醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政檔案管理中的探究

李 贇

（復(fù)旦大學(xué)附屬兒科醫(yī)院，上海 201102）

一、什么是檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理活動(dòng)中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行處理，重新定位檔案管理的情況、原則與方法，逐步明確以檔案實(shí)體為重心向信息為重心的基本框架與理論，實(shí)現(xiàn)信息檔案的社會(huì)化轉(zhuǎn)變。在行政檔案信息的收集、處理、分類、轉(zhuǎn)化、共享等諸多環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息化操作。

二、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的意義

信息化建設(shè)是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫支持技術(shù)為基礎(chǔ)，是當(dāng)今全球經(jīng)濟(jì)和社會(huì)進(jìn)步的趨勢，我們從工業(yè)時(shí)代進(jìn)入到信息化時(shí)代。伴隨著社會(huì)信息化、智能化、數(shù)據(jù)全球化的到來，檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)注入新活力。

1.助力向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路

數(shù)字化醫(yī)院我國現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展的新趨勢，通過利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合，改善就醫(yī)環(huán)境，提高診療技術(shù)方便就診流程全面提升醫(yī)院服務(wù)能級(jí)和水平。促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)形式到內(nèi)容上發(fā)生結(jié)果性變化，患者在世界上任何一個(gè)地方，只要通過網(wǎng)絡(luò)接入，就可輕松查詢個(gè)人健康檔案、向醫(yī)生進(jìn)行健康咨詢等；需要到醫(yī)院就醫(yī)時(shí)，可以在家中掛號(hào)或預(yù)約醫(yī)生。目前有些醫(yī)院已將醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化建設(shè)作為醫(yī)院工作的中心任務(wù)之一，是高瞻遠(yuǎn)矚，認(rèn)知數(shù)字經(jīng)濟(jì)，把握數(shù)字機(jī)遇，跨越數(shù)字鴻溝，數(shù)字化建設(shè)將伴隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)，為醫(yī)院向數(shù)字化轉(zhuǎn)型賦能。

2.保存性強(qiáng)，滿足需求導(dǎo)向

檔案信息化建設(shè)還同時(shí)解決了檔案存放保管問題，紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的時(shí)候較易受到外部環(huán)境因素的影響，從而造成不同程度的損毀。高溫、高濕、強(qiáng)光、有毒有害氣體都會(huì)使紙張發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，使紙張變得易碎、泛黃。另外，還會(huì)碰到由于保存時(shí)間太長，紙張自己發(fā)生擴(kuò)散、模糊的現(xiàn)象，這些都給紙質(zhì)檔案的借閱帶來了很大的問題。然而檔案數(shù)字化管理則有效地避免了檔案在收集處理和存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)的損壞等問題。檔案信息化使檢索查詢便捷，突破傳統(tǒng)檢索方式，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢。結(jié)合多種分類查詢方式，從而滿足不同查詢需求。檔案信息化建設(shè)在不斷創(chuàng)新探索中開發(fā)新技術(shù)，為醫(yī)院發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。

3.節(jié)約管理成本，提升服務(wù)效能

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，通過正確的系統(tǒng)設(shè)置，進(jìn)行檔案信息的掃描，儲(chǔ)存于信息平臺(tái)上進(jìn)行集中管理的一種模式。很大程度上降低檔案管理工作的時(shí)間成本，提高了工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部資源共享與交流，也可以實(shí)現(xiàn)與患者及家屬的直接交流和間接溝通。檔案信息化可以遠(yuǎn)程服務(wù)，突破時(shí)間和空間局限的弊端，提升檔案信息利用的時(shí)效性。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今醫(yī)院在未來的發(fā)展中適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的重要門徑，能有效促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、醫(yī)院行政檔案的重要性和現(xiàn)狀分析

醫(yī)院行政檔案，即醫(yī)院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫(yī)院的行政管理工作中，由各種黨政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案。行政檔案管理在醫(yī)院工作中非常重要，直接關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展和地位。做好行政管理檔案是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展過程的使命和要求是體現(xiàn)醫(yī)院實(shí)力的象征，重要作用主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.有助于醫(yī)院制度和機(jī)制的建立

通俗地說，檔案對(duì)于社會(huì)的作用就是檔案的價(jià)值，它具有歷史意義和參照價(jià)值，眾所周知，醫(yī)院過去和現(xiàn)在舉辦的各式活動(dòng)，例如評(píng)審考核、學(xué)術(shù)講座、主題活動(dòng)等直接形成的完整記載就是檔案。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等規(guī)定，建立既全面又詳實(shí)，既科學(xué)又系統(tǒng)的檔案管理制度，是提供管理標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)的基礎(chǔ)。根據(jù)醫(yī)院檔案管理指導(dǎo)模式，建立完善的三級(jí)考核機(jī)制，保障醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開展。

2.有助于醫(yī)院文化的積累和傳承

醫(yī)院文化作為醫(yī)院長期發(fā)展所形成的一種物質(zhì)和精神兩種文化的呈現(xiàn)，檔案管理對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)來說，具有導(dǎo)向性作用。因?yàn)閱T工要了解醫(yī)院的資料信息必須先從檔案管理來完成。一個(gè)醫(yī)院所有的發(fā)展軌跡和歷史文化都記錄在行政文書檔案中，行政檔案具有重要的歷史價(jià)值，起著傳承發(fā)揚(yáng)作用。

3.有助于實(shí)現(xiàn)正確的發(fā)展方向

醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著舉足輕重的作用，醫(yī)院決策者需要通過對(duì)內(nèi)部檔案的分析和研究來加強(qiáng)醫(yī)療活動(dòng)的探究、管理模式的探討、學(xué)術(shù)地位的鞏固等等。這些決策活動(dòng)開展前就必須靠醫(yī)院行政檔案來支撐，進(jìn)行科學(xué)分析揚(yáng)長避短，適時(shí)提供決策依據(jù)制定合理的發(fā)展道路。此外，醫(yī)院行政檔案還具有巨大的對(duì)標(biāo)幫助作用，醫(yī)院在進(jìn)行各項(xiàng)工作時(shí)離不開行政檔案理論參照。

隨著信息化建設(shè)為中心工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移，社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求日益迫切，但是筆者作為一個(gè)基層醫(yī)院的檔案工作者就行政檔案管理中凸顯的問題做了以下總結(jié)。

4.行政檔案安全保密制度不健全

面對(duì)信息時(shí)代變化，醫(yī)院檔案信息正逐步實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)變，但對(duì)檔案信息保密提出了新的要求。醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院任命、患者信息、病情隱私、績效指標(biāo)、診療方案等等記錄性信息，其內(nèi)容信息更需要展開保密管理，檔案信息保密尤為關(guān)鍵。

目前大多數(shù)醫(yī)院檔案的收集、整理、保存、借閱、保密、銷毀等制度都不健全甚至缺失；有的雖然有制度但是卻形同虛設(shè)，制度上墻流于表面，沒有按照規(guī)定執(zhí)行，檔案管理人員對(duì)檔案處理隨意馬虎，工作不嚴(yán)謹(jǐn)整理不及時(shí)，導(dǎo)致檔案丟失不齊全；檔案室管理混亂借閱手續(xù)不嚴(yán)格沒有層級(jí)審核制度，歸還手續(xù)把控不牢，也是導(dǎo)致檔案資料丟失的原因之一；甚至沒有專業(yè)的儲(chǔ)備空間和硬件條件，對(duì)于年代久遠(yuǎn)的檔案保存不當(dāng)發(fā)生霉變腐爛，直接影響檔案的使用；檔案信息密級(jí)存在差異，沒有針對(duì)不同級(jí)層展開對(duì)應(yīng)性管理，檔案密級(jí)調(diào)整工作存在漏洞。

5.檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)普遍不高

現(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理部門很少獨(dú)立建科室，大多都是在一級(jí)科室領(lǐng)導(dǎo)下或者直接兼并管理。然而這些管理者或者直接的工作人員也都不是科班出身，沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)和實(shí)踐。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)此工作也不重視，檔案工作處于邊緣化的狀態(tài)，檔案工作人員容易得不到重視。從事醫(yī)院檔案的工作人員很少有走出去學(xué)習(xí)繼續(xù)再教育的機(jī)會(huì)，接觸不到新的知識(shí)和技能，導(dǎo)致在工作中會(huì)產(chǎn)生消極懈怠的工作情緒。

6.行政檔案學(xué)科發(fā)展停滯

由于之前的幾點(diǎn)原因使醫(yī)院檔案管理在制度保障、人員資質(zhì)等問題的局限，從而使得檔案工作的發(fā)展止步不前，仍舊使用傳統(tǒng)的管理模式和方法。對(duì)于行政檔案的再利用、再開發(fā)停滯不前，墨守成規(guī)的思路大大阻礙了檔案資料在醫(yī)院中的大作用。

四、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政檔案中的作用

1.提升檔案安全性和保密性

檔案的保密工作是醫(yī)院檔案監(jiān)管中必不可少的核心環(huán)節(jié)，而醫(yī)院行政檔案本身也是一項(xiàng)專業(yè)性、機(jī)密性很高的工作，它不僅承擔(dān)著醫(yī)院的機(jī)密更影響著社會(huì)安定和諧有序發(fā)展。采用信息化的檔案管理能有效地保障醫(yī)院檔案的安全和機(jī)密。將檢索要求輸入檔案系統(tǒng)后，能快速進(jìn)行回查，避免信息的流轉(zhuǎn)和丟失。同時(shí)，在需要查找檔案信息時(shí)，也可以迅速進(jìn)行比對(duì)提取關(guān)聯(lián)信息，有效減少檔案信息的泄露。

2.有利于保護(hù)檔案原件

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)后對(duì)資料檔案原件起了良好的保護(hù)作用，工作人員可以直接通過檔案信息平臺(tái)獲取相關(guān)的資料檔案，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件的嚴(yán)重?fù)p壞，以做到保護(hù)檔案原件的目的，更有效地避免珍貴資料的丟失。

3.節(jié)約成本提高效率

行政檔案管理工作面對(duì)的是紙質(zhì)檔案，需要進(jìn)行人工收集、整合和歸檔，不僅浪費(fèi)人力資源還耗費(fèi)了大量的時(shí)間，導(dǎo)致相關(guān)工作人員工作效率低。然而運(yùn)用檔案信息化建設(shè)后對(duì)于行政檔案管理通過移動(dòng)存儲(chǔ)進(jìn)行有效實(shí)現(xiàn)，提升檔案的存儲(chǔ)能級(jí)，很大程度上提高了檔案管理的時(shí)間和人員效率節(jié)約了管理成本。

4.打破空間和時(shí)間限制

信息化建設(shè)的應(yīng)用優(yōu)勢在行政檔案管理中優(yōu)勢明顯，很大程度上擺脫了時(shí)間和空間的束縛，尤其是對(duì)行政檔案的查詢可以充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，做到隨時(shí)辦公、隨處查詢、隨心調(diào)取的工作狀態(tài)，創(chuàng)新檔案管理模式提升使用者體驗(yàn)感和滿意度。

5.提升檔案管理員專業(yè)水平

隨著信息化技術(shù)在行政檔案管理中的廣泛應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)也提出了更高、更新的要求。不但要在服務(wù)理念上要轉(zhuǎn)變提升更要求，在業(yè)務(wù)能力上也要有所突破，從而能更好地進(jìn)行檔案管理工作的開展。醫(yī)院也要加大在信息化建設(shè)的投入，除了配備現(xiàn)代化的檔案保護(hù)設(shè)備和相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)外，還要為檔案管理人員建立有效的培訓(xùn)體系。依照崗位不同采用不同的方法，提升個(gè)人實(shí)力的同時(shí)團(tuán)隊(duì)整體合作能力也會(huì)有所進(jìn)步。

結(jié)語

在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的背景下，醫(yī)院的各項(xiàng)工作也在向智慧醫(yī)療發(fā)展，醫(yī)院行政管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分。行政檔案管理也在向信息化管理靠近，信息化技術(shù)在現(xiàn)階段檔案管理中起著積極的作用。檔案的信息化管理給行政檔案管理工作帶來了便捷，有效的醫(yī)院行政檔案管理有助于醫(yī)院文化的積累與傳播，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、信息化提供可靠依據(jù)，提高核心競爭力為醫(yī)院在可持續(xù)發(fā)展道路上提供有效幫助。