搶抓機(jī)遇 做好水利工程檔案的收集、管理及利用

聶丹萍

（貴州省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究公司，貴州 貴陽(yáng) 550002）

水利是國(guó)家重要的基礎(chǔ)設(shè)施，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占有重要地位。隨著工程水利向資源水利、傳統(tǒng)水利向現(xiàn)代水利的轉(zhuǎn)變，水利建設(shè)迎來新一輪大發(fā)展的熱潮，這給水利檔案工作提出了更新、更高的要求，水利工程檔案是指在水利工程建設(shè)、管理過程中形成的、以科學(xué)、規(guī)范的文字、圖表、聲像等形式準(zhǔn)確記錄、具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。2011年《中共中央國(guó)務(wù)公司關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》明確了水利工作新的戰(zhàn)略定位、新的歷史任務(wù)和政策保障措施；2012年國(guó)發(fā)（2號(hào)）《關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)貴州經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的若干意見》 中明確指出“貴州省到2015年，以交通、水利為重點(diǎn)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)取得突破性進(jìn)展，積極推進(jìn)夾巖、黃家灣、五嘎沖、馬嶺等大型水庫(kù)建設(shè)，開工建設(shè)一批中小型水庫(kù)和引提水工程項(xiàng)目，到2020年全省工程供水能力達(dá)到159.4億立方米?！痹趪?guó)家大力發(fā)展水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的舉措下，對(duì)水利工程檔案的收集、管理及利用無(wú)疑是一個(gè)良好的契機(jī)。

貴州省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司（以下簡(jiǎn)稱本公司）作為貴州省水利工程設(shè)計(jì)行業(yè)的龍頭單位，我省大多數(shù)大中型水利工程設(shè)計(jì)由本公司完成，因此，本公司水利工程檔案館藏量豐富，上至“民國(guó)”三十年水利工程設(shè)計(jì)檔案，下到目前貴州在建的大型水利樞紐工程“黔中水利樞紐”“夾巖水利樞紐”及“黃家灣水利樞紐”的設(shè)計(jì)檔案。面對(duì)這些具有較高價(jià)值的檔案，本公司通過建立內(nèi)控體系，進(jìn)一步完善水利工程檔案的收集、管理及利用。

一、水利工程檔案的收集

檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，也是檔案工作的基礎(chǔ)，沒有檔案的收集工作就沒有檔案工作的對(duì)象，因此，在實(shí)際工作中做好檔案的收集工作非常必要。加強(qiáng)新時(shí)期條件下檔案收集工作，促進(jìn)其健康有序地發(fā)展，已成為本公司檔案管理工作的一個(gè)基礎(chǔ)出發(fā)點(diǎn)。

由于水利工程從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工，分階段多，復(fù)雜性強(qiáng)。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，又不易引起檔案人員的足夠重視，同時(shí)，水利工作又是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，勘察、測(cè)量、施工工作一般都是在野外進(jìn)行，施工中形成的文件如果收集不及時(shí)很容易流失。收集制度不健全，收集主體、收集的范圍和內(nèi)容不明確，缺乏應(yīng)有的監(jiān)督和約束力。還有的時(shí)候在上報(bào)材料時(shí)不留底稿，不存檔。以上這些情況的存在嚴(yán)重影響了檔案的完整、系統(tǒng)和安全，影響了檔案利用，如不及時(shí)采取措施，形成惡性循環(huán)，會(huì)給水利工作帶來很大損失。

針對(duì)以上現(xiàn)象，本公司檔案部門根據(jù)公司《內(nèi)控管理制度手冊(cè)》，進(jìn)一步完善修訂《科技檔案管理規(guī)定》，進(jìn)一步明確科技文件收集要求，初設(shè)階段以前（含初步設(shè)計(jì)）科技文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按階段組織收集歸檔，其中相應(yīng)階段的地質(zhì)勘察、移民安置、環(huán)境評(píng)價(jià)等單獨(dú)編制報(bào)告的由專業(yè)負(fù)責(zé)人歸檔。通過這一措施，把文件收集的責(zé)任落實(shí)到人，增強(qiáng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及專業(yè)負(fù)責(zé)人的責(zé)任心，從而保證科技文件材料收集的完整性。

在制定規(guī)定的同時(shí)，本公司還立足于做好檔案收集的宣傳工作、增強(qiáng)工作人員檔案意識(shí)，這是做好檔案收集工作的前提和基礎(chǔ)。由于檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性、科學(xué)性、專業(yè)性和利用價(jià)值隱蔽性很強(qiáng)的工作，不從事檔案工作的同志對(duì)其了解不多，認(rèn)識(shí)不深，通過加強(qiáng)宣傳力度、加大宣傳范圍、提高宣傳質(zhì)量。宣傳了檔案工作的重要性，減少了造成文件資料流失的可能性。讓檔案意識(shí)深入人心，形成人人參與，齊抓共管的工作局面。

同時(shí)，在水利工程檔案收集的過程中，多種方法、齊頭并進(jìn)是本公司做好收集檔案資料的重要環(huán)節(jié)。水利工程的材料大部分是由設(shè)計(jì)部門在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的，因此，水利檔案總的收集方向是明確的。本公司采取檔案工作人員定期到產(chǎn)生這些檔案材料的科室督辦、收集，保證水利檔案的齊全完整。并在水利工程文件流傳過程中堅(jiān)持以檔案工作人員為中心，嚴(yán)防因流傳過程脫節(jié)而造成文件流失。在水利工程檔案的收集過程中，做到了抓住關(guān)鍵階段收集和隨時(shí)收集。水利工程檔案是在水利建設(shè)活動(dòng)過程中形成的，這就要求水利檔案管理人員隨時(shí)將材料收集起來；而水利工程檔案的形成具有分期分批的特點(diǎn)，根據(jù)本公司要求，檔案管理人員及時(shí)對(duì)關(guān)鍵檔案進(jìn)行收集歸檔，減少重要文件流失。

二、水利工程檔案的管理及利用

在大力發(fā)展水利基礎(chǔ)設(shè)施的形式下，做好水利工程檔案管理尤為重要。水利工程檔案具有客觀性、原始性、不可逆性、連續(xù)性和系統(tǒng)性。是人類水利活動(dòng)樸素而真實(shí)的反映，是水利人代代相傳的水利知識(shí)的總匯和水利人智慧的物態(tài)表現(xiàn)。它記載和積累前人的水利文化財(cái)富，是人類精神文明和物質(zhì)文明不斷進(jìn)步的留痕，作為水利工程的原始記錄抑或水利工程的原始物品，水利工程檔案具有可靠性，是現(xiàn)代水利人彌足珍貴的原始素材，具有極高的人文價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，它記載和積累前人的文化財(cái)富，是人類精神文明和物質(zhì)文明不斷進(jìn)步的留痕。水利工程檔案管理是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案價(jià)值的保證。充分理解把握水利工程檔案的人文價(jià)值，對(duì)于做好檔的管理工作具有指導(dǎo)性意義，為了更好地把我公司現(xiàn)有檔案用于在建工程中，我公司通過以下方面加強(qiáng)檔案管理。

第一，檔案歸檔與部門產(chǎn)值兌現(xiàn)掛鉤。較早前，有些部門由于工作較多，對(duì)檔案歸檔工作不重視，覺得手中的文件材料可歸可不歸，時(shí)間一長(zhǎng)，這就導(dǎo)致很多有價(jià)值的文件材料遺落在個(gè)人手上，直接導(dǎo)致檔案利用價(jià)值降低。本公司自試行歸檔與產(chǎn)值兌現(xiàn)掛鉤后，設(shè)計(jì)人員歸檔的積極性比以前大大提高，也在一定程度上保證了文件的完整性。

第二，本公司對(duì)于設(shè)計(jì)文件編寫要求嚴(yán)格，對(duì)于歸檔的科技文件必須要求設(shè)計(jì)人員、審核人員、審定人員親筆簽字存檔，強(qiáng)調(diào)檔案憑據(jù)和依據(jù)作用，有利于工程安全責(zé)任的追溯。

第三，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。由于水利工程檔案專業(yè)性較強(qiáng)，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要檔案管理人員具有一定的水利工程設(shè)計(jì)知識(shí)，這就需要對(duì)管理人員進(jìn)行水利工程設(shè)計(jì)的培訓(xùn)。本公司凡有培訓(xùn)課程都積極鼓勵(lì)職工學(xué)習(xí)，通過長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)，檔案管理工作人員不斷更新觀念，既加強(qiáng)了業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，又拓寬了知識(shí)面，不但要掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，更提高自身的綜合素質(zhì)，筆者參加檔案管理工作十年了，從之前只具備基本專業(yè)知識(shí)的檔案員通過不斷的學(xué)習(xí)，掌握了扎實(shí)的管理技能，樹立了崇高的敬業(yè)精神，培養(yǎng)了強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，切實(shí)地?fù)?dān)負(fù)起水利檔案的管理職責(zé)，逐步成長(zhǎng)為具有一定綜合知識(shí)的檔案管理員。

第四，本公司檔案的利用只能為本公司工程所服務(wù)，遵循“誰(shuí)利用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。一般檔案的利用需要部門負(fù)責(zé)人及技術(shù)職能部門負(fù)責(zé)人簽字才能借查閱。涉密文件的利用必須經(jīng)過主管公司長(zhǎng)批準(zhǔn)才能在允許范圍內(nèi)進(jìn)行借查。這就從一定程度上保障了檔案利用的安全性。

第五，水利檔案的分散性，決定了單靠檔案工作人員的工作，很難完整、系統(tǒng)地搞好水利檔案工作。通過組織各部門負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)、培訓(xùn)《檔案法》我公司《科技檔案管理》等有關(guān)規(guī)定，普及檔案工作知識(shí)，形成一種強(qiáng)烈的檔案宣傳氛圍，增強(qiáng)全公司職工水利檔案意識(shí)，讓有關(guān)科室或個(gè)人主動(dòng)上交歷史積累資料等重要文獻(xiàn)，集中統(tǒng)一歸檔，逐步使水利工程檔案管理工作步入規(guī)范化、法制化軌道。

第六，切實(shí)做好水利檔案的開發(fā)，爭(zhēng)取向檔案知識(shí)化的方向靠攏。水利工程檔案的核心在于利用，在于更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，水利檔案資料為水利事業(yè)發(fā)展提供了極其寶貴的一手資料，一經(jīng)開發(fā)，就可轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，本公司組織專職人員對(duì)典型工程檔案進(jìn)行數(shù)字化，采取“點(diǎn)線結(jié)合”的方式，分階段、分步驟地完成本公司檔案的數(shù)字化工作，從而未今后實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)化，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)備工作。

結(jié)語(yǔ)

水是生命之源、生產(chǎn)之要、生態(tài)之基。水利工程檔案是人們從事水利實(shí)踐活動(dòng)的歷史記載，它是人們抗洪搶險(xiǎn)、興修水利、同自然災(zāi)害做斗爭(zhēng)的原始記錄。水利工程檔案最真實(shí)、最可靠、最有說服力，它是水利建設(shè)的參考依據(jù)，對(duì)促進(jìn)水利建設(shè)事業(yè)的發(fā)展將起到不可估量的作用。離開了水利，同步小康的現(xiàn)階段貴州中國(guó)夢(mèng)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。作為水利建設(shè)最基層的服務(wù)部門，我們要切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感，立即行動(dòng)起來，抓住機(jī)遇，做好水利工程檔案的收集、管理及利用，使之成為寶貴的財(cái)富，為推動(dòng)貴州水利建設(shè)和水資源管理工作提供依據(jù)。