關(guān)于加強(qiáng)教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理工作的思考

孫 康

（山東省菏澤市教育招生考試院，山東 菏澤 274000）

引言

文件是管理教育考試的重要憑證?？荚噷?duì)于考生來(lái)說(shuō)是非常重要的，考試文件在考試中以及考試后都有著非常重要的作用。此外，教育考試檔案是行政部門(mén)的責(zé)任，接受考生和相關(guān)管理人員的檢查。現(xiàn)如今，教育考試檔案管理的價(jià)值越來(lái)越受到重視。運(yùn)用科學(xué)的管理方法對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行管理，使檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

一、做好教育考試機(jī)構(gòu)檔案工作的重要意義

1.做好檔案工作是對(duì)招生考試事業(yè)負(fù)責(zé)

檔案工作的一項(xiàng)重要價(jià)值是實(shí)現(xiàn)工作成果的再利用，下一年的工作如何在閉合的卷宗中體現(xiàn)出來(lái)，檔案可以有效地記錄工作活動(dòng)和流程，幫助我們及時(shí)總結(jié)改進(jìn)，提升工作品質(zhì)，提高工作效率，減少工作失誤，實(shí)現(xiàn)“規(guī)范創(chuàng)新，再規(guī)范，再創(chuàng)新”[1]?？荚嚸啤⒖紕?wù)組織、招生錄取等占據(jù)了全年工作的絕大部分，常規(guī)工作要及時(shí)建檔，將常規(guī)工作及時(shí)建檔立卷保存，并對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率，從而更好地指導(dǎo)來(lái)年的實(shí)踐工作，使干部職工把更多的精力和時(shí)間投入到創(chuàng)新工作的思考和實(shí)踐中，促進(jìn)招考事業(yè)高質(zhì)高效發(fā)展。

2.做好檔案工作是對(duì)社會(huì)服務(wù)對(duì)象負(fù)責(zé)

招生考試工作離不開(kāi)對(duì)檔案的作用，教育考試機(jī)構(gòu)作為面向社會(huì)提供招考服務(wù)的職能部門(mén)，職能是相對(duì)固定的，承擔(dān)著大量與群眾生產(chǎn)生活密切相關(guān)的社會(huì)服務(wù)任務(wù)。例如，高校招生考試錄取檔案是考生合法入學(xué)的唯一的紙質(zhì)憑證，自考生考籍檔案為考生的學(xué)業(yè)水平評(píng)定提供了重要依據(jù)，直接關(guān)系到每位考生的切身利益。學(xué)校考試機(jī)構(gòu)一定要以對(duì)社會(huì)服務(wù)對(duì)象負(fù)責(zé)的態(tài)度充分意識(shí)到檔案工作的重要性，為考生和家長(zhǎng)提供更好的服務(wù)。

二、目前教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案數(shù)據(jù)管理意識(shí)較薄弱

當(dāng)前教育考試機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)管理實(shí)踐中，存在著數(shù)據(jù)基礎(chǔ)薄弱、數(shù)據(jù)應(yīng)用不深入、數(shù)據(jù)價(jià)值難以評(píng)估等問(wèn)題，阻礙了數(shù)據(jù)融合與共享，限制了作為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的價(jià)值實(shí)現(xiàn)，教育考試機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)管理工作還任重而道遠(yuǎn)[2]。實(shí)際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業(yè)水平都較低，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡(jiǎn)單的資料和傳遞文本的工作。教育測(cè)驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理意識(shí)較弱體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)管理意識(shí)尚未形成、忽視檔案在新的管理階段的特點(diǎn)、忽視檔案數(shù)據(jù)在新的管理階段中的特點(diǎn)和對(duì)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值重視程度不夠等問(wèn)題，使教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理意識(shí)淡薄。

教育考試機(jī)構(gòu)為了提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理方式從分散到集中，從孤立到共享的轉(zhuǎn)變，為教育考試機(jī)構(gòu)的管理控制和科學(xué)決策提供科學(xué)依據(jù)，降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和成本投入等經(jīng)濟(jì)效益認(rèn)識(shí)不足，制約了教育考試機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和教育考試機(jī)構(gòu)的其他檔案用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值沒(méi)有形成科學(xué)認(rèn)識(shí)。檔案管理更多是基礎(chǔ)工作，檔案的歸納、目錄的整理，都需要背后的大量的時(shí)間、精力去完善，而目前大多數(shù)單位的檔案不同程度存卷宗質(zhì)量低下，無(wú)法檢索的問(wèn)題，使很多資源很難得到多次利用，一些有價(jià)值的資源，要想引用或作為佐證，只能靠模糊翻閱，效率低下。

2.檔案數(shù)據(jù)管理方式待更新

檔案數(shù)據(jù)的形成途徑主要有兩種：一是將已形成的檔案資料資料化，使原檔案成為可供分析、挖掘的資料集；二是直接從業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)收集高質(zhì)量的檔案資料?，F(xiàn)有的教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理方法難以滿足高度集中的數(shù)據(jù)共享和以管理為主導(dǎo)的利用需求。如我國(guó)鋼鐵行業(yè)的信息化、自動(dòng)化融合水平不同，一些先進(jìn)的教育考試機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了自己的私有云，或通過(guò)建設(shè)各種系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了管理控制，在一定程度上限制了教育考試機(jī)構(gòu)開(kāi)放數(shù)據(jù)接口與其他工業(yè)設(shè)備互聯(lián)互通，或通過(guò)建設(shè)各種系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了管理控制[3]。

就教育考試機(jī)構(gòu)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)沒(méi)有在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)整合和自洽，使原本有很強(qiáng)關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)處于分散狀態(tài)，難以聚合充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，也不能對(duì)于這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整合利用，對(duì)于今后的調(diào)查，或者是提取，也有不利的影響，因此，無(wú)法滿足為教育考試機(jī)構(gòu)提供智能化檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的要求；從教育考試機(jī)構(gòu)外部講，教育考試機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)難以流通和共享。

3.檔案數(shù)據(jù)管理人員能力待提升

高校檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到教育考試機(jī)構(gòu)檔案資料的管理水平。教育考試機(jī)構(gòu)都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，崗位和人員固定，人員編制比較緊張，管理人員往往把有限的人力資源轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)辦公室。要科學(xué)地組織和管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，不能靠先進(jìn)的技術(shù)手段組織和管理，教育考試機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)管理道路能否順利進(jìn)行，關(guān)鍵還是取決于是否有專業(yè)的數(shù)據(jù)管理人員。大多數(shù)專業(yè)的教育考試機(jī)構(gòu)的工作人員都不是來(lái)自數(shù)據(jù)行業(yè)，要想在大數(shù)據(jù)的行業(yè)應(yīng)用工作還需要補(bǔ)課，即使像寶鋼這樣的教育考試機(jī)構(gòu)，有很強(qiáng)的人才培養(yǎng)能力，能夠勝任復(fù)雜數(shù)據(jù)應(yīng)用的工程師也很少，所以教育考試機(jī)構(gòu)在檔案數(shù)據(jù)管理上除了注重技術(shù)應(yīng)用外，還需要補(bǔ)課，即使在像寶鋼這樣的教育考試機(jī)構(gòu)，也很少有工程師能夠應(yīng)用復(fù)雜的數(shù)據(jù)。

另外，教育考試機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)管理人員不滿足對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理的要求，而且在快速迭代難以處理的技術(shù)上，缺乏開(kāi)放性思維，在檔案數(shù)據(jù)管理工作中不能積極學(xué)習(xí)、利用新技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，防范檔案數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)，提供多樣化的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，滿足用戶的需求。

四、教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理的對(duì)策

1.構(gòu)建教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制

數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是教育考試機(jī)構(gòu)管理人員或教育考試機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制定的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理制度，包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的指導(dǎo)原則，包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的指導(dǎo)原則。教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的管理離不開(kāi)具體管理規(guī)范的支撐，它不僅為教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理提供了管理目標(biāo)、原則等宏觀層面的指導(dǎo)，而且為檔案數(shù)據(jù)管理提供了從業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作指南等微觀層面的參考路徑，保證了檔案數(shù)據(jù)管理工作的有據(jù)性、可行性和可控性。教育學(xué)考試機(jī)構(gòu)檔案資料管理系統(tǒng)的制定是一個(gè)綜合建設(shè)的過(guò)程，涉及管理規(guī)范、流程和指導(dǎo)方針等各個(gè)方面。資料管理規(guī)范從技術(shù)和功能兩個(gè)方面規(guī)定了管理流程，涵蓋了數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)處理、傳遞、利用等全過(guò)程；流程和指南則對(duì)具體的管理措施和技術(shù)行為提供了操作層面的指導(dǎo)。通過(guò)制定管理體系和管理規(guī)范，為教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理提供了策略指導(dǎo)和操作指南。

在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)具體考慮以下幾個(gè)方面：一是對(duì)教育考試機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)資產(chǎn)中檔案數(shù)據(jù)資源的來(lái)源、范圍、可能使用的業(yè)務(wù)規(guī)則、檔案數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)要求等內(nèi)容作出全面細(xì)致的界定，確保教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理工作的全流程都有據(jù)可依、有據(jù)必依；二是教育考試機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層、各業(yè)務(wù)部門(mén)和教育考試機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門(mén)和教育考試機(jī)構(gòu)的員工，多方共同參與檔案數(shù)據(jù)管理工作，以管理規(guī)范、管理制度的形式，為不同角色劃分不同的管理職責(zé)，促進(jìn)不同業(yè)務(wù)部門(mén)之間的分工協(xié)作。教育考試機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)管理要整體規(guī)劃，充分調(diào)動(dòng)教育考試機(jī)構(gòu)全體工作人員積極參與檔案數(shù)據(jù)管理工作，為教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理提供操作規(guī)范，使其有章可循，為教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)管理提供堅(jiān)實(shí)的保障。

2.提升數(shù)據(jù)管理方式

為教育考試機(jī)構(gòu)帶來(lái)價(jià)值的那些數(shù)據(jù)，是那些經(jīng)過(guò)分析處理后，流向各個(gè)環(huán)節(jié)并提供決策支持的數(shù)據(jù)流，既在數(shù)量上具有相當(dāng)規(guī)模，又在質(zhì)量上滿足準(zhǔn)確、完整、可用性、規(guī)范等要求的教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)資源，在各種智能算法、平臺(tái)、系統(tǒng)、設(shè)備中都有用武之地，充分實(shí)現(xiàn)教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)輔助決策、業(yè)務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新。大多數(shù)教育考試機(jī)構(gòu)都有幾十年的歷史，其中大量的數(shù)據(jù)沉淀在操作、管理、流程、質(zhì)量、工藝等各方面，但是在數(shù)據(jù)質(zhì)量上仍存在一些不足，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制就是為了有效地處理數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，具體表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)和數(shù)據(jù)質(zhì)量提高兩個(gè)方面。

要明確教育考試機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)資源種類、不同檔案數(shù)據(jù)資源的分布，開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)，是有效開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)管理的重要準(zhǔn)備工作之一。為了解決教育考試機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象眾多、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、檔案數(shù)據(jù)管理工作面臨的諸多問(wèn)題，建議從教育考試機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的主數(shù)據(jù)分析入手，開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)。

3.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理人才保障

為了培養(yǎng)新的檔案資料管理人才，教育考試機(jī)構(gòu)除了要提高現(xiàn)有檔案資料管理人員的素質(zhì)外，還可以加大對(duì)檔案資料管理的人才引進(jìn)力度，具體操作可以是聘請(qǐng)相關(guān)數(shù)據(jù)學(xué)科專家參與到檔案數(shù)據(jù)管理工作中來(lái)；也可由教育考試機(jī)構(gòu)提供理論與實(shí)踐相結(jié)合的具體操作，也可聘請(qǐng)相關(guān)數(shù)據(jù)學(xué)科專家參與檔案數(shù)據(jù)管理工作；或教育考試機(jī)構(gòu)提供理論與實(shí)踐相結(jié)合的具體方案，為教育考試機(jī)構(gòu)提供數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)應(yīng)用、提高高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理的具體平臺(tái)，為高校學(xué)生提供理論與實(shí)踐相結(jié)合的平臺(tái)，培養(yǎng)新的檔案數(shù)據(jù)管理人才。

結(jié)語(yǔ)

新一代檔案資料管理人才的培養(yǎng)，除提高教育考試機(jī)構(gòu)現(xiàn)有檔案資料管理人員的素質(zhì)外，黨中央、國(guó)務(wù)院正加緊推進(jìn)新一代檔案資料管理工作，努力建設(shè)新一代檔案資料管理系統(tǒng)，以提高教育考試機(jī)構(gòu)檔案資料管理人員的素質(zhì)。強(qiáng)化教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理，既是檔案工作自身的需要，也是招考事業(yè)發(fā)展的需要，更是教育考試機(jī)構(gòu)每一位員工應(yīng)盡的職責(zé)。