新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理研析討論

侯作龍

（通榆縣債務(wù)管理中心，吉林 通榆 137200）

事業(yè)單位在實際運營和發(fā)展的過程中，人事部門需要做好人事檔案管理工作，對內(nèi)部人事活動進行記錄和管理，其中主要是對工作人員的日常情況，如人員的調(diào)配、經(jīng)歷、能力、實際工作表現(xiàn)等內(nèi)容進行檔案記錄、整理和管理。所以在新形勢下，事業(yè)單位需要重視人事檔案管理工作，管理人員對人事檔案管理加強重視，及時了解相關(guān)工作中可能遇到的問題，并有針對性地進行問題分析，并采取措施對問題進行解決，確保事業(yè)單位能夠長遠、健康發(fā)展。

一、加強人事檔案管理的重要意義

事業(yè)單位中的人事檔案主要是對工作人員的基本信息、工作表現(xiàn)以及能力、經(jīng)驗等進行記錄，其中記錄了更加真實、科學、具有權(quán)威性的檔案信息，在進行決策和人員調(diào)動的過程中提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐，從而不僅能夠在進行人員工資調(diào)整中發(fā)揮重要的作用，同時，還能夠協(xié)助事業(yè)單位對人才進行使用和培養(yǎng)，充分發(fā)揮人才在不同崗位中的價值，提升事業(yè)單位的管理水平和效能。

二、事業(yè)單位管理人事檔案中的問題

1.沒有完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施

目前事業(yè)單位進行人事檔案管理的過程中，主要是通過兩種形式呈現(xiàn)人事檔案，分別是傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料以及多媒體時代下形成的電子檔案資料。當前事業(yè)單位普遍存在的問題就是沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施配置，導(dǎo)致人事檔案管理中仍然采用落后的硬件設(shè)施，用于檔案錄用的電子設(shè)備不齊全，嚴重缺少網(wǎng)絡(luò)、計算機、掃描儀等設(shè)備，最終導(dǎo)致人事檔案管理沒有較高的信息化水平，對事業(yè)單位信息化管理人事檔案的發(fā)展造成阻礙。此外，事業(yè)單位從事人事檔案管理的工作人員沒有較強的專業(yè)性，同時沒有做好專業(yè)培訓，相關(guān)崗位的流動性較強，從事人事檔案管理的團隊成員大多具有較多的兼職，呈現(xiàn)老齡化，無法適應(yīng)現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展水平[1]。

2.沒有統(tǒng)一的管理檔案標準

目前事業(yè)單位在進行人事檔案管理中存在的明顯問題之一就是管理標準不明確。因為沒有統(tǒng)一的檔案管理標準，事業(yè)單位人事檔案管理的水平和質(zhì)量受到嚴重影響，部分事業(yè)單位在管理人事檔案的過程中，不同部門按照自身工作要求和工作特點進行檔案標準的設(shè)置，部門之間各自為政，不交流和溝通，相互之間不干涉，最終導(dǎo)致事業(yè)單位沒有統(tǒng)一的標準加強人事檔案管理，最終導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)、軟件、信息等無法進行共享。

3.落后的人事檔案管理方式

隨著科技的進步，我國已經(jīng)進入信息化時代，信息技術(shù)在不同行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，然而，有很多事業(yè)單位仍然采用落后的人事檔案管理方式，甚至是采用人工或者是半人工的方式進行操作，雖然可以利用計算機等設(shè)備操作實現(xiàn)電子化檔案管理，但是部分事業(yè)單位還沒有達到科學化、系統(tǒng)化的水平，無法真正提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率。另外，部分事業(yè)單位還無法滿足新形勢下時代的發(fā)展要求，在整理、分類和錄入檔案的過程中無法滿足數(shù)字化檔案管理的要求，進而限制了人事檔案管理的信息化發(fā)展速率。

4.沒有較高的檔案利用率

為了能夠發(fā)揮人事檔案的作用，對事業(yè)單位各級部門提供更好的服務(wù)，事業(yè)單位應(yīng)該要保證人事檔案的信息齊全，作為重要的資料來源，當前事業(yè)單位對人事檔案的利用率比較低，人事檔案主要是用來進行人員工作調(diào)整，沒有發(fā)揮它在人才管理和使用中的價值，所以對事業(yè)單位發(fā)揮職能的工作造成一定的影響。此外，事業(yè)單位沒有深入思考如何高效利用人事檔案，沒有充分考慮人事檔案的利用價值、功能特性等，最終對利用人事檔案的效率造成影響，也不利于事業(yè)單位長效發(fā)展[2]。

三、加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效對策

1.加強重視，明確并落實責任機制

為了能夠有效發(fā)揮人事檔案的作用，加強人事檔案管理，首先事業(yè)單位的相關(guān)部門需要正確認識人事檔案管理工作，對管理人事檔案的工作加強重視，認識到人事檔案的重要性，從而以端正、嚴謹?shù)膽B(tài)度投入到實際的人事檔案管理工作中，事業(yè)單位還需要確保有穩(wěn)定的工作人員從事人事檔案管理工作，確保工作人員能夠及時、準確地更新和核對工作人員的檔案信息，在交接人事檔案工作的過程中，嚴格按照法律法規(guī)進行，對責任歸屬進行明確，落實責任機制，出現(xiàn)問題及時找到負責人，從而進行問題解決。

2.科學管理人事檔案，對管理制度進行完善

在事業(yè)單位中的人事檔案管理工作具有較強的綜合性特點，人事檔案管理工作需要其他部門進行配合，協(xié)同加強人事檔案的管理質(zhì)量。事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，一般是以分工協(xié)作的辦法收集、分類、處理、錄入人事檔案，以“金字塔式”的責任層級加強人事檔案管理，促使所有的工作人員參與到實際的人事檔案管理工作中，科學分工，同時對人事檔案進行系統(tǒng)管理，完善管理制度，形成管理網(wǎng)絡(luò)。在完善人事檔案管理制度的過程中，事業(yè)單位也需要根據(jù)實際的發(fā)展情況，在提高效率、節(jié)約成本的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)化、科學化管理人事檔案。

此外，考慮到事業(yè)單位人事檔案管理的工作人員流動性較強，管理工作相對比較分散，這種情況都無法保證有序地展開人事檔案管理工作，所以為了能夠有效地解決這一問題，事業(yè)單位可以將人事檔案管理模式從分散性轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣墓芾砟Ｊ剑瑥亩鴮θ耸聶n案進行集中管理，對資源進行節(jié)約?？偠灾?，事業(yè)單位應(yīng)該要不斷完善人事檔案的管理制度，科學地建立系統(tǒng)化管理模式，從而提供更加準確、及時的數(shù)據(jù)支撐事業(yè)單位進行運營和發(fā)展決策的規(guī)劃。

3.對基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，采用信息化方式加強管理

事業(yè)單位展開現(xiàn)代化、信息化的人事檔案管理工作，前提就是基礎(chǔ)設(shè)備相對完善。因此，為了滿足新形勢對人事檔案管理的信息化需求，事業(yè)單位需要根據(jù)實際的人事檔案管理情況，加強投入檔案管理的資金，對先進設(shè)備進行采購，對掃描儀、電腦等基礎(chǔ)設(shè)備進行完善。同時，在完善基礎(chǔ)設(shè)備的過程中，還需要對信息化管理系統(tǒng)進行構(gòu)建，在全國范圍內(nèi)的事業(yè)單位中實現(xiàn)統(tǒng)一的人事檔案管理，由專門的人員管理人事檔案，單獨儲存，同時，分開存閱，采用電子化的方式進行檔案查找，實現(xiàn)共享信息。隨著科技的發(fā)展和進步，人事檔案管理實現(xiàn)電子化是事業(yè)單位在發(fā)展和運營中需要重視的工作之一，對人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，能夠幫助人事檔案管理部門降低工作難度，節(jié)省人工成本，同時，提高管理人事檔案的工作效率和質(zhì)量。此外，事業(yè)單位在開展電子化、信息化人事檔案管理的過程中還需要做好安全防范工作，避免網(wǎng)絡(luò)泄露、資源泄漏等現(xiàn)象的出現(xiàn)，相關(guān)的工作人員需要不斷學習，強化信息化的管理和工作意識，不僅要高效利用信息化的管理方式，同時，還需要提高信息化管理的水平，避免出現(xiàn)較低的人事檔案管理和利用效率，從而推動事業(yè)單位可持續(xù)、長遠發(fā)展[3]。

4.完善人才培養(yǎng)和管理機制

事業(yè)單位在發(fā)展和運營中需要有足夠的人才，才能夠確?？沙掷m(xù)發(fā)展，若是事業(yè)單位人事管理中不重視引入人才，也會對事業(yè)單位人事檔案管理工作造成影響。因此，事業(yè)單位還需要加強建立人才機制，對人事檔案管理更加重視，重視培養(yǎng)人才。首先，事業(yè)單位的人事管理中需要對人才的選用進行把關(guān)，使用具有較強能力水平、責任心、事業(yè)心的人才進行人事檔案的管理。其次，事業(yè)單位要對人事檔案管理的人員加強培訓，不斷強化人事檔案管理人員的責任意識，重視職責內(nèi)容，同時加強業(yè)務(wù)培訓，促使工作人員掌握扎實的專業(yè)技能，提升管理人員的綜合素質(zhì)。再次 ，人事檔案管理人員還需要進行學習和交流，對先進的人事檔案管理方法和經(jīng)驗進行學習，事業(yè)單位可以邀請專家或者是國際優(yōu)秀團隊舉辦講座或經(jīng)驗分享，在分享和交流的過程中提升工作人員的專業(yè)技能。最后，是聘請專家，對先進技術(shù)進行引進，促使單位內(nèi)部的人事檔案管理人員對先進的管理方法、技術(shù)、制度和手段進行學習和掌握，實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、科學化的人事檔案管理，提高人事檔案管理的水平和質(zhì)量。

四、事業(yè)單位加強人事檔案管理的要點

在新形勢下，事業(yè)單位加強人事檔案管理的要點主要是以下兩個方面：首先，事業(yè)單位需要建立并完善人事檔案管理體系，嚴格按照體系要求和規(guī)范執(zhí)行管理工作，科學管理形成和利用人事檔案環(huán)節(jié)工作，進而在事業(yè)單位的發(fā)展和經(jīng)營中發(fā)揮人事檔案的價值，實現(xiàn)科學管理人事檔案。其次，合理評估人事檔案管理的效果，對人事檔案管理中存在的細節(jié)問題進行處理，同時，思考構(gòu)建具有強大功能的管理系統(tǒng)，發(fā)揮人事檔案管理中使用的技術(shù)優(yōu)勢，同時，在管理過程中優(yōu)化管理技術(shù)和方案，不斷提升人事檔案管理的技術(shù)水平，幫助事業(yè)單位不斷拓寬發(fā)展思路。

結(jié)語

總之，事業(yè)單位在人事檔案管理中應(yīng)該要重視其中存在的不完善基礎(chǔ)設(shè)施、不統(tǒng)一的管理標準、落后的管理模式以及較低的檔案利用率等問題，針對不同的問題，事業(yè)單位需要采取有效的措施進行問題分析和解決，加強對人事檔案管理的重視，對管理制度進行完善，同時加強基礎(chǔ)設(shè)施的完善，引進優(yōu)秀人才，提高人事檔案管理的水平和效率，實現(xiàn)人事檔案管理的科學化、信息化，從而完善人事檔案管理，為事業(yè)單位的經(jīng)營和發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。