大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案開發(fā)利用存在的問題及策略

祝曉琴 劉 康

（湖南工學(xué)院，湖南 衡陽 421000）

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的特征

1.高校檔案數(shù)據(jù)量急劇增加

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案數(shù)據(jù)量急劇增加，究其原因主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，辦公自動化軟件的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)和信息，這些數(shù)據(jù)和信息是高校檔案數(shù)據(jù)的重要組成部分[1]；其次，檔案館信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，促使大量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，擴(kuò)大了高校檔案數(shù)據(jù)；最后，電子產(chǎn)品的普及，檔案信息種類不斷增加，包括圖片、視頻、網(wǎng)頁、日志等。

2.高校檔案信息需求量增加

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，人們對信息的需求不斷增加。檔案是信息的重要組成部分，隨著社會檔案意識的不斷提升，人們對檔案信息需求也不斷增加。高校檔案記錄了高校的基礎(chǔ)建設(shè)、校園文化建設(shè)、科研管理、教學(xué)管理等多方面的信息。高校師生對檔案信息的需求量更是不斷增加。第一，隨著學(xué)校師生法律意識的不斷增強(qiáng)和政府信息公開條例的頒布實(shí)施，學(xué)校師生對國家、學(xué)校的政策以及制度的信息需求不斷增加。第二，隨著社會的發(fā)展，對人才的要求不斷提高，大量師生選擇出國深造，學(xué)籍檔案和人事檔案的利用不斷增加。第三，校園文化建設(shè)越來越受到重視，為加強(qiáng)校園文化建設(shè)，增強(qiáng)集體榮譽(yù)感，各大高校紛紛開展校史文化建設(shè)，歷史檔案、名人檔案并紛紛得到利用。

3.高校檔案價(jià)值不斷提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求進(jìn)行信息挖掘，在海量的信息中提取有價(jià)值的信息。高校檔案是高校在教學(xué)、管理、科研等活動中直接形成的有價(jià)值各種文字材料、音像、視頻等信息材料，它具有原始性，是最真實(shí)、最可靠的信息資源。在高校信息利用過程中，檔案信息具有其他信息不可替代的作用。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案開發(fā)利用存在的問題

1.數(shù)字化檔案信息資源少

目前我國各大高校檔案館開展信息化建設(shè)的還比較少，部分已開始信息化建設(shè)的高校檔案館通過檢索一般只能檢索到目錄，能檢索到全文的比較少，因而能夠利用的檔案信息較少。高校檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，文書檔案占很大比例，照片檔案、音像檔案等多媒體檔案信息資源所占比例較小。高校檔案館館藏檔案以黨群、行政、學(xué)生類檔案為主，其他類別的檔案較少，檔案不全，不利于檔案信息的開發(fā)利用。此外，由于檔案鑒定工作的滯后，大量可供利用的數(shù)字檔案信息未能及時(shí)公開。

2.檔案利用率低

目前，我國高校檔案館檔案資源的利用主要是教職工提干政審、職稱評定、辦理離退休手續(xù)等時(shí)查閱人事檔案；往屆畢業(yè)生因檔案丟失、提干政審時(shí)利用新生錄取登記表、學(xué)生成績表；財(cái)務(wù)處查閱財(cái)務(wù)檔案；相關(guān)部門復(fù)制法人代表證等材料辦理各類行政事務(wù)等，總的來說檔案館利用的檔案信息資源數(shù)量有限，致使許多檔案“只管不用”，成為“死檔”。另外，檔案信息的編研工作開展力度不大，沒有挖掘?qū)W校檔案的價(jià)值。

3.檔案工作者服務(wù)理念落后

積極向上的服務(wù)理念是做好檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)。檔案具有一定的保密性這一性質(zhì)特征，使得高校檔案部門長期處于封閉狀態(tài)，往往高校檔案館工作者處于“被動服務(wù)”的狀態(tài)，僅僅在利用者到檔案館之后才開展利用服務(wù)，提供相關(guān)的檔案材料或咨詢。大多數(shù)高校檔案工作者認(rèn)為他們的工作就是保管好檔案，提供檔案，不會主動發(fā)掘檔案價(jià)值，為相關(guān)職能部門或個(gè)人提供服務(wù)。這種陳舊的工作觀念使大部分檔案的價(jià)值不能得以實(shí)現(xiàn)，使檔案館大部分檔案成為“死檔”。由于檔案館工作者服務(wù)理念落后，不能主動探索挖掘檔案信息資源中所蘊(yùn)含的信息，導(dǎo)致高校檔案館信息資源的價(jià)值不能實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致高校檔案館不停邊緣化，進(jìn)一步阻礙高校檔案信息的開發(fā)利用。

4.檔案工作者知識結(jié)構(gòu)不完善

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源的開發(fā)不僅需要專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，更重要的是信息挖掘能力。目前我國高校檔案工作者所專注的是傳統(tǒng)檔案的管理，即檔案的收集、保管及提供利用。對于如何在眾多的檔案中挖掘有價(jià)值的信息并無過多的思考，同時(shí)，高校檔案館工作者年齡普遍偏高，難以接受新知識。檔案信息資源開發(fā)所需的計(jì)算機(jī)方面的人才檔案館難以引進(jìn)，同時(shí)，高校檔案館的邊緣化地位使檔案館難以留住計(jì)算機(jī)方面人才。知識結(jié)構(gòu)的不完善、人員的缺失，嚴(yán)重制約著高校檔案館信息資源的開發(fā)利用。

5.檔案工作者信息素養(yǎng)不高

信息素養(yǎng)是指一個(gè)人獲取有效信息和利用有效信息的能力，高校檔案工作者信息素養(yǎng)的高低直接決定檔案信息資源開發(fā)利用的效率和質(zhì)量。目前，我國高校檔案工作者知識結(jié)構(gòu)老化，不能有效地利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如檔案管理信息系統(tǒng)，來捕捉、篩選、利用檔案信息資源，從而使高校檔案信息資源不能得以有效地開發(fā)和利用，學(xué)校的師生不了解檔案，從而使高校檔案館的職能性質(zhì)變?yōu)椤肮芗摇保瑱n案資源價(jià)值埋沒于檔案庫房中。

6.網(wǎng)絡(luò)信息安全問題嚴(yán)重

高校檔案是在高校在管理、教學(xué)、科研過程中形成的具有保管價(jià)值的文件材料，網(wǎng)絡(luò)黑客等為獲取某種利益，可能在傳輸過程中對信息進(jìn)行破壞、偽造、修改等，造成信息的失真或缺失，這不僅僅影響學(xué)校數(shù)字檔案信息的安全，同時(shí)，會影響高校師生利用數(shù)字檔案的積極性，影響檔案館工作者通過數(shù)字檔案信息開發(fā)信息資源的效率和質(zhì)量。

7.信息反饋機(jī)制不完善

目前，我國高校檔案服務(wù)是單向的，即當(dāng)檔案利用者有某種信息需求時(shí)到檔案館復(fù)印指定的檔案資料或進(jìn)行指定的檔案咨詢，檔案利用者不會向檔案館反饋利用效果如何，檔案館哪些其他信息對其有用。這樣檔案館不了解檔案用戶的需求，就不能有針對性地為用戶群體開發(fā)利用檔案信息資源，所開發(fā)的檔案信息資源與信息利用不一致，造成投入與收益不成正比。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)高校檔案開發(fā)利用的策略

1.加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)

檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息利用的前提。高校檔案館可以從以下幾個(gè)方面著手，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)：第一，加強(qiáng)對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。在數(shù)字化過程中，不僅要加強(qiáng)對檔案目錄的數(shù)字化，更重要的是對檔案內(nèi)容的數(shù)字化。對檔案目錄的數(shù)字化便于檔案用戶的信息檢索，對檔案內(nèi)容的數(shù)字化才能使檔案用戶遠(yuǎn)程使用檔案信息。第二，加強(qiáng)對電子文件的接收。電子文件的接收不僅僅豐富了高校檔案館的館藏資源，而且節(jié)省了檔案數(shù)字化所耗費(fèi)的人力和物力；第三，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息的采集。學(xué)校檔案館還應(yīng)該通過網(wǎng)絡(luò)收集對學(xué)校教學(xué)、管理有價(jià)值的信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助；第四，收集特色檔案。有針對性地收集相關(guān)的檔案信息，如校史檔案、名人檔案，建立檔案專題數(shù)據(jù)庫[2]。

2.加強(qiáng)檔案宣傳

提高師生檔案意識，是促進(jìn)檔案利用的前提條件，也能激發(fā)檔案工作人員工作積極性。提高師生的檔案意識，需要加強(qiáng)檔案的宣傳，使他們認(rèn)識檔案，了解檔案的價(jià)值。檔案館將從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案宣傳：第一，在學(xué)校設(shè)立檔案宣傳欄，宣傳檔案的價(jià)值及檔案相關(guān)利用制度，同時(shí)設(shè)置特色欄，宣傳特色檔案，并定期進(jìn)行更新。第二，利用國際檔案日等特殊日期，在學(xué)校開展檔案展覽等活動，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的宣傳。第三，舉辦相關(guān)征文活動，提高學(xué)校師生對檔案的關(guān)注度。第四，組織學(xué)生到檔案館參觀學(xué)習(xí)，檔案館工作者實(shí)地講解，讓他們更加了解檔案的重要性。

3.加強(qiáng)檔案信息安全管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息安全至關(guān)重要。高校檔案館要加強(qiáng)檔案信息安全管理。首先，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)加強(qiáng)對檔案館信息的全過程管理，如運(yùn)用防火墻技術(shù)保護(hù)內(nèi)網(wǎng)免受非法用戶的入侵[3]，運(yùn)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)保障檔案信息傳遞過程中不被竊取。其次，制定檔案信息安全保障制度，在檔案利用過程中，根據(jù)檔案的密級程度制定借閱流程，保障檔案的安全。制定保密制度，責(zé)任到人。

4.建立信息反饋機(jī)制

信息反饋機(jī)制的建立，使檔案館能夠及時(shí)了解廣大師生檔案信息的需求及檔案利用效果，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供依據(jù)。首先，了解國家和學(xué)校相關(guān)的政策、制度，對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行匯編，便于廣大師生的利用；其次，向廣大師生發(fā)放問卷，調(diào)查了解他們的信息需求，對檔案信息進(jìn)行深度挖掘，匯編師生最關(guān)注的信息。最后，對師生檔案利用效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查，為進(jìn)一步完善檔案信息 開發(fā)利用提供依據(jù)。