探討高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策研究

江 東 馬守芹

（1.山東第一醫(yī)科大學(xué)（山東省醫(yī)學(xué)科學(xué)院），山東 濟(jì)南 250117；2.山東省濟(jì)南錦屏學(xué)校，山東 濟(jì)南 250014）

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間，學(xué)校管理人員對學(xué)生生活、學(xué)習(xí)和參加各項(xiàng)活動所形成的記錄，反映了一個(gè)學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能勤美績勞、學(xué)習(xí)和社會實(shí)踐表現(xiàn)的、以學(xué)生本人為記錄單位集中保存起來以備查考和追溯的文字、表格及其他各種形式的歷史再現(xiàn)記錄。學(xué)生檔案記載系統(tǒng)是一個(gè)教育教學(xué)部門必定要有教學(xué)的重要組成部分，在高校日常管理中起著非常重要的作用。高校學(xué)生檔案也是學(xué)生在校期間的一份求學(xué)簡歷，對學(xué)生未來的職業(yè)發(fā)展具有重要的作用。學(xué)生檔案管理是高校管理中必不可少的內(nèi)容。但隨著社會的發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代社會發(fā)展的管理需求，逐漸暴露出一些和社會發(fā)展不和諧的問題，影響高校管理的質(zhì)量。為了促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展，還需要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，從而提高學(xué)生檔案管理的水平。

一、高校學(xué)生檔案的簡述

高校學(xué)生檔案是學(xué)生求學(xué)過程的一份書面資料，記錄了學(xué)生在學(xué)校各個(gè)期間的教學(xué)表現(xiàn)以及教師的評價(jià)，是高校管理的重要構(gòu)成內(nèi)容。學(xué)生檔案中記錄了學(xué)生在各個(gè)方面的表現(xiàn)，以及各個(gè)階段的成績和學(xué)生的基礎(chǔ)資料，學(xué)生檔案對學(xué)生來說是非常重要的，對促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展具有重要的意義[1]。學(xué)生檔案還可以用來當(dāng)作社會選拔人才的依據(jù)，通過學(xué)生檔案可以直觀地對學(xué)生有個(gè)大概的了解。我國以前側(cè)重培養(yǎng)技能人才，隨著素質(zhì)教育和教學(xué)改革的發(fā)展，現(xiàn)在重視國民的綜合素養(yǎng)。學(xué)生檔案管理工作可以提高學(xué)生的綜合文化素養(yǎng)，對學(xué)生未來的職業(yè)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，還能提高高校的管理質(zhì)量和教學(xué)質(zhì)量，有利于培養(yǎng)復(fù)合型、創(chuàng)新性人才。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題分析

1.缺乏對檔案管理的重視

不管是學(xué)生還是學(xué)校對檔案管理的重視程度不高，高校側(cè)重于學(xué)生的教育和管理，而學(xué)生沒有充分地認(rèn)識到學(xué)生檔案的價(jià)值和重要性[2]。由于對檔案管理不夠重視，所以在填寫檔案時(shí)也經(jīng)常出現(xiàn)各種小問題，例如錯(cuò)字、亂涂等，導(dǎo)致檔案書寫不規(guī)范。還有就是在接收與轉(zhuǎn)移檔案時(shí)出現(xiàn)郵寄錯(cuò)誤，不重視檔案郵寄，這些問題都嚴(yán)重影響高校檔案管理的質(zhì)量。

2.沒有完善的檔案管理法律法規(guī)

我國也出臺了部分檔案管理法，但是并沒有進(jìn)行細(xì)化。針對高校的學(xué)生檔案管理法律法規(guī)并不明確，沒有建立專門的法律法規(guī)。從而也引發(fā)了不少問題，最普遍的就是學(xué)生檔案的歸屬，由于一些高校沒有設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)和人員對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，所以檔案管理非?；靵y，加大了管理難度[3]?？傊狈ν晟频姆煞ㄒ?guī)，不僅阻礙高校學(xué)生檔案管理工作的開展，還容易出現(xiàn)管理混亂，無法明確責(zé)任人，甚至對學(xué)生未來的就業(yè)會產(chǎn)生一定的影響。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高

我國在學(xué)生檔案管理上還沒有建立完善的法律法規(guī)，因此，導(dǎo)致高校忽視了學(xué)生檔案管理的重要性，安排的檔案管理人員對文化以及素質(zhì)上都沒有過高的要求，從而導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)水平不高。高校也沒有設(shè)置專門的檔案室，檔案管理人員也是由學(xué)生的輔導(dǎo)老師來進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案材料質(zhì)量較差，管理不規(guī)范，不能進(jìn)行有效的整理，影響后續(xù)的使用。

4.缺少檔案監(jiān)管機(jī)制

學(xué)生檔案管理直接關(guān)系著學(xué)生的發(fā)展和學(xué)校的管理水平，因此，高校學(xué)生檔案監(jiān)管理是必不可少的，發(fā)揮著重要的價(jià)值。學(xué)生檔案出現(xiàn)損壞或者丟失會給學(xué)生帶來嚴(yán)重的影響。為了防止上述問題，檔案的監(jiān)管作用是非常大的[4]。在日常的管理中，還需要監(jiān)管人員保持對工作高度負(fù)責(zé)精神和良好的心態(tài)，有耐心地去管理。

5.學(xué)生檔案歸檔范圍不明確，收集不完整

高校學(xué)生檔案在實(shí)際的管理中沒有明確的歸檔范圍，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不知道哪些需要?dú)w檔，具體應(yīng)歸檔在哪個(gè)部門，學(xué)校不同其要求也有所差異。因?yàn)閷W(xué)生的檔案是來源于不同的部門，學(xué)生在畢業(yè)時(shí)轉(zhuǎn)檔的依據(jù)就是在就業(yè)部門，這樣不僅導(dǎo)致資料收集不完整，還浪費(fèi)學(xué)生及管理人員的時(shí)間。

三、高校學(xué)生檔案管理問題的原因分析

1.學(xué)生檔案的分散性

目前，高校學(xué)生檔案管理部門普遍存在歸屬不一致的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資料在建檔時(shí)間上出現(xiàn)分散性，學(xué)生檔案需要經(jīng)過幾個(gè)建檔階段，從開始的入學(xué)登記到完成學(xué)業(yè)、發(fā)放相關(guān)的學(xué)位證等，這個(gè)過程記錄了學(xué)生在校期間的所有表現(xiàn)。另外，各種資料來源不同，分別來源于不同的部門，例如實(shí)習(xí)部門、就業(yè)部門、學(xué)生管理部門等，增加了高校學(xué)生檔案的管理難度。

2.沒有先進(jìn)的管理技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中逐漸應(yīng)用信息化管理模式，然而檔案信息化管理概念也被越來越多的行業(yè)所熟知。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)為工作提供了極大的便利，被廣泛的應(yīng)用起來，但是在實(shí)際的檔案信息化管理中由于應(yīng)用時(shí)間較短，檔案管理人員還是習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的管理模式，依舊使用人工處理操作的方式。該模式阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展，降低了管理效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的管理還容易出現(xiàn)檔案文件丟失、破壞等問題。計(jì)算機(jī)即使被投入到了檔案管理工作中，但是信息化水平不高，只能進(jìn)行簡單的信息輸入和保存。為了提高學(xué)生檔案管理的信息化水平，還需要對檔案管理的方式進(jìn)行更新和優(yōu)化，發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大作用。現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案還是依靠人工來進(jìn)行歸納、分裝等工作，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用存在局限性，只能實(shí)現(xiàn)簡單的搜索查詢，隨著高校學(xué)生檔案的大量遞增，已經(jīng)無法滿足其增長趨勢。學(xué)生檔案屬于過程性的管理，是隨著學(xué)生而變化的，檔案內(nèi)容較多，如果進(jìn)行人工管理還容易導(dǎo)致資料記錄不完整，出現(xiàn)漏記等問題，無法體現(xiàn)出學(xué)生在校的完整表現(xiàn)，學(xué)生檔案也失去了原有的價(jià)值和意義。

四、高校學(xué)生檔案管理問題的優(yōu)化對策

1.提高對檔案重要性的認(rèn)知

學(xué)生要知道檔案對以后就業(yè)、職稱評定等有著重要的關(guān)聯(lián)，高校要清楚學(xué)生檔案管理能提高高校管理水平[5]。因此，要提高對檔案重要性的認(rèn)知，落實(shí)畢業(yè)后檔案的流向，及時(shí)地掌握檔案的動態(tài)，加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)檔案丟失或損壞。

2.完善的檔案管理法律法規(guī)

在法律法規(guī)和相關(guān)制度的約束下學(xué)生檔案管理水平才能得到提升。在健全的法律制度下才能更好地管理檔案和約束管理人員，因此，完善的檔案法律法規(guī)是非常重要的。有了健全的法律法規(guī)可以更好地解決學(xué)生檔案管理問題，還能落實(shí)檔案管理責(zé)任人，在法律的約束下，才能確保學(xué)生檔案管理工作的順利開展，提高管理質(zhì)量。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著社會水平的提高，對檔案管理人員的要求也不斷提升，為了適應(yīng)新時(shí)代社會發(fā)展需求的學(xué)生檔案管理工作，還需要提高檔案管理人員的專業(yè)素奍[6]。可以通過加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，開展檔案知識講座，招聘專業(yè)的檔案管理人才等來提高管理人員的素質(zhì)，提高職業(yè)責(zé)任心和管理能力。

4.對學(xué)生檔案實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著信息技術(shù)水平的提高，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的管理要求，高校應(yīng)該緊跟時(shí)代的發(fā)展，建立現(xiàn)代化的管理理念。利用信息技術(shù)進(jìn)行管理，實(shí)行電子信息化學(xué)生檔案管理，不僅能對學(xué)生檔案進(jìn)行分類匯總，還能進(jìn)行總跟和查閱，節(jié)省了大量的人力，極大地提高了學(xué)生檔案的管理水平[7]。

5.規(guī)范學(xué)生檔案管理工作，及時(shí)地收集整理

學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，為了保障管理的規(guī)范性，還需要從學(xué)生的實(shí)際出發(fā)，制定細(xì)節(jié)化的管理準(zhǔn)則，例如制定歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范借閱制度等[8]。另外，為了提高學(xué)生檔案的管理效率，保障檔案的完整性，還需要及時(shí)地對學(xué)生的檔案進(jìn)行收集和整理，對學(xué)生的實(shí)際在校情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，提高檔案管理的實(shí)效性。

結(jié)語

學(xué)生檔案對學(xué)生具有重要的作用，也是高校管理的重要內(nèi)容。在實(shí)際的管理中出現(xiàn)了一些問題，阻礙高校管理工作的開展，影響學(xué)生未來的發(fā)展。為了提高高校學(xué)生檔案管理水平，促進(jìn)學(xué)生的良好發(fā)展，提出了完善的檔案管理法律法規(guī)、提高檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的素養(yǎng)等改進(jìn)對策，以保證高校學(xué)生檔案管理工作的順利開展，提高高校檔案管理的效率和質(zhì)量。