多元化需求背景下大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新

李成杰

（興安盟委黨校，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

一、用戶對大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)需求日趨多元化

1.用戶需要多樣性、便捷化的大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)

檔案服務(wù)一直遵循“你去館，我去找”的方針。場館資源是檔案單位服務(wù)的全部內(nèi)容。外部資源不屬于檔案，不屬于服務(wù)義務(wù)范圍。但是檔案館的信息資源非常少。即使館外資源總量大大超過檔案單位解決信息內(nèi)容的能力，也被迫流出館外。大數(shù)據(jù)時(shí)代，館外資源，尤其是大數(shù)據(jù)資源，已顯示出自身的優(yōu)勢和使用價(jià)值，應(yīng)納入檔案服務(wù)內(nèi)容范圍，擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容范圍。

檔案服務(wù)一般由檔案管理員根據(jù)用戶要求提供，這是服務(wù)的一個(gè)表面案例。大數(shù)據(jù)時(shí)代規(guī)定檔案和信息服務(wù)“流行”，更注重用戶的個(gè)人行為。根據(jù)對用戶真實(shí)身份記錄的分析、查看記錄、檢索方式、應(yīng)用結(jié)果等數(shù)據(jù)分析，得出用戶的應(yīng)用需求和應(yīng)用習(xí)慣，進(jìn)而開展旨在滿足用戶個(gè)性化需求的檔案服務(wù)。社會(huì)發(fā)展，針對每個(gè)檔案用戶開展特殊問題的分析、檢索和管理決策，追求完美的檔案服務(wù)內(nèi)容多元化和精細(xì)化管理[1]。

2.需進(jìn)一步定位用戶結(jié)構(gòu)，促進(jìn)服務(wù)精細(xì)化

過去，檔案資料單位的關(guān)鍵是為黨和國家有關(guān)部門、為政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位、為國家公務(wù)員和職工服務(wù)。他們是大型檔案館最直接的受益者。面對新形勢，我國更加注重對惠及民生項(xiàng)目的檔案和信息資源的收集工作。檔案和材料往往為大量的人服務(wù)。要為城市和人民的發(fā)展服務(wù)，為新型智慧城市的基礎(chǔ)建設(shè)服務(wù)，要謀劃新農(nóng)村服務(wù)工程，服務(wù)農(nóng)村百姓。

將用戶從線下推廣擴(kuò)展到線上，是檔案服務(wù)對象的又一變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)暢通，數(shù)據(jù)豐富多彩，檔案數(shù)字化逐步進(jìn)入。檔案服務(wù)對象增加了一批新的用戶資源——大數(shù)據(jù)用戶。他們將不再需要親自去檔案館解決線下問題，足不出戶就能搞定。無論是需要幫助還是免費(fèi)上門，他們尋求幫助和咨詢的個(gè)人行為都在不經(jīng)意間成了檔案用戶和檔案的潛在用戶[2]。

二、影響大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要因素

1.存儲(chǔ)問題

在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中，檔案管理遇到兩個(gè)難點(diǎn)。一是足夠的管理和空間；另一個(gè)更關(guān)鍵的是長期管理的安全性。首先，檔案的多媒體方式使檔案管理“一刀切”的方式消失了。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理依賴于高度可擴(kuò)展的非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫查詢（NoSQL），可以用來構(gòu)建煩瑣且不斷增長的數(shù)據(jù)信息，但在性能上不如傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫查詢（SQL）管理質(zhì)量指標(biāo)。存在諸多網(wǎng)絡(luò)安全問題，對檔案的長期管理構(gòu)成很大威脅。其次，檔案根據(jù)使用價(jià)值的大小在一定期限內(nèi)保管，入庫者基本歸屬于信息檔案的保存，必須保證其肯定的安全性和長期可用性。在檔案室保存最好的紙質(zhì)檔案也會(huì)隨著光線和環(huán)境因素的推移而褪色，打印紙也會(huì)老化。如今，有不同類型的檔案數(shù)據(jù)、不同的媒體和材料。長期儲(chǔ)存需要大量的精力和時(shí)間。就像光盤檔案數(shù)據(jù)的基本理論一樣，管理期限為二十年，但大多數(shù)光盤管理兩年后不會(huì)打開。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，尤其是檔案和數(shù)據(jù)檔案的長期管理，媒體、檔案格式、電子信息技術(shù)落后，管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不完善，隨時(shí)隨地都存在潛在威脅。

2.服務(wù)方式

檔案室作為檔案服務(wù)的實(shí)體組織，擁有龐大的檔案資源。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)基本依賴于館藏，檔案用戶必須親自到當(dāng)?shù)鼗驒n案保管處蓋紅章確認(rèn)，當(dāng)?shù)貦n案室進(jìn)館查驗(yàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，相對發(fā)達(dá)的大數(shù)據(jù)開辟了檔案資料的遠(yuǎn)程服務(wù)方式。無論是處理具體問題，還是開展信息科學(xué)研究，都可以通過檔案網(wǎng)站的互動(dòng)交流公告板與檔案館建立聯(lián)系。

大數(shù)據(jù)時(shí)代也推動(dòng)了檔案室個(gè)性化定制和智能系統(tǒng)推送服務(wù)方式的開放。檔案館員將不再等待用戶前來服務(wù)。為服務(wù)來到展館的少數(shù)人將充分利用網(wǎng)絡(luò)提供在線服務(wù)，同時(shí)，推動(dòng)線下用戶服務(wù)。他們對在線用戶的問題和答案進(jìn)行了解答，并且很小心。記錄、分析、跟蹤用戶需求，掌握用戶需求和應(yīng)用偏好的發(fā)展趨勢，觀察他們在使用查詢檔案時(shí)是否還想了解更廣泛深入的隱性知識(shí)和智能消息推送。提供用戶感興趣的知識(shí)服務(wù)。

3.安全問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對眾多檔案，傳統(tǒng)的人工管理方式和單一的電子計(jì)算機(jī)錄入、查出方式已經(jīng)跟不上數(shù)據(jù)完善的步伐。檔案單位正在逐步應(yīng)用云技術(shù)來輔助檔案管理。云計(jì)算技術(shù)具有運(yùn)行規(guī)模大、穩(wěn)定性高、實(shí)用性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)。大量歸檔數(shù)據(jù)資源選擇云技術(shù)可以為歸檔數(shù)據(jù)單元節(jié)省大量財(cái)力、物力。但是檔案單位的技術(shù)關(guān)聯(lián)性較差，IT專業(yè)人員很少，無法利用自己的精力開發(fā)云技術(shù)。因此，檔案單位必須尋找與云計(jì)算技術(shù)提供商的聯(lián)合合作，為檔案單位開發(fā)和設(shè)計(jì)檔案。云計(jì)算系統(tǒng)的托管，以及這種合作模式的系統(tǒng)軟件技術(shù)安全防范和安全工作只能由服務(wù)商提供。雖然建立了相互控制和義務(wù)，但大數(shù)據(jù)、移動(dòng)智能終端等技術(shù)應(yīng)用，在數(shù)據(jù)收集、管理方式、瀏覽和傳輸?shù)碾S機(jī)階段，都存在可能被網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的系統(tǒng)漏洞。允許客戶瀏覽也有可能因身份驗(yàn)證疏忽、濫用權(quán)力瀏覽、控制操縱、數(shù)據(jù)泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)而導(dǎo)致檔案面臨風(fēng)險(xiǎn)，但檔案與數(shù)據(jù)單位無關(guān)。對于檔案單位來說，云技術(shù)是一種創(chuàng)新的檔案管理方式，與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商的合作也是不可避免的，但很多是要兼顧技術(shù)核心和產(chǎn)品開發(fā)，消除檔案的外部的安全隱患。

4.人員管理

現(xiàn)階段，由于部分檔案管理人員主動(dòng)性低，缺乏專業(yè)的服務(wù)態(tài)度和核心理念。他們在工作中被動(dòng)，無法推廣檔案的宣傳工作，只能搜索材料。只有當(dāng)經(jīng)理給出服務(wù)項(xiàng)目時(shí)，其他部門才覺得檔案的使用對他們來說是有好處的，最終影響了檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的高效率。因此，在信息時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)調(diào)整工作，依托云數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案分類調(diào)整。但是就目前的工作人員而言，在專業(yè)能力和綜合能力方面普遍存在一定的不足，最終影響檔案信息管理的有效推進(jìn)。

三、多元化需求下大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新策略

1.升級理念，促進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代，一方面，檔案資料單位面臨著與社會(huì)發(fā)展分散的檔案資料資源的激烈競爭局面。另一方面，隨著《政府信息公開條例》的實(shí)施，中國積極穩(wěn)妥推進(jìn)政府部門信息公開工作。按照規(guī)定，中國公民、法定代表人和其他社會(huì)組織享有對政府信息的控制權(quán)。這種控制權(quán)的開放，促使中國公民對信息內(nèi)容的自主性有更高的規(guī)定，他們期望收到大量更合理的信息。加快信息內(nèi)容、檔案、數(shù)據(jù)資源流動(dòng)，對外開放成為必然趨勢。檔案資料單位對檔案資料資源的開發(fā)設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)遵循“以公開為標(biāo)準(zhǔn)，非公開除外”，對超過保存期限的秘密檔案，及時(shí)公開，并確?！氨M可能公開”?？梢源_保機(jī)密檔案的安全。數(shù)據(jù)對外開放程度提高了公眾監(jiān)管水平。檔案和數(shù)據(jù)資源對外開放，有利于推動(dòng)政府部門信息公開規(guī)章制度的落實(shí)，改進(jìn)工作步驟，提高工作效率，保障中國公民的自主權(quán)、參與權(quán)和表達(dá)權(quán)。在信息內(nèi)容方面，更重要的是檔案和數(shù)據(jù)資源的可用性。全社會(huì)發(fā)展自由流動(dòng)后，從閉門造車到自主創(chuàng)新、對外開放。

2.需求導(dǎo)向，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

2.1 抓好隊(duì)伍建設(shè)。只有一流的領(lǐng)導(dǎo)才能帶出一流的隊(duì)伍，才能提高隊(duì)伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力。領(lǐng)導(dǎo)要善于團(tuán)隊(duì)建設(shè)，帶領(lǐng)干部隊(duì)伍，要堅(jiān)持民主集中制的標(biāo)準(zhǔn)，以身作則、言傳身教、信政治、顧大局、講求實(shí)效，發(fā)揮好表率作用。

2.2 抓好管理制度?！皼]有規(guī)矩，沒有方圓?！币粋€(gè)良好的管理制度不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，而且可以維護(hù)檔案資料工作人員的合法權(quán)益。要建立健全行政人員管理制度，完善優(yōu)秀人才評價(jià)制度，完善激勵(lì)制度，制定公平公正的獎(jiǎng)懲制度，不斷增強(qiáng)檔案工作人員的工作積極性。

3.關(guān)注創(chuàng)新，完善大數(shù)據(jù)檔案安全管理

對入庫的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查檔案的管理方式、媒體和內(nèi)容，嚴(yán)控根源；嚴(yán)格檢查檔案管理、軟件系統(tǒng)、電子計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等移動(dòng)軟件機(jī)器設(shè)備的安全等級，確保檔案數(shù)據(jù)長期管理的安全性能；在加速檔案系統(tǒng)工作中，最好是有能力單獨(dú)工作的公司。在檔案系統(tǒng)工作中，沒有規(guī)范的企業(yè)可以依靠社會(huì)力量參與，但要嚴(yán)格檢查檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)外包管理辦法中介公司的資質(zhì)證書，選擇具有合理合法性的外包服務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)和高真實(shí)性，做好外包服務(wù)工作中的安全檢查，開發(fā)智能工作過程視頻監(jiān)控系統(tǒng)，避免業(yè)務(wù)外包公司竊取檔案資料；對網(wǎng)絡(luò)共享資源的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格核查，按照國家保密信息管理系統(tǒng)分類和維護(hù)規(guī)定，堅(jiān)決防止檔案資料在傳輸過程外泄，維護(hù)檔案私密信息。

4.規(guī)范運(yùn)行，健全大數(shù)據(jù)檔案管理體系

根據(jù)我國各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)工作的需要，檔案資料管理是我國各項(xiàng)人事工作的重要組成部分。在我國檔案資料管理中，實(shí)行“局館合一”的方式，精簡了組織機(jī)構(gòu)，但始終表明檔案資料管理事務(wù)性強(qiáng)，制度性差。它不同于其他黨建組織。相比之下，它看起來像“說而不信”。檔案信息管理部門管理機(jī)制的好壞，關(guān)系到檔案信息工作發(fā)展趨勢的成敗。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，我國也處于全面推進(jìn)深化行政部門改革、推進(jìn)我國治理現(xiàn)代化的進(jìn)程中。為檔案資料管理體制機(jī)制的轉(zhuǎn)變和完善提供了突破口，加強(qiáng)行政部門執(zhí)法水平，提高業(yè)務(wù)流程的具體指導(dǎo)水平，加強(qiáng)與組織的協(xié)作，基本構(gòu)建扎實(shí)、高效的檔案和信息行政管理部門為民服務(wù)。

結(jié)語

根據(jù)對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案保存總體方案的深入分析和科研解決方案的深入分析，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對檔案保存工作的影響是顯而易見的。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作復(fù)雜，檔案單位不可能一蹴而就。這些都要求黨和國家加大檔案資料單位的重視和應(yīng)用力度，檔案資料單位要積極貫徹落實(shí)，取得較大成績，檔案資料工作人員要在實(shí)踐活動(dòng)中不斷理論探索和實(shí)踐創(chuàng)新。