淺析科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

李嘉夢(mèng)

（中國(guó)商用飛機(jī)有限責(zé)任公司北京民用飛機(jī)技術(shù)研究中心，北京 100000）

一、加強(qiáng)檔案管理的重要性

科研項(xiàng)目檔案記錄了項(xiàng)目全生命周期，是不可再生的重要資源，是記錄科研單位各項(xiàng)權(quán)益的重要依據(jù)，同時(shí)，也是項(xiàng)目成果利用、管理和維護(hù)的重要內(nèi)容。科研檔案的管理工作，不僅僅是檔案管理部門的工作，還需科研項(xiàng)目管理部門、采購(gòu)部門、外協(xié)單位、財(cái)務(wù)部門等協(xié)作共同完成，需要自上而下的高度重視；科研項(xiàng)目歷經(jīng)時(shí)間較長(zhǎng)，經(jīng)手人員較多，因此，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)化管理，確保檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的收集歸檔具有重要意義。

二、科研檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理機(jī)制不完善

科研單位檔案管理體系還不夠。一是部分科研單位承接的項(xiàng)目多為多個(gè)單位共同承接的任務(wù)，涉及的主體較多，在簽訂合同、合作協(xié)議時(shí)，因?qū)Y料保存、格式要求等要求不明確或因?qū)σ罄斫獠灰恢?，?dǎo)致各參與單位對(duì)項(xiàng)目檔案的要求也不一樣，導(dǎo)致部分過(guò)程文件未及時(shí)歸檔，無(wú)法保證檔案收集的完整性及成果信息的利用價(jià)值。二是科研項(xiàng)目檔案管理中存在管理機(jī)構(gòu)、管理部門、管理責(zé)任人和相應(yīng)的工作職責(zé)不明確的情況，導(dǎo)致收集整理項(xiàng)目管理、科研過(guò)程、財(cái)務(wù)、驗(yàn)收等檔案時(shí)，因不清楚職責(zé)導(dǎo)致未及時(shí)、完整、有效的收集歸檔材料。如文件簽章手續(xù)不完整、不規(guī)范、部分關(guān)鍵文件資料未歸檔等，無(wú)法正確地執(zhí)行檔案管理有關(guān)規(guī)定。除此，還會(huì)出現(xiàn)相關(guān)部門管理人員互相推諉、互不溝通，致使科研項(xiàng)目檔案無(wú)人管理、散亂堆積、材料缺失[1]。

科研單位檔案管理規(guī)范還需加強(qiáng)。一是歸檔范圍和歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)熟悉度不夠?？蒲腥藛T和檔案管理人員對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需歸檔材料了解程度不夠，對(duì)交付對(duì)象要求研究不夠，導(dǎo)致科研項(xiàng)目檔案整理歸檔不規(guī)范、檔案材料不齊全。二是科研項(xiàng)目驗(yàn)收管理制度不完善。多數(shù)科研單位沒(méi)有建立項(xiàng)目驗(yàn)收管理制度，對(duì)科研項(xiàng)目檔案材料驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)，有些科研項(xiàng)目已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)收了，檔案材料都不齊全[2]。

2.檔案管理意識(shí)不足

2.1 科研單位對(duì)檔案管理重視不足

科研單位專職科研項(xiàng)目檔案管理員設(shè)置較少，使得檔案管理工作無(wú)法深入開(kāi)展。部分科研單位“重兩頭，輕中間”的管理模式，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案收集工作不夠重視，對(duì)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)或衍生數(shù)據(jù)的收集、管理存在漏洞，無(wú)法保證檔案的完整性、系統(tǒng)性。

2.2 科研人員歸檔責(zé)任認(rèn)識(shí)不足

第一，有些科研項(xiàng)目人員并未“隨產(chǎn)生隨預(yù)歸檔”，未將預(yù)歸檔工作落實(shí)在日常工作中，在完成任務(wù)書要求的研究?jī)?nèi)容過(guò)程中，科研資料基本散落在各個(gè)經(jīng)手人中，待結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，才進(jìn)行收集整理。但由于項(xiàng)目周期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大，很容易造成重要檔案遺失[3]。

第二，有些科研人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，有的科研人員認(rèn)為自己只需做好科研，檔案是檔案管理員的事，對(duì)檔案工作毫不在意；有的科研人員認(rèn)為只保存項(xiàng)目申報(bào)書、任務(wù)書、成果申報(bào)等主要材料，其他材料無(wú)關(guān)緊要；有的科研人員為方便自己查閱使用，將資料長(zhǎng)期保存在自己手中。

第三，有些科研人員大局意識(shí)不強(qiáng)，有的科研人員認(rèn)為科研項(xiàng)目是自己的，成果也是自己的，不愿將核心成果移交歸檔；有的科研人員認(rèn)為檔案管理員不懂科研業(yè)務(wù)，歸檔要求瑣碎且麻煩，拒絕配合收集整理材料[4]。

3. 科研項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

科研項(xiàng)目檔案管理人員大多由管理部門或科研部門工作人員兼職，由于是非科班出身，檔案專業(yè)知識(shí)不足，檔案業(yè)務(wù)不夠熟練，加之身兼多職，工作繁多，專業(yè)水平無(wú)法滿足項(xiàng)目檔案管理需求。除此，部分檔案管理人員雖具備檔案管理能力，但因無(wú)法深度參與項(xiàng)目執(zhí)行的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程、重要里程碑、項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)等不熟悉，導(dǎo)致無(wú)法判斷歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范。參與項(xiàng)目實(shí)施的科研人員又因不明確檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案材料不完整、不系統(tǒng)、整理歸檔不及時(shí)。

三、加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策和建議

1.強(qiáng)化科研檔案責(zé)任意識(shí)

自上而下重視檔案工作，單位高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案工作，將提升檔案管理水平作為重要關(guān)注事項(xiàng)之一，并納入單位重點(diǎn)考核和發(fā)展方向中。同時(shí)，科研人員也應(yīng)提高檔案意識(shí)。從事科研項(xiàng)目管理的科研人員不僅要學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識(shí)，還要學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握科研項(xiàng)目檔案的歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)，并將其貫穿于科研項(xiàng)目管理全過(guò)程、各環(huán)節(jié)[5]。

2.優(yōu)化科研檔案收集整理的有關(guān)制度規(guī)范

根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，同時(shí)結(jié)合單位實(shí)際組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)，明確科研項(xiàng)目檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理部門、管理責(zé)任人和相應(yīng)的工作職責(zé)。

第一，檔案管理部門要結(jié)合有關(guān)規(guī)定，明確科研項(xiàng)目材料收集歸檔范圍和整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)，形成系統(tǒng)化、涵蓋檔案全生命周期的工作流程。

第二，項(xiàng)目管理部門、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合承接任務(wù)計(jì)劃，配合檔案管理部門確定相應(yīng)材料歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、歸檔時(shí)間、上交責(zé)任人等，構(gòu)建清晰、完善的文檔歸檔范圍體系。

第三，根據(jù)檔案管理規(guī)定，必須按照檔案部門有關(guān)要求，提交相關(guān)資料并通過(guò)檔案部門檢查后，方可開(kāi)展項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

第四，項(xiàng)目竣工后，由項(xiàng)目管理部門組織，檔案部門參與，對(duì)科研項(xiàng)目檔案歸檔材料嚴(yán)格審查，驗(yàn)收通過(guò)或整改復(fù)查符合要求后，檔案部門簽字確認(rèn)，方能通過(guò)驗(yàn)收。

3.完善科研檔案歸檔監(jiān)督管理機(jī)制

建立檔案問(wèn)題問(wèn)責(zé)和追責(zé)制，通過(guò)科研項(xiàng)目檔案歸檔納入科研人員的崗位責(zé)任、列為科研人員技術(shù)業(yè)務(wù)考核內(nèi)容、年底績(jī)效考核兌現(xiàn)條件等方法，督促科研人員按期歸檔，如科研項(xiàng)目檔案材料整理和歸檔不完整、不及時(shí)，年度考核評(píng)分相應(yīng)扣減，并要嚴(yán)格追究項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)科研人員的責(zé)任。

4.加快建立專業(yè)化、高水平檔案管理隊(duì)伍

建立專業(yè)、穩(wěn)定化檔案管理隊(duì)伍。將檔案人員下沉至項(xiàng)目，了解并掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況；打通檔案工作人員晉升渠道，重視專職檔案管理人員發(fā)展，制定崗位職責(zé)以及合理有效的人才培養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)檔案管理人才實(shí)施規(guī)范化管理和激勵(lì)政策等方式，留住科研項(xiàng)目檔案管理人員，從而保證科研項(xiàng)目檔案工作無(wú)縫銜接，更利于系統(tǒng)化、規(guī)范化管理[6]。

支持并鼓勵(lì)檔案管理人員參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)。一是大力培養(yǎng)科研檔案人員建立專業(yè)收集整理、立卷歸檔、檢索利用及電子檔案信息的收集、管理和操作技能，提升數(shù)字化檔案理論知識(shí)和技能，不斷提高科研項(xiàng)目檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化水平。同時(shí)，建立兼職檔案員隊(duì)伍，定期組織內(nèi)外部培訓(xùn)，提升全員水平，推動(dòng)整體檔案工作能力。二是定期組織科研人員和檔案管理員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高保密意識(shí)，增強(qiáng)履行保密責(zé)任的自覺(jué)性[7]。

結(jié)語(yǔ)

合理科學(xué)地管理科研項(xiàng)目檔案對(duì)國(guó)家科研項(xiàng)目體系的管理與建設(shè)、科學(xué)知識(shí)的傳播、科研成果轉(zhuǎn)化、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步都有很好的促進(jìn)作用?？蒲许?xiàng)目歷時(shí)長(zhǎng)、形式復(fù)雜，難于管理，本文以檔案合理、有效管理為目標(biāo)，深入研究探討科研項(xiàng)目檔案管理，旨在提升科研項(xiàng)目檔案質(zhì)量，為后期利用奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，為檔案管理提供可借鑒的有效方法，有效提升科研項(xiàng)目檔案質(zhì)量水平。