淺談文書檔案管理電子信息化的重要性

羅 明

（遼寧省大數(shù)據(jù)管理中心（遼寧省信息中心），遼寧 沈陽 110002）

一、文書檔案信息化重要性

1.提升文書檔案管理效率

當(dāng)前文書檔案已經(jīng)不僅限于傳統(tǒng)的實(shí)體紙張文本形式，很多電子格式的文書檔案出現(xiàn)在各種文書檔案管理場景中，在豐富文書檔案類型的同時，也對傳統(tǒng)文書檔案管理模式帶來新的課題[1]。

2.實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理效應(yīng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對于信息資料的檢索應(yīng)用帶來突破性革新，同時提供了更加廣闊的存儲空間。實(shí)現(xiàn)文書檔案的文字翻譯效應(yīng)，并借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸效果，促進(jìn)文書檔案信息的流轉(zhuǎn)和共享，有助于構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)體系。應(yīng)用電子信息化模式，對于提升文書檔案資料的安全性大有裨益。通過數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的加密效應(yīng)，為文書檔案資料添加了一把“安全鎖”，避免文書檔案內(nèi)容被竊取，保證機(jī)構(gòu)單位的信息安全。文書檔案管理信息化還能夠起到以點(diǎn)帶面的效應(yīng)，文書檔案內(nèi)容涉及機(jī)構(gòu)單位的全部業(yè)務(wù)，以文書檔案管理信息化為依托，在機(jī)構(gòu)單位內(nèi)部建立整體性的網(wǎng)絡(luò)管理體系。

3.促進(jìn)信息共享

文書檔案資料是一筆寶貴的資源，對于機(jī)構(gòu)單位的發(fā)展具有重要意義，需要挖掘文書檔案信息的內(nèi)在價(jià)值；機(jī)構(gòu)單位從文書檔案資料中獲取決策的重要依據(jù)，公共機(jī)構(gòu)則提供文書檔案檢索的公共服務(wù)。這些效果均與文書檔案管理信息化有關(guān)，以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境為依托，建立文書檔案檢索系統(tǒng)，為人員檢索文書檔案信息提供通暢的渠道。建立信息共享體系過程中需要注意控制文書檔案資料的訪問權(quán)限，機(jī)構(gòu)單位內(nèi)部人員資料檢索權(quán)限應(yīng)當(dāng)與本部門工作有關(guān)，例如技術(shù)部門的檢索權(quán)限為技術(shù)資料；公共服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)用戶級別設(shè)置訪問權(quán)限，保證文書檔案信息的利用效率。

二、文書檔案信息化特征

1.數(shù)字化

文書檔案管理信息化的突出特征之一就是數(shù)字化，傳統(tǒng)管理體系中需要手動錄入文書檔案信息，造成大規(guī)模的工作負(fù)擔(dān)，而且人工錄入信息的出錯概率較高，降低文書檔案管理的精準(zhǔn)性。數(shù)字化特征很好地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷，在電子信息化領(lǐng)域多加投入，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的直接復(fù)制效果，也是機(jī)構(gòu)單位改革管理方式的重要途徑之一。先進(jìn)的管理模式必然意味著大量數(shù)字化、電子化文書檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)數(shù)字化的優(yōu)越性[2]。

2.網(wǎng)絡(luò)化

文書檔案管理信息化需要依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)共享傳輸文書檔案資料。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供的功能條件相對豐富，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案資料的在線劃分、歸檔、借閱功能，并建立在線性質(zhì)的文書檔案管理體系。文書檔案存儲空間的擴(kuò)充也與網(wǎng)絡(luò)化效應(yīng)有關(guān)，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)存儲方式，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模文書檔案資料的存儲功能。網(wǎng)絡(luò)管理也是文書檔案管理的重要組成部分之一，通過網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)現(xiàn)邏輯隔離、物理隔離等效果，保證文書檔案的安全。

3.安全化

電子信息化的應(yīng)用，意味著文書檔案管理與虛擬空間的結(jié)合更加緊密，必須要考慮安全問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，則對文書檔案的安全管理帶來新的考驗(yàn)。部分單位的文書檔案管理體系中發(fā)生安全問題，根本原因在于單位機(jī)構(gòu)的重視度不夠。文書檔案管理安全問題是一項(xiàng)持久性的話題，需要在加強(qiáng)信息保密的同時不斷優(yōu)化安全手段，通過升級管理系統(tǒng)安全體系的方式，增強(qiáng)應(yīng)對安全問題的能力。當(dāng)前造成文書檔案資料損失的主要因素包括網(wǎng)絡(luò)中斷、操作失誤、外部因素攻擊等。因此，機(jī)構(gòu)單位在盡享電子信息化帶來便利的同時，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全保密力度。管理人員靈活應(yīng)用權(quán)限管理手段，確保文書檔案資料分級別公開，避免出現(xiàn)資料被竊取的現(xiàn)象。

三、文書檔案信息化問題

1.人員素養(yǎng)不到位

文書檔案管理信息化，意味著諸多先進(jìn)技術(shù)因素與管理工作的融合。與此同時要注意到諸多單位的資料管理人員綜合素養(yǎng)偏弱，對信息化手段的重要性認(rèn)識不足，更談不上靈活操作使用電子信息化技術(shù)。最終導(dǎo)致傳統(tǒng)模式在單位文書檔案管理體系中仍然大行其道，文書檔案管理效率始終處于較低水平[3]。

2.設(shè)備配置不到位

文書檔案管理信息化的深入推行，與信息化設(shè)備、軟件有著密切的關(guān)系；通過使用各種設(shè)備軟件，豐富文書檔案資料的處理效果，方可進(jìn)一步發(fā)掘文書檔案資料的潛在價(jià)值。很多單位雖然購置了電子信息化設(shè)備，但是沒有落實(shí)設(shè)備更新工作，部分電子信息化設(shè)備難以適應(yīng)大規(guī)模資料快速錄入場景，設(shè)備發(fā)生故障的概率明顯提升。部分單位沒有認(rèn)識到電子信息化設(shè)備的重要性，疏于對購置設(shè)備的維護(hù)工作，導(dǎo)致部分信息化管理設(shè)備處于閑置或者故障狀態(tài)，降低文書檔案管理設(shè)備的使用效率與價(jià)值。

四、文書檔案信息化措施

1.建立信息化平臺

文書檔案管理對于現(xiàn)代化平臺的依賴程度越來越強(qiáng)，將信息化技術(shù)的優(yōu)勢融入文書檔案管理體系中，梳理現(xiàn)行文書檔案管理序列，提升管理流程的執(zhí)行效率。在信息化平臺中注意公開權(quán)限和訪問權(quán)限的方式，根據(jù)文書檔案資料重要性和領(lǐng)域，設(shè)定文書檔案資料的公開范圍，提升文書檔案管理等主動性。信息化平臺的應(yīng)用注重與數(shù)字化、多媒體技術(shù)的融合，將文書檔案資料編制為電子書格式，實(shí)現(xiàn)文書檔案無紙化管理效應(yīng)，不斷壯大文書檔案信息的數(shù)據(jù)庫體系。在數(shù)字化檔案管理過程中，需要注意區(qū)分檔案信息和檔案資源，避免出現(xiàn)不同類型文書檔案的混淆現(xiàn)象。信息化平臺的構(gòu)建需要豐富的功能作為支撐，信息化平臺不僅要提供基本的資料信息管理檢索功能，還應(yīng)當(dāng)提供文書檔案資料的數(shù)字化處理功能，例如視頻編輯、格式轉(zhuǎn)換、圖像處理等等，優(yōu)化文書檔案資料的展示效果。對于從事研究類活動的單位更是如此，通過信息化平臺展示本單位的研究成果，對外展示單位的研究實(shí)力。

2.優(yōu)化管理模式

電子信息化帶來的變革不僅局限在管理手段方面，對于單位的文書檔案管理意識、思想都有革新效應(yīng)。機(jī)構(gòu)單位在深刻認(rèn)識到文書檔案信息管理價(jià)值的基礎(chǔ)上，在電子信息化管理領(lǐng)域投入更多的精力和資源，為文書檔案管理注入更多的活力。在文書檔案管理中要注意到文書檔案的公開權(quán)限，如果文書檔案公開范圍有限，對該類文書檔案進(jìn)行特別標(biāo)注，說明該類文書檔案的使用范圍，避免出現(xiàn)文書檔案資料泄露現(xiàn)象。電子信息化的推行應(yīng)當(dāng)結(jié)合人性化因素，例如在信息化平臺中設(shè)置意見反饋模塊，用戶將使用信息化平臺過程中發(fā)現(xiàn)的問題反饋到管理部門處，為優(yōu)化管理平臺提供重要參考依據(jù)。

3.不斷更新設(shè)備

電子信息化模式的應(yīng)用需要設(shè)備的更新作為保證，順應(yīng)逐步提升的文書檔案管理要求。例如在文書檔案信息錄入過程中，可以采用文字掃描儀設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的整頁文字錄入效果，無須在信息錄入方面花費(fèi)較多精力，資料錄入效果也會更勝一籌。當(dāng)然設(shè)備的更新并不意味著管理人員可以輕視任何工作，雖然無需手動錄入文書檔案資料信息，但是需要檢查通過文字掃描儀設(shè)備錄入的信息，確保文書檔案信息錄入準(zhǔn)確。

4.加強(qiáng)人員培訓(xùn)

文書檔案管理信息化對于人員的專業(yè)技能要求進(jìn)一步提升，電子信息化體系中使用到掃描儀、攝像頭等專業(yè)硬件設(shè)施，同時包括PS、Word 、Pdf等資料處理常用的軟件技術(shù)。管理人員若要高質(zhì)量完成文書檔案管理任務(wù)，必須熟練掌握上述技能手段。因此，單位機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人員培訓(xùn)力度，尤其要提升文書檔案資料管理人員的綜合技能素養(yǎng)。培訓(xùn)內(nèi)容要全面合理，符合文書檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，涉及常規(guī)的MS、Photoshop等軟件工具，使得資料管理人員掌握管理平臺的使用技巧。也要加大硬件設(shè)施的培訓(xùn)力度，管理人員接受培訓(xùn)后熟練掌握各類硬件設(shè)備的使用方式。文書檔案資料涉及單位機(jī)密，對管理人員的職業(yè)道德也有較高要求；在人員培訓(xùn)體系中還需要注重道德培訓(xùn)，幫助管理人員樹立正確的道德觀和價(jià)值觀。在管理人員的上崗機(jī)制中采用考核方式，參與培訓(xùn)并通過考核后方可上崗工作，保證文書檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)。

5.完善管理制度

文書檔案管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開管理制度的支撐，在電子信息化環(huán)境下同樣如此。已知文書檔案信息化管理的基礎(chǔ)載體是信息化平臺，制定管理制度則為規(guī)范使用信息化平臺奠定基礎(chǔ)。在管理制度中指明文書檔案管理的規(guī)范和流程，任何管理行為都要符合國家在文書檔案管理領(lǐng)域頒布的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)文書檔案管理越界現(xiàn)象。文書檔案管理工作還需要結(jié)合機(jī)構(gòu)單位自身情況，確保制定的文書檔案管理流程與單位的文書檔案規(guī)模、使用方式吻合。管理制度起到綱領(lǐng)性的作用，也要與單位的整體狀況相適應(yīng)；如果單位的管理模式或者管理目標(biāo)發(fā)生變化，文書檔案管理制度也應(yīng)當(dāng)有所調(diào)整。在管理制度中應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)獎懲效應(yīng)，對工作人員的操作使用行為起到約束作用。對于使用信息化平臺過程中存在不當(dāng)行為的工作人員，應(yīng)當(dāng)按照管理制度給予一定懲罰；針對管理無差錯、操作無失誤的工作人員給予相應(yīng)的獎勵，充分調(diào)動管理人員的潛力[4]。

結(jié)語

電子信息化的作用和價(jià)值不言而喻，在積極推動文書檔案管理模式改革的過程中，要積極發(fā)揮電子信息化手段的作用，在構(gòu)建信息化平臺的基礎(chǔ)上探索管理措施，為文書檔案管理體系賦能，充分體現(xiàn)文書檔案資料的價(jià)值。