加強檔案管理工作 推動勞動就業(yè)服務(wù)

南明江

（凌源市勞動就業(yè)局，遼寧 朝陽 122500）

就業(yè)形勢嚴峻，就業(yè)壓力增大，而就業(yè)又與每個人的利益息息相關(guān)，與國家社會的穩(wěn)定相關(guān)聯(lián)，就業(yè)問題如果得不到妥善的解決，將嚴重制約社會經(jīng)濟的發(fā)展。就業(yè)又有自身的特殊性，真正解決就業(yè)問題并非易事，目前我國根據(jù)就業(yè)實際情況，積極探索就業(yè)制度改革的思路和舉措，并出臺了諸多的就業(yè)政策條文，為勞動者就業(yè)提供更多的支持。在就業(yè)服務(wù)中不能忽視檔案管理，檔案管理水平會影響就業(yè)服務(wù)質(zhì)量，因此，圍繞勞動就業(yè)展開檔案管理的探討具有現(xiàn)實必要性。

一、檔案管理在勞動就業(yè)中的重要性

近幾年我國高度重視勞動就業(yè)檔案管理工作，也取得了相應(yīng)的成績，以檔案管理的優(yōu)化帶來政府就業(yè)責任體系的建立和健全，進一步做好失業(yè)人員就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)工作，并推出了健全的就業(yè)服務(wù)體系，就業(yè)檔案發(fā)揮重要作用，是勞動者順利就業(yè)的重要保障。具體來說，檔案管理在就業(yè)勞動中的重要性主要體現(xiàn)在三個方面。

1.保障勞動就業(yè)的信息管理

當前社會信息化建設(shè)趨向更為明顯，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢逐漸凸顯，這也客觀上要求我們構(gòu)建勞動就業(yè)檔案管理平臺，做好檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，以數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化建設(shè)帶來就業(yè)管理目標的達成，按就業(yè)、失業(yè)下崗、未就業(yè)等進行檔案材料的分類整理，就業(yè)中心進一步加大文書立卷改革力度，重視檔案文件的歸檔管理工作，確保檔案資料有序。借助勞動就業(yè)檔案的信息化建設(shè)整合現(xiàn)有的就業(yè)信息資源并實時更新，以此構(gòu)建勞動就業(yè)以及保障工作信息一體化的信息管理模式，以檔案的信息化建設(shè)帶來勞動就業(yè)工作的深入開展，并輔助構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的勞動力市場，解決求職者與招聘單位信息不對稱的問題，更好地滿足求職者對就業(yè)信息的多元需求，使得求職者更主動積極的就業(yè)。

2.提升就業(yè)服務(wù)質(zhì)量

我國高度重視勞動就業(yè)問題，特別是針對就業(yè)困難人員開展專門性的勞動就業(yè)幫扶工作，而勞動就業(yè)服務(wù)專業(yè)檔案發(fā)揮重要作用，通過整合歸納失業(yè)人員、下崗人員的就業(yè)資料實現(xiàn)關(guān)鍵信息的提取，真正進行區(qū)域就業(yè)實際情況的反饋，以使得就業(yè)服務(wù)中心面向區(qū)域失業(yè)人員提供必要的勞動就業(yè)幫扶支持，積極為失業(yè)人員爭取更多的就業(yè)名額，提供更多的就業(yè)崗位，使得廣大就業(yè)者獲得實實在在的幫助。而這種就業(yè)服務(wù)模式也有利于解決眾多企業(yè)難點、百姓熱點以及社會重點關(guān)注的問題，如利用專業(yè)的檔案進行仲裁調(diào)解，帶來社會的快速發(fā)展。

3.帶動勞動就業(yè)政策宣傳，方便人才交流

就業(yè)管理部門借助就業(yè)檔案有利于勞動保障等法律法規(guī)政策的宣傳，通過整合分析現(xiàn)階段勞動就業(yè)實際情況，整理職業(yè)介紹資料、仲裁調(diào)解渠道等相關(guān)知識，進行普法宣傳，使得求職者對就業(yè)有更全面的、理性的認知，也更好地保障勞動者的合法權(quán)益，使得市場走向規(guī)范軌道。而政策宣講有利于消除下崗人員、失業(yè)人員的就業(yè)困惑，提高我國整體就業(yè)率，同時，也為企業(yè)人才流動提供便利條件，通過信息發(fā)布使得企業(yè)及時獲得所需要的人才支撐，通過整合檔案，加強檔案管理也可以全面掌握與了解人才的專業(yè)職能，熟悉企業(yè)的發(fā)展狀況，充分利用人才勞動就業(yè)檔案所帶來的信息雙向流通，建構(gòu)起企業(yè)與勞動者溝通的橋梁，使得社會大環(huán)境呈現(xiàn)積極的就業(yè)態(tài)勢。

二、就業(yè)檔案管理的基本特點

1.廣泛性

廣泛性對應(yīng)的是勞動檔案涉及人員廣泛。隨著我國勞動社會保障體制的改革，勞動就業(yè)方針政策的調(diào)整，勞動就業(yè)保障體系的完善，勞動就業(yè)者涵蓋的范圍更為廣泛，每個人在勞動就業(yè)過程中都會形成勞動就業(yè)檔案材料。

2.動態(tài)性

對應(yīng)的勞動就業(yè)檔案是處于動態(tài)變化的。個體從參加工作到參與社會保障后，檔案會隨著工作單位的變動而變動并轉(zhuǎn)移。社會保障保險繳費情況也因職工工資增減而相應(yīng)變化，這些變化都會體現(xiàn)在勞動就業(yè)檔案中，形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄，這使得勞動就業(yè)檔案內(nèi)容不是一成不變的，而是根據(jù)實際情況靈活調(diào)整的。

3.人本性

勞動就業(yè)檔案管理的目的是服務(wù)于勞動者就業(yè)，為勞動就業(yè)問題解決提供幫助。以人為基本對象。個體從參加工作到加入社會保障后，都會有相應(yīng)的勞動就業(yè)檔案材料，勞動就業(yè)檔案就是個人勞動就業(yè)情況的說明和憑證，更是維護個人權(quán)益的依據(jù)。勞動檔案以人為本，服務(wù)勞動者。

4.規(guī)范性

規(guī)范性特點是指勞動就業(yè)檔案是根據(jù)國家的規(guī)定和相關(guān)標準進行辦理的。以勞動保障檔案為例，各類社會保險都對應(yīng)統(tǒng)一的辦理程序，有明確的繳付費標準，各類社會保險都有規(guī)范的記錄卡、登記清冊及報表，還有個人檔案不論是哪個單位的職工其形成的勞動就業(yè)信息具有一致性。

三、勞動就業(yè)檔案管理存在的問題

鑒于勞動就業(yè)檔案在勞動就業(yè)服務(wù)當中的重要作用[1]，必須要高度重視勞動就業(yè)檔案管理，發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)勞動就業(yè)信息交流與共享，保護勞動者的合法權(quán)益，也帶來勞動就業(yè)部門的科學(xué)管理、高效工作，帶來我國勞動就業(yè)壓力緩解、勞動就業(yè)形勢的緩和。但目前我國勞動就業(yè)檔案管理中也存在一些不足，如對勞動就業(yè)檔案認識不夠、缺乏相應(yīng)的管理制度、沒有明確的管理標準和規(guī)范、信息化建設(shè)能力弱、檔案管理人員素質(zhì)能力弱等等。

1.對勞動就業(yè)檔案認識不夠

勞動就業(yè)工作涉及多方面的內(nèi)容，對應(yīng)的勞動就業(yè)檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)煩瑣。部分地區(qū)的檔案管理軟硬件支持不足，人員配備不佳，經(jīng)費較少，檔案管理流于形式。在一些偏遠地區(qū)甚至沒有專門的檔案室，導(dǎo)致該歸檔的重要檔案資料沒有科學(xué)歸檔，也存在檔案材料隨意保存，堆放的情況，導(dǎo)致一些重要的勞動就業(yè)檔案信息遺失。因為認識不夠，檔案信息收集阻力重重，缺乏企事業(yè)單位與專業(yè)檔案管理機構(gòu)相對接的一體化信息收集管理協(xié)調(diào)工作機制，檔案信息收集中各單位、機構(gòu)之間沒有有序的檔案信息傳遞渠道[2]，且各類檔案信息材料收集過程中對應(yīng)不同的工作方法和思路，信息采集側(cè)重點不同，管理不夠規(guī)范統(tǒng)一、管理性與構(gòu)造性也對應(yīng)不同的技術(shù)標準，使得檔案價值大打折扣。

2.服務(wù)模式和制度不夠健全

在勞動就業(yè)服務(wù)中需要依據(jù)各類工作項目、建設(shè)方法、構(gòu)造方案以及相應(yīng)的管理辦法推出適合勞動就業(yè)服務(wù)工作要求的業(yè)務(wù)模式，讓所有管理工作制度不僅完整、規(guī)范且穩(wěn)定，且要定期進行專業(yè)業(yè)務(wù)模式的升級。但當前業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)造中，檔案管理工作所對應(yīng)的技術(shù)路線和工作路線較模糊，企事業(yè)單位對應(yīng)的職工勞動檔案管理、政府專門性的檔案管理都沒有統(tǒng)一的標準，導(dǎo)致檔案管理各自為政，差異明顯，不利于檔案管理工作的質(zhì)量升級。勞動就業(yè)檔案內(nèi)容多，若采取多頭管理模式[3]，會導(dǎo)致不同類別勞動就業(yè)檔案歸屬于不同的管理部門，多頭管理導(dǎo)致信息流通困難，加上不同部門管理時采取不同的管理方法，就無法做到后期檔案信息資料的高度共享，檔案管理始終不夠完整與規(guī)范。目前檔案管理中缺乏專業(yè)的檔案管理標準和規(guī)范。目前執(zhí)行的是1992年勞動部與國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，目前制度中的一些條款所對應(yīng)的適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)脫離現(xiàn)實就業(yè)環(huán)境，勞動就業(yè)指導(dǎo)意義不大，急需修改。

3.檔案信息化建設(shè)較為滯后

當前勞動就業(yè)服務(wù)也應(yīng)積極探索信息化發(fā)展路徑，本身勞動就業(yè)服務(wù)中涉及大量的數(shù)據(jù)，針對這些信息，在信息的記錄協(xié)調(diào)和使用中必須確保信息高效銜接，有效溝通，支持保質(zhì)保效地完成所有的管理工作，而這也對應(yīng)著信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題[4]。目前勞動就業(yè)檔案信息化建設(shè)中比較突出的問題是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和新時期的各類系統(tǒng)不對接，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)目前運行中阻力重重，難以直接取得所有類型的勞動就業(yè)檔案信息，在具體的勞動就業(yè)服務(wù)中因為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能與能力的限制，無法實現(xiàn)檔案材料到勞動就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)的直接轉(zhuǎn)化。信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)過程中針對各類網(wǎng)絡(luò)信息的跟蹤分析和了解不到位，就無法充分從存儲的檔案中獲得相應(yīng)的勞動信息。而隨著社會的發(fā)展，勞動就業(yè)指導(dǎo)工作壓力更大，也客觀上要求借助信息技術(shù)進行工作模式、理念的變革，如果在勞動就業(yè)工作中沒有融入信息化元素，沒有完整的檔案信息化管理體系做支撐，且信息化技術(shù)應(yīng)用能力弱，將導(dǎo)致勞動就業(yè)檔案管理與利用的低效化。

4.工作人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的能力和素質(zhì)會影響檔案管理質(zhì)量[5]，進而影響勞動就業(yè)工作的開展，影響我國勞動就業(yè)管理水平。當前檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，他們對信息化技術(shù)掌握不到位，加上自身職責不明確，檔案管理中玩忽職守、消極懈怠，導(dǎo)致檔案監(jiān)管缺失的情況十分嚴重。檔案管理工作本身具有很強的政策屬性，對規(guī)范度要求較高，檔案工作人員必須具備良好的專業(yè)能力和素養(yǎng)，才能勝任檔案管理工作，而如果工作中態(tài)度不端正、管理隨意，往往使得檔案管理一塌糊涂，檔案材料不準確、不完整、不真實，對勞動就業(yè)指導(dǎo)造成困擾。

四、勞動就業(yè)檔案管理的優(yōu)化路徑

1.提高認識，端正態(tài)度

目前部分企事業(yè)單位對勞動就業(yè)檔案管理工作認識不到位，不熟悉勞動就業(yè)檔案管理工作的具體內(nèi)容，將檔案管理等同于資料的規(guī)整、信息的存檔。以勞動保障檔案管理為例，其涉及單位企業(yè)員工的退休、社保等問題，不僅僅是資料整理、信息的存檔，更重要的是保障退離退休人員的基本權(quán)益，使得員工退休社保管理更加清晰化、條理化。當前企業(yè)政策不斷調(diào)整，而當前的就業(yè)形勢不斷變化，勞動就業(yè)環(huán)境更為復(fù)雜，勞動保障管理壓力與日俱增，對應(yīng)的勞動保障檔案管理任務(wù)也更為繁重[6]。只有端正對勞動保障檔案管理工作的態(tài)度，加強對檔案工作的管理，提高管理人員的責任意識，才能讓勞動保障檔案管理工作落到實處。在端正態(tài)度，提高認識的基礎(chǔ)上，著力實現(xiàn)部門檔案的協(xié)調(diào)，部門檔案協(xié)調(diào)對應(yīng)兩方面的內(nèi)容，一方面，針對企業(yè)方本身，要求各個部門檔案材料得以協(xié)調(diào)。另一方面，針對企業(yè)和人力資源保障局之間的檔案協(xié)調(diào)，前者工作開展中要求在工作中所傳達的人力資源檔案個人信息必須能夠被直接提交給專業(yè)的檔案管理部門。根據(jù)設(shè)定的檔案編號以及相應(yīng)的相關(guān)信息的處理模式，使得所有信息與檔案內(nèi)得以展現(xiàn)，針對人員的職位變動、人員工作能力的升級以及人員技術(shù)研發(fā)成果進行歸檔管理，為后續(xù)各個部門檔案的協(xié)調(diào)工作提供幫助。在后者檔案管理中，應(yīng)讓企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作部門著手建立保密性強的檔案管理制度，對于非保密性的檔案主要是人員的崗位調(diào)整、檔案離職檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等將這些提交給人力資源保障部門，以實現(xiàn)人力資源保障部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的檔案信息的有效性調(diào)整。

2.建立健全勞動就業(yè)檔案管理機制

機制是保障，離開了機制的保障檔案管理工作也就沒有規(guī)范性可言?，F(xiàn)代化的勞動就業(yè)檔案管理強調(diào)管理的現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化和制度化，當務(wù)之急是建立健全勞動就業(yè)檔案管理機制，以此作為檔案管理的基礎(chǔ)。在勞動就業(yè)檔案管理機制建立的過程中應(yīng)將重點放在檔案資料的歸檔說明、收集說明以及整理說明等幾個方面[7]，讓分散的材料快速地得到整理歸檔，以帶來檔案管理的高效率。建立有效的檔案資料收集制度，進一步落實登記傳遞政策，進行動態(tài)化的管理。以就業(yè)領(lǐng)域檔案管理來說，最主要的是建立完整的下崗失業(yè)人員檔案系統(tǒng)，明確下崗失業(yè)人員檔案管理機制，以針對性地解決下崗失業(yè)人員再就業(yè)的問題。在健全的檔案機制保障下，可以清晰地從檔案庫中查詢到每一個下崗失業(yè)人員的具體信息，并根據(jù)崗位情況進行崗位分配和就業(yè)指導(dǎo)，也可以針對不同人的不同情況進行科學(xué)分配，真正讓下崗失業(yè)人員獲得針對性的就業(yè)幫扶。

3.積極推動勞動就業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

信息化時代檔案的數(shù)字化建設(shè)是主導(dǎo)趨勢，同樣在勞動就業(yè)檔案管理中也應(yīng)發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，推行數(shù)字化管理模式，以提升檔案管理實效，特別是推行勞動就業(yè)檔案的電子化建設(shè)、自動化辦公，將重點放在檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型上。本身勞動就業(yè)涉及到就業(yè)指導(dǎo)、信息發(fā)布、就業(yè)失業(yè)幫扶、社會保險保障等方方面面的內(nèi)容，工作內(nèi)容十分零碎且相對煩瑣，如果想要讓檔案管理工作有條不紊，需要投入大量的人力、物力和財力。而推行檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理，大力發(fā)展電子檔案能簡化工作流程，減少資源投入。應(yīng)用信息化系統(tǒng)，檔案管理人員只需要將采集到的真實有效的原始檔案材料輸入到電腦系統(tǒng)，重新登記的信息直接并入原有的檔案庫，且支持一鍵搜索與調(diào)取[8]，對比傳統(tǒng)檔案管理模式省時省力，也降低了修改、刪減、檢查時所出現(xiàn)的錯誤。勞動就業(yè)檔案數(shù)字化管理讓檔案的形成、運用及轉(zhuǎn)化緊密銜接，在做好前期工作后，后續(xù)的管理和使用十分高效與便捷。

4.提升勞動就業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

“工欲善其事必先利其器”，要想做好勞動就業(yè)檔案管理工作，必須確保有良好的檔案管理專業(yè)隊伍。檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，積極高效地開展勞動就業(yè)檔案管理工作，以確保勞動就業(yè)檔案價值的持續(xù)發(fā)揮，這要求檔案管理人員要樹立學(xué)習(xí)的自覺性，不斷地學(xué)習(xí)以提升自身的專業(yè)能力和素養(yǎng)，要改變以往閉門造車的管理思維和模式，在新形勢下讓檔案管理工作與時俱進，開拓創(chuàng)新。具體來說，應(yīng)采取“請進來、走出去”的方式，讓檔案管理人員充分地交流借鑒和學(xué)習(xí)，可以組織檔案管理人員走出去，向先進單位尋求經(jīng)驗，或者聘請行業(yè)精英對檔案管理人員進行實際的工作指導(dǎo)。在工作指導(dǎo)中從檔案管理的各環(huán)節(jié)入手，進行詳細化的指導(dǎo)，讓檔案管理人員明確檔案管理的有效方法和具體標準，從而高質(zhì)高效地開展檔案管理工作?？梢远ㄆ诘貙n案管理人員派遣到其他地方進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使得檔案管理人員有著豐富的檔案管理實踐經(jīng)驗，有著扎實的理論基礎(chǔ)知識和良好的管理技能，且在經(jīng)驗、理論、技能運用的過程中能自覺結(jié)合本單位的實際情況進行檔案管理的具體分析，探索出屬于自己的檔案管理工作新方法。

結(jié)語

新的就業(yè)環(huán)境和就業(yè)形勢下，勞動就業(yè)檔案管理的重要性不言而喻。只有真正做好勞動就業(yè)檔案管理工作，才能為勞動就業(yè)指導(dǎo)工作開展提供資料參考、數(shù)據(jù)支持，使得我國勞動就業(yè)管理工作有序展開。目前我國勞動就業(yè)檔案管理中也存在著諸多不足，這也告訴我們，我國勞動就業(yè)檔案管理工作任重而道遠。對于檔案管理人員來說，必須加強自我學(xué)習(xí)，要進行理論創(chuàng)新，于實踐中勇敢開拓，努力解決現(xiàn)有問題，使得勞動就業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化、長效化的方向發(fā)展。隨著我國勞動就業(yè)工作思路、模式、政策等的調(diào)整，也積極推行網(wǎng)絡(luò)化管理、人性化管理、規(guī)范化管理，這些新型的管理模式逐漸取代陳舊的管理模式，使得勞動就業(yè)檔案管理與時俱進，充滿生機。我們也應(yīng)當看到近幾年人口數(shù)量與規(guī)模持續(xù)擴大背后勞動就業(yè)的難題，力求借助勞動就業(yè)制度的改革、就業(yè)政策法規(guī)的完善以及勞動就業(yè)檔案管理價值的發(fā)揮，指導(dǎo)勞動者積極就業(yè)，更好地推動我國經(jīng)濟社會的快速高質(zhì)發(fā)展。