管到工作目的不在于只是去防治檔案中存在的自然損壞現(xiàn)象，我們要從最根本的原因上找問題，并積極采取預(yù)防措施，盡可能最大限度地延長檔案的使用壽命。

3.加強(qiáng)檔案的安全維護(hù)

努力維護(hù)人事檔案的管理安全，首先是指人事檔案作為一種物質(zhì)存在的形式必須要保證其能夠安全的存檔下。其次是指人事檔案是一種社會現(xiàn)象，在整個國家政治斗爭內(nèi)，不會因為檔案保管不當(dāng)?shù)脑蚨鴮?dǎo)致檔案信息發(fā)生泄漏，最終導(dǎo)致政治上不安全因素的發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，人事檔案是中國人事管理制度中特別重要的一項特色工作，它作為個人的身份、學(xué)歷、資歷等各個方面的證據(jù)，它始終與組織關(guān)系、工資待遇、社會保障等各方面息息相關(guān)，具有法律效用，它始終記載著每個人的人生軌跡，在記錄個人信息方面起著關(guān)鍵作用。人事檔案管理記錄著每個人在生活中的經(jīng)歷、個人道德品質(zhì)和主要的政治面貌等一系列的文件資料，它始終起著參考、憑證和依據(jù)的作用，它對于個人在生活中處理各種事情都起著關(guān)鍵作用和提供相關(guān)證明。

人事檔案管理本就是社會公共信息中特別重要和必不可少的一項重要組成部分，通過人事檔案能夠證實每個人的社會關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等情況。它的作用就是記錄每個人從學(xué)校生活到社會工作崗位的一個過程，是一個人的人生軌跡。當(dāng)下還有很多人對人事檔案存在一些誤解，認(rèn)為其作用不大。在當(dāng)下勞動用工管理過程中，人事檔案管理的作用主要是針對職工而言。對于職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理一系列的政審手續(xù)；提供個人婚姻狀況的情況證明；為員工申報職稱的代辦；根據(jù)人事檔案信息確定其退休年齡；根據(jù)檔案信息為職工代繳養(yǎng)老保險以及失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；并且出具與人事檔案信息中有關(guān)的信息證明材料等等。

我國當(dāng)前正是出于一個非常關(guān)鍵的時期，即社會轉(zhuǎn)型。我國人事檔案管理的這項工作具有非常重要的作用，它與我國人力資源管理的工作有著十分重要的聯(lián)系。我們要努力將人事檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革，由此加快人事檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，將人事檔案管理模式進(jìn)行多元化創(chuàng)新，隨著時代快速進(jìn)步，我國人事檔案管理制度也要與時俱進(jìn)，創(chuàng)建一個有效的人事檔案管理制度。