事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

王洪祥

（曲靖市科學技術協(xié)會科技普及中心，云南 曲靖 655000）

檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)重要地位，它關系著內(nèi)部控制水平能否得到有效提升，同時，也影響著事業(yè)單位的發(fā)展進程，主要涉及檔案資料的整合與歸類，以及相關數(shù)據(jù)的歸納與分析，有效的數(shù)據(jù)處理能為事業(yè)單位的發(fā)展輸送推動力，更加為事業(yè)單位發(fā)展過程中的戰(zhàn)略決策提供導向性作用。雖說信息技術的應用，推動了事業(yè)單位檔案管理的改革進程，大大提高了檔案管理水平，但檔案管理過程中仍存在許多問題，制約了檔案管理水平的提升，若要進一步彰顯檔案管理的價值，就要總結工作中的常見問題，然后采取有效的優(yōu)化措施，以期達到更高的標準。而本文首先就事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的重要意義進行分析，作出如下探究。

一、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的重要性

一方面，事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化能與時代的發(fā)展步伐相契合。二十一世紀是信息技術飛速發(fā)展的時代，在這一時代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展模式發(fā)生巨變，不再局限于單一的運營模式，而是向多元化的方向轉型升級，事業(yè)單位檔案管理工作同樣意識到應用信息技術的重要性，這也就意味著檔案管理人員必須基于自身的工作經(jīng)驗，以及所掌握的先進的檔案管理理念，不斷地優(yōu)化檔案管理路徑，對傳統(tǒng)的管理模式進行創(chuàng)新與改革，這樣方能滿足事業(yè)單位內(nèi)部運營對檔案管理的需求，同時，也將大大提高檔案管理質(zhì)量與管理效率?？偠灾聵I(yè)單位檔案管理的優(yōu)化符合時代的發(fā)展趨勢，也與時代步伐緊密銜接。

另一方面，事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化能夠更好地實現(xiàn)資源配置。事業(yè)單位檔案管理模式的優(yōu)化與完善，有助于檔案資源的配置，事業(yè)單位運營過程中，應用網(wǎng)絡技術，有助于檔案資料的合理配置，還能突出檔案資源的應用價值，極大地保證了檔案資源的利用率。除此之外，檔案管理模式的優(yōu)化，有助于構建完善的檔案管理體系，使得事業(yè)單位內(nèi)部人員查閱檔案、提取資料的效率進一步提升，逐步達到了資源共享的目的[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的基本原則

第一，要保證人員權益與職責的有機統(tǒng)一。檔案管理工作的優(yōu)化，要保證管理人員職責與權益的統(tǒng)一性，管理人員的工作效率與工作質(zhì)量直接影響著檔案管理的水平，也決定了檔案資料的利用率。所以一定要從職責與權益兩方面入手，在明確檔案管理人員職責的前提下，實現(xiàn)職責與權益的有機契合，避免管理人員產(chǎn)生負面情緒，相反的要激發(fā)其內(nèi)在潛力，調(diào)動主觀能動性，以此來提高檔案管理水平。

第二，秉承著差異化的原則，事業(yè)單位檔案管理工作的落實，要嚴格遵循差異化原則，所謂的差異化原則是指在制度的優(yōu)化與完善環(huán)節(jié)立足實際，盡可能使得管理制度與實際情況嚴密契合，從而突出檔案管理的優(yōu)勢，對事業(yè)單位的長效運營注入推動力。

第三，要確保執(zhí)行力度。事業(yè)單位檔案管理過程中，要秉承著加大執(zhí)行力度的原則，嚴格按照制度規(guī)范，加大管理力度，突出制度的約束性作用，保證檔案管理與監(jiān)督工作有力執(zhí)行，營造規(guī)范化的檔案管理環(huán)境[2-4]。

三、事業(yè)單位檔案管理中的主要問題

雖說近年來事業(yè)單位檔案管理改革進程不斷加快，并且取得了顯著成效，但這一過程中仍存在諸多問題，嚴重阻礙檔案管理水平的提升，對問題進行總結，主要歸納為以下幾點。

第一，制度有失完善性。事業(yè)單位檔案管理工作落實直接影響內(nèi)部管理的水平，因此，必須針對檔案管理過程中的主要問題進行分析，其中管理制度不夠完善無疑是典型。管理制度在事業(yè)單位內(nèi)部管理中發(fā)揮著重要作用，它是規(guī)范員工行為、約束員工行為的重要載體，但很多時候，由于未能意識到管理制度所發(fā)揮的作用，致使制度落實強度嚴重不足，這將一定程度地影響檔案管理工作的落實情況。也有部分事業(yè)單位在制度建設環(huán)節(jié)，未能立足實際，對自身情況進行分析，從而導致所制定的管理制度無法發(fā)揮其實際效用，或是與實際發(fā)展需求不匹配。最后，也有部分事業(yè)單位在管理制度構建環(huán)節(jié)，從多維度入手加以探究，導致最終的檔案管理制度的作用無法全面發(fā)揮，影響了檔案管理工作的開展效果。

第二，缺乏檔案管理意識。管理在事業(yè)單位的運營與發(fā)展過程中占據(jù)重要地位，但很多時候由于未能提高對檔管理的重視，致使部分事業(yè)單位內(nèi)部的管理效率嚴重不足、管理質(zhì)量低下，很多時候檔案管理工作僅局限于檔案資料的存儲以及數(shù)據(jù)收集等方面，極大地限制了檔案管理水平的提升[5]。

第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。管理水平的提升要有高素質(zhì)人員的動力支撐，但現(xiàn)階段部分事業(yè)單位所安排的檔案管理人員不同程度地存在專業(yè)素質(zhì)缺失的問題，他們在檔案管理工作中未能融入專業(yè)理論知識，直接影響著檔案管理的有效性，不利于管理水平的提升。

第四，缺乏數(shù)字化管理理念。事業(yè)單位檔案管理過程中，需緊隨時代發(fā)展形勢，對檔案管理模式進行改革與創(chuàng)新，特別是信息技術飛速發(fā)展的當下，必須積極引進數(shù)字化理念，但部分事業(yè)單位在檔案管理環(huán)節(jié)，缺乏資金投入，未能引進先進的設備，嚴重阻礙了數(shù)字化發(fā)展進程。雖說部分事業(yè)單位引進了先進技術，但數(shù)字技術的應用過程中，并未能根據(jù)實際情況，實現(xiàn)檔案管理與數(shù)字化理念的有機結合，增添了管理工作的阻力。

四、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化方案

基于上述分析，導致事業(yè)單位檔案管理過程中仍伴隨著各類問題，必須基于事業(yè)單位檔案管理的需求，不斷地優(yōu)化管理方案，從而探尋一條適合事業(yè)單位內(nèi)部控制以及長效化發(fā)展的路徑。基于這一內(nèi)容，本文重點提出以下幾點建議。

第一，提高對檔案管理的重視。檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部控制中占據(jù)重要地位，必須首先意識到該項工作落實的必要性，要求事業(yè)單位內(nèi)部管理層予以高度關注，意識到檔案管理過程中的問題與阻礙，明確該項工作落實中的挑戰(zhàn)，必須結合檔案管理的需求，不斷優(yōu)化管理路徑，以提高檔案管理水平，為事業(yè)單位的長效發(fā)展輸送推動力。只有管理層提高重視，才能提供更多的資源與充沛的資金，進而引起檔案管理人員的重視，使其能夠從多個維度入手，優(yōu)化檔案管理路徑，并在實踐工作中發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，使得檔案管理模式與現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展需求相適應[6]。

第二，建立健全檔案管理機制。事業(yè)單位檔案管理工作涉及內(nèi)容繁多，對檔案管理人員素質(zhì)提出了較高要求，因此，必須根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展狀況，不斷完善管理機制，從而推進檔案管理向更優(yōu)的方向轉型升級，確保檔案管理行為的規(guī)范化與科學化，切實提高檔案管理效率與管理質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理制度的建立與完善無疑是前提條件，這一目標的實現(xiàn)，要從多維度入手，其中包括保密制度的優(yōu)化、檔案收集制度的健全等等，以此為前提，推進檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。檔案管理過程中完善管理機制，是對員工行為約束的重要前提，也是確保檔案管理安全性、高效性與科學性的基礎條件，在制度完善的過程中，要求事業(yè)單位管理層委派高素質(zhì)人員，成立管理領導小組，小組負責檔案管理工作的分工，使檔案管理人員明確自身所肩負的職責，從而使得資料整理更加完善、全面，數(shù)據(jù)搜集更為規(guī)范、合理，同時，小組成員在檔案管理過程中，也將主動肩負職責，履行管理機制所賦予的重任，彰顯自身的個人價值。

第三，提高檔案管理人員的綜合能力。檔案管理工作水平的提升，應有高素質(zhì)人員的動力支撐，因此，必須重點提高檔案管理人員的綜合能力，以此來推動檔案管理方向的轉型升級。檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，應從多個方面入手予以落實，其中組織實踐培訓活動是重點工作，具體包括專業(yè)技能培訓、職業(yè)素養(yǎng)培訓、信息技術培訓等等，使得檔案管理人員的綜合能力與檔案管理需求相匹配。

第四，融入數(shù)字化理念。事業(yè)單位檔案管理工作落實，必須與時代步伐緊密銜接，其中融入數(shù)字化理念是必須落實的工作，應積極引進數(shù)字化技術，完善數(shù)字化設備，同時，基礎設施建設的完善為檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供技術保障。

結語

綜上所述，本文主要針對事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑進行分析，首先探究了事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的重要性，然后闡述了事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的基本原則，并且歸納了檔案管理的主要問題，最后給出了相應的建議，希望本文所作分析能為有關的事業(yè)單位檔案管理人員帶來借鑒，逐步意識到檔案管理優(yōu)化的重要意義，并探尋一條事業(yè)和事業(yè)單位發(fā)展的優(yōu)化路徑。