基于黨校文書檔案管理的演變及優(yōu)化措施探討

徐曉玲

（中共農(nóng)安縣委黨校，吉林 農(nóng)安 130200）

在黨校運行當中，將形成大量的檔案，不僅數(shù)量多，且類型復雜，相互檔案間也具有較強的聯(lián)系性，通常包括有黨群、行政、教學等檔案類型，對于黨校發(fā)展具有十分重要的作用。在實際工作開展當中，則需要能夠?qū)υ擁椆ぷ饕鹬匾暎浞终J識到檔案管理的演變發(fā)展，在明確工作方向的情況下做好優(yōu)化，保證檔案管理效果。

一、黨校檔案管理演變

1.文書檔案

在企業(yè)單位、行政機關與社會組織運行當中，一切文件、文書資料信息都成為檔案。在單位運行當中，做好對于文書檔案的管理可以說是一項重點工作內(nèi)容，包括有對于檔案的收集、整理、總結(jié)與歸檔等等，需要能夠按照原則做好分類處理，以此為其他部門工作的開展提供依據(jù)[1]。

2.管理特征

在文書檔案管理當中，具有多樣與復雜的特點。這是因為對于不同檔案信息來說，都是文書檔案管理當中的重點，需要能夠?qū)⑾嚓P事項的發(fā)生原因、過程、對象與結(jié)果等以文字的方式記錄，形成文檔類檔案，應用載體做好信息的記錄。之后，對實物與紙張進行分類整理，在檔案室當中統(tǒng)一存放。在黨校當中，將形成較多的信息與資料，且在工作當中資料的種類、數(shù)量不斷增多，也因此對實際管理工作的開展帶來了難度。對于該項工作來說，需要安排專門的人員負責，也對于工作人員的管理技術與綜合素質(zhì)提出了較高的要求。

3. 演變方向

對于文書檔案來說，具有豐富多樣的載體，尤其是在黨校當中，更是將涉及多方面的內(nèi)容，包括有人事、財務與業(yè)務等等。在現(xiàn)今信息技術快速發(fā)展的情況下，對于黨校的文書檔案管理也具有了新的要求，較多的辦公軟件也能夠應用在此當中，使得文書檔案管理逐漸向著多樣化的方向發(fā)展。辦公軟件、檔案管理系統(tǒng)的存在都為文書檔案管理工作的開展帶來了新的可能。

二、管理存在問題

1.缺少資金投入

受到以往檔案管理影響，認為在保管文書檔案時，主要保證其存放即可，并不認為其在黨校運行當中能夠帶來較大的效益，因此，使該項工作缺少資金投入與關注度。這部分情況的存在，則使得檔案管理在工作制度、基礎設備方面都存在不完善、不到位情況，在面對檔案時，單純是對文件的整理與保存，沒有充分地發(fā)揮相關檔案的價值，也將因此制約了檔案工作的正常開展。

2.工作不協(xié)調(diào)

在以往黨校檔案管理工作當中，檔案管理與文秘工作之間具有一定的交叉的情況，且部分黨校存在將兩者重疊的問題。該部分情況的存在，則使得檔案管理存在雜亂無章的情況，缺少科學性以及規(guī)范性。同時，在黨校檔案管理當中，也并非是單個部門就可以完成的，而需要不同部門能夠積極進行配合，在緊密聯(lián)系的情況下提升檔案管理效果。而在實際工作當中，各部門并沒有對檔案管理這項工作形成充分的重視，并因此對檔案管理效率以及資料完整性產(chǎn)生了影響。

3.信息化不足

在信息技術快速發(fā)展的過程當中，文書檔案管理也需要能夠向著信息化方向發(fā)展。近年來，已經(jīng)有黨校對該項工作引起了重視，并逐漸實現(xiàn)了檔案的信息化處理。但在具體實施的過程當中，在前進步伐方面還存在不足，暴露出了較多的問題。其中，信息化水平較低可以說是存在的一項普遍問題，對于大部分黨校來說，目前還是在傳統(tǒng)模式下應用技術，而對于新技術基礎上形成的電子檔案來說，在管理上則存在不到位的情況，在自動化水平方面存在不足。同時，文書檔案受到其材質(zhì)的限制，使其在保管一定時間后即會發(fā)生損壞，需要能夠?qū)ζ溥M行電子備份，但部分黨校在該方面也存在不足，缺少對于重要檔案的電子備份處理，對檔案管理乃至黨校運行都埋下了一定的隱患。

4.缺少系統(tǒng)備案

在現(xiàn)今部分黨校檔案管理當中，在系統(tǒng)性方面存在較大的缺陷。首先，是檔案管理人員在專業(yè)性方面存在不足，僅僅要求檔案信息的完整性，其工作目的也很簡單，即是通過年度的上級檢查，并沒有對文件檔案的價值引起充分的重視。其次，部分黨校對于形成的科研檔案、高價值教學檔案缺少應用的重視，僅僅對紅頭文件重點關注，而對于其余高價值檔案則缺少應有的關注。在現(xiàn)今黨校不斷發(fā)展、對于教學科研內(nèi)容具有較高要求的情況下，也使得黨校科研、教學檔案在此當中暴露出了較多的問題，這同檔案缺少系統(tǒng)性歸檔具有直接的聯(lián)系。且人員在穩(wěn)定性方面也存在不足，可能因人員流動導致檔案損失的情況。

5.缺少專業(yè)人才

在新的技術背景下，對于黨校文書檔案管理這項工作也具有了新的要求，在實際工作開展當中，人才的作用性十分關鍵。而在實際檔案管理過程當中，很多管理人員都是半路出家，在工作之前沒有與檔案管理這項工作接觸過，更不是專業(yè)出身，大部分都是在負責該項工作后才具有一定的了解。對于該種情況來說，雖然在傳統(tǒng)工作模式下可以基本滿足檔案管理需求，但是在現(xiàn)階段檔案管理逐漸向著智能化、信息化方向發(fā)展的情況下，這部分管理人員無論是在檔案管理操作流程、基礎原理還是管理水平方面都存在無法滿足要求的情況，也使得人員專業(yè)水平成了限制檔案管理效果的關鍵性因素。

三、管理優(yōu)化措施

1.提升管理意識

保持良好的檔案管理意識可以說是工作開展的基礎，對此，則可以從以下方面開展工作：第一，領導層需要能夠首先引起重視，通過會議、培訓等方式做好思想傳達，使黨校全體人員都能夠?qū)n案管理這項工作的重要性形成充分的認識。第二，要以多種方式對文書檔案管理這項工作進行宣傳，包括有視頻播放、條幅以及自媒體平臺等等。第三，要做好檔案利用價值的開發(fā)，保證檔案在具體應用當中，能夠為黨?？茖W研究、教學活動的開展作出貢獻。同時，需要能夠?qū)h校目前檔案管理工作情況進行全面的摸底，由領導定期開展檢查，做好檔案管理的監(jiān)督工作。同時，要聘請專業(yè)管理人員做好講解與指導，定期組織黨校檔案管理人員、普通工作人員開展檔案管理技能、知識競賽等等，通過多種活動方式的應用切實提升檔案管理意識。

2.依規(guī)開展管理

在檔案管理工作開展當中，管理制度是保證工作開展效果的基本條件，也是實現(xiàn)檔案管理標準化、制度化的基礎，是對檔案管理工作進行落實的關鍵。黨校在具體運行當中，需要充分結(jié)合實際制定、完善相關制度。具體來說，可以由相關部門做好檔案光盤的統(tǒng)一采購與應用，保證電子文檔與光盤格式具有統(tǒng)一的特點，按照國家標準開展工作。在具體工作當中，需要能夠做好記錄、存管以及取檔制度的把握，保證檔案管理工作具有有序的特點。對于具有較高價值的文書資料，需要能夠做好電子與紙質(zhì)檔案的雙重備份，做好保存工作。在此當中，也需要能夠嚴格遵循國家文書管理相關要求開展工作，保證工作的合法性以及標準性。

3.強化技術應用

在以往黨校文書檔案管理當中，因重視程度不足、資金投入不足，使得檔案管理在基礎條件方面存在不足的情況，并因此對檔案管理效果產(chǎn)生了較大影響。對于該種情況，則需要能夠在原有的基礎上加大資金投入，積極做好相關設備的更新優(yōu)化處理。如可以對電子檔案存儲空間進行擴大，劃分好存收類型，以此做好檔案資源的豐富處理。尤其是在現(xiàn)階段檔案管理向著信息化方向發(fā)展的情況下，更是需要能夠做好電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立，通過網(wǎng)絡信息技術的應用保證檔案管理工作具有便利的特點?？梢哉f，黨校文書檔案管理的目的，即是為黨校相關工作的開展提供更好的服務，需要能夠始終服務于黨校的科學研究與教學任務。在此當中，也需要能夠充分認識到黨校檔案管理特殊性的存在，在信息技術應用的同時，也需要能夠做好安全技術的應用，在保證檔案管理智能化、信息化、安全化的情況下為黨校工作開展提供保障。

4.培養(yǎng)專業(yè)人才

在現(xiàn)今檔案管理工作不斷系統(tǒng)化、信息化發(fā)展的情況下，對于專業(yè)人才也具有了較高的要求。可以說，管理人員是文書檔案管理當中的重要主體，其工作質(zhì)量、效率將直接影響到工作開展效果。對此，則需要高校能夠?qū)θ瞬沤ㄔO方面工作引起重視，從以下方面做好把握：第一，可以聘請專業(yè)檔案管理人員梳理黨校管理系統(tǒng)，對相關管理人員做好系統(tǒng)性培訓。第二，要招聘專項人才，與大學相關專業(yè)開展合作，做好檔案管理人才的吸納。第三，要以對內(nèi)協(xié)調(diào)崗位基礎，以社會招聘的方式做好人才問題解決。在此基礎上，也需要能夠強化對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓教育，使其在專業(yè)性方面具有更好的表現(xiàn)。

5.做好工作銜接

對于檔案管理這項工作來說，與很多工作間具有聯(lián)系。其中，文書則可以說是檔案工作開展的前提，對于這兩項工作來說，雖然具有差別，但是在內(nèi)容上卻具有十分密切的聯(lián)系，文書工作的質(zhì)量、效率也將直接關系到檔案管理質(zhì)量。作為文書工作人員，在實際文書整理時既需要能夠?qū)罄m(xù)檔案工作的開展進行充分的考慮，而在檔案人員開展工作時，也需要能夠重點檢查文件的質(zhì)量，強化檔案與文書兩項工作之間的銜接，做好資料立卷工作，較好地實現(xiàn)文書檔案管理一體化，在保證文書檔案管理具有規(guī)范、高效特征的情況下，實現(xiàn)其整體管理水平的有效提升。

結(jié)語

在黨校工作開展當中，文書檔案是寶貴的資源，不僅是對黨校系列工作開展的詳細記錄，同時，也是黨校不斷提升工作管理水平，實現(xiàn)自身健康快速發(fā)展的基礎與依據(jù)。在現(xiàn)階段黨校檔案管理工作不斷發(fā)展的情況下，也使得文書檔案管理具有了新的特質(zhì)。在該情況下，則需要能夠?qū)ξ臅鴻n案管理這項工作引起充分的重視，積極采取措施做好方式方法的優(yōu)化，積極把握以往工作當中存在的問題與不足，以針對性方式做好處理，在切實提升文書檔案管理水平的情況下充分發(fā)揮教學檔案價值，為黨校的更好發(fā)展打下重要的基礎。