開發(fā)地域文化檔案信息資源的有效途徑

馬小惠

（凌源市退役軍人事務(wù)局，遼寧 朝陽 122500）

地域文化檔案主要反映當(dāng)?shù)氐臍v史文化、民俗民風(fēng)、重大事件、風(fēng)土人情、名人名勝、名優(yōu)特產(chǎn)等內(nèi)容和形式豐富、載體多樣的記錄材料。地域文化檔案資源開發(fā)的過程實(shí)質(zhì)上是地域文化檔案信息組織過程，其結(jié)果是將蘊(yùn)含在地域文化檔案中的信息內(nèi)容揭示出來，并使之有序化、系統(tǒng)化，以便查找和深層次利用。在檔案資源開發(fā)中，必須以鮮明特色的檔案產(chǎn)品和服務(wù)來滿足社會(huì)檔案需求，提升檔案資源開發(fā)的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。

一、明確地域文化檔案信息資源開發(fā)層級(jí)

地域文化信息資源必須經(jīng)過一定過程的開發(fā)才能被利用，才能使其隱含的價(jià)值得以更好的實(shí)現(xiàn)，這個(gè)一定的過程指地域文化檔案信息開發(fā)利用過程中的不同層次級(jí)別，開發(fā)力度的差異都會(huì)出現(xiàn)不同的開發(fā)層次，每個(gè)層級(jí)都有一個(gè)結(jié)果及其表現(xiàn)形態(tài)。根據(jù)開發(fā)的深度不同，地域文化檔案信息資源的開發(fā)利用可分為以下五個(gè)層級(jí)。這些層次不是孤立的，它們依次是由淺入深、由低級(jí)到高級(jí)的開發(fā)過程。體現(xiàn)了地域文化檔案信息資源開發(fā)利用的全部?jī)?nèi)涵[1]。

1.地域文化檔案文獻(xiàn)序化開發(fā)

地域文化檔案文獻(xiàn)序化開發(fā)也是地域文化檔案文獻(xiàn)的整理過程，這是檔案信息初步的開發(fā)層次。這種開發(fā)是以地域文化檔案文獻(xiàn)的外形特征和內(nèi)容特征信息為開發(fā)單元，用特定的組織手段、分類標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識(shí)文獻(xiàn)的基本特征，讓使利用者能夠獲取地域文化檔案文獻(xiàn)的查找線索，起到對(duì)地域文化檔案文獻(xiàn)序化和相對(duì)集中的作用。對(duì)于地域文化檔案信息內(nèi)容而言，這種開發(fā)是很粗淺的，如全宗目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、聯(lián)合目錄等都是這種開發(fā)的表現(xiàn)形式，這項(xiàng)工作是地域文化檔案信息資源開發(fā)的第一步，為以后各層次的開發(fā)打基礎(chǔ)。

2.主題揭示開發(fā)

主題揭示開發(fā)是地域文化檔案信息開發(fā)的第二層次，它主要是深入揭示地域文化檔案的內(nèi)容特征，為地域文化檔案利用者提供多途徑檢索。這種開發(fā)階段是以地域文化檔案文獻(xiàn)中的個(gè)別事項(xiàng)或主題內(nèi)容為記錄單位，并用這些記錄單位指引文獻(xiàn)主題內(nèi)容中的事項(xiàng)和知識(shí)。這種開發(fā)的成果有，主題索引、作者索引、字順?biāo)饕取?/p>

3.知識(shí)揭示開發(fā)

知識(shí)揭示開發(fā)是揭示出地域文化檔案文獻(xiàn)中的知識(shí)內(nèi)容，并以概述、報(bào)道、摘述、評(píng)介、選擇、濃縮、精煉等手段對(duì)地域文化檔案信息資源進(jìn)行加工，把地域文化檔案中的各種數(shù)據(jù)、事實(shí)、結(jié)論、方法等信息傳遞給利用者。提供給利用者真正想知道的或必須知道的大量檔案中的某個(gè)微小部分，因此，知識(shí)揭示開發(fā)的任務(wù)就是從大量的地域文化檔案文獻(xiàn)中摘取這種類型的信息，用于解答利用者的咨詢或向利用者主動(dòng)提供服務(wù)，專題指南就是這種開發(fā)的成果。

4.知識(shí)重組開發(fā)

知識(shí)重組開發(fā)不僅揭示知識(shí)還有分析鑒別的作用。綜合歸納、判斷推理、批評(píng)議論等方法對(duì)大量相關(guān)的或某個(gè)專題的地域文化檔案信息進(jìn)行去粗取精，去偽存真的總結(jié)和評(píng)論，也就是對(duì)地域文化檔案文獻(xiàn)行綜合研究，把嚴(yán)重分散、真假混雜的信息搜集起來，經(jīng)過鑒、篩選、分析，揭示出某一特定信息群的內(nèi)在聯(lián)系及其社會(huì)價(jià)，并做出必要的結(jié)論，形成決策的地域文化檔案依據(jù)。

知識(shí)揭示開發(fā)與知識(shí)重組開發(fā)的不同之處在于前者是把有關(guān)某個(gè)地域文化主題的信息經(jīng)過篩選、鑒別、匯集起來，無須加以分析和評(píng)價(jià)，而后者則是在匯集同主題信息的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加工，并做出評(píng)價(jià)，從而產(chǎn)生出一種全新的文獻(xiàn)，它不再是僅僅經(jīng)過篩選的信息群體，而是對(duì)一些信息進(jìn)行新的組合、提煉和評(píng)價(jià)，能為利用者提供決策的借鑒。這個(gè)層次開發(fā)的結(jié)果是專題信息的綜合研究報(bào)告或論證。

5.知識(shí)活化開發(fā)

該階段是地域文化檔案信息開發(fā)利用的最高層次，是檔案工作者針對(duì)地域文化檔案資源利用過程中，發(fā)掘知識(shí)、進(jìn)行信息綜合、再生產(chǎn)功能的過程。具體地講，它包括以下內(nèi)容：使地域文化精神產(chǎn)品向物質(zhì)產(chǎn)品轉(zhuǎn)化的知識(shí)物化開發(fā)，為社會(huì)物質(zhì)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)；利用地域文化檔案信息為政府決策、管理運(yùn)籌服務(wù)的知識(shí)轉(zhuǎn)化開發(fā)；利用已有的地域文化檔案信息產(chǎn)出新知識(shí)的再生產(chǎn)開發(fā)，為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、科研活動(dòng)、知識(shí)生產(chǎn)服務(wù)。

二、完善地域文化檔案信息的開發(fā)機(jī)制

地域檔案信息開發(fā)不僅要具有一定的物質(zhì)、技術(shù)、方法作基礎(chǔ)，同時(shí)，也需要有法令、政策、剖度、管理等機(jī)制加以配合，下面四個(gè)機(jī)制可以保證開發(fā)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.外部管理體制

外部理順管理關(guān)系，增強(qiáng)綜合地域文化開發(fā)功能。首先，組建機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室開發(fā)地域文化檔案資源，近年來，由于黨政分開，機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變，使得立檔單位大量增加，有的機(jī)關(guān)只有幾個(gè)人很難配備合適的檔案人員，如果解決了編制、經(jīng)費(fèi)等問題，聯(lián)合檔案室將是一種較好的機(jī)構(gòu)開發(fā)組織形式。其次，各地綜合性檔案館都擁有比較好的物質(zhì)條件和素質(zhì)比較高的檔案專業(yè)人員。但由于我國(guó)檔案管理體制上實(shí)行分級(jí)分層分專業(yè)管理的原則，檔案信息分別由各級(jí)各類各專業(yè)的檔案館分別進(jìn)行管理，因而影響了地域文化檔案信息的綜合利用。建立以綜合性檔案館為基礎(chǔ)的地域文化檔案信息資源開發(fā)中心進(jìn)行開發(fā)，效果很好[2]。

2.內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制

本單位制定崗位目標(biāo)及其管理責(zé)任來實(shí)現(xiàn)地域文化檔案信息的開發(fā)。從檔案局到檔案館，從領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員，人人都要定任務(wù)、有獎(jiǎng)罰，工作計(jì)劃中必須將一定時(shí)期內(nèi)地域文化檔案信息資源開發(fā)任務(wù)落實(shí)到人，定期考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。通過考核評(píng)比把優(yōu)秀的人員選拔或遞補(bǔ)上去，真正做到能者上劣者下。

3.信息反饋機(jī)制

檔案信息資源開發(fā)利用信息反饋內(nèi)容大致包括四個(gè)方面；一是對(duì)接服務(wù)人員的評(píng)價(jià)，如工作作風(fēng)、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平、職業(yè)道德等。二是對(duì)服務(wù)方式的評(píng)價(jià)，如閱覽、復(fù)制、調(diào)卷、咨詢、輔導(dǎo)以及目錄、匯編、資料服務(wù)等。三是對(duì)服務(wù)水平和質(zhì)量的要求評(píng)價(jià)，如是否及時(shí)傳遞檔案信息、準(zhǔn)確性如何、是否全面系統(tǒng)等。四是檔案利用效果評(píng)議。

4.環(huán)境協(xié)調(diào)機(jī)制

地域文化檔案信息資源開發(fā)的協(xié)調(diào)機(jī)制包括內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)和外部環(huán)境協(xié)調(diào)兩種，內(nèi)部協(xié)調(diào)過程中，從檔案信息的輸入、存貯到輸出各工作程序之間始終存在相互配合，共同協(xié)作的問題，在各工作程序中，人員、資金設(shè)備又穿插其中，當(dāng)條件的限制，人員、資金還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足各工作環(huán)節(jié)的需要時(shí)，要合理分配，做到按比例、按輕重緩急安排人力、物力和財(cái)力，同時(shí)，在工作計(jì)劃與工作措施方面協(xié)調(diào)配合，建立順暢、和諧、穩(wěn)定的工作關(guān)系，是搞好協(xié)調(diào)的重要內(nèi)容。外部環(huán)境協(xié)調(diào)是指檔案信息開發(fā)部門與周圍社會(huì)環(huán)境的協(xié)調(diào)。檔案信息來自社會(huì)，檔案事業(yè)是一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)，檔案事業(yè)的管理是一個(gè)開放型系統(tǒng)，必須與社會(huì)有關(guān)方面相適應(yīng)。外部協(xié)調(diào)機(jī)制的總目標(biāo)要求檔案信息部門積極主動(dòng)地去研究檔案工作的外部環(huán)境對(duì)檔案部門的影響，使檔案工作與之配合協(xié)調(diào)，從而獲得地域文化檔案信息資源良好的開發(fā)效果。

三、開發(fā)地域文化檔案資源的途徑

1.找準(zhǔn)市場(chǎng)定位確立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

開發(fā)地域文化檔案產(chǎn)品獲得經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，就要找準(zhǔn)市場(chǎng)定位。首先，滿足利用人員的文化程度、收入、職業(yè)、愛好興趣等需要，如科研人員、大學(xué)教師、政府機(jī)關(guān)人員、各類管理人員等都是再生型地域文化檔案信息產(chǎn)品的主要用戶。其次，地域文化檔案產(chǎn)品開發(fā)者應(yīng)多選擇差異性營(yíng)銷，有針對(duì)性地生產(chǎn)多品種、系列化的產(chǎn)品，并采取有區(qū)別的促銷手段。最后，關(guān)心檔案產(chǎn)品信息量、檔次、質(zhì)量、連續(xù)性、針對(duì)性、服務(wù)和價(jià)格等，這些因素構(gòu)成一個(gè)多維空間，某一具體產(chǎn)品在這一多維空間中一定有一點(diǎn)與之對(duì)應(yīng)，這一點(diǎn)就是產(chǎn)品的市場(chǎng)定位點(diǎn)，這是產(chǎn)品開發(fā)的一步[3]。

確立競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)首先是自身的、獨(dú)有的、豐高的、動(dòng)態(tài)的檔案有資源貯藏；其次是不同檔案信息機(jī)構(gòu)擁有相對(duì)穩(wěn)定的利用者群體，再逐漸擴(kuò)展到其他潛在的利用著群體形成多圈層、多品種的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)并從而確立自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2.有重點(diǎn)地開發(fā)地域文化檔案信息資源

開發(fā)特色地域文化檔案信息資源時(shí)首先要根據(jù)社會(huì)的需要，根據(jù)自己的實(shí)力，制定切實(shí)可行的特色地域文化檔案信息開發(fā)，按照輕重緩急，進(jìn)行分層次開發(fā)檔案館擁有眾多的特色地域文化檔案資源，數(shù)量和類型還將不斷增加，要圍繞著為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重點(diǎn)，全面地開發(fā)館藏。在不同的時(shí)期應(yīng)該根據(jù)社會(huì)的需要和服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)，確定各個(gè)時(shí)期特色地域文化檔案信息開發(fā)的方向和重點(diǎn)。

3.有針對(duì)性開發(fā)地域文化檔案信息資源

特色地域文化檔案信息開發(fā)必須緊緊圍繞地域政治、經(jīng)濟(jì)、科研、文化等活動(dòng)開展，注視和分析社會(huì)動(dòng)態(tài)，通過會(huì)議、新聞媒體、上級(jí)文件等各種方式，把握社會(huì)熱點(diǎn)，了解一定時(shí)期地域內(nèi)的工作要求、工作重點(diǎn)并有針對(duì)性地開發(fā)社會(huì)需要的特色地域文化檔案信息產(chǎn)品，以最快的速度加工處理特色地域文化檔案信息，提供高質(zhì)量的信息產(chǎn)品。這不僅提高了特色地域文化檔案信息產(chǎn)品社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，還提高了特色地域文化檔案資源開發(fā)的社會(huì)影響力。

4.發(fā)揮合作優(yōu)勢(shì)整合開發(fā)地域檔案資源

要擴(kuò)大地域文化檔案信息資源開發(fā)的覆蓋范圍，將各級(jí)綜合檔案館內(nèi)反映地區(qū)特色的檔案盡可能地收集齊全，才能確保對(duì)該地區(qū)有著完整的認(rèn)識(shí)，檔案編纂不僅注重紙質(zhì)形式還要注重電子載體，即檔案全文數(shù)據(jù)庫、信息庫、影視聲像作品等。根據(jù)社會(huì)需要，依據(jù)檔案文獻(xiàn)，采用新技術(shù)提升地域文化檔案信息開發(fā)效率?；ヂ?lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展及家用電腦的普及激發(fā)人們對(duì)各類機(jī)讀目錄、數(shù)據(jù)庫的需求，而這些需求又極大地提高了各種專題目錄、綜述和預(yù)測(cè)類信息產(chǎn)品的開發(fā)速度。有助于地域文化檔案信息開發(fā)工作者提高編研效率和開發(fā)成果的質(zhì)量。