談數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

楊卜爾

（朝陽市中心醫(yī)院，遼寧 朝陽 122000）

一、當前醫(yī)院人事檔案管理的重要性

現(xiàn)在醫(yī)院的人事檔案管理還是人工操作，效率比較低。人事檔案是醫(yī)院運行的關(guān)鍵，因為醫(yī)院的人事檔案是記錄每個員工的個人信息的地方，檔案里對個人的描述非常詳細，比如學(xué)歷，家庭信息，社會關(guān)系，以前的工作信息，在學(xué)習(xí)時的個人情況，有沒有受到過處罰，這些都會清晰地記錄在檔案上。方便醫(yī)院了解員工信息。但是醫(yī)院在檔案管路的時候還是使用的人工管理，員工都是手寫抄錄，這就容易出現(xiàn)錯誤，而且醫(yī)院員工多，如果找檔案十分費時，不能及時找到員工信息，這樣就會耽誤工作效率。但是使用了數(shù)字化信息技術(shù)后，這些問題都可以得到解決[1]。

檔案管理資料的利用率比較低。現(xiàn)在很多醫(yī)院對人事檔案只進行保管，并不能合理地利用檔案。檔案需要的儲蓄空間大，還要有專門人員進行保管，防止檔案受損或者丟失，進行檔案保管還會加大醫(yī)院開支。

現(xiàn)在醫(yī)院其他科室逐漸都使用了信息化技術(shù)，但是在檔案管理上落后于其他科室，信息化技術(shù)設(shè)備也不完善，沒有引用信息化技術(shù)，這就減緩了醫(yī)院的發(fā)展速度。

二、當前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)在很多醫(yī)院還沒有更新檔案管理辦法，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，這種檔案管理辦法已經(jīng)不適合現(xiàn)在醫(yī)院的發(fā)展，以前的檔案管理大多采用人工管理的辦法，信息不能做到共享，檔案內(nèi)容的更新也變得十分麻煩，這些都是不利于醫(yī)院發(fā)展的。

首先，檔案的人工管理會降低檔案的準確性，人工操作避免不了出現(xiàn)錯誤，而人工歸檔會消耗大量的人力，人在疲憊的時候就容易發(fā)生錯誤。人事檔案包含的信息內(nèi)容比較豐富，人工去進行分類，這個工作量非常大，這就容易在分類中出現(xiàn)錯誤，把檔案分錯類，降低了檔案的準確性，給以后的工作也帶來了麻煩。

其次，醫(yī)院檔案管理意識薄弱。醫(yī)院現(xiàn)在主要發(fā)展醫(yī)生的專業(yè)能力，對醫(yī)院的口碑比較重視，對檔案管理上就不太重視，沒有考慮人工管理存在的問題，很多工作都形式化，注重表面，做不到根本解決問題。檔案管理工作的改革工作并不能進行實施，導(dǎo)致工作人員的責任意識也逐漸降低。

再次，檔案管理人員自身素質(zhì)比較低。因為醫(yī)院首先沒有對檔案管理工作重視，對檔案管路部門也沒有制定嚴格的要求，這就導(dǎo)致檔案管理的員工工作散漫，整體素質(zhì)偏低，而且有的員工可能達不到崗位要求，能力比較差，因為這個部門不涉及專業(yè)技能，可能對人員招聘就不是十分嚴格，工作人員的整體素質(zhì)就偏低，意識不到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的效率進一步造成了影響。

最后，檔案資料使用不便，工作效率低。因為現(xiàn)在很多醫(yī)院還沒有引進信息化管理技術(shù)，這就導(dǎo)致醫(yī)院在進行檔案查找的時候只能人工查找，這個過程就比較慢，消耗時間，并且檔案做不到實時更新，用到檔案的時候就會導(dǎo)致信息不全面，降低工作效率。

三、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的特點

1.人事檔案信息化管理的優(yōu)點

第一，提高了工作效率。傳統(tǒng)的人工檔案管理，檔案存儲占用空間大，錯誤率高，查找耗費時間長，信息不能實時更新等，這些都是傳統(tǒng)人事檔案管理存在的缺點。但是運用了信息化技術(shù)的人事檔案管理工作，檔案查找速度變快，計算機內(nèi)存大，減少實際空間的使用，而且計算機的準確度高，可以減少錯誤的發(fā)生，還可以做到信息的實時更新。這樣既提高了工作效率，又減少了工作人員的勞動時間。

第二，檔案信息的利用率有了顯著提高。醫(yī)院在工作中經(jīng)常會用到人事檔案，因為醫(yī)院經(jīng)常會涉及到醫(yī)生的職稱考核，職位的晉升，這些都需要人事檔案。人事檔案在這個過程中能夠給醫(yī)院進行參考，提供有用的信息，讓醫(yī)院更好地進行人才使用，讓醫(yī)院的整體實力得到提高，每個人的能力都能得到發(fā)揮，促進醫(yī)院快速發(fā)展。完善醫(yī)院人員配備的同時，也提高了檔案信息的利用率。

第三，延長了檔案的使用年限。紙質(zhì)的檔案材料不能進行長久的保存，如果再有意外的情況，材料的損失會更嚴重，但是運用了信息化技術(shù)的人事檔案可以保存更長時間，更久遠的信息都能被查到，并且計算機的內(nèi)存大，人事檔案信息的內(nèi)容可以更全面，把各方面都進行了記錄，也不會占用很多內(nèi)存，而且使用計算機還減少了空間使用率，檔案的分類更明確、更細致、延長使用年限。

第四，因為紙質(zhì)檔案在閱讀的時候費時費力，在醫(yī)院進行考核的時候，很少能做到全部閱讀，這就不能了解員工的全部情況，給考核帶來影響。電子檔案更清晰，觀看更方便，讓考核工作變得更加公平公正。

2.人事檔案信息化管理的缺點

首先就是檔案信息的原始性和真實性問題。因為使用了數(shù)字化信息技術(shù)，一開始肯定需要把原始的檔案錄入到電腦上，但是這個錄入過程是個十分巨大的工作量，難免會有失誤的發(fā)生，導(dǎo)致資料不準確。還會出現(xiàn)信息真實性的問題，人工錄入，可能會有篡改的情況發(fā)生，這就讓檔案不夠真實，后續(xù)可能會引起一系列的問題。

其次就是檔案信息的保密性和安全性問題。我們都知道，檔案都是用封條封好的，保密性非常強，個人也不能私自打開。但是在資源共享的過程中，并不能保證信息的安全性和保密性，導(dǎo)致信息泄漏。所以在這方面應(yīng)該加強管理，可以設(shè)置權(quán)限來進行管理，必須有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)才可以使用。還要加強計算機網(wǎng)絡(luò)的安全防護工作，提高管理人員的安全意識，避免發(fā)生這種情況。

四、完善醫(yī)院人事檔案管理的建議

1.增強數(shù)字化人事檔案意識

醫(yī)院應(yīng)該加強對數(shù)字化人事檔案的宣傳培訓(xùn)工作，醫(yī)院要把工作落實，進行監(jiān)督，防止工作形式化，落實不到位。醫(yī)院可以實行三級管理模式，讓醫(yī)院的人事檔案真正地進行改革與創(chuàng)新，讓人事檔案工作真正地動起來、活起來。比如醫(yī)院可以組織信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員進行學(xué)習(xí)，在實際操作中存在問題要及時糾正，減少信息化檔案管理工作后錯誤的發(fā)生。

2.創(chuàng)新服務(wù)模式，提供全方位的人事檔案管理

檔案管理的目的就是為了以后醫(yī)院在進行人事調(diào)動的時候可以提供一些依據(jù)，利用檔案進行人力資源配置?，F(xiàn)在醫(yī)院的人事檔案工作還只能是對檔案進行查詢，信息咨詢等問題，涉及的范圍比較小。這就需要醫(yī)院對檔案管理的服務(wù)模式進行創(chuàng)新，在保證檔案里涉密信息保密的情況下，增加網(wǎng)站的信息共享功能。簡單來說就是醫(yī)院的檔案管理部門對檔案查詢有總權(quán)限，所有內(nèi)容都可以看到，但是對其他部門也可以實行檔案信息共享，但是其他部門獲取的信息只是不涉及個人私密的信息，根據(jù)每個部門的需求進行權(quán)限設(shè)置，這樣就可以實現(xiàn)資源共享。

3.利用數(shù)字化信息技術(shù)實現(xiàn)人事檔案管理

數(shù)字化信息技術(shù)就是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，把信息進行傳輸、發(fā)送、接收、存儲，利用計算機進行信息處理，醫(yī)院人事檔案管理進行數(shù)字化信息建設(shè)，可以保證人事檔案資源的有效利用，提高辦公效率。

4.加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平

醫(yī)院的人事檔案管理是醫(yī)院的重要部門，這是醫(yī)院獲取員工信息的唯一途徑。這就需要人事檔案工作人員有較高的素質(zhì)和專業(yè)能力。醫(yī)院可以定期進行培訓(xùn)工作，對工作人員的專業(yè)能力進行培訓(xùn)，還可以讓工作人員進行業(yè)務(wù)交流，吸取經(jīng)驗。另外，檔案管理是一個重要部門，所有員工的信息都在檔案里，這就需要工作人員具有責任感，保證信息的準確性，不會泄漏員工信息。而且進行數(shù)字信息化建設(shè)后，會大量地用到計算機，就需要工作人員熟練使用計算機，保證工作的順利進行。

五、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

1.建立電子版的人事檔案

隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理引進數(shù)字化信息技術(shù)，首先就應(yīng)該立刻建立電子版人事檔案。第一，在整理醫(yī)院工作人員的檔案信息時，把人事檔案信息錄入到計算機里的人事檔案系統(tǒng)，這樣就減少了人工記錄檔案過程中的失誤，同時，信息還更簡潔明了，方便查詢。第二，傳統(tǒng)的人事檔案都是紙質(zhì)版的，占用很大的存儲面積，查找的時候也特別慢，但是數(shù)字信息化的人事檔案管理，因為都錄入到計算機系統(tǒng)里面，需要信息的時候可以直接搜索員工姓名就能把檔案調(diào)出來，計算機連接著打印機就可以直接打印出來，整個過程也就需要兩、三分鐘，十分迅速。第三，傳統(tǒng)的人事檔案需要一個大空間來進行檔案儲存，而且必須仔細保護，防止意外出現(xiàn)導(dǎo)致檔案受損。但是現(xiàn)在只需要一臺計算機就可以把所有的檔案收集在一起，還可以進行分類，現(xiàn)在又有了云空間進行儲存，即使電腦出現(xiàn)故障，檔案信息也不會丟失，人事檔案系統(tǒng)還可以加密，保密性非常好。第四，電子檔案可以做到實時更新，不像傳統(tǒng)人事檔案要查找后進行更新，信息的及時更新可以提高工作效率，在人事選拔上也可以起到積極作用。

2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理

數(shù)字信息化人事檔案建立以后，一定要制定相關(guān)的規(guī)章制度來進行監(jiān)督和約束工作。這樣才能保證檔案信息的安全性。要制定每一個崗位的責任，把責任落實到個人，明確每個人的分工，把每個部門都連接起來，進行資源共享。這樣才能完善網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理工作。

3.強化數(shù)字化信息的安全防護措施

數(shù)字化信息人事檔案管理雖然給檔案管理工作帶來了方便，但是一定要加強電子人事檔案信息的安全性，因為互聯(lián)網(wǎng)可能會受到黑客的攻擊，造成檔案信息的泄露，人員信息一旦泄露，就會帶來嚴重的后果。所以醫(yī)院要對計算機系統(tǒng)進行防護，提高計算機計算機的安全性，經(jīng)常對計算機殺毒，建立計算機防火墻，工作人員提高安全防護意識，這樣才能保證電子檔案的安全。

結(jié)語

總而言之，醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化技術(shù)的使用是以后醫(yī)院的發(fā)展趨勢，要做好數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案中的管理工作，發(fā)揮數(shù)字信息化的優(yōu)勢，完善人事檔案管理工作，推動醫(yī)院快速發(fā)展。