企業(yè)檔案信息化資源服務模式研究

孟 紅

（北京公共交通了控股（集團）有限公司，北京 100161）

檔案資源開發(fā)利用是實現檔案價值根本途徑。檔案信息化是應用信息技術生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。在信息技術普遍推廣與深入的社會發(fā)展中，將信息技術應用于檔案的開發(fā)利用，從而更好地服務于企業(yè)發(fā)展。因此，企業(yè)建立科學合理的檔案信息化資源服務模式，提升檔案資源的服務水平變得尤為重要。

檔案信息化廣義上是宏觀的檔案管理體制與規(guī)范體系的建設，狹義上是將信息技術應用于檔案聲生命周期的全過程的檔案資源建設。在檔案信息化建設中，機制體制是基礎，資源建設是核心。因此，企業(yè)檔案信息化資源服務模式探索過程中既要重視體制機制、管理規(guī)范、人才培養(yǎng)等宏觀要素，也要重視檔案資源建設的成果。

一、創(chuàng)新企業(yè)檔案信息化資源服務模式的重要意義

1.提升檔案對企業(yè)各方面發(fā)展的服務水平

企業(yè)檔案信息化資源就是記錄企業(yè)自身經營情況、發(fā)展過程的工具，采取有效開發(fā)手段可以全面還原企業(yè)發(fā)展歷程。海量的企業(yè)信息化資源具備豐富的利用價值，一旦服務模式過于落后造成資源浪費的現象發(fā)生，就喪失了檔案工作應有的功能，反之創(chuàng)新服務模式提升資源利用率，能夠使得企業(yè)決策層和管理人員全面掌握企業(yè)各項業(yè)務發(fā)展情況以及出現的問題，制定出針對性的應對措施，為企業(yè)的發(fā)展制定規(guī)劃部署。因此，創(chuàng)新適合檔案信息化資源服務模式，能夠推動企業(yè)對過去的經營過程做好總結、對現在的發(fā)展進程做好把控、對未來的規(guī)劃部署做好預判。

2.塑造獨具特色的企業(yè)文化

通過積極創(chuàng)新企業(yè)檔案信息化資源服務模式，針對檔案信息實施合理的開發(fā)利用，能為企業(yè)自身的發(fā)展及社會的發(fā)展提供真實有效的參考信息，大量的檔案信息所蘊含的不僅是與工作有關的內容，也包含了明顯的時代特色，可以說完善的檔案信息化服務模式是塑造企業(yè)文化的重要抓手，是推動社會精神文明建設的必由之路，需要各企業(yè)高度重視利用這筆寶貴的資源[1]。

3.切實增強企業(yè)核心競爭力

通俗來講，檔案就是儲存信息的一種方式，通過相關管理人員對其進行整合分析，挖掘出檔案信息的內在價值，以此助力企業(yè)的發(fā)展。對企業(yè)而言，要想增強自身核心競爭力，在市場占據有利位置，就需要強化自身治理水平，全面發(fā)揮檔案信息化資源的優(yōu)勢，借助檔案信息總結當前企業(yè)的發(fā)展規(guī)律，有針對性地制定未來的發(fā)展規(guī)劃。隨著現代化進程的不斷發(fā)展，企業(yè)內部的檔案信息較為復雜，這就要求企業(yè)探索出多元的開發(fā)途徑，利用檔案信息化資源掌握當前的發(fā)展情況，為企業(yè)核心競爭力的提升，提供豐富的數據支撐。

二、目前企業(yè)檔案信息化資源服務模式出現的問題

1.企業(yè)檔案信息化資源服務模式現代化程度低

目前國內大部分企業(yè)落實檔案信息化資源服務工作的過程中，較少引入現代化信息技術，相應的服務模式也較為落后，同時，針對信息的收集和整理工作還采用人工操作的模式，無疑降低了對檔案信息的整合及利用效率。特別是在企業(yè)經營的過程中，大多數企業(yè)把重心放在主營業(yè)務上，對于開展檔案服務工作相關的現代化辦公軟件缺乏足夠的了解，盡管部分企業(yè)在實施服務的過程中采用了一些現代化信息技術，但是也僅僅應用于信息的調取工作，相關的操作人員對于現代化技術也不了解其使用技巧，這就導致所引進的現代化技術流于表面，難以發(fā)揮真正的作用[2]。

2.企業(yè)檔案信息化資源服務模式缺乏配套、科學合理的制度體系

部分企業(yè)決策層及管理人員在規(guī)劃部署時，忽視了企業(yè)檔案信息化資源服務的價值，檔案資源服務模式的創(chuàng)新，不僅僅體現在信息技術層面，更需要配套的制度體系，以及完善的管理規(guī)范，構建整套科學合理的管理模式，符合企業(yè)實際業(yè)務管理的需求。

同時，在人員設置安排上也較少引進專業(yè)的檔案技術人才，隨著信息化不斷發(fā)展檔案服務工作就會出現工作設備落后、專兼職檔案信息服務的工作人員自身檔案業(yè)務有待加強管理人員缺少積極性、服務體系不完善等問題，導致檔案信息服務能力不能緊跟信息化發(fā)展步伐。尤其是負責檔案信息服務的工作人員自身管理水平有待加強，此外，由于決策部門認識不足，僅僅將其定義為企業(yè)信息的收集和儲存工作，認為不必投入大量人力、物力，檔案專兼職管理人員缺少專業(yè)的指導，檔案工作人員自身的專業(yè)水平不夠、思想認識也會逐漸落后，進而喪失工作積極性，導致檔案信息服務工作很難推進。

3.企業(yè)檔案信息化資源服務模式儲存空間不足

當前國內絕大多數企業(yè)針對檔案信息的儲存方式正逐漸由紙質版向電子版進行過渡與轉換，無形中加重了檔案管理工作的負擔，同時，在檔案的數字化轉換過程中極容易出現存放、亂放、丟失的現象。此外，大量電子文件造成檔案信息化資源的儲存空間嚴重不足。如何擴大企業(yè)檔案信息儲存空間，建立專業(yè)的數據庫以實現電子檔案的完整保存成為各個企業(yè)共同面對的難題[3]。

三、創(chuàng)新企業(yè)檔案信息化資源服務模式的落實途徑

1.完善資源管理體制機制，配備滿足使用要求的檔案信息技術

在企業(yè)檔案信息化資源服務模式的創(chuàng)新過程中，信息化是提升管理與服務水平的科技手段，能夠適應現代化生產經營方式的需求；同時，是檔案信息化資源管理與服務中，還受到多個非技術因素的影響，尤其是管理體制機制，“三分技術，七分管理”。因此，創(chuàng)新檔案信息化資源管理與服務模式，要做好頂層設計，通過機制體制劃分企業(yè)多個部門之間的權責關系及組織體系，編制符合企業(yè)實際需求的檔案業(yè)務管理制度與流程，讓企業(yè)檔案管理的各個方面有章可循[4]。

此外，需要企業(yè)決策部門加強對檔案信息化資源建設的重視，在人力、物力的補給配備是也要與管理需求相適應，注重企業(yè)信息化檔案人才的培養(yǎng)[5]。

2.借助大數據技術強化數字化檔案檢索能力

處于大數據時代，企業(yè)要想實現科學合理的規(guī)劃部署，就離不開檔案信息的快速流通以及獲取，可以說檔案信息的時效性、精準性以及處理能力是企業(yè)實現高速發(fā)展的重要基礎，企業(yè)的決策部門急需抓住大數據時代的紅利，針對內部檔案服務模式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，構建成熟的檔案信息服務體系，開發(fā)具備智能化、現代化的查詢檢索功能是順應大數據時代有效創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作模式的首要任務[6]。

企業(yè)應當豐富檔案信息化資源服務的功能，及時開發(fā)出針對用戶的信息分析服務，借助大數據技術創(chuàng)新當前的工作方式，滿足當前客戶日益多元的需求，提供更加個性化、多樣化的服務。結合大數據技術開展檔案信息服務，強化信息的分析能力，以此提高用戶的滿意程度，實現檔案服務模式的數字化建設[7]。

3.科學構建檔案信息化資源的儲存模式

當前國內的市場經濟以及科技水平都實現了高速發(fā)展，有效地利用好檔案信息已經是企業(yè)發(fā)展的重中之重，面對海量的信息資源，企業(yè)應探索與建設滿足企業(yè)檔案儲存需求的軟硬件設備，使得檔案資源儲存空間充足、安全，并方便檔案信息化資源管理與服務[8]。例如企業(yè)引進長期保存的設備設施及系統(tǒng)，以此推動企業(yè)檔案信息化資源服務模式更加系統(tǒng)化、規(guī)模化，為企業(yè)自身的發(fā)展提供強力的支撐和便捷的服務[9]。

結語

綜上所述，在完善企業(yè)檔案工作的過程中要將創(chuàng)新檔案服務模式作為開展工作的重要內容，借助創(chuàng)新模式促進企業(yè)檔案工作體系的整體發(fā)展[10]。在具體的開展過程中，必須突出檔案工作自身的特點，發(fā)揮其實用性的優(yōu)勢，有效結合現代化信息技術，促進企業(yè)檔案服務模式的質量及效率共同提升，推動新型檔案服務模式更好順應時代的腳步，為企業(yè)今后的發(fā)展提供優(yōu)質的服務保障。