紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

郭喜萍

（鐵嶺市城市發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的滲透，許多企業(yè)和事業(yè)單位開始重視檔案信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的檔案管理方式已成為必然選擇。基于這樣一種現(xiàn)實(shí)背景，本文將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理作為研究對(duì)象，在論述兩者內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，分析其異同之處，并對(duì)兩者的融合路徑進(jìn)行探討。

一、紙質(zhì)檔案、電子檔案概述

正如其名稱所示，紙質(zhì)檔案是指以紙張為載體的檔案管理方式，它是從我國古代延續(xù)下來的一種傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要以貯存某些重要材料和文化為目的，同時(shí)，又為我國的歷史研究留下了寶貴的資源；電子檔案的管理是借助現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)，利用先進(jìn)的設(shè)備和掃描儀器，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成可存儲(chǔ)的電子文件，操作簡(jiǎn)單，保存方便。

從兩者各自的優(yōu)勢(shì)分析，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)有：保存年限長，存儲(chǔ)直觀等；電子檔案的優(yōu)勢(shì)有：載體多樣，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)傳輸和共享等。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的異同

1.不同之處

1.1 管理方式的不同。一般情況下，紙質(zhì)檔案管理程序繁多，所涉及的步驟復(fù)雜，要完成檔案的收集、分類、編目、歸檔等工作，在準(zhǔn)備好所需資料后，才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的分類管理。比較起來，電子檔案管理比較簡(jiǎn)單，可以省去分類、編目等步驟，只需輕輕一點(diǎn)，就能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類，在強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫支持下，能實(shí)現(xiàn)針對(duì)檔案信息的全自動(dòng)排列、整合。此外，紙質(zhì)檔案的管理受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，有一定的存儲(chǔ)條件；電子檔案不受時(shí)間和空間的限制，電子檔案簡(jiǎn)化了人們的閱讀渠道，方便人們預(yù)覽；電子檔案適應(yīng)能力強(qiáng)，一旦出現(xiàn)檔案變更的需要，操作人員只需要很少的時(shí)間就能完成變更。雖然電子檔案具有很多優(yōu)點(diǎn)，但是其缺點(diǎn)也是不容忽視的。電子檔案的缺點(diǎn)主要表現(xiàn)為：電子檔案的載體雖然具有儲(chǔ)存空間大的優(yōu)點(diǎn)，但是容易存在不穩(wěn)定、壽命短等問題，并且在長期存放過程中，導(dǎo)致載體受潮損壞、最終導(dǎo)致文檔資料損壞。電子檔案需要在有計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備下使用，人們無法從載體中直接獲得檔案信息，因此，電子檔案依賴計(jì)算機(jī)。一旦計(jì)算機(jī)遭到病毒或者黑客入侵之后，電子文檔的信息安全就會(huì)受到影響，電子檔案容易遭到破壞。

1.2 利用方法的不同。一般情況下，紙質(zhì)檔案對(duì)鑒定時(shí)間有嚴(yán)格的要求，必須在確保多個(gè)審核工序核算無誤后才能進(jìn)行價(jià)值鑒定；但電子檔案在這方面沒有提出嚴(yán)格的要求，這主要是由于電子檔案的生成比較方便，而且隨后的核算或修改也更容易實(shí)現(xiàn)。前一種是以閱覽展示為主要價(jià)值表現(xiàn)方式，電子檔案的利用隨時(shí)隨地，只要有網(wǎng)絡(luò)，就可以進(jìn)行辦公。

2.相同之處

2.1 信息載體的壽命。利用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，將相關(guān)內(nèi)容記錄在紙張上。對(duì)紙張的儲(chǔ)藏環(huán)境要求更高，假如濕度、溫度控制不當(dāng)，就會(huì)引發(fā)紙張發(fā)霉、發(fā)亮、變質(zhì)，造成文字無法識(shí)別，從而損壞檔案資料；但是電子檔案不同，它使用了先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，以磁性材料為載體，雖然受外界環(huán)境因素影響較小，但很可能因磁場(chǎng)的干擾而造成數(shù)據(jù)的損壞，而且以磁性材料為載體，雖受外界環(huán)境因素的影響較小，但也會(huì)失去功能等。因此，對(duì)信息載體的使用壽命進(jìn)行分析，雖然兩者的影響因素不同，但對(duì)保存方式都有一定的嚴(yán)格要求。

2.2 管理模式的共性。利用相關(guān)技術(shù)，紙質(zhì)檔案與電子檔案可以相互轉(zhuǎn)化，這可視為兩者的共同特征，具體而言，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化后，可以使檔案的查詢、分析變得更直接，而紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化后，可以在一定程度上減輕檔案的“重量”，便于查閱。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合路徑

1.管理模式的融合

當(dāng)前，雖然許多企業(yè)和單位都在自覺地進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但由于諸多因素的制約，紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合現(xiàn)狀不容樂觀，使兩者仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)。從功能上講，電子檔案無論在信息傳遞、處理方式上，還是在開發(fā)應(yīng)用上都實(shí)現(xiàn)了方便快捷和高效，但隨之而來的網(wǎng)絡(luò)安全問題也使管理人員苦惱不已，因此，對(duì)管理人員來說，還是要采用紙質(zhì)檔案的管理方式。為此，首先需要將管理模式進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)兩套制度和兩條軌道的結(jié)合。雙軌制是什么？具體地說，就是為了實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理，將電子檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，并備份，這樣就使紙質(zhì)文件具有數(shù)字化的特點(diǎn)。而在雙軌制的基礎(chǔ)上，可以簡(jiǎn)單地理解為紙質(zhì)文件與電子文件的關(guān)系，這種關(guān)系隨著檔案的有效利用而發(fā)生變化，從而促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合過程。

2.管理流程的融合

目前，我國已進(jìn)入穩(wěn)定發(fā)展的階段，電子商務(wù)、電子政務(wù)等在企業(yè)管理中占有重要地位，辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)日趨完善，為紙質(zhì)檔案與電子檔案有效融合提供了有力支撐。為了促使兩者更好地融合，還需要改進(jìn)和優(yōu)化管理流程。對(duì)檔案管理全過程的分析，涉及了較多的工作內(nèi)容，包括檔案的鑒定、綜合、歸納等，要求管理者能做到形式上的統(tǒng)一管理，這不僅要體現(xiàn)在后期的歸檔中，而且要落實(shí)到原始鑒定工作、整理環(huán)節(jié)中去。

3.在實(shí)行各項(xiàng)管理的時(shí)候都需要制定一個(gè)互相交流、相互連接的方式

電子檔案和紙質(zhì)檔案在管理方面基本上是互相交流、相互連接的，一種方式就是充分運(yùn)用了紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的內(nèi)容固定性，解決了電子檔案管理中的易變動(dòng)、易修改等問題，確保了它們的法律效用。二種方式就是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的電子檔案時(shí)，進(jìn)行了完善的著錄標(biāo)引，附上了背景資料信息及原來的數(shù)據(jù)，通過彼此著錄資料信息，可以準(zhǔn)確地查找得到各自的存放地點(diǎn)，互為備份[1]。

4.堅(jiān)持揚(yáng)長避短

檔案事業(yè)發(fā)展過程中，在準(zhǔn)確地充分把握了紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的基本優(yōu)勢(shì)與存在不足的基礎(chǔ)上，對(duì)于紙質(zhì)檔案與電子檔案的各種基本優(yōu)勢(shì)及其要求進(jìn)行合理地統(tǒng)籌整合與充分利用，并及時(shí)性地采取有效的管理措施，徹底消除了我國檔案管理服務(wù)工作過程中的各種弊端，推進(jìn)了我國檔案管理服務(wù)工作的健康有序順利開展，在徹底實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理目標(biāo)方面，應(yīng)當(dāng)做到能夠堅(jiān)持充分發(fā)揮它們的各種科學(xué)化、信息化管理功能。在檔案紙質(zhì)憑證的辦理方面，我們應(yīng)當(dāng)注意保持檔案印章及簽字生效憑證的主要優(yōu)勢(shì)不變，在此基礎(chǔ)上將二者的主要優(yōu)勢(shì)地位加以有效的優(yōu)化融合，全面地提高了紙質(zhì)檔案的辦理工作效率。

5.遵循“雙套制”原則

在檔案事業(yè)的發(fā)展中，所謂“雙套制”的管理原則，就是檔案泛指共同使用各種電子檔案和紙質(zhì)檔案一起共同提交或者共同歸檔，以此方式來有效保證其檔案管理信息的完整準(zhǔn)確性和檔案信息的真實(shí)可靠性，當(dāng)前在我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，數(shù)字化信息技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善，“雙套制”的管理原則有效推廣運(yùn)用，有助于促進(jìn)當(dāng)前檔案管理信息工作的健康發(fā)展，這就必然地也要求對(duì)檔案的業(yè)務(wù)管理工作，從業(yè)人員在準(zhǔn)確地把握了電子檔案和紙質(zhì)檔案的實(shí)際管理優(yōu)勢(shì)與自身不足之處的基礎(chǔ)上，不斷地認(rèn)真學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)、新的管理技術(shù)，明確“雙套制”的基本特點(diǎn)及其具體適用范圍，依據(jù)各級(jí)檔案管理信息工作的實(shí)際具體情況，合理地設(shè)計(jì)選擇“雙套制”檔案，最大限度地實(shí)現(xiàn)了對(duì)各級(jí)檔案管理信息數(shù)據(jù)資源的合理利用，優(yōu)化資源配置和有效綜合利用，全面地提高了各級(jí)檔案的管理工作效率。

6.職工能力的強(qiáng)化

檔案管理人員作為檔案接觸的第一人，其能力和素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，因此，為保證兩者的有效融合，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)是當(dāng)務(wù)之急，必須引起高度重視。具體地說，新時(shí)期的檔案管理，要求有關(guān)人員在充分利用紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，保證電子檔案的長期保存。如果能弄清兩者的區(qū)別，就要積極地學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)。檔案工作者必須切實(shí)轉(zhuǎn)變自身思想觀念，加強(qiáng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內(nèi)部環(huán)境。

7.制度標(biāo)準(zhǔn)的完善

要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合，必須以現(xiàn)代化的新型檔案載體為基礎(chǔ)，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，使其達(dá)到智能化管理狀態(tài)，完善相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，以更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，避免放置在分散狀態(tài)下信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后，因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷的改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件管理和提供利用情況。對(duì)管理人員的行為進(jìn)行約束，為他們的歸檔、整理等工作制定切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)；紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段各有優(yōu)勢(shì)，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)及服務(wù)中各自發(fā)揮超特殊的作用。因此，我們要做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期并存工作，逐步完善檔案管理手段，進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

8.兩種檔案的管理互動(dòng)

兩種檔案各有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，這需要管理人員進(jìn)行管理時(shí)分清主次，充分發(fā)揮兩種檔案的優(yōu)勢(shì)，補(bǔ)足其短板，讓兩種檔案相互促進(jìn)互為補(bǔ)充，并一同趨向完善。電子檔案能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理的流程，推動(dòng)了檔案一體化的進(jìn)程。通過電子檔案的快速檢索功能能夠快速確定紙質(zhì)檔案位置，讓用戶根據(jù)自己的需要查閱兩種檔案。紙質(zhì)檔案能夠證實(shí)電子檔案的真實(shí)性，兩種檔案相得益彰，對(duì)檔案管理的建設(shè)與發(fā)展起著非常重要的作用[2]。

結(jié)語

總之，紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合可以使檔案管理更高效、更優(yōu)質(zhì)，對(duì)此，檔案工作者需要在分析兩者異同的基礎(chǔ)上，在實(shí)踐工作中不斷探索兩者有效融合的途徑。以促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地為社會(huì)服務(wù)。