簡(jiǎn)析如何加強(qiáng)檔案管理工作

劉福嫻

（棗莊市自然資源和規(guī)劃局，山東 棗莊 277800）

現(xiàn)階段，各省市地區(qū)都相繼成立了自然資源行政主管部門(mén)，對(duì)全民所有的自然資源進(jìn)行科學(xué)管理，包括礦產(chǎn)資源、土地資源、草地資源、森林資源等等，而在開(kāi)展前端業(yè)務(wù)過(guò)程中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的后端檔案工作，只有做好相關(guān)檔案管理工作，才能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)管理工作提供服務(wù)支撐。而新時(shí)期，檔案管理部門(mén)面臨新的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作相關(guān)問(wèn)題的研究具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

一、當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展中存在的不足

1.檔案管理工作重視程度低

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，盡管基層單位不用面臨激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，但以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為主的思想早已蔓延，單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于自身效益更加看重。很多領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致在檔案管理部門(mén)設(shè)置、人員配置等方面都相對(duì)不足，影響檔案管理工作實(shí)施策略，也常常發(fā)生檔案文件丟失、檔案破損等問(wèn)題，對(duì)前端業(yè)務(wù)工作落實(shí)造成很大的阻礙[1]。

2.缺乏相關(guān)的資金投入

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的完善，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境更加復(fù)雜，很多單位也面臨更加激烈的競(jìng)爭(zhēng)壓力，也紛紛投入到市場(chǎng)開(kāi)拓、業(yè)務(wù)開(kāi)拓的行列當(dāng)中。這種情況下單位中輕視檔案工作的意識(shí)蔓延。對(duì)于檔案管理工作投入相對(duì)不足，尤其是資金方面，資金短缺會(huì)造成設(shè)備不足、人員不足，無(wú)法發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用。

3.檔案管理信息化水平不足

現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，任何經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理等都會(huì)產(chǎn)生檔案，且所產(chǎn)生的檔案數(shù)量更多。很多單位逐漸開(kāi)始了信息化建設(shè)，在檔案方面通常采用紙質(zhì)材料、電子材料一起保存的方式。在紙質(zhì)檔案模式下，會(huì)消耗大量的人工，而這種檔案管理模式，會(huì)消耗更多的人力物力，還會(huì)造成大量的工作重復(fù)，不利于工作效率提升。

4. 管理人員素質(zhì)偏低

一些基層單位工作開(kāi)展中，對(duì)于檔案管理工作價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，檔案管理崗位設(shè)置不夠合理，未能夠配備高技術(shù)、高素質(zhì)的檔案管理人員。另外，由于檔案管理人員待遇差，導(dǎo)致檔案管理人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，無(wú)法得到穩(wěn)定人員結(jié)構(gòu)支持，無(wú)法保障相關(guān)檔案資料的質(zhì)量。另外，很多基層單位檔案管理人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備使用技巧不能有效掌握，單位未提供更多業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)無(wú)法滿(mǎn)足相關(guān)工作需求[2]。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的有效策略

1. 不斷提升對(duì)檔案管理工作的重視

新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理需求，不能滿(mǎn)足檔案改革要求，對(duì)檔案管理實(shí)效性造成很大影響。對(duì)于市資源管理與規(guī)劃局，必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化創(chuàng)新，切實(shí)提升單位檔案管理工作的實(shí)效性。必須應(yīng)該提高檔案管理部門(mén)在單位中的地位，單位領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才能夠?yàn)榫婊芾泶蚝没A(chǔ)，逐漸實(shí)現(xiàn)全員參與的目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)層可以適當(dāng)增加檔案管理部門(mén)在績(jī)效考核中的權(quán)限，強(qiáng)化其和企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門(mén)之間的聯(lián)系。同時(shí)，需要在單位內(nèi)部形成軟實(shí)力意識(shí)，樹(shù)立對(duì)檔案管理重視的意識(shí)。當(dāng)然，單位還需要采取更多措施，逐漸將檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程中，將其歸入到單位日常工作流程中，切實(shí)提升檔案管理在單位中的職能地位[3]。

2. 強(qiáng)化資金投入，改善檔案管理設(shè)備環(huán)境

當(dāng)前，一些基層單位中，檔案管理硬件環(huán)境、軟件環(huán)境相對(duì)落后，影響單位數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新，限制了檔案管理成效。很多檔案管理工作開(kāi)展中，還停留在檔案目錄排序、資源檢索等層面，還未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，無(wú)法挖掘檔案資源價(jià)值。因此，必須能夠增加資金投入，為檔案管理創(chuàng)造更好的條件。

具體來(lái)說(shuō)，第一，每年基層單位都需要做好預(yù)算規(guī)劃工作，將檔案管理納入日常工作體系中，重視檔案管理創(chuàng)新，能夠根據(jù)新時(shí)期提出的相關(guān)要求，下?lián)芟嚓P(guān)資金，用于采購(gòu)檔案管理所需的硬件設(shè)備，包括掃描儀、計(jì)算機(jī)、標(biāo)簽錄入系統(tǒng)的，能夠?yàn)闄n案管理工作創(chuàng)建一個(gè)更佳的工作條件，減輕相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，激發(fā)其工作動(dòng)力，便于檔案資源存儲(chǔ)、使用和管理，提高整體工作效率；第二，信息化時(shí)代下，基層單位逐漸開(kāi)展信息化建設(shè)，也構(gòu)建了檔案管理信息化系統(tǒng)。而新時(shí)期，必須加強(qiáng)管理系統(tǒng)更新、創(chuàng)新，改變以往人工作業(yè)模式，能夠根據(jù)創(chuàng)新管理模式要求，積極開(kāi)展智能化檔案管理探索，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)化檢索、自動(dòng)化分類(lèi)等，加強(qiáng)與前端業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通，積極構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)。還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理工作向著更高層次發(fā)展。

3. 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，強(qiáng)化培訓(xùn)宣傳

建立高效的檔案管理模式，首先，要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，將各類(lèi)檔案信息納入單位檔案管理范圍中，最大限度發(fā)揮其學(xué)術(shù)價(jià)值、實(shí)用價(jià)值。第二，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的匹配程度，統(tǒng)一接入端口和標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)單位檔案的網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。第三，準(zhǔn)確定位單位檔案管理的角色，從不同層面、不同角度，以不同方式進(jìn)行檔案管理，規(guī)范檔案信息分類(lèi)，按照一定方向，不斷深挖檔案信息的參考價(jià)值與學(xué)術(shù)價(jià)值，為其他部門(mén)提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。第三，明確分工，進(jìn)一步明確檔案管理部門(mén)各崗位職責(zé)，并采用相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施，充分調(diào)動(dòng)相關(guān)人員工作積極性。

在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，涉及檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、分析、鑒定、資源開(kāi)發(fā)、保存等很多工作。積極推行精益化管理模式，應(yīng)該逐漸實(shí)現(xiàn)上述各項(xiàng)工作的部門(mén)化、模塊化，對(duì)全員開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)。第一，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)員工培訓(xùn)，主要集中在檔案資料收集、移交、電子檔案應(yīng)用等方面，加強(qiáng)對(duì)精益化檔案管理模式優(yōu)勢(shì)的推廣宣傳，讓員工認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，并逐漸將檔案管理滲透到單位管理各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。第二，對(duì)于檔案管理部門(mén)工作人員，應(yīng)該從檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及開(kāi)發(fā)等方面加以培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員工作技能。第三，業(yè)務(wù)部門(mén)也可以設(shè)置兼職檔案管理，確保檔案管理工作順利完成。

4. 不斷提升檔案管理法制化水平

法制管理已經(jīng)成為當(dāng)下各行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)法制化建設(shè)也可以為檔案管理工作順利實(shí)施提供支撐，能夠推動(dòng)檔案管理向著規(guī)范化的方向發(fā)展，能夠?qū)n案管理工作開(kāi)展中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理。在我國(guó)法治社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)體系不斷完善，為基層單位檔案管理工作創(chuàng)造了一個(gè)良好的環(huán)境。然而隨著時(shí)代發(fā)展，檔案工作有了新的發(fā)展變化，而一些法律條文也不能夠適應(yīng)這種變化。因此，在進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該積極探索檔案管理法制化建設(shè)路徑，根據(jù)基層檔案管理工作實(shí)際情況，提高相關(guān)法律法規(guī)的適用性，同時(shí)，考慮各地區(qū)的差異性，能夠?yàn)闄n案管理工作奠定基礎(chǔ)，滿(mǎn)足檔案資料的使用需求。

5. 創(chuàng)新檔案資源利用方式

對(duì)于任何檔案來(lái)說(shuō)，其根本價(jià)值體現(xiàn)在利用方面，對(duì)于自然資源檔案更是如此。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該重視對(duì)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的利用，提升自然資源檔案信息化建設(shè)，為檔案資源開(kāi)拓出更多的利用渠道。第一，積極實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)間無(wú)縫對(duì)接。將單位各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)等，保證前端業(yè)務(wù)開(kāi)展和后端檔案管理工作能夠同步實(shí)施。第二，積極推行“互聯(lián)網(wǎng)+”政務(wù)一體化模式，借助于數(shù)據(jù)脫密技術(shù)，公眾可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)資料，讓檔案信息數(shù)據(jù)共享性更高，更大范圍地?cái)U(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘，對(duì)數(shù)據(jù)信息之間相關(guān)關(guān)聯(lián)進(jìn)行挖掘與分析，提升單位檔案編研力度，能夠圍繞自然資源規(guī)劃等業(yè)務(wù)重點(diǎn)，組織相關(guān)人員對(duì)相關(guān)信息檔案進(jìn)行高度編研，將編研成果擴(kuò)大化，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)以及決策提供相關(guān)參考依據(jù)。

6. 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

為了提升檔案管理信息化程度，不僅需要加大相關(guān)投入，提高工作重視，還需要借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理工作與現(xiàn)代化管理模式結(jié)合起來(lái)，形成紙質(zhì)化和數(shù)字化相互融合的檔案管理體系，發(fā)揮兩者各自?xún)?yōu)勢(shì)，滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理工作需要。將相關(guān)檔案信息錄入到信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)掃描、錄入等方式，將一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為影像資源保存，推動(dòng)檔案管理工作向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，還必須積極探索現(xiàn)代化的檔案管理模式，能夠加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效保管、利用，滿(mǎn)足對(duì)檔案資源的使用需求，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。

7. 不斷提升檔案管理人員素質(zhì)水平

在基層單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須依靠高素質(zhì)的檔案管理人員。而一名優(yōu)秀的檔案管理工作者，不僅能夠嚴(yán)格要求自己，能夠主動(dòng)履行自我職責(zé)，同時(shí)，還能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)和提升自己，為單位檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量，也會(huì)為自己帶來(lái)豐厚的回報(bào)。因此，必須強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，根據(jù)單位實(shí)際情況，定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)，結(jié)合相關(guān)的考核工作，提升檔案管理人員培訓(xùn)成果。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一方面，培訓(xùn)內(nèi)容中應(yīng)該包括檔案信息化相關(guān)的知識(shí)與技能。另一方面，需要從職業(yè)道德素質(zhì)方面加以提升。通過(guò)有效的培訓(xùn)，讓單位檔案管理人員切實(shí)認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)自身工作的重要性，能夠尊重和重視檔案信息化工作，能夠自覺(jué)維護(hù)單位的利益，提高檔案管理水平。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述分析可知，新時(shí)期，為了能夠切實(shí)提升檔案管理工作質(zhì)量，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，將前端業(yè)務(wù)和檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，從資金投入、宣傳、人員培訓(xùn)等多個(gè)方面入手，為檔案管理工作有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，更需要注重檔案資料利用價(jià)值的挖掘，拓展檔案利用方式，推動(dòng)檔案管理工作健康發(fā)展。